Come compilare i rapporti sull'orario di lavoro

I rapporti temporali sono una risorsa estremamente utile. Mentre a molte persone non piace riempirli a causa della natura a volte noiosa del processo, una scheda attività adeguata può salvarti la pelle, farti risparmiare denaro e mantenerti produttivo. Continua a leggere per scoprire come compilare i rapporti temporali con il minimo fastidio e mal di testa, con l'aiuto di un cronometro digitale.

Decidi quale scheda attività ti serve

Il modo in cui organizzi i tuoi progetti e il modo in cui lavori giorno per giorno determinerà quale scheda attività sarebbe più adatta a te. Ne esistono diversi tipi, ma i più usati sono:

1. Giornaliero: più comunemente utilizzato da dipendenti e liberi professionisti pagati a ore per tenere traccia delle ore fatturabili e per migliorare la produttività
2. Settimanale: utilizzato per tenere traccia dei progressi settimanali, nonché per i pagamenti su base settimanale
3. Bisettimanale: utilizzato da datori di lavoro e lavoratori che di solito vengono pagati su base bisettimanale
4. Mensile: normalmente utilizzato dai datori di lavoro che pagano i dipendenti una volta al mese, per registrare semplicemente gli orari di inizio e fine delle giornate lavorative

Per i meno inclini al digitale, tutti i modelli di schede attività sopra menzionati (e altri) sono disponibili online. Stampali semplicemente e inizia a monitorare le tue ore di lavoro.

Scheda attività settimanale in Clockify

Crea tag e categorie

Esistono tag e categorie per semplificare notevolmente il monitoraggio del tempo. Vedrai che, una volta che li hai posizionati, compilare le singole voci di tempo diventa un gioco da ragazzi. Non c'è bisogno di input manuali ogni volta o di ricordare i dettagli.

I tag che crei dovrebbero essere costruiti attorno al tuo lavoro. Ad esempio, puoi avere:

• Tag relativi al progetto;
• Tag generali;
• Tag relativi al cliente;

I tag e le categorie sono particolarmente utili quando si formulano report di fine progetto o cliente. Puoi filtrare i dati in base a questi tag e fornire rapporti più personalizzati.

Un esempio di rapporto in Clockify

Imposta tariffe orarie e tieni traccia delle ore fatturabili

Naturalmente, quando vieni pagato a ore e desideri avere un rapporto pulito e presentabile per i tuoi clienti, imposterai una tariffa specifica. Basta impostare una valuta nel tracker del tempo, così come il tasso predefinito (o per progetto o cliente, per quanto dettagliato tu voglia essere) e puoi iniziare a compilare le tue voci di tempo in tutta tranquillità.

Impostazione di una tariffa personalizzata in Clockify

Un fatto divertente: vorrai decidere su quali ore non fatturabili monitorare anche. Che ci crediate o no, a volte sono importanti quanto le ore fatturabili.

Perché monitorare le ore non fatturabili?

Queste ore includono marketing, fatturazione, redazione di rapporti e preparazione di riunioni, ad esempio.

Mentre dovresti avere più ore fatturabili di quelle non fatturabili per coprire i costi, il tempo di tracciamento su quest'ultimo ha i suoi meriti:

• Imparerai quanto tempo impiegano i non fatturabili e come migliorarli;
• Puoi vedere quali clienti o progetti hanno più o meno ore non fatturabili;
• Migliora il tuo flusso di lavoro e la gestione dei progetti.

E queste sono solo la punta dell'iceberg. Per saperne di più sul monitoraggio delle ore fatturabili e non fatturabili, abbiamo scritto una guida che sicuramente aiuterà qualsiasi dipendente pagato a ore.

Traccia il tempo

Due modi per monitorare il tempo: inserimento manuale delle ore e monitoraggio automatico. Puoi utilizzare uno o entrambi i metodi, anche basando la tua scelta sul tipo di giornata lavorativa che stai avendo.

Come tenere traccia del tempo manualmente

Il monitoraggio manuale del tempo è utile per coloro che preferiscono aggiungere tempo a posteriori, alla fine della giornata, di solito perché ci sono solo poche attività che occupano la maggior parte del loro tempo.

Ci sono anche persone che pianificano meticolosamente il loro tempo. I loro timebox per la giornata sono già pianificati in un elenco di cose da fare o in un calendario. E così sono in grado di compilare i rapporti sull'orario in anticipo o alla fine della giornata, vedendo come intendono attenersi al loro programma il più rigorosamente possibile.

Inoltre, il monitoraggio manuale del tempo consente loro di modificare qualsiasi voce di tempo in cui hanno sovrastimato o sottovalutato i loro tempi di lavoro.

Sopra è riportato un esempio di come Clockify ti consente semplicemente di inserire il tempo che prevedi di dedicare (o che hai speso) a lavorare e di aggiungerlo al tuo rapporto sul tempo con un clic. Puoi anche controllare se le ore sono fatturabili o meno e taggarle in modo appropriato.

Come tenere traccia del tempo automaticamente

Configurare il tuo time tracker per registrare automaticamente le tue ore è utile quando non vuoi occuparti di impostare timebox o elenchi di cose da fare. Se sei particolarmente affollato di lavoro in alcuni giorni, è più facile avviare l'app e dedicarti alla tua attività.

Tracker come Clockify ti seguiranno, non importa quante volte passi da un programma all'altro. Una volta terminata la giornata lavorativa, puoi dedicare 15 minuti a rinfrescarti rivedendo le voci di tempo e ordinandole, contrassegnandole o rivedendole nella scheda attività.

Uno screenshot del tracker automatico di Clockify

Contabilizzazione del compenso aggiuntivo

La retribuzione aggiuntiva include casi come straordinari, compensazioni, ferie, reperibilità/situazioni di emergenza. Diamo una breve occhiata a ciascun tipo.

1. Registrazione degli straordinari

Conosciamo tutti gli straordinari: sono le ore aggiuntive trascorse al lavoro. Gli straordinari possono verificarsi per una moltitudine di motivi, da scadenze anticipate a problemi di produttività personale.

Legalmente, tutto ciò che supera la normale settimana lavorativa di 40 ore può essere considerato straordinario. E a seconda del giorno della settimana e di quante ore hai dedicato, un datore di lavoro (o cliente) può pagarti tariffe diverse.

Naturalmente, quanto guadagni quando fai gli straordinari dipenderà molto dal paese di provenienza.

• Legge UE sul monitoraggio del tempo
• Legge sugli straordinari della California
• Legge sugli standard di lavoro equi e regolamentazione dell'orario di lavoro

Queste leggi sul lavoro sono state messe in atto per proteggere sia i datori di lavoro che i dipendenti, quindi incoraggiamo tutti a informarsi nel miglior modo possibile.

2. Registrazione per tempo di compensazione

Il tempo retributivo è il congedo concesso ai dipendenti invece della retribuzione degli straordinari. Dipende anche da più fattori: se sei nel settore pubblico o privato, se sei stipendiato o pagato a ore e quanto è alto il tuo stipendio.

Scopri se hai diritto o meno al tempo di compensazione qui.

3. Registrazione per tariffe ferie

Durante le festività nazionali, è particolarmente importante tenere traccia dell'orario di lavoro, poiché le tariffe delle ferie possono essere diverse da quelle degli straordinari regolari (di nuovo, a seconda delle leggi sul lavoro del tuo paese).

Quando si tiene traccia del tempo in casi come questi, prestare particolare attenzione all'aggiornamento delle tariffe per le ore fatturabili. Alla fine, genera semplicemente un rapporto e lascia che il cronometro calcoli la tua paga degli straordinari.

4. Registrazione per il lavoro a chiamata

Essere reperibile significa essere disponibile al lavoro ogni volta che il datore di lavoro ha bisogno di te. Gli esempi più comuni includono infermieri, tecnici IT e manutenzione.

Il lavoro a chiamata può essere parte di un piano di lavoro regolare, ma anche occasionale, ad esempio quando un'azienda lancia il nuovo software di venerdì e ha bisogno che i suoi sviluppatori siano pronti il ​​sabato in caso di problemi seri.

È importante menzionare gli orari di guardia al datore di lavoro e ricordare loro le normative FLSA appropriate. Concorda come tracciare il tempo, fatturare e riportare le ore lavorate per garantire che i tuoi fogli di lavoro siano accurati e non lasci spazio a malintesi.

Questi casi di straordinari sono solo alcuni dei più comuni. Per compilare correttamente i rapporti sugli orari, è essenziale familiarizzare con il tipo di lavoro straordinario che molto probabilmente farai e quando.

Tempo di arrotondamento

Durante la compilazione dei rapporti temporali, molto probabilmente ti imbatterai nel concetto di arrotondamento temporale . È la pratica di arrotondare le ore agli incrementi più vicini.

Es: arrivi al lavoro alle 8:45 e parti alle 16:49. Quando viene calcolato, sono 8 ore e 4 minuti. I 4 minuti possono quindi essere arrotondati per difetto a 8 ore e 5, 10 o 15 minuti, per un calcolo più semplice delle buste paga.

In generale, ci sono tre regole per l'arrotondamento del tempo:

1. Immissione del tempo di arrotondamento all'incremento di tempo più vicino (da 7 ore e 59 minuti lavorate a 8 ore lavorate)
2. Arrotondamento del tempo a favore del dipendente e del tempo a favore del datore di lavoro (arrotondamento per difetto di entrambe le voci di tempo)
3. Andare avanti e indietro 24 ore su 24 a favore del dipendente

Ecco come appaiono in pratica queste regole (e l'ordine di inserimento):

L'arrotondamento del tempo è necessario per rendere indolore il calcolo delle buste paga e per aiutare entrambi i datori di lavoro a dare un'occhiata trasparente alle ore lavorate e ai dipendenti retribuiti in modo equo.

Inoltre, molti software di monitoraggio del tempo, come Clockify , ti danno la possibilità di arrotondare le tue voci di tempo con un semplice interruttore on-off nell'app stessa. In questo modo, non devi calcolare te stesso o preoccuparti se hai fatto tutto correttamente.

Attivazione dell'arrotondamento temporale per calcolare la retribuzione in Clockify

Tuttavia, se desideri fare le cose "vecchia scuola", puoi sempre fare i calcoli di arrotondamento del tempo da solo. Per coloro che vogliono imparare a compilare un foglio presenze tenendo presente l'arrotondamento del tempo, abbiamo fatto un'analisi dettagliata delle pratiche di arrotondamento del tempo. Elenca tutte le regole di cui avrai bisogno per padroneggiarlo e semplificare il reporting del tempo.

Rivedi il tuo foglio presenze

Una volta riempite le voci di tempo per il giorno (o la settimana), è meglio dedicare qualche minuto alla fine della giornata per esaminarle. È meglio farlo guardando la tua giornata in un foglio presenze.

I rilevatori di tempo hanno la possibilità di presentare la tua giornata lavorativa tramite un foglio presenze e inoltre ti consentono di modificare qualsiasi voce che hai inserito.

Visualizzazione del foglio presenze in Clockify

Prendi un accordo con il tuo datore di lavoro o cliente su ciò che potrai modificare nella scheda attività stessa. Puoi aggiungere o eliminare voci, modificare descrizioni, tag e nomi di progetti o clienti e molto altro. La scheda attività riflette le tue pratiche commerciali e dovrebbe essere perfezionata per abbinarle.

Inutile dire che, poiché la fiducia è un fattore importante nelle buone relazioni d'affari, giustifica sempre le modifiche all'inserimento dell'orario per evitare incomprensioni o conflitti.

Ulteriori suggerimenti per il monitoraggio del tempo

Ultimo, ma non meno importante, poiché Clockify è in circolazione da un po' di tempo, abbiamo visto e sentito molti feedback dai nostri utenti. Ci aiuta a capire in quali enigmi di monitoraggio del tempo si trovano e come possiamo aiutarli a utilizzare al meglio la nostra app.

Con questo, ecco un breve elenco di suggerimenti di cui crediamo che tutti abbiano bisogno.

• Elenca tutti i motivi per cui tieni traccia del tempo

Nei momenti in cui sentiamo che compilare rapporti temporali è il compito peggiore che ci sia, ricordare a noi stessi perché lo facciamo può dare una spinta in avanti significativa. Che si trattasse di una controversia con un cliente, della raccolta di dati per sostenere un aumento o semplicemente del desiderio di vedere dove stai perdendo tempo.

Prendi nota di questi motivi da qualche parte visibili, come un mantra relativo al lavoro.

• Non c'è bisogno di tracciare assolutamente tutto

Fare una pausa per fare una tazza di caffè o rispondere a una chiamata personale che dura meno di 10 minuti non vale la pena di registrarsi.

Se ogni piccola cosa che fai durante la tua giornata lavorativa richiedesse un inserimento dell'ora, accadrebbero diverse cose:

• Inizierai a odiare il monitoraggio del tempo;
• Perderesti tempo con dettagli minori;
• Il tuo cervello si esaurirebbe per essere così concentrato sul tempo;
• La tua concentrazione sul lavoro ne risentirebbe.

Registra solo le voci di tempo che contengono dati importanti: per sapere quanto dovresti addebitare, quando sei al massimo/meno produttivo, ecc.

• Il monitoraggio del tempo non fa di te un robot

Come accennato nel punto precedente, solo il monitoraggio di ogni singolo aspetto della tua giornata lavorativa è una corsia preferenziale per diventare più un'IA che un essere umano.

I rapporti sul tempo portano un po' di ordine e struttura alla nostra giornata lavorativa e ci assicurano di avere una "traccia cartacea" di cosa e come abbiamo fatto.

• Non ogni volta che la voce ha bisogno di una descrizione

A volte, "rispondere alle e-mail" è proprio questo. Non è necessario specificare a quali clienti o aziende hai risposto. A meno che le nostre attività non necessitino assolutamente di un track record di tali dettagli, le descrizioni delle attività minori sono una seccatura aggiuntiva su cui non dovresti sprecare energia.

In conclusione

Il monitoraggio del tempo può avere molti componenti, molte parti mobili. Ma questo non significa necessariamente che debba essere complicato. Se impostato correttamente, il tuo cronometro può fare tutto il lavoro pesante, mentre registri solo le ore. Usando tag, descrizioni, categorizzando correttamente e creando modelli per ogni nuovo progetto, stai creando un assistente per i rapporti temporali che vale una fortuna.