Perché dovresti tenere traccia dell'orario di lavoro (sia come datore di lavoro che come dipendente)

Anno dopo anno, il monitoraggio del tempo si rivela sempre più essenziale per le aziende per qualcosa di più del semplice libro paga. Con l'evolversi dei posti di lavoro e della forza lavoro, aumenta anche la necessità di tenere traccia delle ore di lavoro, poiché abbiamo riscontrato che aiuta nella gestione dei progetti, nella creazione di stime, nell'analisi dei progressi dei dipendenti e delle abitudini di lavoro.

Ecco perché, in questo articolo, abbiamo deciso di dimostrare perché il monitoraggio del tempo è indispensabile nel posto di lavoro moderno. Puoi leggere il cambiamento generale della necessità di dispositivi di monitoraggio del tempo e quali vantaggi apporta rispettivamente ai datori di lavoro e ai dipendenti.

L'importanza del monitoraggio del tempo

Il lavoro da casa potrebbe anche diventare una realtà per la popolazione più ampia, considerando come la pandemia di Covid-19 abbia improvvisamente cambiato il panorama all'inizio del 2020. L'economista di Stanford Nicholas Bloom ha visto questo come un problema crescente, dicendo che "creerà un disastro di produttività per le aziende ”. Sembra inquietante, ma soluzioni semplici, come il monitoraggio del tempo, possono attutire il colpo.

Sembra che la pratica del lavoro a distanza sia qui per restare, almeno per un po'. Ciò significa che la produttività ne risentirà, in un modo o nell'altro. Ci saranno più straordinari, sovrapposizioni con la gestione della forza lavoro, furti di tempo, ore sprecate e molto altro. E così, per evitare qualsiasi disastro di produttività, CEO e dipendenti insieme devono abituarsi a tenere traccia del tempo.

Qui su Clockify , abbiamo compilato un elenco di motivi per cui dovresti specificamente tenere traccia del tempo e alcuni metodi per iniziare.

Motivi per tenere traccia del tempo come datore di lavoro

Quando i datori di lavoro tengono traccia del tempo, lo fanno principalmente per due motivi:

• Compensazione, e
• Gestione della forza lavoro

Innanzitutto, discuteremo del motivo per cui tenere traccia delle ore lavorate è importante quando si tratta di pagare i dipendenti. Successivamente, vedremo come aiuta con produttività, gestione dei progetti, gestione del carico di lavoro, ecc.

Monitoraggio del tempo per stipendi e straordinari

Il primo grande motivo per il monitoraggio del tempo è fornire un equo compenso ai dipendenti con retribuzione oraria. Diamo un'occhiata all'importanza del monitoraggio del tempo in questo caso.

Tempo pagato

Tra i diversi tipi di retribuzione dei dipendenti (oraria, stipendiata, commissioni e bonus), quella oraria è quella che richiede il monitoraggio del tempo per scopi finanziari.

Quando il tuo personale lavora a ore, specialmente quando consideri gli straordinari e/o il tempo libero, può essere facile perdere il conto di chi ha fatto cosa e per quanto tempo. E quando hanno bisogno di essere pagati, vuoi essere sicuro che tutti guadagnino quanto hanno lavorato. Senza contare che, statisticamente, l'orario di lavoro medio si è spostato molto.

Un tracker delle ore di lavoro gratuito come Clockify può coprire diverse basi qui:

• Consente di definire le tariffe orarie per ciascun dipendente;
• I dipendenti possono inserire i propri compiti in una scheda attività per una chiara panoramica quotidiana;
• Tieni traccia del tempo lavorato su un'attività con un timer, per un calcolo preciso in seguito;
• Traccia il tempo in modo coerente e quotidiano, per garantire dati affidabili;

• Infine, calcola automaticamente la retribuzione in base al periodo e alla tariffa oraria che hai inserito.

In questo modo molto semplice, i tuoi dipendenti terranno un registro delle loro ore lavorate e avrai meno problemi con le buste paga.

Col tempo

Solitamente, i lavoratori orari hanno diritto anche alla retribuzione degli straordinari o al tempo compensativo.

Con la retribuzione degli straordinari, le leggi statali determineranno la quantità di salario orario che aumenterà per ogni ora trascorsa negli straordinari.

Con il tempo compensativo , i dipendenti possono decidere di prendersi delle ferie in cambio di ore di straordinario, invece di una retribuzione aggiuntiva.

• Leggi sugli straordinari

Per la retribuzione degli straordinari, tu o i tuoi dipendenti dovete tenere traccia del tempo trascorso lavorando al di fuori del normale orario di lavoro. Senza una "traccia cartacea" su quanto tempo è stato speso negli straordinari, ci possono essere ripercussioni legali.

A seconda del tuo paese di attività, dovresti esaminare la legge europea sul monitoraggio del tempo, la legge sugli straordinari della California o il regolamento sull'orario di lavoro FLSA degli Stati Uniti. Ciascuno delinea:

• Orario di lavoro settimanale;
• Massimo straordinario consentito;
• Modalità di documentazione degli straordinari;
• Il numero di ore per turno o giorno che i dipendenti possono fare straordinari, ecc.

Il monitoraggio del tempo è essenziale per mantenere una traccia legale e pulita di quanto lavorano i tuoi dipendenti al giorno, alla settimana o al mese. Ti assicura di essere conforme a tutte le leggi e i regolamenti sul lavoro. E con la pandemia che ha sconvolto il 2020, il Dipartimento del lavoro degli Stati Uniti ha aggiornato la propria guida sugli obblighi dei datori di lavoro in merito al monitoraggio del tempo.

Fonte: statista.com

• Tariffe straordinari

Senza distogliere troppo dall'argomento, in breve, le tariffe degli straordinari differiscono da paese a paese e in base alle ore lavorate settimanali e giornaliere.

Ad esempio, la California Overtime Law richiede ai datori di lavoro di pagare 1,5 volte la paga oraria durante i giorni feriali e il sabato. A seconda del contratto con i dipendenti e di quante ore di straordinario fanno, le tariffe saranno diverse.

• Tempo compensativo

Infine, puoi "pagare" i tuoi dipendenti in tempo libero per le loro ore di straordinario. Questo è noto come tempo di compensazione e vari fattori possono influenzare l'idoneità o meno di un dipendente e il modo in cui viene calcolato.

Ma anche in quel caso, avrai bisogno di un cronometro affidabile per sapere quanto tempo libero può ottenere il dipendente in base ai loro straordinari.

E se hai bisogno di aiuto per trovare l'app di monitoraggio del tempo appropriata, abbiamo un elenco completo con tutti i vantaggi che ognuno offre.

Gestione della forza lavoro e altri motivi per il monitoraggio del tempo

Il monitoraggio del tempo previene le violazioni

Abbiamo menzionato le varie leggi e regolamenti messi in atto per regolamentare il modo in cui i dipendenti vengono retribuiti per il loro tempo di lavoro. Tuttavia, il motivo per loro non è solo quello di garantire che tu fornisca un libro paga adeguato, ma che le società stesse possono evitare di commettere violazioni .

I datori di lavoro possono inconsapevolmente violare salari e orari. Secondo l'agenzia Tittle e Perlmuter , i più comuni includono:

1. Salario minimo non pagato
2. Il mancato pagamento delle ore lavorate
3. Classificazione errata dei dipendenti
4. Straordinario calcolato male

Le sanzioni possono variare dal pagamento dell'importo del salario mancato a tre volte l'importo e da sei mesi a un anno.

Il sito ufficiale dell'NCSL spiega in modo più dettagliato le violazioni e le sanzioni per ogni stato degli Stati Uniti.

Sia le violazioni di orario che di salario possono essere prevenute semplicemente monitorando le ore lavorate regolarmente e calcolando le buste paga in base ai dati raccolti.

Il monitoraggio del tempo è necessario per i dipendenti che si prendono le ferie

La legge sui congedi familiari e medici è un atto che concede ai dipendenti un congedo non retribuito (ma sicuro per il lavoro) fino a 12 settimane all'anno. Ma, affinché un dipendente sia leggibile, devono soddisfare diversi requisiti. L'elenco include l'aver lavorato per il proprio datore di lavoro per 1.250 ore negli ultimi 12 mesi , il che equivale a circa 24 ore settimanali .

Come puoi vedere, il monitoraggio delle ore lavorate aiuta anche nei casi in cui i dipendenti vogliano prendere un congedo non retribuito per prendersi cura di familiari, responsabilità private, problemi di salute, ecc. La responsabilità di fornire la prova ricade sul datore di lavoro quindi, senza i dati necessari, ci può essere un sacco di tornare indietro e scavare negli archivi.

Il monitoraggio delle ore previene il furto di tempo

Il furto di tempo si verifica quando un dipendente accetta la retribuzione per le ore di lavoro che non ha impiegato. Ciò accade in diversi modi:

• Utilizzo di margini di manovra con orari flessibili (soprattutto con il lavoro a distanza);
• Entrare e uscire dai loro colleghi, e non solo loro stessi;
• pause prolungate;
• Navigazione di intrattenimento durante l'orario di lavoro, ecc.

Il furto di tempo è facilmente rintracciabile e risolvibile dopo aver trascorso un po' di tempo a monitorare le ore dei dipendenti. Inizierai a notare i modelli di comportamento e ad affrontarli di conseguenza.

Il monitoraggio del tempo aiuta a fare stime di lavoro migliori

Gran parte del successo di un progetto (o di un prodotto) dipende dal modo in cui l'azienda ha gestito le scadenze.

Garantire che un progetto rimanga sulla buona strada e non superi i costi previsti richiede molta preparazione e stima. I team creano pietre miliari e, al loro interno, scadenze più piccole, per inserirsi in un quadro necessario per produrre un risultato di successo. E una volta iniziato il lavoro, il monitoraggio del tempo diventa essenziale.

Mentre i team lavorano, il software può aiutarti a capire dove quelle stime erano sbagliate e dove funzionavano perfettamente. Ad esempio, un dipendente potrebbe impiegare un giorno in più per completare un'attività e inconsapevolmente ostacolare l'intero team per la scadenza successiva.

Ma, allo stesso tempo, il monitoraggio delle ore lavorate all'interno di tali stime mostra cali di produttività. E come segnali luminosi su un radar, quando li registri, puoi consultare i team per conoscere i problemi specifici e risolverli.

Il monitoraggio del tempo nelle stime dei progetti fa miracoli per identificare i problemi in anticipo e ti consente di affrontarli prima che gli errori ti costino troppo tempo, energia e denaro.

Come si suol dire, un punto nel tempo ne salva nove.

Un esempio di monitoraggio delle stime di progetto utilizzando Clockify

Il monitoraggio del tempo dei dipendenti ti consente di essere un manager migliore

CEO, project manager, manager in generale e persino le risorse umane vorranno avere una migliore presa sulla gestione della forza lavoro.

Quando si tiene traccia delle ore lavorate dei dipendenti, si ottiene una panoramica generale di chi fa cosa in quale reparto. Anche se può sembrare opprimente, ti aiuta anche a capire come il lavoro è distribuito all'interno dell'azienda.

Man mano che le attività vengono spuntate nelle schede attività, inizi a notare quali squadre hanno troppo sul piatto e hanno bisogno di un po' di scarico e quali possono svolgere più attività.

In questo caso, il monitoraggio del tempo ti aiuta a bilanciare il carico di lavoro, in modo che nessuno venga sovraccaricato di lavoro o annoiato, mantenendo allo stesso tempo le pietre miliari.

Identifica il tempo perso

A differenza del furto di tempo, il tempo perso riguarda maggiormente lo stato attuale della produttività dei dipendenti e il modo in cui influisce sulla produzione/flusso di lavoro.

Il tempo perso è una trasgressione minore in cui le persone iniziano a sottoperformare, il che si traduce in scadenze mancate e tempi di produzione più lunghi. Sebbene il tempo perso non influisca sulle tue finanze allo stesso modo del furto di tempo, a lungo termine può essere altrettanto pericoloso.

Con il monitoraggio del tempo per scoprire dove viene sprecato il tempo e quanto, il foglio presenze di un dipendente sblocca tutte le informazioni di cui hai bisogno: le pause che fanno, i tipi di attività su cui lavorano durante i diversi momenti della giornata, quando timbrano e timbrano, ecc. Ti dà una panoramica di dove alcune persone iniziano a perdere motivazione, a che ora, o quanto spesso fanno le pause e quanto tempo durano.

Ci sono diversi motivi per cui le persone perdono motivazione sul posto di lavoro. E la risoluzione di questi problemi richiede più del semplice monitoraggio del tempo.

Tuttavia, aiuta a identificare quali individui e team hanno bisogno di aiuto, fornendo i dati necessari per iniziare con il miglioramento delle prestazioni.

Motivi per tenere traccia del tempo come dipendente

Naturalmente, non sono solo i datori di lavoro e le aziende a trarre vantaggio dal monitoraggio del tempo. I dipendenti, i liberi professionisti e gli appaltatori indipendenti godono allo stesso modo degli stessi vantaggi che comporta. L'elenco seguente contiene solo alcuni dei motivi per cui si dovrebbe iniziare a monitorare le ore lavorate.

Abbiamo anche creato una pagina di riferimento per le 48 domande più frequenti relative all'orario di lavoro e al monitoraggio del tempo.

Puoi avere un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata quando sai dove viene sprecato il tuo tempo

Nicholas Bloom ha anche menzionato come solo la metà degli intervistati da marzo 2020 ha affermato di poter lavorare in modo efficiente da casa. Ed erano soprattutto i lavoratori a svolgere il proprio lavoro principalmente sui computer.

Non tutti sono pronti per adattarsi al lavoro a distanza. Tuttavia, quando arriva il momento critico, vorrai fare tutto il possibile per regolare il più facilmente possibile.

Il monitoraggio del tempo può aiutarti a evitare lunghe serate intrappolate davanti al tuo computer o iniziare a lavorare nel momento in cui apri gli occhi perché non c'è più il pendolarismo per l'ufficio. Quante volte altri ti hanno interrotto a metà lavoro per questioni personali? Che si trattasse dei bambini, della lavatrice, di una telefonata della famiglia o dei vicini?

Se si tiene traccia delle ore lavorate, si impone una sorta di disciplina e organizzazione. Perché mentre compili una scheda attività, inizi a notare quanto tempo è dedicato al tuo lavoro vero e proprio, soprattutto quando le distrazioni si accumulano durante il giorno. Un rilevatore di tempo può, in questo modo, impostare la base per pianificare i giorni futuri e stabilire quei limiti tanto necessari.

Il monitoraggio del tempo ti rende migliore nella pianificazione di emergenza

Sapevi che il monitoraggio del tempo può effettivamente aiutarti a fare piani di emergenza? In alcuni casi, tracciare l'orario di lavoro può proteggerti da trattamenti iniqui sul lavoro.

1. Per un aumento ingiusto del carico di lavoro

Se inizi a notare che il tuo datore di lavoro ha iniziato ad accumulare più obblighi, puoi raccogliere prove sufficienti solo tenendo traccia di tali compiti. Un archivio di quante ore sono state spese in lavori umili è la prova legittima che il tuo lavoro effettivo è passato in secondo piano per compiti non presenti nella descrizione del tuo lavoro.

2. Straordinario non retribuito

Allo stesso modo, se sei stato costretto a fare gli straordinari, ma non sei stato equamente retribuito, un resoconto delle tue ore di straordinario è fondamentale se vuoi negoziare con il datore di lavoro o presentare una denuncia per violazione di tempo e salario. Tieni solo a mente le condizioni che devi soddisfare per avere diritto alla retribuzione degli straordinari.

3. Idoneità per FMLA

Nei casi in cui desideri prendere un congedo non retribuito con sicurezza del lavoro garantita, la legge sui congedi familiari e medici garantisce che tu possa farlo. Tuttavia, una delle condizioni richiede che tu abbia lavorato per il tuo datore di lavoro 1.250 ore nell'ultimo anno. Si riduce a circa 24 ore a settimana.

In una controversia giudiziaria FMLA, un insegnante di scuola voleva prendersi una pausa per motivi di salute mentale. Quando è stato respinto per non aver rispettato le ore lavorate richieste, ha portato la questione in tribunale e ha chiesto una revisione. Gli avvocati della scuola sono riusciti a dimostrare che anche con il lavoro a casa come la preparazione delle lezioni e la valutazione delle carte, non avrebbe potuto accumulare 1.250 ore. Il ricorso è stato respinto.

È importante sapere che le aziende faranno il possibile per mantenere registri puliti e proteggersi. I loro dipendenti potrebbero anche fare lo stesso.

4. Ti tiene equamente compensato

Ancora una volta, se lavori con una paga oraria, il monitoraggio del tempo sarà la linfa vitale della tua giornata lavorativa. È un'assicurazione che vieni pagato adeguatamente per lo sforzo e l'energia investiti. Naturalmente, le aziende non sono un male necessario che ti prende, ma si commettono errori. Soprattutto con il lavoro a distanza.

Tenere un conto separato delle ore di lavoro può creare una buona rete di sicurezza. E se hai già un rilevatore di tempo al lavoro, compilalo nel modo più diligente e specifico possibile. Il tuo sé futuro ti ringrazierà per questo.

Tenere traccia del tempo che dedichi alle attività può aiutarti a organizzarti meglio

Inutile dire che tenere traccia delle ore lavorate fa la differenza per la tua produttività.

Ti dà quella piccola spinta per sentirti più in controllo del tuo tempo. Osservando la scheda attività alla fine della giornata, è più facile individuare dove eri più produttivo o dove le cose sarebbero potute andare meglio.

Questo tipo di autoriflessione è la chiave per diventare più produttivi, soprattutto oggi.

Analizzare i tuoi errori e migliorarli la prossima volta che inizi a compilare la scheda attività ti avvicina di un passo a una giornata lavorativa senza stress. Almeno dal punto di vista organizzativo.

L'utilizzo di un'app per la scheda attività del team consente ai tuoi colleghi di sapere di non disturbarti

Ora, indipendentemente dal fatto che lavori in remoto o meno, siamo tutti d'accordo sul fatto che le e-mail e i messaggi di chat di colleghi e manager possono richiedere molto del nostro tempo. Soprattutto se devono chiederci a che punto siamo con i nostri compiti, o se abbiamo alcune informazioni di cui hanno bisogno, ecc.

Ora, quando utilizzi un rilevatore di tempo del team, puoi prevenire alcune di queste distrazioni facendogli sapere in anticipo che la tua disponibilità dipende dall'attività elencata nella tua scheda attività.

Ad esempio, in Clockify , i membri del team possono vedere le attività in corso e completate degli altri. Quindi, quando un collega apre quella pagina specifica, può vedere a cosa stai lavorando in quel momento. Utilizzando etichette specifiche, puoi facilmente indicare quanto sia urgente un'attività o semplicemente aggiungere una nota nell'attività. Ad esempio: " Bisogna concentrarsi completamente, per favore non disturbare ".

In Clockify puoi cercare facilmente i colleghi nel tuo spazio di lavoro per vedere le loro attività.

Pensieri finali

I motivi del tempo di tracciamento sono molteplici. Come accennato all'inizio, il panorama del lavoro è cambiato così radicalmente che dobbiamo fare affidamento su tutti i dati che possiamo raccogliere. Soprattutto se passiamo al lavoro prevalentemente a distanza. Il monitoraggio del tempo è uno dei metodi più affidabili per mantenere la stabilità del lavoro. Aiuta a organizzare il lavoro, identificare i punti problematici, fornisce informazioni sul tempo che dipendenti e datori di lavoro trascorrono durante la giornata lavorativa.

Il monitoraggio del tempo è uno strumento di lavoro indispensabile che ha resistito alla prova del tempo ed è l'arma più versatile che abbiamo per sopravvivere nel posto di lavoro moderno.