Calcolatore del budget di formazione: ecco cosa dovresti spendere per la formazione dei dipendenti

La stagione del budget è arrivata: quanto hai destinato alla formazione dei dipendenti?

Questa è la grande domanda, vero? In qualità di responsabile delle risorse umane per una piccola o media impresa (PMI), sai già che la formazione dei dipendenti ha bisogno di un sacco di sostegno finanziario.

Sai già che i lavoratori sono desiderosi di maggiore formazione dal loro datore di lavoro, che l'apprendimento e lo sviluppo sono una componente vitale dell'esperienza dei dipendenti e che, storicamente, le aziende che investono di più nella formazione dei dipendenti ottengono ricompense sotto forma di maggiori entrate e margini di profitto .

Quello che non sai è come trasformare questa esigenza in un numero specifico. Questa è la sfida.

Il pensiero di abbandonare tutto per scrivere una proposta di budget può essere abbastanza scoraggiante da convincerti a evitare del tutto il compito. Non è come se un budget di formazione dettagliato fosse obbligatorio per gestire un'impresa, giusto?

Ma ecco perché dovresti farlo comunque: le PMI che non creano un budget di formazione per gli elementi pubblicitari spenderanno per la formazione solo quando hanno un surplus, causando un investimento insufficiente rispetto a ciò che è necessario per coinvolgere e trattenere i migliori talenti.

Mettere i tuoi soldi dove è la tua bocca, per così dire, assicurerà che la tua azienda rimanga finanziariamente impegnata nell'apprendimento e nello sviluppo dei dipendenti al fine di trattenere i tuoi migliori lavoratori e aumentare il loro coinvolgimento e produttività.

In questo articolo, tratteremo le principali categorie di costo che ogni budget di formazione dei dipendenti dovrebbe tenere in considerazione e offriremo due semplici strumenti che puoi utilizzare per calcolare un budget di formazione rapido e sporco in questo momento . Concluderemo con suggerimenti su come risparmiare sulla formazione dei dipendenti.

Le 4 principali categorie di costo di cui ogni budget di formazione dovrebbe tenere conto

Per le PMI, la formazione dei dipendenti non riguarda più solo il controllo delle caselle di conformità. Sempre di più, la formazione è vista come una leva strategica che possono utilizzare non solo per sviluppare competenze importanti e coinvolgere i lavoratori nella loro attività quotidiana, ma anche per attrarre i migliori talenti interessati alle organizzazioni con un focus sullo sviluppo.

Di conseguenza, i costi di formazione dei dipendenti sono saliti alle stelle lo scorso anno:

Dati dal rapporto annuale sul settore della formazione di Training Magazine. Per piccola impresa si intende un numero di dipendenti compreso tra 100 e 1.000 (Fonte)

Se sei una PMI attenta ai costi, quel numero può essere sorprendente. A cosa vanno tutti quei soldi?

Questa risposta varia da azienda a azienda ma, in generale, ecco i quattro tipi di costi da tenere in considerazione nel budget di formazione dei dipendenti:

1. Formazione del personale (~50% del budget)

Sia che tu decida di esternalizzare le tue esigenze di formazione del personale o di assumere personale internamente, hai bisogno di persone che possiedano il braccio di formazione dei dipendenti della tua organizzazione.

Questo team ha il compito di sviluppare materiali di formazione, fornire corsi agli studenti (di persona o attraverso la tecnologia di formazione) e riferire sui risultati alla leadership.

Non esiste un rapporto formatore/dipendente fisso che si applichi a ogni azienda, ma avere un formatore aziendale ogni 50 lavoratori è un buon punto di partenza. Aggiungi qualsiasi personale per scopi IT o di supporto e i costi del tuo personale consumeranno rapidamente metà del tuo budget di formazione.

2. Strumenti e tecnologie di formazione (~25% del budget)

Come state fornendo formazione ai vostri lavoratori?

Se si trova in un ambiente scolastico, devi affittare una struttura adeguata o crearne una tu stesso con elementi come scrivanie, lavagne e un proiettore. Se stai formando lavoratori remoti, hai bisogno di una sorta di piattaforma di classe virtuale. Se ti stai formando tramite un corso online, hai bisogno di computer, un sistema di gestione dell'apprendimento (LMS) e uno strumento per la creazione di corsi.

Se fai parte del 42% delle piccole imprese che sfrutta l'apprendimento misto con elementi di formazione sia di persona che di autoapprendimento, che si è dimostrato il metodo di formazione più efficace, devi considerare i costi degli strumenti a supporto di entrambi .

Se l'anno prossimo è l'anno in cui acquisterai finalmente un LMS, o sborserai per un aggiornamento disperatamente necessario dal sistema che hai, ci sono molte opzioni convenienti costruite pensando ai budget delle piccole imprese. Assicurati solo di tenere conto di cose come il supporto e la manutenzione del sistema.

3. Contenuto della formazione (~20% del tuo budget)

Un corso di formazione senza contenuto di formazione è come un'auto senza motore: in ogni caso, non vai da nessuna parte.

Quando si pianifica il budget per i contenuti della formazione, è necessario valutare attentamente tutti gli argomenti che tratterete nel prossimo anno. Quindi dovrai decidere se è meglio creare internamente il contenuto per ogni argomento (che è più costoso, ma anche più personalizzato), o acquistarlo già pronto da una fonte esterna (che è più economico, ma anche più generico).

Per i corsi di formazione in aula, il contenuto della formazione può consistere in materiali cartacei e valutazioni, presentazioni di diapositive, video o lezioni di esperti in materia (PMI) esterni.

Per i corsi di formazione online, i corsi eLearning devono essere creati internamente da zero o acquistati da un fornitore di terze parti.

Qui è anche dove dovresti considerare i costi per i contenuti e le valutazioni necessarie per rimanere al passo con le certificazioni del settore.

4. Varie (~5% del tuo budget)

Quest'ultimo secchio di budget copre cose che potrebbero apparire durante l'anno come:

• Spese di viaggio e diaria per workshop e conferenze
• Rimborsi tasse scolastiche
• Spese di consulenza

Potresti anche avere costi di traduzione o localizzazione se gestisci un'attività multinazionale. Questa è la bellezza di una categoria eterogenea: puoi personalizzare gli elementi pubblicitari qui in base alla situazione unica della tua azienda.

2 metodi per calcolare un budget di formazione veloce e sporco

Ora che hai una comprensione dei diversi costi che devi tenere in considerazione nel tuo budget di formazione, è il momento di fare i conti.

Se la tua azienda ha preparato budget di formazione in passato, hai già un ottimo modello su cui lavorare. Basta confrontare i costi dall'inizio dell'anno al budget predeterminato e adeguare di conseguenza l'aumento o la riduzione per l'anno successivo.

Ma cosa succede se inizi completamente da zero? Non preoccuparti. Stiamo esaminando due metodi che puoi utilizzare per calcolare un budget di formazione rapido e sporco in questo momento.*

*Questi strumenti hanno lo scopo di fornire numeri di riferimento. Qualsiasi stima dovrebbe essere adattata alle tue circostanze ed esigenze uniche.

Metodo 1: utilizzo dello stipendio totale

Una buona regola pratica è che le aziende dovrebbero spendere dall'1 al 5% del loro costo salariale totale per la formazione, a seconda di quanto vogliono enfatizzare la formazione nella loro organizzazione.

Quindi, se hai una stima del ballpark per quale sarà il costo totale del tuo stipendio l'anno prossimo, puoi elaborare una stima in buona fede per il tuo budget di formazione.

PROFESSIONISTI CON QUESTO METODO: Legare il budget di formazione ai costi salariali ti assicurerà di non spendere troppo per la formazione rispetto al libro paga. Questo metodo ti dà anche più flessibilità per dedicare budget a gruppi che necessitano di più formazione rispetto ad altri.

CONTRO CON QUESTO METODO: Quando il costo totale del tuo stipendio è di milioni, la differenza tra investire l'1% e il 5% nella formazione può essere enorme. Durante i periodi di forte turnover, può essere difficile prevedere il costo totale del salario.

Usa il nostro strumento calcolatrice per provare questo metodo ora:

Metodo n. 2: utilizzo del numero di dipendenti

Con il rapporto annuale sul settore della formazione di Training Magazine, puoi guardare il costo medio di formazione per studente dell'anno scorso per la tua dimensione aziendale e moltiplicarlo per il numero di dipendenti che prevedi di formare l'anno prossimo per arrivare a un numero totale di budget.

Nel 2017, le piccole imprese hanno speso $ 1.886 per studente in formazione.

PRO CON QUESTO METODO: se vuoi assicurarti che nessuno studente venga lasciato indietro, questo metodo lega efficacemente un importo specifico in dollari a ogni dipendente. Al contrario dello stipendio totale, puoi stimare il tuo organico per il prossimo anno con una buona dose di fiducia.

CONTRO CON QUESTO METODO: Questo metodo presuppone che tutti i dipendenti dovrebbero essere investiti allo stesso modo, il che non è il caso (ad esempio, più soldi dovrebbero essere destinati ai nuovi assunti oa coloro che ricevono formazione per competenze specialistiche). Il costo per studente diminuisce anche con la crescita delle aziende, quindi questa stima sarà più alta del necessario per le aziende più grandi.

Usa il nostro strumento calcolatrice per provare questo metodo ora:

Come risparmiare sulla formazione dei dipendenti

Nonostante i tuoi migliori sforzi e le tue argomentazioni appassionate, sai già cosa molto probabilmente accadrà dopo: il tuo CFO darà un'occhiata alla tua proposta di budget per la formazione e ti dirà che è troppo alta e che devi fare dei tagli.

Anche se la C-suite approva miracolosamente il tuo budget al primo passaggio, è importante identificare le aree del tuo budget per potenziali risparmi sui costi e guadagni di efficienza. Questo ti darà flessibilità in futuro quando sorgono altre esigenze o priorità.

Con questo in mente, diamo un'occhiata ad alcune opportunità in cui puoi potenzialmente risparmiare sulla formazione dei dipendenti:

• Sfrutta i contenuti generati dagli utenti (UGC). I tuoi stessi dipendenti sono seduti su un patrimonio di conoscenze che può avvantaggiare l'intera organizzazione. Sfruttare ciò che sanno per i corsi di formazione riutilizzabili non solo migliorerà i tuoi migliori lavoratori, ma ti farà anche risparmiare sui costi di creazione dei contenuti. Scopri di più qui.

• Avvia un programma di tutoraggio. L'ascesa dei programmi di tutoraggio in aziende grandi e piccole non è solo una storia di benessere. I tutoraggi forniscono un mezzo per fornire una formazione informale conveniente e allo stesso tempo sviluppare importanti capacità di leadership.

• Formazione, ora su iPhone. Secondo Gartner, entro il 2022 oltre il 75% degli smartphone utilizzati nelle aziende sarà di proprietà dei dipendenti (ricerca completa disponibile per i clienti Gartner). Approfitta della creazione di formazione pensando ai dispositivi mobili in modo che i lavoratori possano allenarsi a casa e puoi risparmiare sui costi della tecnologia.