Come risolvere i problemi più comuni causati da una cattiva gestione del tempo

Quanto sono buone le tue capacità di gestione del tempo?

Non importa a che punto ti trovi sulla bilancia, che tu stia lottando con esso o sei vicino a padroneggiarlo (o sei in una via di mezzo), c'è sempre spazio per miglioramenti.

In questo articolo andremo oltre:

• I segni di una cattiva gestione del tempo, così potrai riconoscerli in te stesso e negli altri;
• Quali problemi può causare una cattiva gestione del tempo, quindi possiamo riconoscere l'importanza di una buona gestione del tempo;
• Come non riusciamo a gestire il tempo, così possiamo migliorarlo;
• E infine, gli errori comuni di gestione del tempo e come risolverli, perché a volte li commettiamo tutti.

Segni di cattiva gestione del tempo

Questi sono i segni più comuni di una cattiva gestione del tempo. Causano una serie di errori di cui parleremo più avanti nell'articolo (oltre a offrire soluzioni, ovviamente).

Facilmente distratto

È difficile trovare uno spazio completamente privo di distrazioni, ma possiamo fare del nostro meglio per ottimizzare il nostro spazio di lavoro per essere il più possibile privo di distrazioni.

Il primo passo è scoprire cosa ti distrae di più. Quelle notifiche sono sul tuo telefono? Parli con i tuoi colleghi? Rumori della strada?

Dopo aver capito di cosa si tratta, sarà più facile gestirlo ed evitarlo.

Puntualità scarsa

Siamo rimasti tutti bloccati nel traffico, o il nostro allarme non è suonato per qualche motivo. Siamo umani e gli incidenti accadono, ma essere costantemente in ritardo è qualcosa di diverso. È irrispettoso per gli altri e il loro tempo.

Come Anna Musson, l'esperta di etichetta, ha detto all'Huffington Post Australia, "Ci sono una moltitudine di ragioni per cui [qualcuno è in ritardo], ma la ragione principale è che suggerisce in fondo che pensi che il tuo tempo sia più prezioso di altri".

Pochi minuti di attesa qua e là tendono a sommarsi rapidamente, il che si traduce in un sacco di tempo perso.

Mancano le scadenze

Così come il ritardo, se capita di rado e per una buona ragione, può essere archiviato nella voce “cose accadono”. D'altra parte, scadenze spesso mancanti danneggeranno seriamente la tua reputazione professionale.

È importante poter fare affidamento sulle persone con cui lavori e fidarsi di loro che faranno la loro parte, così puoi fare la tua. Se le persone non possono fare affidamento su di te, non vorranno lavorare con te.

Se ti capita di perdere spesso le scadenze, dovresti cercare di capire il motivo: i motivi più comuni sono la procrastinazione, l'incapacità di organizzare il tuo tempo in modo efficace o perché dovresti delegare e esternalizzare di più.

Sempre di fretta

Ti senti come se fossi costantemente di fretta? Sembra che non ci sia mai abbastanza tempo per fare tutto ciò che hai pianificato?

Potrebbe essere perché stai aspettando fino all'ultimo minuto o perché hai troppe cose nel piatto, quindi stai lottando per completare tutti i compiti.

Qualunque sia, è stressante e influisce negativamente sulla qualità del tuo lavoro. Pianifica la tua giornata in anticipo per assicurarti di avere abbastanza tempo ed energia per tutto.

Puoi utilizzare un'app di gestione del tempo o un buon vecchio elenco di cose da fare a tale scopo.

Bruciato

Forse il peggior segno di una cattiva gestione del tempo è che la tua salute è a rischio.

Il burnout si manifesta in una varietà di sintomi: da quelli fisici (mancanza di respiro, vertigini, indebolimento del sistema immunitario, tra gli altri) a quelli emotivi e comportamentali (esaurimento mentale, perdita di motivazione, sentirsi impotenti e intrappolati, ecc.).

Il modo migliore per combatterlo è concederti una pausa. Pianifica del tempo per riposare e goderti la vita al di fuori del lavoro.

Quali problemi può causare una cattiva gestione del tempo?

1. Stress . Una cattiva gestione del tempo ci fa andare sempre di fretta, il che si traduce in molto stress aggiuntivo. Che tu sappia che devi fare qualcosa ma non la stai facendo, che le scadenze si avvicinano e non sei nemmeno vicino al completamento, o che tu debba spremere 2 settimane di lavoro in un giorno o due, tutto può essere evitato organizzando meglio il vostro tempo.
2. Essere sempre in ritardo . La scarsa puntualità è uno dei problemi più frequenti causati da una cattiva gestione del tempo. Il tempo scivola via facilmente, ma essere in ritardo fa sì che le persone ti percepiscano come inaffidabile.
3. Rovinare la tua reputazione professionale . Il collega ideale di nessuno è qualcuno che è sempre in ritardo e non rispetta le scadenze. La maggior parte delle persone capisce se succede una volta e tu hai una buona ragione, ma se non hai alcun concetto di puntualità, verrai etichettato come non professionale.
4. Bassa produttività e scarsa qualità del lavoro . Quando lasci tutto all'ultimo minuto, non è molto probabile che il tuo lavoro sia di grande qualità, poiché ti affretterai a portarlo a termine. Ciò influisce negativamente sulle tue prestazioni e sui tuoi risultati.
   Inizia in tempo e non dovrai sacrificare la qualità per la velocità.
5. Avere troppo nel piatto . Se non hai un'idea chiara di 1) il tempo che ti occorre per completare qualcosa e 2) il tempo che hai a disposizione, rischi di allungarti troppo. Accetta solo progetti che sei completamente sicuro di poter portare a termine con successo.
6. Scarso equilibrio tra lavoro e vita privata . Se non hai un programma prestabilito, probabilmente lavori sempre, ma raramente ti impegni in un lavoro approfondito. Ciò si traduce in uno scarso equilibrio tra lavoro e vita privata, che può influire sulla salute mentale.

Come non riusciamo a gestire il tempo?

Di solito non riusciamo a gestire il tempo non pianificando in anticipo, non stabilendo priorità, non avendo obiettivi chiari e procrastinando.

Scarse capacità di pianificazione

Come diceva Benjamin Franklin: "Se non pianifichi, prevedi di fallire".

Non puoi ottenere molto senza avere un buon piano (credimi, ci ho provato).

Queste sono alcune delle abilità su cui dovresti lavorare se vuoi essere bravo nella pianificazione:

• Attenzione ai dettagli,
• Pensiero critico,
• Gestione di progetto,
• Buone capacità di comunicazione,
• Buona organizzazione,
• Pensare al futuro e vedere il quadro più ampio.

Non stabilire le priorità

Tutti i compiti sono uguali, ma alcuni compiti sono più uguali di altri.

Non stabilire le priorità è un modo sicuro per essere sopraffatti o perdere tempo a svolgere attività casuali a scapito di quelle più importanti e/o urgenti.

La matrice di Eisenhower è un ottimo strumento che ti aiuterà a dividere le cose importanti da quelle non importanti. Tutto ciò di cui hai bisogno è un pezzo di carta che dividerai in quattro parti:

1) Compiti importanti e urgenti – dovrebbero essere eseguiti per primi.

2) Importante ma non urgente – programma per farli più tardi.

3) Urgenti ma non importanti alias non sei tu che li devi fare - delegali.

4) Quelli che non sono né urgenti né importanti possono essere cancellati dall'elenco.

Non avere obiettivi chiari

Immagina di partecipare a una gara, ma di non sapere dove si trova il traguardo. Come saprai dove correre? Come saprai quanto sei vicino alla fine della gara?

Esatto, non puoi.

Lo stesso vale per la definizione degli obiettivi: non puoi aspettarti di raggiungerli se non sai esattamente quali sono i tuoi obiettivi. Per fissare correttamente gli obiettivi, assicurati che siano SMART : specifici, misurabili, raggiungibili, pertinenti e con scadenze temporali.

Ad esempio, "diventare ricco " non è un obiettivo intelligente. Ricco significa qualcosa di diverso per tutti. Cercare di raggiungere l'obiettivo di "diventare ricchi" significa correre senza meta senza alcun traguardo in vista.

Prova invece qualcosa del genere: "avere X quantità di denaro nel mio conto bancario entro la fine dell'anno" o "iniziare a guadagnare (X importo) mensilmente entro (una certa data)".

Quando hai in mente i numeri esatti, sarà anche più facile fare un piano su come arrivarci.

Indugio

La procrastinazione sembra essere la nemesi della produttività preferita da tutti.

Per essere onesti, alcune persone (me compreso) hanno bisogno di sentire una certa pressione dall'approssimarsi delle scadenze per liberare la loro produttività e creatività. Se ti sei mai imbattuto in qualcosa di divertente o spiritoso nei miei articoli, è molto probabile che io abbia scritto quella parte il giorno in cui avevo bisogno di finire il testo. O forse il giorno prima.

Il trucco è trovare il giusto equilibrio tra la mancanza di pressione e la pressione che ti fa prendere dal panico: il punto debole della pressione motivante , se vuoi.

Errori comuni nella gestione del tempo e come risolverli

La gestione del tempo di nessuno è perfetta, poiché è composta da così tanti aspetti diversi, la maggior parte di noi ha difficoltà con almeno uno di essi. Ecco alcuni degli errori di gestione del tempo più comuni che tendiamo a fare e come risolverli:

Non avere un piano

Vuoi essere produttivo, ma ti senti un po' perso? Sei demotivato? Hai spesso la sensazione di aver dimenticato qualcosa?

Se hai risposto sì più di una volta, di solito succede quando non hai un piano e stai semplicemente seguendo il flusso e sei reattivo.

Soluzione : inizia con l'essere proattivo e facendo piani a lungo ea breve termine. Siediti e pensa alle cose che vuoi fare e agli obiettivi che vuoi raggiungere.
Quindi scrivi come arrivarci, passo dopo passo.

Gli obiettivi a lungo termine ti aiuteranno a determinare gli obiettivi a breve termine e gli obiettivi a breve termine ti aiuteranno a scrivere buone liste di cose da fare.

Dovresti determinare i tuoi obiettivi personali e professionali in modo che il tuo programma possa essere ben bilanciato e adattarsi a tutto ciò a cui tieni.

Essere pessimi nello stimare il tempo

Questo era uno dei miei maggiori problemi. Non avevo idea di quanto tempo mi servisse per prepararmi o quanto esattamente mi ci sarebbe voluto per andare dal punto A al punto B. Le mie supposizioni erano spesso un po' storte, il che a volte si traduceva in un ritardo.

Soluzione : quando ho capito che ho la tendenza a sottovalutare la quantità di tempo necessaria per fare qualcosa, ho iniziato a misurarla.
Puoi semplicemente utilizzare un cronometro o, se vuoi farlo in modo più organizzato, un'app di monitoraggio del tempo.

Tenere traccia del tuo tempo ti aiuterà a stimare il tempo in modo molto più accurato, poiché avrai molti dati su cui fare affidamento e fare un'ipotesi plausibile. Faciliterà anche la pianificazione, poiché avrai una chiara panoramica di ciò su cui dedichi il tuo tempo e di cosa dovresti fare più o meno.

Essere sopraffatto

Prima di tutto, fai un respiro profondo.

Non puoi fare tutto. Va tutto bene. Nessuno può.

Avere un'agenda fitta può metterti a dura prova, quindi dovresti essere gentile con te stesso e accettare di non essere sovrumano. Inoltre, buone notizie: c'è una soluzione per questo.

Soluzione : è importante imparare a stabilire le priorità.

Scegli fino a 3 attività che devi assolutamente portare a termine durante la giornata e concentrati su di esse. Prova a farli nella prima metà della giornata: prima il più grande/difficile, e poi il resto, in ordine di priorità. Se riesci a fare qualcosa al di fuori delle tue 3 principali attività, ottimo, ma in caso contrario, va benissimo.

Inoltre, assicurati di lasciare un buffer tra le cose che hai programmato per assicurarti di completare un'attività prima che inizi quella successiva e che la tua pianificazione non venga incasinata.

Distrazioni

Sai cosa ti distrae di più? In caso contrario, segui questa breve valutazione pubblicata da Harvard Business Review per scoprire quale dei sei tipi di distrazioni più comuni interferisce con la tua produttività e capacità di concentrazione.

Soluzione : se hai finito il primo passaggio per capire quali sono le tue peggiori distrazioni, è tempo di affrontarle. Ecco alcuni suggerimenti:

1. Lavora in un ambiente produttivo. Quando ero studente andavo in biblioteca a studiare: tutti intorno a me facevano il loro lavoro, quindi era naturale farlo anche per me. Sembrava strano essere sul mio telefono.
2. Suddividi i compiti in blocchi in modo che sembrino più fattibili e meno intimidatori.
3. Disattiva le notifiche o metti il ​​telefono in modalità Non disturbare .
4. Avere un tempo prestabilito per controllare le e-mail: non leggere e non rispondere durante l'intera giornata, poiché interrompono la tua concentrazione.
5. Se lavori in un ambiente rumoroso, investi in buone cuffie con cancellazione del rumore.

Procrastinare

Quali sono le cause della procrastinazione? Non è “solo essere pigri”, spesso c'è una ragione più grande – di solito il perfezionismo e/o la paura del fallimento.

Soluzione : Esistono diversi modi per avvicinarsi alla procrastinazione, a seconda della causa.

1. Il primo sarebbe accettare che fatto è meglio che perfetto . So che probabilmente è più facile a dirsi che a farsi. Tuttavia, nulla di ciò che faremo sarà perfetto, quindi è meglio accettarlo prima piuttosto che dopo.
   Ciò non significa che dovremmo smettere di impegnarci nel nostro lavoro. Significa che dovremmo smettere di aggiustarlo all'infinito, di stressare ogni piccolo dettaglio, o nemmeno di iniziare perché abbiamo paura che non vada esattamente come immaginavamo.
2. A volte procrastiniamo perché siamo sopraffatti. Rimandiamo l'inizio perché sembra troppo lavoro.
   La soluzione sarebbe suddividere i grandi progetti in piccoli passi. Sembrano molto più fattibili. Concentrati solo sul tuo prossimo passo e non sarà così spaventoso.
3. Rimandi perché non sei sicuro di essere in grado di completare il progetto con successo o se sei abbastanza abile per questo?
   Chiedi al tuo manager o a una persona di fiducia del tuo team un feedback ogni tanto per assicurarti di andare nella giusta direzione. Sii aperto a consigli e critiche e usali come opportunità di apprendimento.

Pensare occupato e produttivo sono la stessa cosa

Parli di essere occupato con essere produttivo? Trascorrere molto tempo lavorando per fare molte cose? Lavorare sodo con il lavoro intelligente?

Contrariamente alla credenza popolare, quelle cose in realtà non sono le stesse. Ti è mai capitato di lavorare tutto il giorno, ma alla fine ti sei reso conto di non aver realizzato nulla di significativo?

Soluzione : Tieni a mente i tuoi obiettivi. Quando scrivi la tua lista di cose da fare, chiediti: questo mi avvicinerà ai miei obiettivi? Questo è importante per me? Posso delegare questo?

Se hai dei compiti minori da svolgere, 1) falli verso la fine della tua giornata lavorativa. Non sprecare il tuo cervello in prima serata con loro: usalo con saggezza, per compiti più importanti.
2) Raggruppali insieme, in modo da non perdere molta concentrazione quando passi da un'attività all'altra.

Non fare pause e permessi dal lavoro

Lavorare tutto il tempo in realtà non ti renderà più produttivo, ti porterà solo al burnout.

La tua mente ha bisogno di essere ben riposata e fresca in modo che possa concentrarsi ed essere efficiente. Fai meglio il tuo lavoro quando non sei esausto e privo di sonno, che tu ci creda o no.

Soluzione : la soluzione a questo è abbastanza ovvia: fai delle pause e rilassati.

Impedisci a te stesso di lavorare al di fuori dell'orario di lavoro e di pensare al lavoro quando in realtà non stai lavorando. C'è di più nella vita oltre alla produttività e al guadagno.

Conclusione

Costruire capacità di gestione del tempo richiede tempo e fatica. È un processo, ma ne vale la pena, poiché la tua vita diventerà più facile man mano che imparerai a gestire meglio il tuo tempo.

Assicurati di pianificare il tuo tempo, stabilendo obiettivi chiari, stabilendo priorità e riducendo al minimo la procrastinazione. Dovresti anche fare del tuo meglio per evitare distrazioni, prenderti una pausa dal lavoro, stimare accuratamente il tuo tempo e concentrarti sull'essere efficiente invece di essere occupato.