17 Semplici suggerimenti per risparmiare tempo

Qualche anno fa ho visto una foto che è circolata sui social media che diceva “Hai lo stesso numero di ore in un giorno di Beyonce”.

Sebbene ciò sia motivante, è solo parzialmente vero: sì, anche le persone di maggior successo al mondo hanno solo 24 ore al giorno, ma trascura il fatto che quelle persone non devono dedicare il loro tempo a cose come fare il bucato o in attesa di un autobus.
Anche se non abbiamo l'intero team di professionisti che lavora per noi come loro, ci sono cose che possiamo fare per risparmiare tempo.

In questo articolo, esamineremo 17 suggerimenti per risparmiare tempo che ti aiuteranno a spendere più delle tue risorse più preziose per cose che contano per te.

1. Tieni traccia del tuo tempo

Prima di entrare in uno qualsiasi dei suggerimenti di cui parleremo, come punto di partenza, è importante sapere esattamente su cosa stai trascorrendo il tuo tempo. Il modo più semplice per farlo è tenere traccia del tuo tempo.

Puoi farlo usando carta e penna o in un foglio di calcolo, ma è molto meno dispendioso in termini di tempo utilizzare un'app di monitoraggio del tempo. L'uso di un'app ti consentirà di vedere tutti i dati in modo organizzato in modo da poter analizzare come trascorri il tuo tempo.
C'è qualcosa su cui dovresti dedicare più/meno tempo? Riesci a organizzare il tuo tempo in modo più efficace? Quali modifiche puoi apportare al tuo programma in modo che si adatti meglio alle tue esigenze?

2. Sviluppa abilità di gestione del tempo

Qualunque cosa tu faccia, essere bravo a gestire il tempo è importante. Ti aiuta a fare di più in meno tempo, a raggiungere i tuoi obiettivi e ad essere meno stressato.
Dovresti sapere come impostare correttamente gli obiettivi, stabilire le priorità, concentrarti, pianificare in modo efficace e organizzare il tuo tempo.

Non procrastinare è un modo semplice per risparmiare tempo.
Cerca di iniziare a lavorare su un'attività il prima possibile. È più facile lavorare su qualcosa un po' ogni giorno che aspettare l'ultimo minuto e stressarti.

Sono un procrastinatore per natura, ma mi rifiuto anche di lavorare di notte invece di dormire. Inoltre, non posso lavorare sotto troppa pressione perché non riesco a gestire bene lo stress e comincio a farmi prendere dal panico.
La soluzione che ho trovato è di ingannare me stesso per essere organizzato. Lo faccio facendone un gioco. Se riesco a svolgere un compito in X lasso di tempo, mi ricompenserò. Ho anche un sistema a punti (a seconda di quanto sono soddisfatto del mio lavoro; ottengo anche punti extra se arrivo in anticipo). Più punti ottengo, più grande sarà la mia ricompensa. La gestione del tempo non deve essere seria e noiosa.

3. Fai un grande compito prima di pranzo

La nostra attenzione non è la stessa per tutto il giorno. È meglio al mattino quando la nostra mente è ancora fresca e ben riposata. Dovresti usare questo tempo per lavorare sul compito più grande e difficile della giornata: ti concentrerai più facilmente e ci vorrà meno tempo per portarlo a termine.

Portare a termine il compito più grande entro le prime ore della giornata lavorativa ti darà un senso di realizzazione e ti motiverà a essere produttivo per il resto della giornata.

4. Scopri quando sei il più produttivo e crea un programma attorno ad esso

Alcune persone preferiscono svegliarsi presto e sono le più produttive al mattino. Altri funzionano meglio di notte. Scopri se sei un mattiniero o un nottambulo, o forse un piccione diurno a cui piace svegliarsi e andare a letto a un'ora ragionevole.

Crea un programma che si adatti al tuo ritmo naturale; se sei un nottambulo, svegliarti alle 5 del mattino ti renderà solo scontroso e meno efficiente. Allo stesso modo, se sei una persona mattiniera, non sarai in grado di realizzare nulla a tarda notte.
Assicurati che 1) il tuo programma funzioni per te e 2) che stai dormendo abbastanza.

5. Approfitta della tecnologia

Uno dei vantaggi di vivere nel 21° secolo è che puoi fare molte cose comodamente da casa tua, usando Internet.

Approfittane. Paga le bollette online invece di andare in banca o all'ufficio postale (eviterai anche di aspettare in coda) o addirittura automatizzarlo.
Puoi anche fare acquisti e, in molti casi, lavorare online. Non solo fa risparmiare tempo, ma è anche molto più sicuro durante la situazione in cui ci troviamo.

Ci sono molte app che ti semplificano la vita e ti aiutano a essere più veloce e produttivo. Qualunque cosa tu abbia bisogno, probabilmente c'è un'app per questo, dalle app di cose da fare e di calendario a una varietà di app di automazione.

6. Uccidi due piccioni con una fava

Sappiamo tutti che il multitasking non è un'idea eccezionale se vuoi essere produttivo: sei più efficace quando ti concentri su un solo compito alla volta. Questo vale per cambiare attività o (come dice il nome) passare da un'attività all'altra e perdere molta concentrazione nel processo.

Il multitasking non è sempre negativo. Se due compiti non mettono a dura prova le stesse parti del tuo cervello, è un buon modo per risparmiare tempo. Ad esempio, pulire e ascoltare un audiolibro.
Un altro esempio è fare una passeggiata con un amico: fai un po' di esercizio fisico, raggiungi il ritardo e ti godi il bel tempo.

Se devi fare il pendolare per andare al lavoro, hai molte opzioni per rendere quel tempo più utile e/o meno noioso: se è vicino, puoi fare una passeggiata o andare in bicicletta. Se stai prendendo un autobus o un treno, puoi leggere le notizie o un libro, ascoltare podcast o rispondere alle e-mail.

Se hai bisogno di più riposo, anche solo rilassarti e ascoltare musica o anche fare semplici esercizi di consapevolezza mentre vai al lavoro sono ottime opzioni.

Pensa a ciò di cui hai più bisogno e prova a implementarlo in qualcosa che stai già facendo.

7. Prepararsi in anticipo è la chiave

Preparandoti in anticipo, avrai maggiori probabilità di sfruttare al meglio il tuo tempo. Ecco due esempi.

Preparazione per le riunioni

Se stai tenendo una riunione, assicurati che tutti sappiano di cosa tratterà la riunione in modo che possano essere preparati. Mantieni le tue riunioni il più concise e mirate possibile; riunioni lunghe e inutili fanno perdere tempo a tutti. Se tutti vengono preparati, puoi andare dritto al punto e risolvere un problema in molto meno tempo.

(Inoltre, se la riunione può essere un'e-mail, dovrebbe essere un'e-mail.)

Preparazione per le lezioni da studente

Se sei uno studente, dovresti presentarti un po' preparato per le lezioni. So che non è facile stare al passo con i tuoi compiti scolastici: ero uno studente fino a poco tempo. Ecco come so che questo aiuta molto.
Ti facilita l'apprendimento durante la lezione, il che significa dedicare meno tempo allo studio a casa e/o subito prima dell'esame. Saprai anche se non capisci qualcosa, quindi puoi chiedere subito al professore e risparmiarti la fatica lungo la strada.

Devi già frequentare le lezioni, sfruttarle al meglio. Prendono una parte significativa della tua giornata: non perdere tempo.

8. Impara a dire di no

Dire di sì a tutto è un modo sicuro per esaurirti e lavorare troppo, oltre a dedicare il tuo tempo a cose che non vuoi o non devi fare.

Non dovresti dedicare parti del tuo tempo come se fossero dispense Costco gratuite; il tuo tempo e la tua energia sono una risorsa preziosa e limitata e dovresti trattarli come tali.

Non puoi dire di no in tutte le circostanze, soprattutto al lavoro, ma spesso puoi.
Sai quando tutto in te vuole dire di no , ma finisci per dire di sì perché ti senti male? Ecco alcune cose che potrebbero aiutare:

1. Sii assertivo, ma educato e diplomatico: dai una buona ragione (non una scusa) per cui devi dire di no .
   Ad esempio: “Grazie per aver pensato a me per questo, ma sto già lavorando a due grandi progetti, quindi purtroppo non ho tempo per nessun lavoro aggiuntivo. Non voglio compromettere la qualità di tutto ciò su cui sto lavorando”.
2. Non è necessario entrare troppo nei dettagli. Ad esempio: "Scusa, non posso, mia sorella è in città con i suoi bambini e non li vedo da mesi e sinceramente mi sento così male, soprattutto perché vivono a solo un'ora di distanza e non ci sono davvero scuse ma anche ritardo sempre a far riparare la mia macchina e…” è troppo.
   “Grazie per avermi invitato, ma non posso – mia sorella ei suoi figli sono in città e trascorrerò questo fine settimana con loro” è appena sufficiente.
3. Offri un'alternativa o un'idea su come portare a termine il lavoro in un altro modo (senza coinvolgerti). Può essere semplice come "Il mio programma è pieno zeppo giovedì, ma sono libero la domenica se per te funziona".
4. Esercitati: più ti eserciti, più facile sarà e meglio otterrai.

9. Se ci vogliono meno di 5 minuti, fallo subito

I piccoli compiti possono sommarsi rapidamente, soprattutto se tendiamo a procrastinare. Puoi evitarlo prendendo l'abitudine di svolgere le attività immediatamente se impiegano meno di 5 minuti.
Lavare la tazza da caffè o un piatto richiede solo un minuto, forse due; se aspetti che il tuo lavandino sia sovraccarico di piatti sporchi, ti ci vorrà molto più tempo (e ti rovineranno l'umore ogni volta che li guardi).

All'inizio è difficile uscire dall'abitudine di dire “lo farò in 10 minuti… lo so che l'ho detto anche 10 minuti fa, ma questa volta per davvero”.
Ciò che mi ha aiutato è stata la regola dei 5 secondi di Mel Robbins: quando hai l'istinto di fare qualcosa, reagisci entro 5 secondi o il tuo cervello ti convincerà che lo fai in 5 minuti... o 10... o 110.

Forse non sentirai l' istinto di pagare un conto, ma quando te ne ricorderai, fallo subito.

Sì, questo vale anche per alzarsi dal letto. Non posticipare la sveglia. Secondo gli esperti, premere ripetutamente il pulsante snooze può portare a lunghi periodi di inerzia del sonno (sensazione di intontimento dopo il risveglio). Incasina anche i tuoi cicli del sonno, il che è dannoso sia per la tua mente che per il tuo corpo.

10. Preparati la sera prima

Le mattine possono essere frenetiche: per evitare ulteriore stress e risparmiare una notevole quantità di tempo, prepara tutto la sera prima.

• Scrivi una lista di cose da fare così quando ti svegli sai già cosa devi fare.
• Prepara quello che indosserai la sera prima e stiralo se necessario. Non c'è niente di più frustrante che essere di fretta e rendersi conto che ciò che volevi indossare è rugoso o ha una macchia.
• Puoi anche preparare la colazione la sera prima, ad esempio avena notturna o muffin.
• Se ti piace cambiare le borse per accompagnare i tuoi abiti, assicurati di mettere in valigia tutto ciò di cui hai bisogno per la giornata. Puoi anche acquistare multipli di piccole cose che porti sempre con te (fazzoletti di carta, gomme da masticare, mascherine, burrocacao, ecc.) e metterle in ogni borsa.

Al mattino, ci troviamo di fronte a molte decisioni da prendere e possiamo prendere solo una quantità limitata prima di raggiungere la fatica della decisione. Inoltre, è più difficile pensare quando sei ancora mezzo addormentato. Ecco perché le mattine vanno molto più lisce e veloci quando prepari tutto la sera prima.

11. Limita il numero di decisioni che prendi

Parlando di affaticamento decisionale, un altro modo per risparmiare tempo ed energia mentale è semplicemente limitare le tue scelte.

Quando hanno chiesto a Mark Zuckerberg perché indossa la stessa cosa ogni giorno, ha detto: "Voglio davvero liberare la mia vita per fare in modo da dover prendere il minor numero possibile di decisioni su qualsiasi cosa tranne che su come servire al meglio questa comunità".

Non sto dicendo che dovresti iniziare a indossare la stessa cosa anche tutti i giorni. Sarebbe, tuttavia, una buona idea limitare il numero di decisioni che devi prendere procedendo come segue:

• Crea delle routine in modo da non doverti scervellare per decidere quando svegliarti, quali prodotti per la cura della pelle utilizzerai o quali esercizi dovresti fare.
• Puoi 1) creare un guardaroba a capsule con i capi che ti piacciono e con i quali ti senti bene. Assicurati che si abbinino tutti l'uno con l'altro in modo che, indipendentemente da come li combini, avrai un outfit assemblato, oppure
  2) se ti piace la moda e ti piace avere molti vestiti, prova a farne degli abiti in anticipo, in modo da avere opzioni quando sei di fretta.
• Avere una lista di controllo per i generi alimentari che compri sempre invece di scrivere una nuova lista ogni volta e chiederti se hai dimenticato di aggiungere qualcosa.
• Avere un elenco di opzioni salutari, sazianti e veloci per ogni pasto. Adoro sperimentare e provare nuovi cibi, ma quando ho poco tempo è più facile scegliere tra 3-4 opzioni che ho per pranzo a seconda del mio umore, invece di scegliere tra tutto ciò che ho mangiato.

12. Cuocere alla rinfusa

Un altro consiglio per risparmiare tempo relativo al cibo è cucinare alla rinfusa.
Trascorrerai la stessa quantità di tempo a cucinare sia che tu faccia una o 5 porzioni, ma preparando la quantità maggiore di cibo e conservandola per dopo, ridurrai il tempo di cottura per i prossimi due giorni.

13. Riduci il consumo dei social media

Lo scorrimento infinito è spesso quello da incolpare per la maggior parte del tempo che perdiamo.

L'unico modo per combatterlo è limitare il tempo che trascorriamo sui social media. Ecco come:

1. Controlla il tuo tempo sullo schermo e quanto tempo viene speso sui social media. Attenzione: i numeri potrebbero non essere facili da affrontare.
2. Spegni le notifiche. Non solo avrai meno distrazioni, ma eviterai anche lo scenario "Ho sbloccato il telefono solo per rispondere al messaggio e un'ora dopo sono ancora sui social media".
3. Stabilisci regole per te stesso per quando puoi e non puoi controllare il tuo telefono. Ad esempio, "Non posso andare sui social prima di fare la mia routine mattutina" o "Non posso andare su Instagram quando lavoro tranne che durante la pausa pranzo".
4. Lontano dalla vista, lontano dalla mente: se puoi, non tenere il telefono accanto a te. Mettilo in un'altra stanza o nella tua borsa.

14. Dedica meno tempo alle e-mail

Analogamente ad avere un periodo di tempo limitato per i social media, dovresti impostare l'ora in cui rispondi alle e-mail. Può essere una, due o quattro volte al giorno, a seconda del numero di e-mail che ricevi in ​​genere. Scegli questi tempi con saggezza: non sprecare il periodo della tua migliore concentrazione sulle e-mail, ma piuttosto su un compito più importante e/o più difficile.
Altri modi per dedicare meno tempo alle e-mail sono:

1. Usa i modelli. Se ti sorprendi a rispondere alla stessa cosa più e più volte, crea un modello invece di digitare sempre la stessa cosa.
2. Tieni presente che è più facile trovare l'e-mail che desideri utilizzando la barra di ricerca piuttosto che organizzare manualmente le e-mail nelle cartelle.
3. Non rispondere se non è necessario. Sembra ovvio, ma a volte abbiamo bisogno di un promemoria.
4. Annulla l'iscrizione alla newsletter che non ti interessa più.

15. Unisci insieme attività simili

Se devi stampare più cose, stampale contemporaneamente. Se devi effettuare più telefonate, falle tutte in una sola volta. Se devi acquistare più cose, acquistale in un unico giro di shopping. Se devi creare contenuti per una settimana per i social media, scegli un giorno e fallo tutto in una volta.

Non solo lo farai in modo più efficiente perché ti troverai nel giusto spazio di testa, ma risparmierai anche molto tempo su cose apparentemente piccole che altrimenti si sommerebbero. Perché dovresti andare alla stampante e tornare alla tua scrivania, accedere e uscire, prepararti, guidare fino al centro commerciale, ecc. 5 volte quando puoi farlo una volta?

16. Avere uno spazio di lavoro designato

Se lavori da casa, non lavorare dal tuo letto. Trova un posto specifico per il lavoro, preferibilmente una scrivania. In questo modo, quando ti siedi alla scrivania, il tuo cervello sa che fai sul serio e entrerai in una modalità di lavoro più velocemente. Anche lavorare dal letto può ridurre la qualità del sonno: il tuo cervello dovrebbe associare il letto al sonno e al riposo, non alla veglia, alla concentrazione e al lavoro.

Mantieni il tuo spazio di lavoro pulito e organizzato. Dovrebbe contenere solo le cose di cui hai bisogno per il lavoro, senza elementi inutili per evitare distrazioni.

Lo stesso vale se sei uno studente: se vuoi studiare in modo efficace, studia alla tua scrivania, non sdraiato nel tuo letto.

17. Assumi qualcuno

Dovresti considerare di assumere qualcuno che ti aiuti se sei in una posizione finanziaria per farlo. Che si tratti di qualcuno a lungo termine (assistente virtuale, governante, consulente finanziario) o solo occasionalmente (riparatore o servizio di catering), il tempo che risparmi vale i soldi che spendi.

Questo vale soprattutto per i piccoli imprenditori. Quando sei appena agli inizi, devi fare quasi tutto da solo, ma man mano che la tua attività cresce, mira a delegare sempre più cose ai professionisti.

Conclusione

Anche se le nostre vite sono spesso frenetiche, ci sono modi per dedicare meno tempo alle cose non necessarie e più tempo a quelle che apprezziamo. La cosa più importante è lavorare sulle nostre capacità di gestione del tempo, dall'imparare a dire di no all'essere sempre preparati. Può sembrare impossibile a volte, ma tutto ciò che serve è una buona organizzazione e disciplina.
(Almeno finché non diventiamo abbastanza ricchi da assumere persone che facciano tutto ciò che non vogliamo.)