La logistica di ospitare le Olimpiadi

Vi siete mai chiesti quanto siano pazze dal punto di vista logistico le Olimpiadi? Anche io.

Un evento di 17 giorni che richiede un decennio per prepararsi deve essere complicato.

Le città nel corso della storia sono riuscite a sottovalutare il costo in modo così significativo che sono finite con un debito di 1,5 miliardi di dollari (ci hai impressionato, Montreal).

Anno dopo anno, i paesi sottovalutano quanto possa essere impegnativo, costoso e complicato ospitare le Olimpiadi. Nessuna impresa è più grande, secondo me. Tuttavia, ottenere la logistica corretta delle Olimpiadi non è così diverso dall'organizzare la logistica di qualsiasi grande evento, solo su una scala molto più ampia.

Eventi come questo devono avere linee guida e requisiti rigorosi. Il contratto per i requisiti operativi del CIO è così dettagliato che copre tutto, dal numero di posti richiesti in ciascuna sede ai diversi gradi di illuminazione richiesti per ciascuna telecamera utilizzata per trasmettere gli eventi.

Osservando cosa serve per pianificare ed eseguire un evento così grande come le Olimpiadi, la tua azienda può ottenere una visione migliore dei propri processi di pianificazione. È come guardare le gare di F1, ma imparare qualcosa sulla tua guida.

Alla fine di questo pezzo capirai l'importanza della pianificazione logistica in ogni aspetto dell'attività, indipendentemente dalle dimensioni.

Il linguaggio olimpico

Proprio come un FYI, ecco un elenco di circa 472 acronimi che dovrai sapere se vuoi ospitare le Olimpiadi.

Ma i seguenti sono quelli che devi sapere per questo articolo:

OCOG = Comitato Organizzatore dei Giochi Olimpici

SE = Federazione Internazionale

OBS = Servizi di trasmissione olimpici

ITO = Funzionari tecnici internazionali

NTO = Funzionario tecnico nazionale

Anelli Olimpici (Fonte)Ora mettiamo in evidenza alcuni piani logistici chiave che sono vitali per il buon funzionamento delle Olimpiadi solo per avere una piccola idea di ciò che è coinvolto.

Trasporto

Cominciamo con i trasporti. Questo copre aeroporti, linee ferroviarie e trasporti generali dagli hotel agli eventi, ecc.

Il progetto di trasporto per le Olimpiadi è "l'operazione di trasporto più complessa per far fronte a 1,5-2 milioni di viaggi giornalieri supplementari nella città ospitante". Questo è un sacco di viaggi aggiuntivi.

Secondo il contratto della città ospitante del CIO, deve esserci libero accesso ai trasporti pubblici per tutte le persone con un pass olimpico accreditato. Il trasporto tra la città ospitante e altre città "co-ospitanti" in tutto il paese deve essere reso disponibile. La città ospitante deve "fornire veicoli speciali e/o motociclette al team sportivo dell'OCOG, agli IF, agli equipaggi OBS e ai fotografi coinvolti nel ciclismo su strada, nella maratona e nella marcia" e tutte le spese di viaggio per ITO e NTO devono essere pagate.

Ci sono stati alcuni insuccessi con i piani di trasporto in passato.

Pechino sembra averla colpita. Più di 20 miliardi di dollari sono stati investiti nel trasporto urbano per le Olimpiadi del 2008:

Ciò includeva:

• Aggiunta di una terza pista all'aeroporto di Pechino Capitale, triplicando la sua possibile capacità di passeggeri in entrata e in uscita
• Miglioramento delle strade metropolitane e aggiunta di due collegamenti autostradali dell'aeroporto della capitale, che hanno ridotto la congestione durante e dopo i giochi
• Creazione di cinque nuove linee ferroviarie, inclusa una linea che accedeva all'aeroporto
• Ampliamento del sistema di autobus a 20.000 veicoli, rispettosi dell'ambiente e più puliti

Linea dell'aeroporto di Pechino (fonte)

Non solo Pechino ha implementato alcuni piani di trasporto strategici, ma questi sistemi pubblici aggiunti hanno comportato una riduzione del traffico del 55% durante i giochi. Ciò ha comportato anche una significativa riduzione dell'inquinamento atmosferico, temporaneamente...

Con la necessità di un massiccio aumento della produzione di trasporto, arriva la necessità che questi corpi dormano da qualche parte.

Il che ci porta a dover mettere un tetto sulla testa di tutti questi visitatori.

Alloggi

Secondo il nostro fidato contratto con la città ospitante, tutti gli atleti e coloro che sono coinvolti in un gruppo di tipo acronimo necessitano di un alloggio per la seguente durata:

Requisiti del periodo di alloggio (Fonte)

Il manuale pone una notevole enfasi sulla garanzia di camere a prezzi ragionevoli. Rio l'ha portato a un livello completamente nuovo e apparentemente voleva che gli atleti ricevessero ciò per cui hanno pagato (le mie storie dell'orrore preferite di Rio sono le n. 10 e 12).

Il CIO richiede che ogni città ospitante abbia circa 41.001 stanze (molto specifiche), per tutte le parti interessate del CIO. Tuttavia, questo non accontenta gli spettatori.

Il numero di stanze e la loro valutazione in stelle per ogni gruppo di persone coinvolte nelle Olimpiadi è chiaramente indicato nel contratto del CIO. I seguenti punti sono un frammento di alcuni dei requisiti per il Villaggio Olimpico:

• “gestione e supervisione efficaci di tutte le operazioni del villaggio;
• sistemazione conveniente del villaggio, capacità e requisiti di servizio;
• tempi di percorrenza efficienti verso le sedi di gara e verso qualsiasi altro alloggio ufficiale;
• accesso controllato coerente per i media e gli ospiti; e
• una ristorazione di alto livello che soddisfi le esigenze culturali e dietetiche degli atleti”

...tutto ciò in cui Rio ha fallito.

A proposito di cibo, chi ha fame?

Cibo

Gli atleti mangiano molto cibo... tonnellate in effetti. Quindi, come fa la città ospitante a nutrire questo afflusso di bestie ignare e guidate dal testosterone, che non sembrano essere contente delle stanze d'albergo che perdono e hanno cavi scoperti? Bisognoso, ho ragione?

Il CIO richiede al Villaggio Olimpico di "fornire servizi di ristorazione 24 ore al giorno (compresi i pasti caldi) nella sala da pranzo principale".

Cucina olimpica di Pechino (Fonte)

Ma come si fa a portare cibo (sicuro) in città. Deve essere un incubo di produzione su larga scala (di nuovo, Rio non smette mai di sorprendere).

Il Regno Unito ha ospitato una delle Olimpiadi più ben pianificate della storia nel 2012. Questo rapporto analizza la logistica di tutto, dalla biancheria alla raccolta dei rifiuti.

Bidvest Logistics era responsabile della ristorazione olimpica di Londra. "Nonostante abbia riprogrammato i suoi servizi di Londra alle ore notturne e ne abbia trasportati di più nella metà del tempo, Bidvest ha ottenuto 4.999 consegne su 5.000 durante le Olimpiadi".

Bidvest ha ottenuto tutto questo anche con soli 18 mesi di pianificazione.

Quindi, oltre a ospitare le Olimpiadi, Bidvest è riuscita a soddisfare tutti i requisiti e le scadenze delle Olimpiadi ed è riuscita a ristrutturare le proprie operazioni per 17 giorni per soddisfare anche le consegne quotidiane.

Ora è impressionante.

Atene, 2004, ha fornito alcune statistiche divertenti...

“Al culmine dei Giochi, 7.000 persone potrebbero riversarsi alla mensa contemporaneamente. Sessantamila piatti, preparati da 700 cuochi e cuochi, erano una giornata media. Crane ha detto che 225.000 libbre di pesce sarebbero state ordinate per gli atleti entro la fine dei Giochi, insieme a 119.610 libbre di manzo, 71.920 libbre di agnello, 4.706 libbre di aglio, 2.697 galloni di olio d'oliva, 19.547 libbre di olive, 75.856 libbre di insalata verde e 176.334 libbre di patate.

Al suo apice, la cucina del villaggio degli atleti preparava 60.000 pasti al giorno, prodotti da spedizioni giornaliere di 210.000 chilogrammi (460.000 libbre) di materie prime, il tutto servito su quattro milioni di piatti biodegradabili per 18.000 atleti, allenatori e personale.

Personalmente, penso che assumere abbastanza persone per gestire tutto questo cibo da solo supererebbe i vantaggi di ospitare le Olimpiadi... ecco perché le Olimpiadi sono essenzialmente gestite da volontari.

Volontari

Secondo il nostro buon amico, il contratto olimpico, alle Olimpiadi di Pechino c'erano 1.125.799 persone che si candidavano per fare volontariato.

Le Olimpiadi di Sydney avevano 40.000 volontari che si stima abbiano risparmiato alla città 60 milioni di dollari di stipendio. Alle Olimpiadi di Rio, 70.000 volontari hanno risparmiato 100 milioni di dollari per dover pagare i salari minimi. Ciò avrebbe aumentato del tre percento l'intero costo di ospitare le Olimpiadi.

Volontari Olimpici di Sydney (Fonte)

Quando si parla di miliardi di dollari, si tratta di un aumento significativo.

Vi salutiamo, volontari, anche se a volte non avete voluto presentarvi.

Conclusione

Le Olimpiadi sono una folle sfida logistica. Se le città ce la fanno, vengono acclamate come eroi. Se non lo fanno, in realtà è totalmente previsto.

Hai dieci anni per prepararti, ma si tratta di pianificazione strategica e aspetti logistici. Se questi non sono a posto... non ha senso nemmeno l'hosting.

Se sei ulteriormente interessato a modi di successo per pianificare le Olimpiadi, ecco una breve guida pratica che potresti essere in grado di trasmettere al tuo governatore statale, se l'argomento si presenta.

Per fortuna, la tua azienda non deve ospitare le Olimpiadi, ma se hai bisogno di aiuto per la gestione della logistica, dai un'occhiata alla directory del software logistico di Capterra.