I 3 migliori software di gestione dei documenti legali

Digitalizza e gestisci i documenti con il software di gestione dei documenti legali.

I professionisti del diritto lavorano ogni giorno con un sacco di documenti cartacei, da contratti e licenze a e-mail e avvisi. La gestione e il monitoraggio manuale di un numero così elevato di documenti può essere impegnativo. Ma con il software di gestione dei documenti legali, gli studi legali possono semplificare questo processo e semplificare la gestione dei documenti per il proprio personale.

Il software di gestione dei documenti consente ai team legali di convertire i documenti cartacei in copie digitali, archiviare e organizzare i propri documenti in un archivio centrale, cercare e recuperare rapidamente i file di cui hanno bisogno e collaborare in tempo reale su documenti cruciali.

Questo articolo evidenzia in ordine alfabetico i primi tre software di gestione dei documenti per le società di servizi legali sulla base di revisioni software verificate. Per ogni prodotto, abbiamo incluso le valutazioni complessive degli utenti insieme al parametro con il punteggio più alto, estratti di recensioni di professionisti del settore e prezzi dei prodotti. Per saperne di più.

1. Dropbox Business: elimina in remoto i file sensibili dai dispositivi smarriti o rubati

Di seguito sono riportati alcuni estratti di recensioni di professionisti dei servizi legali che hanno utilizzato Dropbox Business per la gestione dei documenti:

"La facilità d'uso, la funzione "Invia per firma", la condivisione su cloud, il funzionamento in remoto. È un prodotto all-in-one assolutamente straordinario e affidabile."

"È facile da usare quando è necessario visualizzare e condividere documenti in modo sicuro. Fornisce un'ottima tranquillità sapendo che un gruppo di dipendenti può visualizzare e condividere documenti tramite un'opzione sicura."

"Questo è un ottimo pacchetto per coloro che possiamo permetterci. Il componente aggiuntivo per l'e-sign ha fatto risaltare la casella personale sin dal primo giorno. È semplice da installare e la maggior parte delle volte (90%) fa la cosa e sincronizza il file al cloud.La possibilità di visualizzare il file senza avere un software preinstallato è una grande funzionalità rispetto ad altri strumenti che obbligano gli utenti ad avere un'applicazione installata per aprire o visualizzare i file.Possiamo avere conversazioni sul file, mettere idee nel contesto, rispetto a un cambio traccia, che è anche completamente disponibile. Come IT ora credo che per la stessa tariffa sia possibile eseguire il backup dell'intero desktop del PC e dei relativi file con poca seccatura o intervento. I miei utenti adorano l'idea di scattare una foto su un dispositivo mobile di Word e avere questa foto sul desktop senza dover inviare e-mail o trovare mezzi di trasferimento alternativi.

Leggi tutte le recensioni di Dropbox Business qui.

2. Google Drive: sincronizza i documenti in modo da poter lavorare offline

Ecco alcuni estratti di recensioni di professionisti dei servizi legali che hanno utilizzato Google Drive per la gestione dei documenti:

"Secondo la mia onesta opinione è il migliore per l'archiviazione su cloud e la condivisione/gestione dei documenti. Una delle sue migliori funzionalità è l'editing in tempo reale dei fogli di Google, e puoi farlo contemporaneamente con altri collaboratori con permessi di modifica. Il servizio clienti è di prim'ordine, Una volta ho cancellato accidentalmente alcuni file e li hanno recuperati entro un'ora dalla mia richiesta di assistenza."

“Drive è un ottimo software di archiviazione.5 anni fa utilizzavo ancora memorie esterne per i miei documenti di lavoro, ma uno sfortunato evento (furto in ufficio) mi ha fatto perdere il backup e ho deciso di cercare altre opzioni come Google Drive, questo mi ha permesso me di salvare tutti i miei documenti di lavoro e personali, dando soluzione ai problemi di backup dei dati. Ora non sono preoccupato perché so che le mie informazioni sono archiviate nel cloud e posso accedervi in ​​qualsiasi momento."

"Adoro il fatto che GDrive sia gratuito (se non lo usi per lavoro) e che si integri con tutte le altre app Google che utilizzo nella vita."

Leggi tutte le recensioni di Google Drive qui.

3. Microsoft 365: offre suggerimenti personalizzati per la ricerca di documenti

Di seguito sono riportati alcuni estratti di recensioni di professionisti dei servizi legali che hanno utilizzato Microsoft 365 per la gestione dei documenti:

"Microsoft 365 ti offre una combinazione di applicazioni, ti dà Word, Excel, Power Point, tutto per la gestione di documenti, presentazioni organizzative. Non c'è molto altro da dire su queste app, funzionano come punto di riferimento per l'automazione d'ufficio nel mondo Sono inclusi anche , One Note, Outlook, One Drive e Skype. Il piano famiglia può essere utilizzato anche per le piccole imprese a un costo accessibile, ma con pagamento annuale. Inoltre, l'archiviazione cloud e la sua opzione multipiattaforma ti semplificano la vita."

"Microsoft 365 è nel complesso un ottimo software da utilizzare e si integra bene con altri prodotti. Puoi utilizzare Teams per effettuare videochiamate e condurre chiamate in conferenza e puoi utilizzare PowerPoint per realizzare fantastiche presentazioni con le sue eccellenti funzionalità. Puoi anche integrare con Outlook che rende più efficiente la comunicazione all'interno di un'azienda."

"L'esperienza complessiva è ottima. Per il mio uso personale, molto probabilmente utilizzerei una delle opzioni gratuite che funzionerebbero altrettanto bene per le mie esigenze. Tuttavia, se utilizzo il software da un punto di vista aziendale, è imbattibile."

Leggi tutte le recensioni di Microsoft 365 qui.

Quali funzionalità offre il software di gestione dei documenti legali?

Il software di gestione dei documenti legali offre le seguenti funzionalità principali:

• Acquisizione di documenti : scansiona e converti documenti legali in file digitali e spostali nel software per l'archiviazione o l'elaborazione.

  

• Archiviazione dei documenti : archivia i documenti legali in una posizione centralizzata per un facile accesso.

• Ricerca full-text : cerca un testo specifico nell'intero documento, non solo nelle sezioni.

Tutti i prodotti elencati in questo articolo includono le funzionalità sopra menzionate.

Oltre a queste funzionalità di base, il software di gestione dei documenti legali tende comunemente a offrire anche:

• Controlli di accesso e permessi

• Archiviazione e conservazione

• Strumenti di collaborazione

• Monitoraggio della conformità

• Classificazione dei documenti

• Conversione file

• Condivisione di file

• Pista di controllo

• Riconoscimento ottico dei caratteri

• Gestione dei record

• Controllo della versione

Come scegliere il miglior software di gestione documentale per il tuo studio legale

Ecco alcune considerazioni da tenere a mente quando si sceglie una soluzione di gestione documentale per il proprio studio legale:

• Scegli la funzione di ricerca e recupero documenti .Questa funzione consente di utilizzare parole chiave come nome del documento, data, autore e metadati per cercare rapidamente nel repository di contenuti e individuare il file necessario.

• Controlla le capacità di collaborazione.Facilita la collaborazione in tempo reale tra il tuo team legale e i clienti selezionando un software che consente a più utenti di lavorare contemporaneamente su un documento, tenere traccia delle modifiche apportate e aggiungere commenti o feedback.

• Valutare la funzione di sicurezza del documento .Cerca solide funzionalità di sicurezza come la crittografia dell'archiviazione dei documenti, i controlli degli accessi e l'autenticazione a più fattori per proteggere le informazioni sensibili all'interno dei tuoi documenti legali.

Domande comuni da porre ai fornitori di software prima di acquistare software per la gestione dei documenti

Ecco alcune domande da porre ai fornitori quando si acquista un sistema di gestione dei documenti per il proprio studio legale: