28 Caratteristiche e vantaggi UCaaS indispensabili

Pubblicato: 2022-12-27
Funzioni di Unified Communications as a Service (UCaaS)

Unified Communications as a Service (UCaaS) è ​​qui per restare, che secondo gli analisti triplicherà come mercato in cinque anni.
Questa non è una sorpresa poiché il lavoro flessibile e remoto è esploso nel 2020. Le startup e le grandi imprese hanno tutte realizzato soluzioni di comunicazione on-premise che hanno fallito.
Quando i dipendenti dipendono da dozzine di strumenti di collaborazione per interagire con colleghi e clienti, la loro capacità di attenzione si fa sentire. Ora è il momento di semplificare gli strumenti di comunicazione aziendale e ridurre le spese.
Questa guida illustra le principali funzionalità di UCaaS, cosa sono e perché sono importanti.

  • 1) Connettività PSTN
  • 2) Numeri verdi
  • 3) Assistente automatico
  • 4) Numeri a selezione diretta
  • 5) Registrazione delle chiamate
  • 6) Analisi delle chiamate
  • 7) Applicazione mobile
  • 8) Applicazione desktop
  • 9) Centralino cloud
  • 10) Audioconferenza
  • 11) Videoconferenza
  • 12) Presenza in squadra
  • 13) Chat sul sito web
  • 14) Conferenze Web
  • 15) Flussi di chiamata
  • 16) Risposta vocale interattiva
  • 17) Schermo pop
  • 18) Code di chiamate
  • 19) Supporto omnicanale
  • 20) Richiamate in coda
  • 21) Thin client
  • 22) Segreteria unificata
  • 23) Direzione centrale
  • 24) Messaggi di squadra
  • 25) Invio di fax online
  • 26) Spazio di lavoro virtuale
  • 27) Archiviazione di file su cloud
  • 28) Integrazioni API di terze parti

Servizio di telefonia aziendale

Queste funzionalità del sistema telefonico sono essenziali per qualsiasi piattaforma UCaaS. Queste funzioni vocali aziendali collegano il tuo team al mondo esterno e viceversa. Molti fornitori di servizi UCaaS li offrono con prezzi all-inclusive o componenti aggiuntivi a la carte.

1) Connettività PSTN

La connessione alla rete telefonica pubblica commutata (PSTN) è un must per raggiungere le persone al di fuori dell'ufficio.
Senza di esso, i telefoni fissi dell'utente possono raggiungere solo gli altri sullo stesso sistema di comunicazione. I sistemi di telefonia cloud offrono connettività vocale interna ed esterna tramite Internet.
Non perderai nessuna funzionalità di cui potresti godere nel classico telefono analogico. La tecnologia Business VoIP converte i pacchetti di dati in segnali audio tra PSTN senza soluzione di continuità.

2) Numeri verdi

Un numero verde è un numero di telefono che consente ai telefoni fissi di chiamarti gratuitamente. In particolare, conferisce alla tua azienda una presenza nazionale. I fornitori di servizi UCaaS mantengono la logica di instradamento delle chiamate associata a questi numeri di telefono.
Questi numeri iniziano con 800, 888, 877, 866, 855, 844 o 833. I chiamanti non devono premere 1 sulla tastiera prima del numero a causa delle chiamate a tutti i numeri.
Le piccole imprese utilizzano i numeri verdi per guadagnare fiducia, tenere traccia delle chiamate dalle campagne pubblicitarie e instradare le chiamate a team specializzati.

3) Assistente automatico

Consideriamo l'assistente automatico il perdente di un sistema telefonico commerciale. Il suo compito è semplice: collega i chiamanti al reparto giusto.
Se hai mai sentito "Premi 1 per raggiungere le vendite", hai utilizzato un operatore automatico . Questa funzione di telefonia è la prima impressione del tuo marchio. Dirige i chiamanti in base all'input numerico sul tastierino.
Molti fornitori di UCaaS rendono intimidatorio impostare assistenti automatici. L'esperienza dell'utente varia notevolmente, quindi assicurati di sentirti a tuo agio nell'aggiornarla.

4) Numeri a selezione diretta

Un numero di telefono DID (Direct Inward Dial) è un numero di telefono che va a un'estensione telefonica della tua azienda.
I numeri di selezione diretta consentono alle persone di chiamare gli utenti senza passare attraverso un operatore automatico. I numeri DID offrono un'esperienza cliente più gradevole e amichevole.
Supponiamo che tu abbia agenti che rispondono alle chiamate in un contact center. Una piattaforma di comunicazioni unificate distribuisce le chiamate indipendentemente dal DID composto da un chiamante.

5) Registrazione delle chiamate

La necessità di registrare le chiamate e archiviarle in modo sicuro nel cloud continua ad aumentare. Le aziende desiderano una visibilità completa sulle chiamate dei clienti in modo da poterle rivedere in un secondo momento.
Le odierne soluzioni UCaaS offrono varie funzionalità di registrazione delle chiamate per migliorare la soddisfazione del cliente. Questa funzione spinge la responsabilità ben oltre l'ambiente del call center.

6) Analisi delle chiamate

Accedi a utili analisi delle chiamate come tempi di gestione, velocità di risposta, abbandono e altro ancora.
È qui che la promessa delle comunicazioni unificate è all'altezza del suo nome. Accedi alle tendenze in pochi secondi invece di passare al setaccio i registri delle chiamate e trascorrere tutto il giorno in Excel.
Migliora i tuoi risultati con dati storici e in tempo reale. Wallboard, ludicizzazione e dashboard dall'aspetto nitido elevano le prestazioni individuali e di squadra.

7) Applicazione mobile

Un'app mobile integrata rimane una popolare funzionalità Unified Communications as a Service. I fornitori includevano questa funzionalità nei piani tariffari più elevati, ma ora è un pilastro di UCaaS.
I dipendenti possono effettuare chiamate e rimanere in contatto utilizzando il proprio smartphone iOS e Android. Rispondi alle chiamate, partecipa a riunioni video, visualizza schermate e invia messaggi di chat in pochi tocchi.
Questi tipi di app mobili sono noti anche come softphone. Alcune delle sue funzionalità UCaaS integrate includono l'inoltro di chiamata, il capovolgimento delle chiamate e la segreteria visiva.

8) Applicazione desktop

I softphone VoIP funzionano bene anche su laptop e desktop. I provider UCaaS includono un'app desktop in modo che gli utenti possano comunicare sulle loro workstation.
Un'app desktop unificata consente agli utenti di effettuare, ricevere e trasferire chiamate, gestire i contatti e impostare la loro disponibilità. Gli utenti possono anche collaborare con i colleghi tramite chat, chiamate vocali e videochiamate.

9) Centralino cloud

Un PBX ospitato nel cloud ti consente di gestire l'intero sistema telefonico della tua azienda su una connessione Internet.
Elimina la necessità di uffici in affitto o apparecchiature di telefonia IP specializzate. La telefonia cloud semplifica l'aggiunta di sedi e l'attrezzatura per i lavoratori remoti.
Un PBX cloud offre una scalabilità senza pari poiché viene fornito da diversi data center.

Funzionalità per riunioni e conferenze

Nell'ambiente ibrido in cui le aziende hanno lavoratori in sede e da remoto, una piattaforma per riunioni è essenziale. Il vantaggio dell'utilizzo di queste funzionalità in una soluzione UCaaS è che puoi ridurre i costi e aumentare la produttività in tutto il team.

10) Audioconferenza

Organizza riunioni da remoto con l'audioconferenza HD . È facile partecipare alle chiamate in conferenza da un dispositivo mobile o da un computer, grazie alla flessibilità del VoIP.
La privacy è fondamentale per le aziende di oggi. Assicurati che le riunioni audio siano sicure con un bridge per conferenze che richiede un passcode. L'unione della tua audioconferenza con la tua soluzione UCaaS consente agli utenti di partecipare alle riunioni con un clic. Gli ospiti possono partecipare anche componendo il numero di telefono dedicato ad esso associato.
Gli amministratori hanno anche bisogno di utili funzioni di moderazione come la disattivazione dell'audio, la registrazione e la modalità lezione.

11) Videoconferenza

Esegui videochiamate produttive one-to-one e multi-persona . Sono facili da configurare e forniscono audio, chat, condivisione dello schermo e video live in tempo reale.
I provider UCaaS completi ti consentono anche di registrare riunioni video, ma potrebbero essere disponibili a un costo aggiuntivo.

12) Presenza in squadra

La concentrazione profonda è preziosa e la presenza del team lo rende possibile. Le piattaforme di messaggistica unificata visualizzano lo stato di una persona, ad esempio se è impegnata in una chiamata, occupata, assente o disponibile.
La presenza del team fa risparmiare tempo, riduce le interruzioni e crea le giuste aspettative tra i colleghi.

13) Chat sul sito web

La chat dal vivo del sito Web ti aiuta ad aiutare i tuoi visitatori e clienti in modo rapido ed efficiente. È un canale potente e in crescita: il tasso di soddisfazione del cliente (CSAT) per la live chat è stato di quasi l'86% nel 2020 , un massimo storico.
Crea esperienze memorabili con cronologia chat, disponibilità e soluzioni rapide per i tuoi clienti.

14) Conferenze Web

Ospita workshop, live streaming, webinar e conferenze online per gli ospiti che non sono sulla tua piattaforma UCaaS. Non è necessario scaricare software o utilizzare una configurazione tecnica complicata.
Fai in modo che i tuoi clienti e partner si uniscano in modo da poter presentare con facilità. Questi strumenti di conferenza Web sicuri includono in genere la condivisione dello schermo, la chat e la condivisione di file. Dopotutto, le conferenze Web devono rendere un'esperienza piacevole per tutti i soggetti coinvolti.

Funzionalità del contact center

La necessità di dotare i team di vendita e supporto di voce e messaggistica di livello professionale diventa necessaria per scalare. I contact center ospitati sono call center di nuova generazione che integrano molti canali come voce, e-mail e social media in uno.

15) Flussi di chiamata

Un flusso di chiamate è un metodo per progettare il modo in cui la piattaforma UCaaS gestisce le chiamate in entrata. Di conseguenza, sono più capaci e più facili da configurare, anche per gli utenti non tecnici. Oltre agli operatori automatici, gli amministratori possono regolare i gruppi suoneria, l'orario di lavoro e l'instradamento delle chiamate in un'unica schermata.
I flussi di chiamata mettono fine all'incertezza su ciò che accade quando i clienti contattano la tua azienda. Ancora più importante, è semplice e semplifica la configurazione del sistema telefonico.

16) Risposta vocale interattiva

La risposta vocale interattiva ( IVR ) consente ai clienti di interagire con il sistema telefonico utilizzando la propria voce. Molti call center lo utilizzano per instradare le chiamate in entrata alla persona giusta o per la deviazione.
Gli IVR di oggi possono rispondere con informazioni sull'account in tempo reale e possono anche eseguire la verifica. La maggior parte delle organizzazioni utilizza gli IVR per instradare i chiamanti al dipartimento più in grado di fornire assistenza.
Alleggerisci il carico sui tuoi agenti, aumenta la produttività e migliora la tua credibilità.

17) Schermo pop

Uno dei modi per ridurre il tempo di gestione è visualizzare le informazioni sul chiamante prima di rispondere a una chiamata. Screen pop estrae i dati dal tuo CRM in modo che gli agenti possano vedere il valore dell'account, gli acquisti recenti e la soddisfazione.
Questa funzionalità UCaaS li aiuta a personalizzare le risposte e a deliziare i clienti in ogni interazione. Le soluzioni di comunicazione unificata offrono questa funzionalità utilizzando il CRM o l'integrazione di terze parti.

18) Code di chiamata

Chiamate perse troppo spesso? Le code di chiamata aiutano il tuo contact center a gestire un volume elevato di chiamate in modo efficiente. Ad esempio, se ricevi più chiamate degli agenti disponibili, la coda delle chiamate le mette in fila per essere instradate a un agente.
Rispondi ai picchi di chiamate senza diminuire l'esperienza del cliente. Le code di chiamata sono il modo ideale per fornire annunci e persino inviti a richiamare.
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19) Supporto omnicanale

Invece di costringere i clienti a utilizzare un unico metodo di contatto, supportali attraverso diversi canali. Aggiungi e-mail, chat, SMS e social media al tuo mix di canali di contatto .
Le soluzioni omnicanale ti consentono di accedere facilmente a tutte le informazioni sui clienti e alle interazioni passate. In questo modo, i clienti non devono mai ripetersi a diversi agenti. E con questo contesto, il tuo team lavora in modo asincrono e offre un'esperienza cliente di prim'ordine.
Pochi fornitori di Unified Communications as a Service offrono strumenti di assistenza clienti oltre alla voce. Nextiva sì.

20) Richiamate in coda

La realtà è che la maggior parte delle persone non vuole aspettare in attesa. Quindi, come puoi offrire loro un'esperienza migliore? La risposta è offrire un'opzione di richiamata in coda. A seconda della velocità media di risposta, il tuo sistema telefonico può offrire un'alternativa per ricevere una chiamata dal prossimo agente disponibile.
Questa è una tattica inestimabile per un contact center da prendere in considerazione per gestire volumi di chiamate elevati. Ridurrà la frustrazione dei lunghi tempi di attesa e risolverà rapidamente il problema del cliente.

21) Thin client

I call center richiedono spesso un budget IT elevato per server PBX, hardware di telefonia proprietario e configurazioni di trunking. Quei giorni sono quasi alle nostre spalle a causa del VoIP aziendale basato su cloud.
I thin client sono applicazioni per contact center complete che necessitano solo di un browser web. Queste app offrono funzionalità UCaaS migliori rispetto al middleware semicotto con cui potresti aver avuto a che fare in precedenza.
Quando consideri potenziali fornitori di UCaaS, assicurati di partecipare a una demo dal vivo in modo da poterlo vedere in prima persona.
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Condivisione, collaborazione e amministrazione

Le caratteristiche meno note di una soluzione di comunicazione unificata includono le sue funzioni di collaborazione e amministrazione. Questi variano tra i sistemi telefonici aziendali, quindi aiuta a restringere le funzioni essenziali.

22) Segreteria unificata

La gestione dei messaggi vocali non deve essere un compito ingrato. Quando non puoi rispondere a una chiamata, lascia che i chiamanti lascino un messaggio vocale, ma ricevi il messaggio quando e dove vuoi. La segreteria telefonica per e-mail rimane una delle preferite tra gli utenti aziendali.
Questa funzione funziona di pari passo con i telefoni IP, quindi anche i messaggi non vengono persi. Gli utenti possono ascoltarli in movimento, alla propria scrivania o sui propri computer.
La messaggistica vocale unificata ti consente di ricevere i tuoi messaggi su un dispositivo diverso, nella tua e-mail o persino trascritti in un testo. Questa funzione offre agli utenti chiarezza e flessibilità per agire rapidamente.

23) Direzione centrale

Gestisci le funzioni del tuo sistema telefonico da un unico portale di facile utilizzo. Aggiungi o gestisci utenti, modifica funzionalità, modifica licenze, gestisci autorizzazioni, crea flussi di chiamata e altro ancora.
Il problema con strumenti di comunicazione separati è che devi gestirli separatamente. Ciò si traduce in costosi errori umani. Un portale di amministrazione centralizzato ti aiuta ad apportare modifiche senza incertezze.
Il servizio telefonico commerciale di Nextiva non ha bisogno di competenze tecniche per essere configurato e mantenuto.

24) Messaggi di squadra

Mantieni i tuoi team connessi ed efficienti utilizzando la chat di gruppo. Invece di app separate per la messaggistica istantanea e le conferenze, semplificale in un'unica app.
Questa funzione consente a tutti di collaborare, rimanere organizzati e incontrarsi in un unico posto. È l'ideale quando le persone lavorano in ufficio o da casa.

25) Invio di fax online

Se hai bisogno di inviare e ricevere fax ma non vuoi una macchina costosa nel tuo ufficio, adorerai i fax online . È sicuro e disponibile ovunque, su qualsiasi dispositivo.
Poiché UCaaS utilizza il VoIP, spesso comporta la disconnessione del fax a favore dell'invio di fax online. Questa funzione UCaaS consente agli utenti di scambiare documenti fax proprio come la posta elettronica.
Quando ricevi fax, ricevi i documenti digitalizzati direttamente nella tua casella di posta.

26) Spazio di lavoro virtuale

Uno spazio di lavoro virtuale è come un ufficio, ma esiste online. È dove avvengono tutti i file, le riunioni, le attività, le date di scadenza e le conversazioni. Elimina la necessità di dozzine di app e delle notifiche che ne derivano e offre ai dipendenti maggiore attenzione.
Gli spazi di lavoro virtuali possono esistere attorno a gruppi di lavoro, progetti o unità aziendali.
Tutti i collegamenti, i file e le conversazioni sono facili da trovare, quindi non dovrai mai perdere tempo prezioso alla ricerca di informazioni importanti.

27) Archiviazione di file su cloud

L'archiviazione sicura dei file è fondamentale per mantenere la fiducia durante il lavoro. Alcune piattaforme di comunicazione aziendale consentono agli utenti di sincronizzare i file da Dropbox o Google Drive.
Poiché è basato su cloud, non sarà necessario intromettersi con l'archiviazione collegata alla rete o con i server locali. Di conseguenza, questo UCaaS si adatta bene ai lavoratori remoti e ai dipendenti in ufficio.
Questa funzione semplifica la condivisione dei file, garantendo agli utenti autorizzati l'accesso alle informazioni aziendali.

28) Integrazioni di terze parti

Poiché Unified Communications as a Service comprende numerose app sul posto di lavoro, le integrazioni API diventano necessarie. Ecco i tipi di integrazioni UCaaS da cercare e perché sono importanti.

E-mail

L'integrazione della tua piattaforma di comunicazione con il tuo provider di posta elettronica offre vantaggi interessanti.
A seconda del numero di utenti, cerca la compatibilità con Gmail, Microsoft Outlook e Google Workspace.
In questo modo, gli utenti possono condividere le informazioni sulla presenza, sincronizzare i calendari ed effettuare chiamate dalla propria rubrica. Ridurrà l'attrito del passaggio da un'app all'altra per svolgere il lavoro in modo efficiente.

CRM

Perché un'azienda dovrebbe collegare il proprio CRM al sistema telefonico? Potrebbe non essere ovvio; aiuterà i venditori a chiudere i lead più velocemente. Inoltre, otterrai informazioni più approfondite sui clienti da ogni interazione.
L'integrazione CRM colma il divario tra il tuo sistema telefonico e i dati dei tuoi clienti. Integra i tuoi telefoni con Salesforce, Zoho, HubSpot, Keap o Pipedrive.
Questa integrazione alimenta anche i dati nei contact center basati sull'intelligenza artificiale e nell'analisi dei call center.

Autenticazione

Autorizzazioni, accesso e sicurezza possono diventare difficili da gestire con l'aumentare del numero di utenti. Tra assunzioni, uscite e mitigazione delle minacce, è difficile tenere il passo.
Integra il tuo sistema telefonico con una piattaforma di gestione degli accessi come Active Directory o Okta. Con il single sign-on, puoi semplificare l'accesso su tutta la linea.

Principali vantaggi aziendali di UCaaS

I vantaggi più notevoli di UCaaS per le aziende includono:

  • Costi inferiori
  • Migliore esperienza utente
  • Maggiore scalabilità
  • Sicurezza robusta

1) Prezzi competitivi

Nextiva offre funzionalità UCaaS all-inclusive per meno di $ 60 al mese per utente.

La verità è che la maggior parte delle soluzioni UCaaS sostituisce diverse app aziendali che utilizzi e per cui paghi.
Ciò include VoIP aziendale, chat di gruppo, videoconferenza, helpdesk e altro ancora. Invece di spendere centinaia di dollari per utente, meno di $ 60 al mese ti dà tutto.
UCaaS semplifica anche la seccatura di gestire una dozzina di servizi diversi. Nextiva offre il miglior valore e le funzionalità di cui le aziende hanno veramente bisogno.

2) Migliore esperienza utente

Una piattaforma di comunicazione all-in-one significa che diventa un'unica fonte di verità. Un rapporto sorprendente di Okta ha rivelato che oggi i dipendenti utilizzano in media 88 app .
Invece di lavorare da app disgiunte, tutti agiscono in base alla stessa visione del cliente.
Con i dati in tempo reale a portata di mano di tutti, possono offrire un'esperienza cliente senza soluzione di continuità.

3) Maggiore scalabilità

L'onboarding di nuovi dipendenti richiede molto tempo. È ancora più difficile quando lo fai da remoto.
Unified Communications cambia il gioco per le aziende con un appetito per la crescita. Sono necessarie risorse tecnologiche minime per la connettività dei dipendenti. Scarica un'app mobile o desktop, accedi e sono pronti.
Man mano che il personale aumenta, non sarà necessario aggiungere costose infrastrutture di telefonia. In questo modo, le tue risorse si concentreranno sulle entrate, non sull'installazione di server in loco. Il provider UCaaS si occupa del resto.

4) Sicurezza robusta

La sicurezza dei dati è una preoccupazione legittima, soprattutto quando si passa al cloud. Le piattaforme UCaaS offrono monitoraggio e crittografia 24 ore su 24, 7 giorni su 7 per proteggere i dati.
Gli amministratori dell'account possono gestire le impostazioni degli utenti e visualizzare registri di utilizzo dettagliati, così hai sempre il controllo completo.
Verifica che un fornitore UCaaS disponga di certificazioni di settore per soddisfare i tuoi requisiti. Conferma che forniscono strumenti di comunicazione conformi a HIPAA, PCI e SOC 2.

Le migliori funzionalità UCaaS sono alla tua portata

La linea di fondo è che le aziende hanno molti motivi per passare a UCaaS.
Per alcuni, è un modo per mantenere dipendenti e clienti sulla stessa pagina. Per altri, è un modo per semplificare diverse app di comunicazione in una sola. Per molti, potrebbe essere la velocità dell'implementazione a livello aziendale.
Una cosa su cui tutti sono d'accordo è che UCaaS ha più funzionalità rispetto ai sistemi telefonici tradizionali . Sono finiti i giorni in cui lasciavi che la tecnologia dettasse il tuo modo di lavorare. Unified Communications as a Service non è il futuro, è adesso.
Distinguiti dalla concorrenza perché puoi lavorare più velocemente e rispondere rapidamente alle esigenze dei clienti.
Se sei pronto a migliorare le tue comunicazioni, dai un'occhiata al sistema telefonico cloud di Nextiva. Unisciti a oltre 100.000 team, PMI e aziende in rapida crescita che hanno già fatto il salto.
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