La guida definitiva all'etichetta di testo aziendale

Se stai scrivendo per affari, non sei solo. Nel 2004, gli americani hanno inviato 56 miliardi di messaggi di testo, secondo Statista. Nel 2012, quella cifra era di 2.109 miliardi. In effetti, gli americani inviano in media 460 messaggi mobili al mese, e non tutti sono per il tempo libero.

Da alcuni anni le aziende utilizzano la messaggistica SMS per raggiungere i propri clienti e ora è più comune inviare messaggi al capo, ai membri del team, ai potenziali clienti e ai colleghi. Ma c'è un problema.

Mandare SMS ai tuoi amici è un affare casuale, caratterizzato da emoji e abbreviazioni. Non funzionerà in un ambiente aziendale.

Se vuoi evitare di infastidire i tuoi contatti o di offendere, è importante imparare le regole del galateo degli sms aziendali. Questa guida ti aiuterà.

1. Evita le abbreviazioni

Quando invii un singolo SMS, hai solo 160 caratteri per trasmettere il tuo messaggio. Questo è probabilmente il motivo per cui la maggior parte delle persone usa le abbreviazioni. Ci sono alcuni problemi con questo:

• Le abbreviazioni sembrano casual e non sono professionali
• Alcuni colleghi (soprattutto se molto più grandicelli) potrebbero non capire le abbreviazioni
• Alcune abbreviazioni potrebbero non oltrepassare i confini culturali, il che è un problema se lavori con un team multilingue

Sullo stesso argomento, alcune abbreviazioni sono un no-no definitivo. Se non diresti WTF per intero in una conversazione di lavoro, non inserirlo in un messaggio di testo aziendale.

Nella maggior parte dei casi, è altrettanto facile digitare l'intera parola, in particolare se stai utilizzando una tastiera mobile con una buona funzione di completamento automatico.

2. Evita le emoticon

La seconda regola del galateo degli SMS aziendali è evitare le emoticon, che sono molto, molto casuali. Certo, possono aiutare ad ammorbidire il tono di un messaggio di testo (ne parleremo tra poco), ma non sono professionali e le persone non ti prenderanno sul serio se li usi. A meno che tu non stia lavorando con un gruppo di persone che sono tutte adolescenti, attieniti a semplici vecchie parole.

3. Guarda il tuo tono

Il problema con i messaggi digitati è che è difficile trasmettere il tono. È ancora più difficile con gli SMS di lavoro, dove è facile sembrare brusco. Prenditi del tempo per creare il tuo messaggio in modo da dire quello che devi dire senza offendere il destinatario.

Già che ci sei, evita di scrivere tutto in maiuscolo. Come nelle e-mail e nei social messaging, questo è percepito come un grido e infastidirà solo i destinatari. Proprio come non urleresti faccia a faccia ai contatti di lavoro, non farlo tramite SMS.

4. Controlla la tua lingua

Quando componi messaggi di testo per affari, controlla l'ortografia, la grammatica e la punteggiatura. Le parole errate e la punteggiatura scadente creano una brutta impressione.

Rileggi il tuo messaggio per eliminare gli errori prima di premere invia. Prestare particolare attenzione alla correzione automatica e al completamento automatico non riuscito. Presta attenzione a ciò che stai digitando e assicurati che qualsiasi correzione indichi effettivamente ciò che intendevi dire.

Allo stesso modo, se stai inviando messaggi vocali, controlla il messaggio prima di inviarlo, poiché non vi è alcuna garanzia che sia effettivamente corretto.

La linea di fondo? Cerca sempre di comunicare senza errori, che tu stia scrivendo una lettera, un'e-mail o un messaggio di testo.

5. Controllare il destinatario

Sono sicuro di non essere l'unica persona che ha accidentalmente inviato un messaggio alla persona sbagliata. Queste funzioni di autosuggestione sul telefono sono ottime, ma possono creare confusione se i contatti hanno nomi simili. Verifica che il tuo messaggio vada alla persona o alle persone giuste prima di inviarlo. In questo modo non perderai tempo o invierai accidentalmente informazioni privilegiate alla persona sbagliata.

6. Firma i tuoi messaggi

In una situazione di sms di lavoro, non puoi essere sicuro che il destinatario abbia i tuoi dettagli di contatto. Se non sanno chi sei, potrebbero ignorare il messaggio. Quindi aggiungi il tuo nome o le tue iniziali alla fine del messaggio per chiarire chi è il mittente.

7. Ottieni l'autorizzazione

Solo il 4% dei professionisti aziendali preferisce il testo rispetto ad altre forme di comunicazione, quindi assicurati che sia consentito inviare SMS aziendali ai tuoi contatti. Basta chiedere il permesso e inviare solo a coloro che sono felici di utilizzare i testi per la comunicazione aziendale. (Suggerimento: se invii messaggi ai contatti e loro rispondono via e-mail, è un segno che non gli piace inviare messaggi di lavoro, quindi smetti di inviare loro messaggi.)

Questo vale anche per i testi di gruppo. I messaggi di gruppo possono diventare rapidamente rumorosi e fastidiosi, quindi assicurati di avere l'autorizzazione per aggiungere persone a un gruppo di contatti PRIMA di inviare il primo SMS. Questa guida ai messaggi di gruppo su Huffington Post contiene altre utili linee guida.

8. Invia i messaggi giusti...

Per quanto amiamo inviare messaggi di testo, non è sempre il modo giusto per trasmettere informazioni. Soprattutto per le imprese, utilizzare il metodo di comunicazione più appropriato. Se un problema particolare richiede un'e-mail, invia un'e-mail, che ti darà una registrazione permanente della tua interazione. E se è meglio fare una telefonata, allora effettua la chiamata.

Ci sono anche alcuni tipi di messaggi che non dovresti inviare tramite SMS. Non romperesti con il tuo partner tramite messaggio (sì, so che le persone lo fanno, ma è piuttosto scortese), quindi non fare lo stesso negli affari.

Evita di usare testi per lasciare il tuo lavoro, licenziare qualcuno, fornire una recensione delle prestazioni o qualsiasi cosa negativa. Questo tipo di feedback è meglio dare faccia a faccia.

Business Insider suggerisce di evitare di utilizzare i messaggi di testo per modificare l'orario o la sede delle riunioni. È facile non notare queste modifiche, in particolare quando alcuni colleghi non controllano spesso i loro telefoni.

Detto questo, ci sono momenti in cui un messaggio di testo è la perfetta forma di comunicazione. Se c'è un'emergenza e questo è il modo migliore per raggiungere le persone, invia un SMS.

9. … Al momento giusto

Hai mai ricevuto un'e-mail di lavoro mentre ti godevi la serata o il fine settimana? Ti ha sbilanciato? Se hai risposto sì, non sei solo. Ecco perché è importante mantenere gli SMS di lavoro negli orari di ufficio.

Credimi, se le tue notifiche arrivano nel cuore della notte, non passerà molto tempo prima che il tuo contatto blocchi il tuo numero.

Questo non aiuterà il tuo rapporto d'affari.

10. Una volta è abbastanza

Quando hai inviato un messaggio, non continuare a inviarlo di nuovo se la persona non risponde immediatamente. Significa solo che quella persona non ha controllato il proprio telefono. Ciò accadrà ed è un altro motivo per evitare di modificare gli orari delle riunioni tramite SMS. Concedi al destinatario abbastanza tempo per raccogliere il messaggio prima di iniziare a preoccuparti. E se questo accade regolarmente, vedi regola 7: forse mandare SMS non è il metodo di comunicazione giusto per questo particolare collega.

11. Non inviare messaggi durante le riunioni

Non scrivere quando dovresti prestare attenzione a quello che sta succedendo nella stanza. Che tu sia in riunione, discutendo di affari faccia a faccia o guardando una presentazione, curvarsi al telefono per inviare un messaggio di testo nascosto è semplicemente scortese. Saresti offeso se le persone lo facessero mentre stavi presentando, quindi non farlo a nessun altro.

12. Misure di emergenza

A volte devi controllare i tuoi messaggi: la vita accade, giusto? In tal caso, informa le persone se c'è un'emergenza che richiede di controllare il telefono durante un'occasione di lavoro. L'avviso anticipato di solito attenua eventuali piume arruffate e impedisce alle persone di essere sorprese dalla forte vibrazione del telefono.

Segui queste regole e avrai un vantaggio sull'etichetta degli SMS aziendali. Cosa ti infastidisce degli SMS di lavoro? Quali suggerimenti aggiungeresti?