I vantaggi dell'utilizzo di un rilevatore di tempo in un team remoto

La mia amica una volta mi ha detto che, quando il suo team lavorava per un breve periodo da casa, il suo capo non credeva che lavorassero davvero. Anche se la squadra svolgeva il proprio lavoro nello stesso modo in cui svolgeva un ufficio, il suo datore di lavoro era diffidente. Così, sono presto tornati in ufficio. Devo dire che non hanno tenuto traccia del tempo mentre lavoravano da casa.

Perché importa? Bene, quando i dipendenti remoti registrano le loro ore, hanno la prova del loro lavoro, quindi è più facile creare fiducia tra datori di lavoro e lavoratori. A parte un problema di fiducia, ci sono altri modi in cui l'utilizzo di un rilevatore di tempo in un team remoto è significativo.

In questo articolo, tratteremo i vantaggi del monitoraggio del tempo per i team remoti e ti mostreremo come il monitoraggio del tempo in un team remoto può funzionare in pratica.

Quali sono i vantaggi del monitoraggio del tempo dei dipendenti per i team remoti?

Prima di iniziare a esplorare i motivi principali per cui i dipendenti remoti dovrebbero iniziare a monitorare il tempo, ricordiamo solo cosa comprende il lavoro a distanza. I dipendenti remoti sono coloro che:

• lavoro da casa,
• lavorare da spazi di coworking, bar o altri luoghi che non siano uffici,
• lavoro da varie località, ma occasionalmente vieni in ufficio,
• a volte hanno orari di lavoro flessibili.

Ora, ecco i vantaggi del monitoraggio del tempo dei dipendenti per i team remoti.

Fatturazione e buste paga accurate

Quando i dipendenti remoti lavorano su diversi progetti e per numerosi clienti, è importante tenere traccia di ogni ora che trascorrono su ciascun progetto. Inoltre, i lavoratori devono separare le ore fatturabili dalle ore non fatturabili, cosa che puoi fare con uno strumento di monitoraggio del tempo come Clockify. Questo instradamento renderà la fatturazione ai clienti molto più semplice.

Come puoi vedere di seguito, il primo ingresso non è fatturabile, mentre gli altri sono contrassegnati come fatturabili. Qui, l'attività denominata "Aggiornamento portafoglio" non è assegnata a un progetto particolare, il che potrebbe significare che non è un'attività eseguita per un cliente. Pertanto, non è fatturabile.

Fonte: Come calcolare le ore fatturabili

Con l'aiuto di uno strumento di monitoraggio del tempo, un team remoto sarà in grado di tenere traccia di tutte le ore fatturabili per i diversi clienti. Di conseguenza, la registrazione del tempo eviterà errori di calcolo e garantirà che le fatture vengano eseguite correttamente.

A parte gli scopi di fatturazione, la registrazione del tempo garantisce che i dipendenti ricevano stipendi accurati. Utilizzando un rilevatore di tempo, i lavoratori remoti annotano su quali progetti hanno lavorato e per quanto tempo. Avendo dati di lavoro così precisi, i datori di lavoro non saranno in grado di sottopagare o pagare in eccesso i loro lavoratori a distanza. Inoltre, i manager possono anche verificare se qualcuno ha gli straordinari.

Efficace gestione del progetto

Quando lavorano in remoto, i team manager potrebbero avere difficoltà a dire chi si occupa attualmente di quale progetto all'interno del team. Ma se tutti i membri di un team registrano le proprie ore e inseriscono i dettagli sulle attività e sui progetti, la trasparenza del lavoro sarà molto più chiara. Quindi, se ci sono alcuni lavoratori sopraffatti, i manager dovrebbero considerare di allocare i compiti in modo diverso.

Inoltre, il tempo di monitoraggio aiuterà i leader a tenere d'occhio lo stato di un progetto. Ad esempio, supponiamo che tu e il tuo team abbiate stimato che il completamento del progetto ABC richiederà 163 ore. Ormai, i tuoi dipendenti remoti hanno tracciato circa 14 ore di lavoro. Quindi, sei ancora all'inizio perché hai altre 149 ore per terminare il progetto. Oppure, se preferisci le percentuali, hai completato circa l'8% del lavoro, che puoi vedere di seguito.

Un esempio di stato del progetto in Clockify

Questo è il modo perfetto per sapere se ci saranno potenziali ritardi e prevenire questi problemi, se possibile. Inoltre, puoi monitorare i progressi di ogni team remoto che lavora su un progetto. Nell'esempio sopra, possiamo vedere che i team di progettazione e QA sono stati finora abbastanza efficaci.

Fiducia sul posto di lavoro a distanza

Come possono i superiori sapere che i loro dipendenti remoti stanno lavorando? L'elemento più cruciale qui è la fiducia, e stiamo parlando di fiducia e rispetto reciproci tra lavoratori e dirigenti o datori di lavoro. Il monitoraggio del tempo gioca un ruolo fondamentale nel creare fiducia in un ambiente di lavoro remoto.

Pensa al cronometro come a un collante che collega dipendenti e superiori. I lavoratori hanno la responsabilità di registrare le proprie ore ogni giorno e dimostrare di essere affidabili. D'altra parte, datori di lavoro e manager devono fidarsi e accettare i dati delle schede attività dei dipendenti come prova del loro lavoro a distanza.

Libertà di scegliere uno stile di vita di lavoro a distanza

Alcuni dipendenti hanno l'abitudine di lavorare a distanza di cambiare la propria sede di lavoro. Oltre al loro ufficio a casa, i lavoratori remoti svolgono le loro attività anche da spazi di coworking, bar o biblioteche. Questa è la libertà che deriva dal lavoro a distanza.

Diciamo che oggi hai iniziato la tua giornata lavorativa a casa, ma dopo due ore avevi bisogno di un cambio di scenario. Sei andato in una biblioteca e ci sei rimasto per altre tre ore. Ora, per tenere traccia di tutti i compiti che hai svolto a casa e in biblioteca, dovresti iniziare a registrare il tempo. Alcuni strumenti di monitoraggio del tempo, come Clockify, hanno la possibilità di sincronizzare i dati su diversi dispositivi, come telefoni cellulari, laptop e così via.

Fonte: software gratuito per lavoro a distanza e team

Se è più conveniente per te, puoi monitorare le ore della tua biblioteca sul telefono, ma le ore del tuo ufficio a casa sul tuo laptop. Un time tracker assicurerà che tutte le ore registrate vengano salvate e sincronizzate, indipendentemente dal luogo di lavoro e dai dispositivi che utilizzi.

Migliore comunicazione e collaborazione

Un time tracker può facilitare la comunicazione e la collaborazione nei team remoti. Ecco come: i dipendenti del telelavoro entrano all'inizio della giornata lavorativa, il che mostra ai colleghi che stanno attualmente lavorando. Quindi, è più facile chiarire chi è disponibile per riunioni o chat. Nello screenshot qui sotto, possiamo vedere che Austin e Karen stanno lavorando al momento perché il loro tempo tracciato è "In corso".

Ciò è particolarmente pratico per i team i cui membri provengono da diversi continenti o anche da diversi fusi orari. Quando i dipendenti sanno chi è attualmente in servizio, possono contattare quei lavoratori se hanno un problema o hanno bisogno di aiuto.

Parlando di fusi orari, Clockify ti consente di tenere traccia del tempo indipendentemente dal tuo fuso orario. Ad esempio, lavori da Parigi (UTC/GMT +2 ore) e il tuo manager è a Sydney (UTC/GMT +10 ore). Anche se ti trovi in ​​fusi orari diversi, quando il tuo superiore valuterà i tuoi fogli presenze, vedrà questi rapporti nel fuso orario di Sydney.

Una migliore comprensione della disponibilità dei dipendenti migliora sia la comunicazione remota che la collaborazione.

Aumento della produttività e delle prestazioni dei dipendenti

I membri del team remoto non condividono lo stesso spazio fisico. Quindi, misurare l'efficacia dei lavoratori può essere una parte difficile. Il modo pratico in cui i manager possono esaminare le prestazioni e la produttività dei dipendenti consiste nell'analizzare le ore registrate dei dipendenti, nonché altri dettagli, come le descrizioni delle attività e la quantità di tempo speso per un progetto. Pertanto, il monitoraggio del tempo può aiutare a garantire che tutto funzioni senza intoppi e che i dipendenti remoti siano in grado di completare i progetti in tempo.

Oltre ai leader, il monitoraggio del tempo è utile anche per i lavoratori. I dipendenti possono scoprire come trascorrono il loro tempo durante la giornata, quanto sono produttivi e quali app utilizzano di più.

Questo è un esempio della sequenza temporale della produttività, un'utile opzione offerta da Clockify, che ti mostra quanto tempo dedichi a lavorare in diverse app. Per provare questa funzione, dovrai utilizzare un rilevatore di tempo automatico. Assicurati che questa sequenza temporale mostri solo le attività di durata superiore a 10 minuti. Come puoi vedere dallo screenshot, questo utente ha tracciato tre ore in Google Docs. Se l'utente è uno scrittore di contenuti, questo è un buon punteggio perché mostra che ha scritto per tre ore (supponiamo che non sia stato fastidioso fissare una pagina vuota). Il segno più sul lato destro della pagina ti consente di aggiungere le voci di tempo che desideri. Ad esempio, qui sono state aggiunte tutte le voci temporali tranne Excel.

Responsabilità migliorata

In che modo il monitoraggio del tempo aiuta i dipendenti a ritenersi responsabili delle proprie prestazioni? Bene, sapere che devono registrare le loro ore rende i lavoratori consapevoli che un orologio sta ticchettando. Quindi, è più probabile che i dipendenti facciano del loro meglio per completare i propri compiti prima della scadenza. Di conseguenza, i lavoratori mostreranno quanto sono responsabili. Una volta che tutti i membri del team dimostreranno la loro responsabilità, seguirà anche la creazione di un rapporto di fiducia tra i lavoratori.

In che modo i manager possono monitorare i dipendenti remoti?

I leader a distanza non dovrebbero comportarsi come il Grande Fratello, vegliare sui lavoratori e analizzare ogni passo che fanno durante l'orario di lavoro. In questo modo, i manager cancellano ogni traccia di fiducia tra loro e i loro dipendenti.

Invece, i leader e i datori di lavoro dovrebbero trovare l'approccio giusto per tenere traccia del tempo che i dipendenti trascorrono a svolgere le loro attività in remoto. Ecco alcuni passaggi significativi che i superiori possono intraprendere per monitorare i lavoratori remoti.

Passaggio 1: crea una linea guida per il monitoraggio del tempo

Per garantire che i lavoratori remoti traccino correttamente il loro tempo, i datori di lavoro o i manager dovrebbero creare una linea guida per il monitoraggio del tempo. Anche se la tua azienda utilizza una semplice app di monitoraggio del tempo, considera la possibilità di creare un manuale del genere per la registrazione del tempo. Ecco cosa deve coprire una linea guida:

• Quali attività o progetti devono monitorare i dipendenti?
• I dipendenti dovrebbero classificare le loro voci di tempo?
• In che modo i dipendenti dovrebbero tenere traccia del loro tempo (manualmente, con un timer, inserendo le ore in un foglio presenze)? Se tutte le opzioni sono disponibili, informa i lavoratori.
• Con quale frequenza i dipendenti devono registrare il proprio tempo (ogni giorno o una volta alla settimana)?

Inoltre, è importante chiarire quanto dovrebbero essere dettagliate queste voci di tempo. Ad esempio, se va bene se i dipendenti descrivono le loro attività come "Post del blog" o "Scrivere il post del blog 'Come gestire i team remoti'".

Avere una tale linea guida non lascia spazio a malintesi. I dipendenti sapranno esattamente come registrare le proprie ore, con quale frequenza e quanto dettagliati devono essere. Inoltre, non si sentiranno come se la loro privacy fosse invasa durante l'orario di lavoro.

Passaggio 2: chiedi aggiornamenti al tuo team

Come già accennato, mantenere una comunicazione efficace tra i membri del team è fondamentale quando si lavora in remoto. Per rimanere in contatto con i dipendenti remoti, i manager dovrebbero organizzare riunioni regolari e chiedere aggiornamenti ai membri del proprio team.

Ottenere aggiornamenti da tutti i lavoratori aiuterà i leader a scoprire su cosa sta lavorando ogni membro del team e se ci sono problemi con i progetti. Quindi, i manager saranno in grado di fare stime realistiche del progetto.

Ora, la frequenza di queste riunioni dipende dal lavoro svolto dal tuo team. A volte, avrai bisogno di aggiornamenti una o due volte al giorno, altre volte sarai bravo con una riunione settimanale.

Passaggio 3: imposta le scadenze

A parte gli aggiornamenti che ricevi dal team, un altro modo per assicurarti che tutti siano sulla stessa pagina è fissare scadenze per tutte le attività. Che piacciano o meno, le scadenze portano la struttura in una routine di lavoro a distanza. Naturalmente, vale la pena notare che queste scadenze devono essere realistiche.

Una volta che i dipendenti ottengono nuovi incarichi, seguiti dagli orari di inizio e fine, saranno in grado di organizzare il proprio lavoro di conseguenza. Inoltre, quando i lavoratori del telelavoro hanno fissato delle scadenze, è più probabile che si ritengano responsabili di questi compiti. Inoltre, avere abbastanza tempo per un'attività aiuta i lavoratori a essere meno stressati e più produttivi.

In che modo i lavoratori remoti possono monitorare le loro ore?

Abbiamo spiegato come i leader remoti possono tracciare i propri dipendenti, ma ecco alcuni suggerimenti per i lavoratori del telelavoro.

Tieni traccia sia dell'orario di lavoro che delle distrazioni

Come accennato, i dipendenti remoti dovrebbero seguire una linea guida per il monitoraggio del tempo durante il monitoraggio del tempo in cui lavorano da remoto. Ma, oltre a registrare le ore che trascorri a lavorare sulle attività, puoi anche tenere traccia delle distrazioni. Questo è particolarmente importante per quelli di voi che lavorano da casa poiché le distrazioni sono una delle sfide più comuni dei lavoratori a distanza.

Quindi, ogni volta che qualcuno ti interrompe, assicurati di annotare il tempo che hai perso in quella distrazione. Alla fine della giornata, avrai un'idea migliore di quanto tempo hai dedicato ai tuoi compiti e quanto tempo hai perso in distrazioni. Inoltre, puoi anche scrivere il tempo che hai trascorso alle riunioni, se hai riunioni frequenti.

Tieni traccia del tempo per scoprire in che modo le diverse località influiscono sul tuo lavoro

Ora, se sei uno di quei lavoratori che sfruttano uno stile di vita a distanza cambiando sede di lavoro, questo consiglio è per te. Il monitoraggio del tempo può aiutarti a capire quali posizioni si adattano a particolari tipi di attività.

Ecco come funziona. Diciamo che il tuo compito è scrivere una struttura del blog. Quindi, tieni traccia del tempo necessario per completare questa attività quando lavori da casa. Inoltre, misura quanto tempo ci vuole per completare questa attività in ufficio. Quindi, confronta semplicemente i risultati. Se sei più produttivo con questo compito a casa, assicurati di non lasciare questo compito per il giorno in cui sei in ufficio.

Annotando le voci di tempo per ogni attività durante il giorno o una settimana, ti renderai presto conto di quanto carico di lavoro puoi fare a casa rispetto all'ufficio/al bar. Pertanto, sarai in grado di creare un programma di lavoro a distanza che si adatta meglio alle tue esigenze.

Conclusione

Il monitoraggio del tempo quando si lavora in remoto assicurerà che tutto vada a posto. Con un time tracker, i team remoti gestiranno i loro progetti in modo più efficace e addebiteranno correttamente i loro clienti. Oltre ai progetti, la registrazione del tempo aiuterà anche i dipendenti a comunicare e collaborare facilmente tra loro perché i lavoratori faranno sapere agli altri quando sono in orario. Lavorare in un tale ambiente avrà un impatto positivo sulla creazione di fiducia all'interno di un team remoto.

Per monitorare i dipendenti remoti, i manager dovrebbero creare una linea guida per il monitoraggio del tempo per tutti i lavoratori. Inoltre, i leader dovrebbero sempre chiedere ai loro team aggiornamenti regolari e fissare scadenze per tutte le attività.

Per quanto riguarda i lavoratori del telelavoro, un rilevatore di tempo non solo mostrerà loro come trascorrono le ore di lavoro, ma anche quanto spesso si distraggono. Inoltre, durante il monitoraggio del tempo, i dipendenti remoti impareranno come le varie sedi influenzano i loro livelli di produttività.