5 suggerimenti per pianificare l'ultimo incontro virtuale

Il 2020 scenderà come l'anno in cui le riunioni virtuali saranno al centro dell'attenzione. Poiché le preoccupazioni per il COVID-19 continuano, le aziende stanno rivalutando i grandi raduni e si stanno invece incontrando nel mondo virtuale per condurre le proprie attività.

Se ben eseguite, le riunioni virtuali possono consentire ai team distribuiti geograficamente di collaborare, risolvere problemi e svolgere il lavoro in gruppo. Le riunioni inefficienti, tuttavia, diventano una perdita di tempo, che porta a dipendenti improduttivi e disimpegnati.

I leader devono considerare le sfide uniche della comunicazione virtuale per ottenere il massimo dai loro team in ogni riunione. Di seguito sono riportate alcune best practice per la pianificazione di una riunione virtuale di successo.

Suggerimento n. 1: imposta un piano

Questo è vero per qualsiasi riunione, ma è ancora più pertinente quando ci sono partecipanti che chiamano da varie località.

Per ogni riunione virtuale, è importante avere un piano in anticipo in modo che i partecipanti sappiano cosa aspettarsi e come possono contribuire alla conversazione. Ecco alcune delle migliori pratiche chiave:

• Condividi l'agenda in anticipo: invia l'agenda ai partecipanti molto prima della riunione, in modo che abbiano chiare aspettative su cosa preparare. Fornisci dettagli nell'invito via e-mail sui punti chiave di discussione e su eventuali documenti, file o ricerche pertinenti a cui farai riferimento durante la riunione.

• Se applicabile, offri ai partecipanti l'opportunità di visualizzare il documento o aggiungere commenti prima della riunione: offri a tutti pari opportunità di contribuire alla riunione. Puoi farlo tramite strumenti di gestione dei documenti come Google Drive. Che si tratti di una presentazione, di un video o di un rapporto annuale, l'utilizzo di strumenti di condivisione file come Dropbox e Box garantirà che tutti siano al passo con i tempi.

• Fornire aspettative su come verrà gestito lo spazio virtuale: assicurarsi che tutti i partecipanti siano sulla stessa pagina su come verrà condotta la riunione virtuale. Ad esempio, i partecipanti devono disattivare l'audio dei loro video mentre gli altri parlano? È prevista una discussione o l'incontro è guidato principalmente dal relatore?

Suggerimento n. 2: programma in anticipo

Il coordinamento degli orari per i partecipanti che hanno orari e fusi orari diversi può essere difficile. Di seguito sono riportati alcuni consigli per garantire che tutti siano sulla stessa pagina di pianificazione:

• Scegli intervalli di tempo adatti al fuso orario di tutti: ad esempio, se prevedi partecipanti a New York e Londra, il momento ideale per programmare le riunioni sarebbe alle 10:00 a New York e alle 13:00 a Londra.

• Usa strumenti che ti aiutino a scegliere il periodo di tempo giusto: capire chi è disponibile in quali orari può creare confusione. Piuttosto che lasciare che i fusi orari abbiano la meglio su di te, prendi in considerazione l'utilizzo di un software di pianificazione degli appuntamenti per aiutare con il rilevamento automatico del fuso orario di tutti i partecipanti.

• Pianifica le riunioni in anticipo: più head up hanno i partecipanti prima delle riunioni, meno è probabile che si verifichino conflitti di pianificazione. Se devi programmare una riunione dell'ultimo minuto, assicurati di controllare che tutti i partecipanti abbiano dei periodi di tempo aperti.

Suggerimento n. 3: stabilisci l'etichetta per le riunioni virtuali

La pratica dell'etichetta corretta pone le basi per un incontro virtuale senza interruzioni e produttivo. Di seguito sono riportate alcune utili etichette che gli host e i partecipanti devono stabilire prima di ogni riunione virtuale per garantire un'esperienza di riunione fluida:

• Testa tutta la tecnologia prima della riunione: controlla in anticipo le connessioni della riunione. Ciò include le funzionalità di condivisione video, Wi-Fi e schermo. Quando possibile, stabilisci la connessione una decina di minuti prima dell'inizio della riunione.

• Incontra faccia a faccia in video: assicurati che tutti i membri della riunione virtuale possano vedersi. Il 55% della comunicazione è il linguaggio del corpo, mentre un altro 38% è il tono della voce, secondo una ricerca. Incontrarsi faccia a faccia su un video è molto più personale dell'incontrarsi con una voce disincarnata al telefono e aiuta anche a costruire un rapporto più stretto. Consente inoltre ai partecipanti di cogliere il linguaggio del corpo e i segnali, ad esempio quando qualcuno ha finito di parlare o se si sta solo prendendo una pausa.

• Metti da parte tutte le distrazioni: ben l'83% dei partecipanti afferma di aver controllato la posta elettronica durante una riunione o una presentazione di persona, e questo è con gli altri ospiti nella stanza per ritenerli responsabili. Ricorda ai partecipanti di dedicare tutta la loro attenzione ai partecipanti e di ridurre le distrazioni come e-mail e messaggi di testo durante la riunione.

Suggerimento n. 4: mantieni i partecipanti coinvolti

Tutta la pianificazione e la pianificazione sono inutili se il tuo pubblico non è coinvolto. Ecco i nostri consigli per mantenere il tuo team presente e impegnato per una riunione virtuale:

• Dai spazio a conversazioni casuali: non essere troppo veloce per annullare le chiacchiere che accadono naturalmente all'inizio di una riunione. Offre ai team remoti la possibilità di connettersi a livello personale prima di mettersi al lavoro, come farebbero di persona.

• Introdurre metodi per guidare la partecipazione: incoraggiare tutti ad agire come se fossero in prima fila creando opportunità di partecipazione. Ad esempio, ai partecipanti può essere data la possibilità di porre domande molto prima dell'inizio della riunione virtuale. Se necessario, puoi anche implementare un sondaggio o incoraggiare più domande tramite la chat dal vivo.

• Poni domande frequenti: controlla costantemente durante la riunione per dare ai partecipanti la possibilità di condividere e assicurarsi che stiano seguendo. Invece di porre domande aperte, sii esplicito in ciò che stai chiedendo. Ad esempio, invece di "Cosa ne pensi di questo strumento?" dovresti invece optare per: "Pensi che questo strumento aiuterà con la produttività?"

Suggerimento n. 5: follow-up

Proprio come una riunione in ufficio, la discussione che segue al refrigeratore d'acqua può essere altrettanto eloquente della sessione stessa. Ecco cosa puoi fare per assicurarti che la comunicazione sia chiara e non ci sia confusione:

• Concludi con una conversazione sul refrigeratore d'acqua: circa cinque-dieci minuti prima della fine della riunione, chiedi al tuo team se hanno altre domande o dubbi. Questo è il momento in cui i partecipanti sono aperti a condividere le loro riserve o dubbi. Riassumi e fai un debriefing con il tuo team dopo: puoi farlo con un'e-mail di follow-up su ciò che è stato trattato durante la riunione, quali decisioni chiave sono state prese e quali azioni sono richiesto dalla tua squadra.

• Chiedi come la riunione avrebbe potuto essere migliore: fai un bilancio tu stesso. Cosa ha funzionato? Cosa è mancato? Non è necessario applicare tutti i principi di cui sopra in queste sessioni meno formali, ma dedicare del tempo ad ascoltare, valutare e rivedere onestamente assicurerà incontri di maggior successo in futuro.

Scegli il software giusto per la tua riunione virtuale

Che si tratti di un software per conferenze Web o di un software di gestione dei progetti, è disponibile un'ampia selezione di strumenti tecnologici che possono aiutarti a condurre riunioni virtuali produttive ed efficienti.

La chiave è determinare quale di questi strumenti è adatto al tuo team. Quando scegli gli strumenti, chiediti:

• Qual è la funzionalità chiave di cui la mia riunione virtuale ha bisogno per avere successo? Ad esempio, hai bisogno che tutti lavorino in modo collaborativo su un documento contemporaneamente? Quindi Google Docs è la soluzione probabile. Hai bisogno che i membri del team visualizzino una demo in tempo reale? Allora il software di condivisione dello schermo fa per te.

• Qual è il numero medio di partecipanti alla tua riunione virtuale? Il software per riunioni di cui avrai bisogno per una riunione virtuale individuale può differire ampiamente da quello che ti consente di ospitare una riunione con oltre 15 dipendenti. Assicurati che la conferenza web o la conferenza che stai considerando fornisca quella flessibilità.

Qual è la tua strategia di riunione virtuale?

Raccontaci la tua strategia di riunione virtuale. Quali sono alcune delle migliori pratiche che puoi condividere per organizzare riunioni virtuali di successo? Qual è il modo migliore per collegare i partecipanti in stanze diverse o in diversi continenti? Condividi nei commenti qui sotto.