Il caso del monitoraggio del tempo: cosa dicono le persone che utilizzano il monitoraggio del tempo sui suoi vantaggi

“La gente comune pensa semplicemente a passare il tempo. Le persone fantastiche pensano di usarlo.

- Sconosciuto

Il tempo passa, che ci piaccia o no.
Un'altra verità è: il tempo passa, che facciamo qualcosa o meno. Tra dieci anni potrai raggiungere tutti i tuoi obiettivi o vivere esattamente la stessa vita di adesso, avendo solo 10 anni in più.

Ecco perché dovremmo spendere il nostro tempo con saggezza e stare attenti a non sprecarlo; dopotutto, questa è l'unica risorsa che non possiamo recuperare una volta che è sparita.

Come essere sicuri di non perdere tempo e di spenderlo facendo le cose giuste?

Bene, una delle soluzioni è rintracciarlo.

Che cos'è il monitoraggio del tempo?

Il monitoraggio del tempo può essere definito come la documentazione delle attività quotidiane e del tempo necessario per completarle.

Può essere fatto all'interno di un'azienda, nel qual caso i dipendenti tengono traccia dei loro obblighi di lavoro e dell'orario di lavoro, oppure puoi farlo in modo indipendente, sia per scopi di fatturazione (se lavori come libero professionista, ad esempio) o semplicemente per migliorare la tua produttività .

In passato, era abbastanza comune tenere traccia del tempo che i dipendenti trascorrevano al lavoro utilizzando le schede magnetiche, la geolocalizzazione e i metodi di timbratura in entrata e in uscita; ora utilizziamo principalmente app di monitoraggio del tempo, come Clockify, poiché la maggior parte di noi lavora da casa.

Utilizzando l'app, puoi tenere traccia del tempo in due modi: tramite schede attività o utilizzando un timer.

Schede attività

Aggiungi manualmente le tue attività e il tempo speso a svolgere tali attività, in genere alla fine della giornata. Alcune persone lo fanno alla fine del mese o ogni pochi giorni, ma non lo consiglierei perché è facile dimenticare qualcosa in quel modo.

Il metodo della scheda attività è più diffuso perché, nella maggior parte dei casi, non è necessario un elevato livello di precisione; inoltre, tenendo presente che è necessario avviare/arrestare il timer potrebbe essere stressante per alcune persone.

Timer

Si avvia il timer quando si inizia a lavorare su un'attività e si interrompe quando si finisce. È più preciso in quanto registra i momenti esatti in cui inizi e ti fermi, mentre gli utenti della scheda attività inseriscono orari approssimativi. È ottimo nei casi in cui desideri misurare e/o migliorare la tua produttività.

Perché il monitoraggio del tempo è importante?

Ora, quando abbiamo trattato di cosa si tratta, dovremmo anche parlare del perché è importante. Perché dovresti monitorare il tuo tempo?

Il monitoraggio del tempo semplifica la fatturazione e l'elaborazione delle buste paga più efficiente

Motivo numero uno: soldi.

Quando stai monitorando il tempo, hai essenzialmente un record di tutte le ore fatturabili e non fatturabili.

Cosa significa?

Se sei un'azienda, semplifica notevolmente l'elaborazione dei dati per le buste paga.

Soprattutto se hai una piccola o media impresa e non hai soldi da sprecare, tenere traccia di tutto ti aiuterà a rimanere entro un budget.
Puoi anche ottenere dati su cui puoi fare affidamento se decidi di adeguare il prezzo dei tuoi prodotti o servizi.

Una fatturazione accurata è incredibilmente importante sia per i liberi professionisti che per i clienti.
Non sottovaluterai le ore che hai dedicato; può anche facilitare il calcolo della tariffa oraria o di una tariffa fissa del progetto.
Se stai assumendo, puoi vedere dove vanno esattamente i loro soldi.

I rilevatori di tempo forniscono dati utili

Quando inserisci i dati ogni giorno, ti ritrovi con molti dati, in questo caso con informazioni utili che puoi utilizzare in vari modi. In primo luogo, vedrai quanto sta lavorando il tuo team e su cosa sta lavorando, nonché la quantità di tempo che di solito impiega per completare un'attività.

Quando vedi tutto questo, in bianco e nero, puoi chiederti: c'è qualche area che deve essere migliorata? Possiamo fare qualcosa di più efficiente? Dobbiamo lavorare in modo più intelligente anziché più duro?
Rispondere a queste domande e implementare le modifiche necessarie renderà di conseguenza il tuo team più produttivo e la tua attività più redditizia.

Ti aiuterà anche a pianificare meglio. Sarai in grado di prevedere il numero di ore necessarie per progetti futuri e di stimare il costo di tali progetti.

PS Anche se scrivevo di squadre, tutto vale anche se lavori da solo. Analizzare il proprio lavoro richiede apertura e onestà, oltre che responsabilità, il che è ammirevole – vai tu!

Il monitoraggio del tempo può migliorare la produttività

Hai problemi con la procrastinazione? O qualcosa che interrompe costantemente il tuo flusso di lavoro? O forse sei solo dolorosamente consapevole della tua mancanza di concentrazione e sei determinato a migliorare?
Il tempo di tracciamento può essere la soluzione.

È meno probabile che scorri all'infinito sui social media e più propenso a fare ciò che dovresti fare quando sai che dovrai affrontare vedendo l'elenco delle tue attività quotidiane scritte sullo schermo. Ti tiene responsabile e rende più facile escludere le distrazioni.

Puoi vedere se alcuni tuoi compiti richiedono molto più tempo di quanto dovrebbero o se sprechi tempo ed energia facendo qualcosa di completamente non necessario; avere una visione del genere è una chiave per migliorare la tua produttività.

“È diventato uno strumento così importante nella mia attività. Ho diversi clienti per i quali devo tenere traccia di attività specifiche e non solo posso tenere traccia di quelle voci di tempo facilmente, ma posso guardare indietro e vedere se sto diventando più efficiente in termini di tempo in quelle attività". – Elizabeth Kroll, avvocato

Il monitoraggio del tempo può aiutarti a studiare

Non deve essere esclusivamente legato agli affari; ha il suo scopo anche in ambito accademico, tra docenti e studenti.

Se sei uno studente e la stagione degli esami si avvicina presto, entra nella gestione del tempo. Sentimenti di panico e/o destino imminente non devono essere la tua unica forza motivante!

Il monitoraggio del tempo delle attività impedisce il multitasking

Inoltre, le app di monitoraggio del tempo in genere non consentono di tenere traccia di due attività contemporaneamente.

Potresti chiedermi: come va bene?

Contrariamente alla credenza popolare, il multitasking va bene se ascolti un podcast e fai le faccende domestiche o ascolti un audiolibro mentre stai prendendo un treno per andare al lavoro, ma non va bene se stai lavorando. Nessun altro dovrebbe aspettarsi che tu faccia il multitasking.
Se stai facendo qualcosa che richiede la tua piena attenzione, non è possibile: ti ritroverai con due o più compiti a metà invece di uno completamente completato e probabilmente finirai per essere frustrato. Fare uno per uno è in realtà molto più efficiente.

(Per credenza popolare intendo principalmente la mia convinzione. Ho cercato di convincermi che va bene e che posso contemporaneamente scrivere e fare altre cose... la mia lunga ricerca empirica mi ha convinto che, in effetti, non posso.)

Cosa dicono le persone che utilizzano il software di monitoraggio del tempo sui suoi vantaggi

Come ha detto Laura Vanderkam, autrice dei libri 168 Hours e I Know How She Does It : “ Se vuoi perdere peso, devi scrivere cosa mangi. Stessa cosa con il tempo. Se vuoi passare meglio il tempo, devi capire dove sta andando.
Forse qualcosa che pensavi fosse un problema in realtà non lo è. Forse qualcosa che non hai mai nemmeno considerato ci vuole molto più tempo di quanto pensassi . ”

La mia esperienza con il monitoraggio del tempo quando ero freelance

Non sono estraneo a lavorare come freelance, inoltre non sono una persona organizzata per natura e mi piace decorare la mia agenda più che pianificare.
Tuttavia, poiché avevo bisogno di essere produttivo e volevo fare il mio lavoro al meglio, e viviamo anche in un'epoca in cui la tecnologia può aiutarci con quasi tutto, ho usato un software di monitoraggio del tempo.

Ha decisamente migliorato la qualità della mia vita, non in un modo miracoloso che ritraessero gli spot televisivi (dovevo comunque lavorare davvero), ma mi ha permesso di fare il mio lavoro invece di:

• Mi chiedo se il cliente mi pagherebbe l'importo giusto per il numero di ore che ho trascorso a lavorare. Se sei un libero professionista che viene pagato ogni ora, il tempo è letteralmente denaro.
• Sentendosi in colpa perché non lavoro abbastanza: quando lavori per te stesso, può essere difficile trovare un sano equilibrio tra lavoro e vita privata.
• Perdere tempo e rimandare. (Non volevo inserire nella scheda attività che ho guardato video di cani carini o fatto quiz per scoprire quale tipo di pane si adatta alla mia personalità.)

Quando ho iniziato a monitorare il tempo, ho scoperto quanto lavoro inattivo tendo a fare, il che non è stato un risultato facile né piacevole, ma mi ha aiutato: mi ha spinto a fare alcuni miglioramenti nel mio lavoro quotidiano ( e la vita).

La cosa più importante che ho fatto è stata stabilire dei confini chiari tra lavoro e tempo libero. Mi sono assicurato di lavorare nel modo più efficiente possibile durante il periodo di tempo che mi sono prefissato e, d'altra parte, mi sono proibito di pensare al lavoro al di fuori del mio orario di lavoro autoimposto, il che è stato ottimo per la mia salute mentale.

Anche il tempo di lavoro e i rapporti esatti avvantaggiano i clienti

È stato fantastico anche per i miei clienti, che hanno potuto vedere come stava procedendo il progetto e su cosa stavo lavorando in quel momento. Ha reso la nostra comunicazione più semplice e, in generale, ha aiutato i nostri progetti ad andare più agevolmente.

Esperienza di altri liberi professionisti

Altri hanno avuto un'esperienza simile:

“Sono uno scrittore e uso Clockify per uso personale, per mantenermi responsabile e tenere traccia del tempo che trascorro scrivendo e sviluppando progetti diversi ogni settimana. È stato di grande aiuto mantenermi concentrato e dedicare il tempo che dovrei ogni settimana a ciascun progetto. Prima scrivevo solo fino a quando non avevo finito un certo numero di pagine o un'idea, ma costringendomi a soddisfare determinati requisiti di tempo, sono stato in grado di fare molto di più. Lo consiglierei sicuramente ad altri scrittori.”

“Come grafico, per me è importante fornire ai miei clienti la quantità precisa di lavoro che ho svolto, suddiviso in compiti e progetti in modo che possano vedere per cosa stanno pagando. Con Clockify questo è diventato meno oneroso per me e mi consente di investire più tempo in ciò che so fare meglio piuttosto che in scartoffie o contare le ore.

– Elijah D, Grafico

Quando si tratta di cose del genere, l'esperienza di prima mano di qualcuno è ciò di cui mi fido di più.
Ecco cosa hanno da dire i proprietari e i dipendenti di varie aziende sul monitoraggio del tempo e sui suoi vantaggi:

Il monitoraggio del tempo aiuta nella gestione di una squadra

“ Gestire un team pieno di sviluppatori di software è una seria responsabilità. Clockify ha semplificato il monitoraggio dei progressi di ogni individuo generando un rapporto completo su ciò su cui hanno lavorato e quanto tempo hanno trascorso con la prova delle attività svolte. Ciò ha reso facile per il capo calcolare le spese generali e le prestazioni basate sui KPI con la massima efficienza. Anche l'implementazione è stata molto intuitiva e veloce. Anche i dashboard e la rappresentazione delle informazioni erano molto completi . ”

– Dilanka H, ​​Responsabile Innovazione

Clockify è efficace e facile da usare

“ 1. È molto facile da usare e molto rapidamente chiunque può prenderlo, utile quando si assume un nuovo dipendente. 2. Consente una gestione efficace delle attività di pulizia per i responsabili e i manager del team, come presenze, schede attività, ecc. 3. Strumento semplice per fatturare le ore lavorate e rivedere il tempo impiegato su progetti e attività tramite report. 4. C'è anche un'app mobile che consente di tenere traccia del tempo speso per le chiamate, specialmente quando sei un consulente o un fornitore di servizi di consulenza e trascorri molto tempo al telefono. 5. Puoi impostare il monitoraggio del tempo per clienti, progetti, attività specifici e assegnarlo a dipendenti specifici: questo è molto dettagliato e completo . "

– Subash B, co-fondatore di una società di marketing e pubblicità

I rilevatori di tempo sono convenienti

“ La nostra attività è passata dal tenere traccia delle ore su un blocco note a questo incredibile programma. Che differenza enorme ha fatto! Comodo, efficiente e molto trendy! Ci consente di timbrare in entrata e in uscita per ore/giorni specifici invece del timer tradizionale . ”

– Gabrielle W, assistente contabile

Il monitoraggio del tempo aiuta a valutare i tuoi prodotti

“ Ottima esperienza: il prezzo dei miei prodotti diventa un gioco da ragazzi.
Quando si valutano i miei beni per la vendita, la maggior parte del costo è in manodopera, quindi questo è di grande aiuto. Puoi impostare la tua tariffa oraria, avere schede attività diverse per ogni progetto e la tempistica è semplice come un pulsante di avvio/arresto .

– Lisa E, creatrice di gioielli

Il monitoraggio del tempo può essere una cattiva idea?

Può.

Per quanto utile sia il monitoraggio del tempo, non funzionerà per tutti: non ha senso per tutti i lavori e le attività. Ad esempio, se sei un libero professionista che viene pagato per progetto anziché ogni ora e, inoltre, sei bravo a gestire il tuo tempo.

Naturalmente, c'è una distinzione tra non così utile nel mio caso particolare e una cattiva idea : esamineremo situazioni in cui quest'ultimo potrebbe potenzialmente essere il caso e quindi forniremo una soluzione.

Se il problema è il sentimento monitorato e/o la violazione della privacy

L'introduzione del monitoraggio del tempo potrebbe mettere a disagio i tuoi dipendenti; possono sentirsi osservati e di non avere alcuna privacy. Di conseguenza, può influenzare negativamente non solo le loro prestazioni, ma anche l'atmosfera di lavoro e il rapporto tra i dipendenti e il datore di lavoro.

Soluzione :

È davvero importante stabilire la fiducia tra tutti in azienda e creare un ambiente piacevole in cui tutti si sentano apprezzati.

Quando si introduce il nuovo software, fare uno sforzo per spiegare loro il motivo e quali sono i vantaggi. Fai sapere loro che lo usi anche tu; non c'è niente di così efficace come dare l'esempio.

Se è stressante

Il monitoraggio del tempo può essere un po' noioso, ma non dovrebbe renderti ansioso o aggiungere una quantità significativa di carico di lavoro extra.

Soluzione :

Come datore di lavoro, devi assicurarti di fornire istruzioni chiare su come utilizzare il software. Inoltre, è una buona idea controllare le voci ogni settimana o ogni 2-3 settimane per assicurarsi che tutto sia etichettato e classificato correttamente: è meglio affrontare tutti i problemi prima piuttosto che dopo ed evitare ulteriore stress lungo la strada.

Ci sono molte app di monitoraggio del tempo sul mercato: quando decidi quale presentare alla tua azienda, scegli quella che ha un'interfaccia intuitiva ed è veloce e semplice da usare, quindi non ti prenderanno molto tempo. Lo stesso vale per i liberi professionisti.
Fare bene il proprio lavoro è già abbastanza difficile e stressante: l'obiettivo dell'utilizzo di queste app è semplificarti la vita, non complicarla ulteriormente.

"In termini di sensazione e utilizzo, Clockify ha molte integrazioni e ha un'interfaccia semplice, elegante e intuitiva indipendentemente dal dispositivo o browser supportato su cui decidi di utilizzarlo. Ciò è particolarmente vero per la sua app Web intuitiva e facile da navigare a cui è possibile accedere da qualsiasi luogo per visualizzare i progressi tuoi e del tuo attuale team. – DeskTime.

Inoltre, una buona domanda da porsi (te stesso) è: c'è qualche rinforzo positivo per qualcuno che è efficiente e fa bene il proprio lavoro, o solo conseguenze negative per la mancanza di produttività?

Se semplicemente non puoi impegnarti a monitorare il tempo ogni giorno e lo fai retroattivamente

Se la tua routine di monitoraggio del tempo prevede il tentativo di ricordare cosa hai fatto 3 giorni fa, probabilmente non è efficace. La memoria umana non è il narratore più affidabile che tu possa avere.

Soluzione :
Imposta una sveglia che suonerà ogni giorno della settimana a una certa ora per ricordarti di iniziare a registrare il tempo o di tenere traccia di tutte le tue attività nella scheda attività. (E non posticiparlo.)

C'è anche un'opzione nell'estensione del browser di Clockify per impostare un promemoria per avviare il timer.

Conclusione

Il monitoraggio del tempo è un ottimo strumento per migliorare la produttività e facilitare le cose che possono essere frustranti, come la fatturazione o la stima del costo del tuo prossimo grande progetto. Fornisce inoltre dati inestimabili che possono aiutare te e la tua azienda a diventare il meglio che puoi essere.

Per utilizzare il tuo tempo in modo efficace ed efficiente, devi prima sapere dove sta andando e poi puntarlo nella giusta direzione. La cosa buona è che con tutte le app e le risorse che abbiamo, non è mai stato così facile farlo.