6 suggerimenti per garantire che l'implementazione della BI funzioni senza intoppi

Quindi sai che hai bisogno di un software di business intelligence.

Devi ottenere più valore dai dati che raccogli. Quindi hai controllato il tuo elenco di fornitori, hai superato la prova dei concetti e sei arrivato a un prodotto adatto alla tua azienda.

La fase successiva, tuttavia, può creare o interrompere l'acquisto: l'implementazione della BI. L'implementazione è dove si realizza il potenziale della BI.

Se l'implementazione e l'implementazione falliscono, l'investimento su cui hai lavorato così duramente potrebbe diventare parte del 70% circa degli acquisti di BI che falliscono.

Le licenze del software di business intelligence hanno una media di circa $ 1.500 per utente all'anno, quindi anche una manciata di utenti rappresenta una grossa fetta di denaro per una piccola o media impresa (PMI). Cinque licenze annuali, se non utilizzate correttamente, possono significare che $ 7.500 scompaiono nell'etere.

Dai un'occhiata a questi suggerimenti per ciò di cui hai bisogno per un'implementazione BI di successo in modo che sia l'inizio di qualcosa di buono, piuttosto che la fine di un processo doloroso.

Suggerimento 1: sapere di cosa hai bisogno

Nel blog della scorsa settimana, ho sostenuto che chiunque acquisti software di business intelligence dovrebbe seguire il consiglio di Socrate e "conosci te stesso". Lo stesso consiglio vale per l'attuazione.

Affinché la tua implementazione BI abbia successo, devi sapere che aspetto ha "successo" per la tua azienda.

Elena Rowell di Looker suggerisce che questo inizi presto: "Anche prima di definire quali iniziative chiave di performance (KPI) si desidera monitorare, la prima cosa è definire internamente come appare il successo per il proprio strumento di BI".

“Ciò aiuterà a creare una serie di aspettative condivise per il prodotto, semplificando il processo di implementazione. Assicurati di definire tali aspettative, così come alcuni dei risultati finali del progetto: ad esempio, "ogni dipartimento avrà da due a tre dashboard chiave, oppure gli utenti avranno (o non avranno) la possibilità di eseguire analisi ad hoc, Rowell continua. “Molte volte, definire cosa non farà un prodotto è importante quanto definire cosa farà .

Un'altra chiave per l'implementazione della BI è sapere su quali fattori specifici, o KPI, è necessario concentrarsi per migliorare la propria attività, sostiene JP Lessard di Miles Technologies. Potrebbe trattarsi del tasso di abbandono, delle conversioni o del tuo margine di profitto e perdita.

"Scopri quali fattori devi considerare e dì che se posso rispondere a queste domande, posso prendere decisioni migliori", afferma Lessard.

Le risposte a queste domande sono i KPI che vuoi monitorare.

Bob Pepalis di Izenda conferma la necessità per le PMI di sapere cosa vogliono monitorare prima di iniziare l'implementazione della BI. "Le esperienze di implementazione del software di business intelligence più indolore che abbiamo condiviso con i nostri clienti sono state quando sono stati preparati".

Una PMI viene preparata quando "sanno a quali domande stanno cercando di rispondere e perché hanno bisogno di analisi con le loro applicazioni", afferma Pepalis.

Come esempio di questa preparazione, Pepalis cita un'azienda che voleva cambiare le soluzioni di analisi. Il potenziale cliente aveva bisogno di un programma in grado di fornire dati in tempo reale. Avevano anche bisogno di "gestire le risorse: persone e attrezzature" per diverse agenzie di pubblica sicurezza. Infine, avevano bisogno di "una soluzione che potesse riunire i dati di quelle diverse agenzie che hanno le proprie applicazioni e database".

Poiché il cliente sapeva di voler tenere traccia di quelle cose specifiche, l'implementazione è stata semplice.

Anche Pat Hennel di Silvon è d'accordo. "Avere tutti i requisiti necessari dalle parti interessate in anticipo consente di risparmiare molte rielaborazioni extra lungo la strada".

Ed è anche il coinvolgimento di queste parti interessate che è vitale per l'implementazione della BI.

Suggerimento 2: coinvolgi tutti

Allo stesso modo, hai bisogno di una conoscenza precisa dei KPI che vuoi monitorare, hai anche bisogno di una conoscenza precisa di chi sono i tuoi sostenitori. Se non sei il proprietario della PMI, assicurati che il proprietario e altri leader sosterranno l'implementazione.

Come suggerisce Ranjit Satyanath a Computer Weekly, ottenere la sponsorizzazione esecutiva è un modo fondamentale per garantire il successo.

Corey Mendelsohn di NewIntelligence consiglia inoltre di utilizzare "dirigenti di livello senior come campioni per livellare" l'implementazione BI.

Abbraccia la collaborazione con la stessa prontezza di questi vivaci modelli di foto d'archivio. Sono solo pessimi con la collaborazione!

Il fornitore di BI Matillion suggerisce di cercare sostenitori tra gli "esperti di dominio che comprendono i requisiti di reporting nel business". In molti casi, questi esperti sono le persone che erano state "rapporti di gestione a manovella utilizzando Excel".

In quanto tali, questi sostenitori probabilmente sapranno quali dati ha l'azienda e come trarne valore. Questi sostenitori possono iniziare come missionari BI e, man mano che l'implementazione procede, aiutare gli altri a imparare a usare il nuovo software.

Un altro modo per garantire che i nuovi utenti rimangano utenti è assicurarsi che l'implementazione e l'utilizzo siano il più semplici possibile.

Suggerimento 3: mantieni la semplicità

Non importa quanto sia geniale qualcosa: se non è facile da capire, non otterrà il sostegno popolare.

Mi sto frequentando con questo riferimento, ma questo è il principio "Fantasia": potresti avere un prodotto premuroso e ben progettato, ma se è così complicato che il cliente non riesce a capire cosa sta succedendo, il prodotto verrà ignorato. “Fantasia” della Disney è un film avvincente e bellissimo, ma il pubblico non sapeva cosa farne. Il risultato? Un flop finanziario.

Artisticamente influenti, certo, ma nota che ci sono voluti diversi decenni prima che realizzassero un sequel.

Esistono diversi modi per semplificare il processo di implementazione della BI.

Innanzitutto, assicurati di acquistare un programma facile da usare. Funzionalità come un'interfaccia visiva drag-and-drop, come quella di Alteryx, o l'elaborazione del linguaggio naturale, come quella di AnswerRocket, incoraggeranno i dipendenti esitanti a utilizzare il programma.

In effetti, la facilità d'uso è il criterio numero uno che le aziende più grandi cercano quando acquistano software BI, secondo i dipendenti di Gartner (contenuto disponibile solo per i clienti Gartner, ma ne vale la pena).

L'analista di Gartner James Laurence Richardson suggerisce di dare la priorità alla facilità d'uso, poiché "i problemi riscontrati con la facilità d'uso delle piattaforme BI&A (business intelligence e analisi) sono i più dannosi per i vantaggi aziendali ottenuti".

Matillion suggerisce che la scelta di un programma con "un front-end facile da usare, privo di termini tecnici, nomi di tabelle e sintassi SQL, è fondamentale per garantire un'implementazione di business intelligence di successo".

Dopo aver selezionato il programma giusto, rendi l'esperienza di imparare a utilizzare il programma il più semplice possibile.

Un mezzo di semplificazione consigliato da Matillion è quello di fornire un "glossario di campi, misure e termini utilizzando la nomenclatura familiare che l'utente già comprende".

Lessard sostiene questa idea e osserva che "molti programmi software BI ti permetteranno di impostare i tuoi KPI e definirli" all'interno del programma.

Con quel glossario disponibile, un programma altrimenti alieno sembrerà più parte del business as usual, piuttosto che qualcosa di completamente nuovo e diverso.

Lessard suggerisce anche un orientamento di base al software: “Non devi fare una formazione approfondita, ma devi orientare i tuoi utenti e far sì che le persone abbiano familiarità e si sentano a proprio agio con il programma. Se non lo sono, non ci giocheranno”.

Allo stesso modo, Rowell suggerisce altre soluzioni, dall'"orario d'ufficio" continuo offerto da analisti di dati più avanzati, ai tutorial online, alle sessioni di formazione settimanali con gli analisti. "I dati possono intimidire", dice, "e non vuoi che le persone smettano di provarci".

Considera l'apprendimento dell'uso del software di business intelligence come simile all'apprendimento di una materia al liceo: se hai lottato con una materia difficile, probabilmente sei andato a un aiuto extra dopo la scuola. La stessa strategia ti aiuterà nell'implementazione del tuo software.

È quella volontà di giocare e sperimentare che spinge i dipendenti a fare il tipo di query ad hoc al centro della BI self-service.

Suggerimento 4: inizia con vittorie rapide

L'implementazione della BI non dovrebbe interessare l'intera azienda all'inizio.

Invece, distribuisci il programma a un dipartimento e registra alcune vittorie rapide. Quelle vittorie saranno l'argomento migliore per convincere altri dipendenti a utilizzare il software. Il vecchio cliché è vero: niente ha successo come il successo, soprattutto quando stai cercando di spostare la tua azienda dai vecchi metodi a un approccio basato sui dati e basato sulla BI.

"Piuttosto che cercare di costringere l'intera azienda a fare un cambio di paradigma completo in una volta, l'implementazione dell'applicazione BI nei singoli dipartimenti... ti consente di concentrare le tue risorse un po' alla volta", sostiene Hennel.

Rowell aggiunge: "le vittorie rapide tendono ad aiutare la BI a diffondersi in modo organico: le persone lo vedono e si eccitano, e anche lo vogliono".

Rowell osserva che questo è il modo in cui Looker vede spesso il proprio software diffuso in implementazioni di successo.

Allo stesso modo l'implementazione dovrebbe iniziare con un dipartimento, dovrebbe iniziare con un set di dati. "Inizia con ciò su cui hai più informazioni: questa è la tua sandbox", afferma JP Lessard.

Cerca di trasformare quel grande archivio di dati in una rapida vittoria prima di espandere il programma al resto dell'azienda.

I proprietari di PMI hanno "una sensazione viscerale" su quali dati siano importanti, ed è proprio da quei dati importanti che dovrebbero iniziare. "Impara come utilizzare la BI con quei dati e in questo modo, quando passi ad altri dati a cui non sei abituato, sarai più pronto a utilizzare lo strumento", consiglia Lessard.

L'analista di Gartner Neil Chandler formula una raccomandazione simile (contenuto disponibile per gli abbonati Gartner), dicendo che è una buona idea "condurre almeno una nuova iniziativa di BI e analisi 'quick win' per convalidare la tua strategia di analisi" durante i primi 100 giorni di una BI attuazione del programma.

Suggerimento 5: assicurati che i dati siano puliti

Se i dati che importi nel programma non sono puliti, non otterrai i risultati che stai cercando. E questo può costare molto alla tua implementazione per il supporto dei dipendenti. "Il vecchio principio di spazzatura nella spazzatura è così importante", sostiene Lessard.

Se i dati che entrano nel programma BI sono sporchi e incoerenti, l'obiettivo dell'implementazione sarà invece la pulizia di tali dati.

La tendenza "Keep Calm and" finirà mai? Probabilmente no.

Fortunatamente, per garantire la pulizia dei dati non è necessario saper programmare. Sebbene la frase suoni tecnica, dati puliti significano semplicemente che le tue informazioni sono inserite in un modo che il programma BI sarà in grado di comprendere.

Per esempio? “Le persone inseriranno il testo in un campo data nel loro software CRM, anziché nella data effettiva. Scriveranno "martedì prossimo" e lo strumento BI lo ignorerà", afferma Lessard.

Altre forme di dati "sporchi" sono errori di immissione dei dati (dimenticando il periodo in un importo in dollari, ad esempio) o incongruenze, come valori simili con nomi diversi (ad esempio, un foglio di calcolo che etichetta la retribuzione dei dipendenti come "pagamento", dove un altro chiama esso “busta paga” o “salario”).

E se lo strumento BI lo ignora, i dati non verranno caricati correttamente. Dati puliti, in molti casi, significa immissione corretta dei dati. "Assicurarsi che i tuoi venditori utilizzino il loro CRM in modo coerente è molto più semplice che cercare di pulire i dati in un secondo momento nello strumento BI", afferma Lessard.

Suggerimento 6: l'implementazione è in corso

L'implementazione del software è molto simile al Natale: stressante, impegnativo e dispendioso in termini di tempo, ma alla fine ne vale la pena quando vedi gli sguardi sui volti delle persone.

Inoltre, come il Natale, l'evento vero e proprio è tecnicamente una cosa una tantum, ma lo spirito dietro può (e dovrebbe) durare tutto l'anno. Nel caso dello spirito natalizio, questo significa trovare modi per essere generosi tutto l'anno, come far entrare qualcuno nella tua corsia nel traffico, o non usare un gesto creativo della mano quando qualcuno non ti fa entrare nella sua.

Nel caso dell'implementazione del software, significa essere agili e aperti al cambiamento. Allo stesso modo l'effettivo evento di implementazione richiede che tu sia organizzato e disposto a fare le cose in un modo nuovo, basato sui dati, lo stesso spirito può (e dovrebbe) influenzare il tuo lavoro quotidiano.

Uno dei vantaggi dell'agilità di una PMI è che far rimbalzare un'idea su qualcuno non richiede moduli di richiesta in triplice copia. Quindi, se c'è una metrica che ritieni che la tua attività dovrebbe monitorare, segui il consiglio di Billy Joel e "parla [al tuo supervisore]".

Quando non devi tagliare una burocrazia per ottenere una risposta, sei già un passo avanti rispetto alle imprese.

L'agilità è particolarmente importante per una PMI, afferma Elena Rowell. "Con il modo in cui i dati di una piccola impresa cambiano costantemente, le metriche che sono importanti per te oggi non sono necessariamente le stesse che saranno importanti per te tra sei mesi".

Pertanto, la maggior parte delle PMI si trova in situazioni in cui l'agilità non è solo vantaggiosa, è necessaria.

In definitiva, la business intelligence non è tanto un insieme di strumenti o prodotti acquistati quanto una mentalità e la volontà di migliorare continuamente.

Quali sono i tuoi suggerimenti per un'implementazione di BI di successo?

Il tuo programma software di business intelligence è attivo e funzionante? In tal caso, hai dei suggerimenti per i potenziali acquirenti? Fatelo sapere agli altri lettori nei commenti qui sotto!

Interessato ad altre parti del processo di acquisto di business intelligence? Dai un'occhiata a uno di questi post:

The Dead Philosopher's Guide all'acquisto di software di business intelligence self-service

Quanto costa il software di business intelligence?