Come pianificare i dipendenti in modo efficace: 3 suggerimenti per aumentare la produttività e le vendite

Costantemente destreggiarsi tra personale appropriato e budget snelli? Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a programmare i dipendenti in modo efficace.

La pianificazione dei dipendenti è una sfida chiave non solo per il settore della vendita al dettaglio, ma anche per altri settori dei servizi come l'ospitalità, la logistica, l'assistenza sanitaria e la ristorazione. Da un lato, le aziende devono garantire personale adeguato per gestire la corsa dei clienti. D'altra parte, la pianificazione instabile e imprevedibile devasta l'equilibrio tra lavoro e vita privata dei dipendenti.

Spesso, i dipendenti di turno sono tenuti a lavorare su turni variabili ogni settimana. Raramente hanno un controllo sui loro programmi e in genere imparano i loro programmi solo con qualche giorno di anticipo. Sebbene varie aziende utilizzino nomi diversi per tali pratiche di pianificazione, sono ampiamente conosciute come pianificazione just-in-time o pianificazione incentrata sul cliente.

Di recente, Lowe ha adottato un sistema di pianificazione incentrato sul cliente per garantire che i turni dei dipendenti rispecchino il traffico del negozio. Sebbene in teoria il sistema suoni bene per le aziende, in realtà limita il numero di giorni di ferie consecutivi per i dipendenti, nonché la visibilità e la flessibilità sulla pianificazione. Il cambiamento ha comportato una minore prevedibilità nella vita dei dipendenti e ha influito negativamente sul loro equilibrio tra lavoro e vita privata, riducendo alla fine il morale della forza lavoro.

Mentre la saggezza convenzionale impone che la pianificazione instabile sia la norma negli ambienti aziendali snelli di oggi, valori anomali come Nando's e The Gap Inc. mostrano che la pianificazione stabile non solo è fattibile, ma può anche aiutare a migliorare le vendite e la produttività. E abbiamo tre suggerimenti per aiutarti a implementarlo nella tua attività.

3 tecniche di pianificazione dei dipendenti che la tua azienda dovrebbe utilizzare

Suggerimento n. 1: offri ai dipendenti una migliore visibilità sui loro programmi

Immagina questo: Adam lavora al registratore di cassa di un negozio di abbigliamento. Le vacanze stanno arrivando e lui vuole programmare dei giorni liberi con la sua famiglia. Tuttavia, le vacanze sono anche il periodo più affollato dell'anno per il negozio e non ha idea di quali giorni o turni lavorerà la prossima settimana. In tali situazioni, è probabile che la mancanza di visibilità del programma renda Adam e i dipendenti come lui un po' delusi, se non frustrati e/o disimpegnati.

Trascina e rilascia la pianificazione in Findmyshift (Source)

Per i datori di lavoro, un modo semplice per evitare tali situazioni è preparare i turni in anticipo, su calendari cartacei o registri delle presenze. Ancora meglio, tuttavia, è utilizzare il software di pianificazione dei dipendenti per creare e condividere programmi di lavoro, nonché inviare promemoria ai dipendenti prima di ogni turno.

Suggerimento n. 2: dai ai dipendenti la flessibilità di scambiare i turni

Il mese scorso, la scuola della figlia di Adam ha tenuto una conferenza genitori-insegnanti un sabato mattina. Ma Adam aveva un turno mattutino, quindi ha chiamato il suo manager per chiedere un cambio. Il manager ha finito per passare tre ore cercando di trovare un altro dipendente per scambiare il turno con Adam e comunicare i cambiamenti a tutti gli interessati.

Approvazione sostituzione in CakeHR (CakeHR)

Questa è un'altra situazione che può essere evitata con l'aiuto del software di pianificazione dei dipendenti, che rende il processo di scambio e scambio dei turni molto più semplice per i dipendenti. Nel nostro esempio, Adam può inserire il turno per la sostituzione direttamente nel sistema software e qualsiasi collaboratore disponibile può rivendicarlo. Il cambiamento è immediato e visibile a tutti i soggetti coinvolti.

In un esperimento al Gap, circa il 50% delle richieste pubblicate da uno a tre giorni in anticipo in un'app per smartphone per lo scambio di turni ha trovato acquirenti e il 62% dei dipendenti orari part-time che hanno utilizzato l'app ha riferito di pubblicare o ritirare i turni. Complessivamente, il 95% dei dipendenti partecipanti ha convenuto che l'app ha semplificato l'adeguamento degli orari di lavoro per soddisfare le proprie esigenze.

Suggerimento n. 3: valutare le esigenze di personale ed evitare il superamento dei costi

Continuando con il nostro esempio, diciamo che per questo mese Adam è di guardia il lunedì e il mercoledì. Ciò significa che dovrebbe essere disponibile a lavorare su avviso di chiamata e non può programmare alcun impegno personale per quei giorni. Tuttavia, se non viene chiamato, non viene pagato per quel giorno, nonostante abbia bloccato il suo tempo libero per possibilità di lavoro.

Dashboard Analytics in ShopKeep (Fonte)

L'imprevedibilità della programmazione del servizio di guardia rende difficile per i dipendenti fare affidamento su un lavoro garantito, un certo livello di reddito o persino ottenere un secondo lavoro per integrare il proprio reddito. Nel 2016, le autorità di regolamentazione hanno costretto Aeropostale, Vans, Forever 21, American Eagle Outfitters e pochi altri rivenditori a rivedere e modificare le loro pratiche di programmazione dei servizi di guardia.

Con strumenti come il software per la gestione della vendita al dettaglio e il software per i punti vendita, i datori di lavoro possono valutare meglio le proprie esigenze di personale ed evitare la necessità di orari di chiamata. Le funzionalità di reporting in tali strumenti possono aiutare i datori di lavoro ad analizzare i dati storici e identificare i giorni/le ore che registrano la maggior parte del traffico dei clienti.

Con questa conoscenza, i datori di lavoro possono prendere decisioni migliori sulla pianificazione e sul budget. Possono offrire ai dipendenti l'affidabilità e la flessibilità di cui hanno bisogno evitando i sovraccarichi dei costi associati ai turni extra.

Passaggi successivi: come trovare il software giusto per la tua azienda

Ora che sai come il software può aiutarti a semplificare la pianificazione dei dipendenti e a renderla più efficiente ed efficace, puoi iniziare a esplorare le soluzioni sul mercato. Tuttavia, ci sono alcune considerazioni di cui dovresti essere a conoscenza:

• Tieni a mente le dimensioni e il tipo della tua attività: le esigenze di pianificazione di un ristorante con 10 dipendenti saranno drasticamente diverse da un supermercato con 50 dipendenti. Innanzitutto, conosci esattamente cosa vuoi che il software faccia per te e quante persone lo utilizzeranno, quindi inizia a esplorare gli strumenti sul mercato.
• Dedica un budget per lo strumento: come imprenditore o datore di lavoro, c'è solo una certa somma di denaro che puoi risparmiare per uno strumento. Per una piccola impresa, questo potrebbe essere di poche centinaia di dollari al mese, mentre per una grande impresa potrebbe essere di poche migliaia di dollari. Dedica l'importo che sei a tuo agio a spendere su uno strumento di pianificazione e guarda le opzioni solo all'interno di quel budget.
• Ripensa alle tue esigenze: mentre potresti sicuramente optare per un software di pianificazione dei dipendenti per soddisfare le tue esigenze di pianificazione, altri strumenti come il software di gestione della vendita al dettaglio e il software per punti vendita possono aiutarti a fare molto di più della pianificazione. Aziende specializzate come saloni e minimarket possono anche esplorare strumenti progettati specificamente per la loro nicchia.

Nota: le applicazioni selezionate in questo articolo sono esempi per mostrare una funzionalità nel contesto e non sono intese come approvazioni o consigli. Sono stati ottenuti da fonti ritenute affidabili al momento della pubblicazione.