In che modo il monitoraggio del tempo di lavoro consente di risparmiare denaro?

Abbiamo tutti sentito l'espressione “Il tempo è denaro”, ma di quanti soldi stiamo parlando esattamente?
In questo post del blog, parleremo di quanto denaro il monitoraggio del tempo può farti risparmiare in base alla ricerca, nonché di come esattamente ti fa risparmiare denaro. Forniremo anche suggerimenti per monitorare il tempo nel modo più efficace possibile.

Quanti soldi può farti risparmiare il monitoraggio del tempo?

Secondo uno studio condotto da AffinityLive, pubblicato su Harvard Business Review, lavorare in modo inefficace costa all'economia statunitense oltre 50 milioni di ore perse, il che significa perdere circa 7,4 miliardi di dollari al giorno .
Afferma inoltre che "il passaggio dagli aggiornamenti settimanali (o peggiori) della scheda attività a quelli giornalieri (o migliori) recupererebbe $ 52.000 per professionista, all'anno in tempo fatturabile".

Per mettere le cose in prospettiva, ecco cosa potresti comprare con i $ 52.000 extra (se non fossero andati con il vento):

• 50 iPhone 12 Pro
• Un soggiorno di 2 notti in una Royal Suite presso l'hotel Burj Al Arab a Dubai
• Un diamante da 3 carati
• Una casa o un appartamento (le dimensioni dipendono dalla posizione)
• Tasse universitarie di un anno all'Università di Harvard

E dopo aver acquistato qualcosa da questo elenco, ne avresti ancora un paio di migliaia da risparmiare.
Penso che siamo tutti d'accordo sul fatto che si tratta di un sacco di soldi, che non dovrebbero essere sprecati così.

Come il monitoraggio del tempo ti fa risparmiare denaro

Il software di monitoraggio del tempo consente di risparmiare denaro in vari modi, soprattutto se scegli un'app di alta qualità e completamente gratuita, come Clockify. Ecco come:

• Hai dati reali davanti a te, invece di stime. Non è un'idea stellare fare affidamento su congetture quando si tratta di affari.
  Quando si tiene traccia del tempo, si ha un'idea di tutto ciò che sta accadendo, comprese tutte le attività e il tempo impiegato per completarle. Anche se devi fare una stima (per un grande progetto futuro, ad esempio), avrai molti dati su cui fare affidamento e fare un'ipotesi il più accurata possibile.
  Sarai anche in grado di dire se c'è un progetto particolare che spreca le risorse dell'azienda: quando monitori il tempo, puoi vedere esattamente dove stanno andando i tuoi soldi. Questo ci porta al punto successivo...
• Facilita la fatturazione e l'elaborazione dei dati accurati per le buste paga e le fatture poiché è presente una registrazione di tutte le ore fatturabili e non fatturabili.
• Evita problemi legali. Parlando di dati sui salari, nel 2013 l'IRS ha emesso sanzioni per 4,5 miliardi di dollari relative alle tasse sui salari. Il monitoraggio del tempo ridurrà il rischio di far parte di una statistica simile.
• Aumenta la produttività. Aiuta a concentrarsi e a mantenere dritte le priorità, oltre a ridurre al minimo il lavoro inattivo.
  Previene anche il superlavoro. E quando qualcuno è ben riposato, è molto più probabile che si comporti bene e sia più efficiente.
• Fa risparmiare tempo , rispetto ai sistemi di rilevazione presenze obsoleti. In confronto tra i due, c'è anche meno spazio per l'errore umano.
• Il monitoraggio digitale del tempo significa non sprecare risorse ambientali come la carta né denaro aggiuntivo per rifornirle una volta che sono state tutte utilizzate. Lo sapevi che, secondo la University of South Indiana, negli Stati Uniti vengono lanciati circa 1 miliardo di alberi di carta ogni anno? Utilizzare un software di monitoraggio del tempo significa risparmiare non solo i tuoi soldi ma anche gli alberi.

Suggerimenti per un monitoraggio efficace del tempo

Ecco alcuni suggerimenti per tenere traccia del tempo in modo efficace e, di conseguenza, risparmiare denaro:

Tieni traccia del tempo ogni giorno

Lo studio di AffinityLive afferma che “secondo l'Ebbinghaus Forgetting Curve, gli esseri umani conservano solo il 23% di ciò che imparano dopo sei giorni. Ciò significa che è impossibile essere completamente accurati con il tuo foglio presenze se lo stai completando solo una volta alla settimana".

Ecco perché è meglio tenere traccia del tempo ogni giorno, poiché una frequenza più elevata si traduce in una migliore precisione.

Sii coerente

È importante tenere traccia del tempo in modo coerente per un periodo più lungo, così come monitorarlo regolarmente. Devi attenerti ad esso affinché sia ​​efficace!

Inoltre, assicurati che ci sia coerenza in termini di tempo di monitoraggio di tutti sulla stessa piattaforma, in modo da poter avere tutti i dati in un unico posto.

Rendi il monitoraggio del tempo facile e veloce

"Abbiamo scoperto, non sorprende, che il motivo principale per cui i professionisti hanno cattive abitudini di monitoraggio del tempo è che è ingombrante da fare", afferma lo studio di AffinityLive.
Una regola generale è che più è complicato, è meno probabile che le persone lo facciano.

Ecco perché dovresti optare per un software di monitoraggio del tempo che non richieda molto tempo durante la giornata e non richieda molto sforzo.

Il monitoraggio automatico è un'ottima opzione: l'unica cosa che devi fare è fare clic su un pulsante per avviare la registrazione. Puoi anche impostare un promemoria per assicurarti di non dimenticare di iniziare il monitoraggio.

Puoi anche utilizzare schede attività in cui aggiungi manualmente attività (di solito alla fine della giornata lavorativa) se si adatta meglio alle esigenze della tua azienda. Hanno un'interfaccia facile da usare e intuitiva e sono anche facili da usare.

Dare istruzioni chiare

Facendo seguito a quanto appena detto, è molto importante fornire istruzioni chiare e semplici quando si introduce un nuovo software. Altrimenti, può essere stressante, soprattutto per le persone meno esperte di tecnologia.
Dovrebbero essere discusse anche le aspettative, ad esempio il carico di lavoro giornaliero previsto o se è necessario organizzare le attività in un certo modo.

Intorno al tempo

Sebbene sia importante tenere traccia del tempo in modo accurato, spesso non è necessario un livello di precisione estremamente elevato; preoccuparsi di rintracciare ogni minuto fino a un tee può causare stress inutile e fare più male che bene. Il tempo viene solitamente arrotondato ai 5, 10 o 15 minuti più vicini.
Inoltre, non è necessario tenere traccia di cose come le pause per il bagno o andare in cucina a fare uno spuntino.

Se ti chiedi se l'arrotondamento del tempo è legale, sì, lo è, purché sia ​​eseguito correttamente.

Conclusione

Non possiamo dirti le cifre esatte che la tua azienda può salvare in quanto dipende da molti fattori, come le dimensioni e il numero di dipendenti. Tuttavia, con tutto ciò che abbiamo menzionato in mente, potrebbe essere più facile calcolare come puoi tagliare i costi e/o apportare modifiche al tuo budget e rendere la tua azienda più redditizia.
Affinché il monitoraggio del tempo sia efficace, è meglio farlo quotidianamente e in modo coerente e scegliere il software giusto che si adatti perfettamente alle esigenze della tua azienda.