6 consigli per ridurre i costi quando si organizza un evento aziendale

Quando si tratta di pianificazione di eventi aziendali, ci sono alcune aree chiave in cui i costi possono aumentare rapidamente. I canoni di locazione della sede sono spesso una delle voci più importanti nel budget e possono essere un importante punto critico per gli organizzatori di eventi. Tuttavia, ci sono alcuni modi per aggirare questo problema e offrire comunque un'esperienza straordinaria agli ospiti.

Con un po' di creatività e pensiero creativo, è possibile offrire un evento aziendale straordinario senza spendere troppo e stupire comunque i tuoi ospiti. Affinché ciò diventi realtà, è importante che gli organizzatori di eventi siano consapevoli di alcune strategie chiave per risparmiare sui costi.

Nelle prossime sezioni, tratteremo alcuni suggerimenti intelligenti su come ridurre queste spese pur offrendo un evento di prim'ordine.

Diventa creativo con la selezione della tua sede

Scegliere un luogo che abbia le proprie attrezzature e strutture e ridurre la necessità di affittare o acquistare il proprio è un modo per spendere meno sui costi totali della sede. Al giorno d'oggi è possibile farlo utilizzando il software di pianificazione di eventi aziendali per aiutare a fare quei confronti diretti tra luoghi diversi.

Come opzione più creativa ed economica, prendi in considerazione l'idea di scegliere un luogo non convenzionale come un'area esterna o un vecchio edificio. Scegliere uno stile di eventi meno standard, come una cena o un picnic può spesso essere affittato a una frazione del prezzo di una tradizionale sala per banchetti o di un centro conferenze. E, con un po' di ingegno, puoi trasformare questi spazi in location per eventi davvero memorabili.

Ovviamente, sii consapevole del tipo di evento che stai pianificando e dell'ambiente che stai cercando di coltivare. Se stai considerando le opzioni all'aperto, tieni d'occhio anche il tempo in quel periodo dell'anno.

Approfitta delle attrezzature e delle strutture

Puoi risparmiare denaro sul tuo evento scegliendo un luogo che abbia le proprie attrezzature e strutture in modo da non dover noleggiare o acquistare un sistema audio, un palco e l'illuminazione separati. Molte località hanno già impostato queste cose, quindi assicurati di chiedere informazioni quando consideri il tuo prossimo posto.

Le aziende possono risparmiare sui costi in vari modi sfruttando le attrezzature e le strutture fornite dal locale, come ad esempio:

• Proiettori e schermi disponibili per le presentazioni
• Disponibilità Wi-Fi, così gli ospiti possono utilizzare i propri dispositivi
• Sconto per l'utilizzo dei loro servizi di ristorazione interni
• Potenziali piani di pagamento per migliorare il flusso di cassa

Cerca partner di sponsorizzazione per aiutare a compensare i costi

Un metodo efficace per ridurre i costi del tuo evento aziendale è cercare partner di sponsorizzazione. Possono aiutare a coprire i costi in cambio della promozione del loro prodotto o marchio. Ciò avvantaggia entrambe le parti perché risparmi denaro mentre ottengono esposizione.

Ci sono alcuni modi per trovare potenziali partner di sponsorizzazione. Per promuovere il tuo evento, considera la possibilità di contattare le aziende che condividono un pubblico di destinazione simile. Ad esempio, se stai organizzando una conferenza sull'energia verde, potresti contattare aziende di pannelli solari o produttori di auto elettriche.

Una volta che hai trovato alcuni potenziali partner, il passo successivo è contattarli e fare un passo. Spiega di cosa tratta il tuo evento e perché il loro marchio sarebbe adatto, comprese le informazioni sui partecipanti al tuo evento e la copertura mediatica. Fornire loro un pacchetto di sponsorizzazione che delinei i vantaggi dell'investimento nel tuo evento, aumenterà sicuramente le tue possibilità di assicurarti il ​​loro supporto.

Ecco alcuni altri esempi di come i partner di sponsorizzazione possono aiutare le aziende a risparmiare sui costi delle conferenze:

• Un'azienda di computer dona laptop da utilizzare durante un seminario di formazione
• Un rivenditore di abbigliamento fornisce buoni regalo da utilizzare come premi per le porte
• Una catena di hotel offre uno sconto per gli ospiti che partecipano a un evento
• Una compagnia aerea offre viaggi scontati per i relatori di una conferenza

Fai un brainstorming su un elenco di possibili partner per contribuire a rendere più incisiva la tua prossima conferenza.

Utilizza la tecnologia per ridurre i costi di stampa e spedizione

Secondo uno studio dell'Environmental Paper Network , la stampa digitale può far risparmiare alle aziende fino al 25% sui costi di stampa complessivi. Inoltre, utilizzando i servizi di spedizione online, le aziende possono ridurre i propri costi fino al 50% con servizi online come UPS e FedEx.

La tecnologia può essere utilizzata anche per ridurre i costi del servizio di ristorazione durante gli eventi aziendali. Quando ordinano cibo e bevande online, le aziende possono usufruire di sconti all'ingrosso e offerte di spedizione gratuita. Con l'utilizzo di app mobili per gestire gli ordini e i pagamenti, le aziende possono evitare costosi errori che spesso possono verificarsi quando si tratta di metodi tradizionali basati su carta.

Crea un tema o decora in un modo unico ma conveniente

Modellare il tuo evento aziendale attorno a un unico tema conveniente può dargli un tocco unico. Ad esempio, puoi selezionare l'oro e il bianco come colori e usarli in tutto l'arredamento; questo potrebbe includere l'affitto di tovaglie e tovaglioli completamente bianchi con accenti dorati. Questo sembra ancora di classe evitando i costi aggiuntivi che possono essere associati a colori più unici.

Puoi anche risparmiare denaro sulle decorazioni realizzando tu stesso alcuni elementi, come centrotavola usando barattoli di vetro, fiori finti e nastri. Quando si organizzano più eventi in un anno, potrebbe essere più economico noleggiare le decorazioni invece di acquistarle tutte in una volta.

Usa i social media per promuovere il tuo evento e risparmiare sui costi di marketing

Utilizzando piattaforme come Facebook, TikTok, Twitter e Instagram, puoi raggiungere un vasto pubblico a costi minimi o nulli, dandoti un vantaggio creando pagine di eventi, pubblicando aggiornamenti e interagendo con potenziali ospiti.

Quando promuovi un evento aziendale, ti consigliamo di assicurarti che i tuoi post sui social media siano professionali e in linea con il marchio. Così puoi creare una pagina evento sul sito web della tua azienda, condividerla sulle tue piattaforme di social media e utilizzare gli hashtag giusti per raggiungere un pubblico più ampio per promuovere eventuali offerte speciali o sconti che potresti offrire.

Infine, sono un'opzione per eseguire promozioni e concorsi. Offrire sconti agli ospiti che condividono la pagina del tuo evento sui propri profili sui social media, o organizzare un concorso in cui il premio è biglietti gratuiti per il tuo evento sono ottime foto da provare quando si utilizzano questi canali.