Tracciare il tempo mentre si fa la contabilità

Che tu sia una società di contabilità o un CFO per un'azienda o per la tua piccola impresa, la contabilità è un'impresa enorme. Il monitoraggio del tempo è solo una delle responsabilità e dovrebbe essere una di quelle su cui ti stressi di meno. Con questi semplici consigli, tenere traccia del tempo durante la contabilità può diventare un'abitudine che inizi a fare automaticamente. Allo stesso tempo, si fonderà perfettamente con altre responsabilità, rendendo il tuo lavoro molto più agevole e semplice.

I maggiori ostacoli per i contabili (e per coloro che avevano bisogno di diventarlo)

Ti starai chiedendo esattamente cosa devi monitorare. Oppure stai semplicemente leggendo questo per assicurarti di aver coperto tutte le strade.

Bene, la risposta breve è, non sorprende: tutto.

La risposta un po' più lunga è che molto lavoro è dedicato alla contabilità e alla contabilità in generale. C'è un sacco di scartoffie, chiamate di consultazione, riunioni, anche il pendolarismo, in alcuni casi. E quando la tua linea di lavoro richiede questo tipo di versatilità, è logico che vorrai tenere d'occhio dove va il tuo tempo.

In questo modo, saprai se ci sono processi che possono essere abbreviati, eliminati o richiedere più tempo. Il monitoraggio del tempo non solo fornisce un solido punto di partenza per analizzare e migliorare il flusso di lavoro, ma mostra anche se stai rapidamente diventando sopraffatto.

In questa sezione, daremo un'occhiata ad alcuni processi comuni che potresti non essere sicuro di monitorare.

Lavorare su più progetti/con più clienti contemporaneamente

Non è raro che studi contabili o altre società con un numero maggiore di clienti si trovino a gestire più di un caso al giorno. Lavorare in parallelo su casi diversi significa ricevere una telefonata inaspettata da parte di un cliente, o un incontro di emergenza, un problema urgente che deve essere risolto subito.

Quando si tratta di questo tipo di attività, vorrai tenere traccia delle attività semplicemente perché forniscono informazioni preziose su come si comporta il tuo cervello quando c'è un cambio di attività. Preparare le scartoffie per un audit richiede un tipo di concentrazione e quando quel lavoro viene interrotto da una chiamata in preda al panico da un cliente che ha appena ricevuto un'e-mail dall'IRS, dovrai spostare la tua mente su una corsia diversa. E quel cambiamento da solo richiede molta energia cerebrale, che tu ci creda o no. Conosciuto anche nello sviluppo agile come cambio di contesto. Quindi, sapendo quanto tempo hai impiegato esattamente per adattarti al nuovo tipo di attività, provi a trovare soluzioni alternative per casi urgenti come quelli.

Dedicare molto tempo alle chiamate di consultazione

Questo è un fattore importante per molti contabili. Principalmente nel senso che una parte del loro carico di lavoro effettivo va a consultare chiamate con clienti consolidati o occasionali che hanno solo bisogno di consigli. Tuttavia, il monitoraggio del tempo è un buon modo per tenere sotto controllo quei chiamanti.

Alla fine del mese, puoi vedere chi ti ha contattato di più, per quali motivi e quanto tempo ha impiegato ogni chiamata. Clockify, ad esempio, può aiutarti a memorizzare tutte le informazioni necessarie per analisi future. Ecco il processo in pochi semplici passaggi:

1. Quando il cliente chiama, avvia il timer sul tuo localizzatore digitale;
2. Nella sezione note, aggiungi informazioni importanti come il nome e il motivo iniziale della chiamata;
3. Quando vengono visualizzate domande correlate, puoi aggiungerle come punti puntati;
4. Al termine della chiamata, è sufficiente interrompere il timer e l'immissione è completa.
5. Dopo qualche tempo, puoi creare etichette per classificare le domande più frequenti per un'archiviazione più semplice.

In questo modo, i rilevatori di tempo digitali come Clockify eliminano la necessità di ulteriori programmi per prendere appunti o documenti Google di cui puoi perdere traccia. In uno spazio compatto, puoi vedere chi ha chiamato, quanto è durata la chiamata, quali domande sono state poste e quanto puoi fatturare per la chiamata.

“Cliente saltellante”

Alcune persone semplicemente lavorano meglio quando coprono diversi clienti durante il giorno. E a meno che non tengano traccia del tempo speso per la contabilità di ogni cliente, piccola impresa o azienda, possono facilmente perdere precisione quando si tratta di fatturare i propri servizi. Ciò porta inevitabilmente all'arrotondamento del tempo, che si basa principalmente su congetture.

Quando si opta per un rilevatore di tempo digitale, non c'è davvero molto sforzo da parte tua. Soprattutto uno che si integra facilmente con software che potresti già utilizzare, come Trello, Zoho, Quickbooks e persino come estensione del browser. Il monitoraggio del tempo inizia e finisce con un clic. E in cambio, non ci sono più supposizioni.

Il passaggio tra clienti e progetti può diventare molto più semplice.

Un esempio di come Clockify integra il suo timer con le carte Trello

Dedicare tempo alla consegna di scartoffie, notarili, ecc.

Sebbene molti processi siano stati digitalizzati al giorno d'oggi, non possiamo perdere di vista quei paesi che ancora consegnano i loro documenti di persona. La maggior parte delle società di contabilità avrà dipendenti le cui responsabilità includono andare a uffici pubblici e notai per vari lavori a contratto.

Quindi, mentre una persona tiene traccia del tempo mentre prepara i documenti per l'approvazione o l'elaborazione, l'altra dovrà tenere traccia del tempo per la consegna. Ciò include il tempo trascorso in viaggio, l'attesa in coda e persino il rimanere bloccati nel traffico. I tracker Tine con opzioni GPS funzionano alla grande anche in questi casi, poiché eliminano il passaggio aggiuntivo dell'inserimento manuale di posizioni e nomi.

Monitoraggio della contabilità con Clockify

Nella seconda sezione, vorremmo analizzare in che modo un rilevatore di tempo può aiutarti con ogni aspetto sopra elencato.

Tratta ogni lavoro del cliente come un “progetto”

Con un cronometro digitale come Clockify, hai la possibilità di impostare un progetto per ogni cliente. E poiché il software mira a soddisfare le grandi imprese, i liberi professionisti e le piccole imprese di vari settori, ha un'ampia gamma di funzionalità. Questo da solo offre una grande libertà e flessibilità su come affrontare il monitoraggio del tempo. Per esempio:

• Puoi aprire un nuovo progetto per ogni cliente e poi aggiungere il cliente alla pagina del progetto;
• Puoi creare modelli per progetti ripetuti, in particolare per clienti ricorrenti;
• Ogni progetto può essere suddiviso in attività con le proprie scadenze;
• Le schede attività garantiscono che i progressi quotidiani siano visibili a tutti;
• I tag personalizzati aiutano a classificare le attività su ciascun progetto per semplificare i rapporti in un secondo momento.

Imposta le stime del progetto, le scadenze e monitora lo stato del progetto

Il secondo grande aspetto di un cronometro di qualità è la capacità di impostare stime e tenere traccia dell'avanzamento generale del progetto.

Le stime dei progetti sono un ottimo modo per vedere come si comporta la tua produttività con attività specifiche. Se miri a utilizzare un rilevatore di tempo per migliorare il tuo flusso di lavoro, questa è un'ottima opzione. Inoltre, puoi utilizzare i dati per vedere se stai addebitando abbastanza per i tuoi servizi o se stai vendendo sottocosto.

Clockify può mostrarti quanto tempo hai dedicato a un progetto, quanto hai guadagnato finora e il budget stimato. Per una migliore quotazione, questi rapporti possono essere esportati come pdf e forniti ai clienti come visualizzazione chiara del tuo tempo.

Se ci sono più persone per ogni cliente

Quando sei una società di contabilità, avrai essenzialmente persone sotto di te con varie responsabilità. Naturalmente, non sarai in grado di monitorare ogni singola attività o leggere ogni rapporto di fine giornata che potrebbe capitarti.

Per questo motivo, le schede attività possono essere una benedizione sotto mentite spoglie. Clockify ha un sistema consolidato e basato sulla fiducia che non monitora l'attività dello schermo, ma piuttosto consente agli utenti di essere responsabili delle proprie immissioni di tempo. Tuttavia, crea trasparenza e sostiene la responsabilità, perché gli amministratori del progetto possono impostare le schede attività in modo che siano visibili a tutti i partecipanti al progetto.

Ciò significa che i colleghi coinvolti nello stesso progetto possono vedere i compiti l'uno dell'altro e quanto tempo ci hanno dedicato.

Tenendosi sotto controllo a vicenda, allevia molto la pressione del monitoraggio di tutto per garantire che le attività vengano consegnate in tempo.

Tariffe orarie e fatturabilità

Progetti diversi, team diversi possono richiedere modalità di fatturazione diverse. Clockify offre la possibilità di scegliere non solo il tuo tasso di fatturazione, ma anche come fatturare per ogni cliente/progetto. Perché non tutti i progetti o le attività hanno lo stesso prezzo all'ora, né tutti i dipendenti lavorano per la stessa paga.

Questo è il motivo per cui in Clockify puoi scegliere come fatturare ogni progetto, ogni membro del team e persino impostare tariffe diverse per il costo del lavoro.

Infine, ti dà la possibilità di alternare le attività come fatturabili o non fatturabili, il che aiuta nei rapporti successivi, nella fatturazione più accurata e nella definizione del budget.

Per saperne di più, puoi dare un'occhiata alla sezione Costo e profitto del lavoro o Tariffe orarie sul nostro sito web.

Rapporti

Ultimo ma non meno importante, abbiamo i rapporti.

Una sana relazione con i clienti dipenderà meno dalla disponibilità e dal fascino di una persona, e più dalla loro professionalità. Gran parte di ciò è garantire che ottengano rapporti puliti e dettagliati sui servizi per i quali hanno pagato.

I rapporti sono anche un ottimo materiale per le riunioni se richiedono una ripartizione più dettagliata del costo o se desideri informarli sulle specifiche di determinati compiti per riferimento futuro. Al giorno d'oggi troverai pochi cronometri che non hanno questa opzione nel loro elenco di funzionalità.

Con Clockify, puoi scegliere se esportare report di riepilogo o dettagliati.

I rapporti di riepilogo mostrano tutte le voci temporali, raggruppandole per progetto, utente o cliente e persino per tag specifici. Tutto dipende dall'aspetto del tempo su cui desideri concentrarti.

I rapporti dettagliati sono fondamentalmente rapporti di riepilogo con timestamp inclusi. Ciò è particolarmente utile per le analisi interne.

In che modo il monitoraggio del tempo aiuta con la contabilità: rapporti di professionisti

Come ultima parola, abbiamo deciso di includere alcuni dei feedback ricevuti dai nostri utenti specializzati in contabilità. Ecco cosa hanno da dire sul monitoraggio del tempo e come li aiuta.

“ Possiedo una piccola società di contabilità di nicchia con un dipendente a tre fusi orari di distanza. E mentre la maggior parte dei miei compensi sono fissi, spesso assumiamo "progetti" per i quali fattureremo a ore. Clockify mi consente di tracciare le nostre ore fino a qualsiasi "sottolivello" di cui ho bisogno. È perfetto per me tenere traccia anche del mio tempo di amministratore, quindi so quando si avvicina alla mia necessità di assumere un'altra persona. È perfetto per quello di cui ho bisogno. "

– Michael A, Concilia contabilità e soluzioni aziendali

“ Molte persone non si rendono conto di quanto siano efficienti (o meglio – inefficienti) sul lavoro; perdiamo così tanto tempo in riunioni inutili o assumendo compiti irrilevanti. Uso lo strumento per delineare le attività su cui dedico più tempo, il che ha portato a intuizioni utilizzabili: ad esempio "spendere meno tempo a svolgere lavori non importanti", "destinare più tempo a lavori meno urgenti ma estremamente importanti", ecc. un ottimo strumento se ti interessa la tua produttività e vuoi controllare in modo aggressivo il tuo programma. "

– Heather A, stagista pre-MBA in Finanze

“ Poter visualizzare rapporti dettagliati che mi dicono chi ha lavorato su quale cliente per quanto tempo durante una settimana particolare. Rende più facile calcolare i pagamenti agli appaltatori poiché le persone vengono pagate per il tempo impiegato, se uno lo desidera. Può determinare quanto tempo ci vuole per lavorare su attività ricorrenti, il che è utile per stimare quanto tempo impiegherebbero i progetti "

– Tina H, Business in Balance Solutions

“ Ho lavorato come libero professionista per un po'. Ho usato questo software per tenere traccia del mio lavoro in modo da poter effettuare fatturazioni accurate. Mi ha anche aiutato molto a capire dove stavo trascorrendo il mio tempo e ad allinearmi meglio con le attività che generano entrate. "

– Arwa N, Associato fiscale

“ Lavoro part-time per un cliente che lavora come suo assistente esecutivo e suo contabile. Mi stavo mettendo nei guai solo usando un foglio presenze creato in MS Excel e quando ho scoperto Clockify ero al settimo cielo di gioia. Tengo aperto Clockify in background e cambio progetto quando inizio il lavoro e quando finisco il lavoro. Prima fatturavo per il mio tempo e perdo entrate, ma ora posso fatturare per ogni secondo che lavoro ai suoi progetti. Inoltre, ha un'ottima funzione di reportistica e può stampare o salvare come PDF o Excel, ecc. Quindi non solo fatturerò il mio cliente, ma ho anche i dati esatti per il tempo in cui svolgo ciascuna delle sue attività (Progetti) .”

– Ruth M, assistente esecutivo e contabile