I migliori assistenti virtuali da assumere

Ti ritrovi a passare ore ogni giorno a rispondere alle e-mail?

Stai lottando per ritagliarti del tempo per pubblicare contenuti sui social media?

Troppo del tuo tempo è dedicato a compiti umili come la prenotazione di riunioni, appuntamenti, voli, conferenze, ecc., quando preferisci fare networking, vendere, costruire il tuo marchio e sviluppare relazioni con i clienti?

Sei un candidato ideale per un assistente virtuale. E questo post è qui per mostrarti come reclutare il meglio di loro.

Vuoi saltare alla lettura di ciò che rende il miglior assistente virtuale? Clicca qui.

Vuoi andare avanti dove puoi trovare i migliori assistenti virtuali? Clicca qui.

Cos'è un assistente virtuale?

Proprio come un assistente personale o un assistente esecutivo, un assistente virtuale è qualcuno che alleggerisce il tuo carico di lavoro togliendo dal piatto compiti più semplici o noiosi. Ciò può includere la risposta alle e-mail, l'onboarding dei clienti, la prenotazione di voli, la gestione della presenza sui social media, la gestione del calendario, la ricerca e molto altro. Ciò che differenzia un assistente virtuale da altri tipi di assistenti è che, invece di lavorare accanto a te a casa o in ufficio, il loro lavoro viene svolto in remoto e tutte le comunicazioni avvengono virtualmente.

Dove puoi trovare i migliori assistenti virtuali?

Gli assistenti virtuali stanno diventando sempre più comuni e quindi crescono anche i luoghi da cui reperirli

Ci sono assistenti virtuali con sede in tutto il mondo. Tuttavia, non ci vogliono molte ricerche sugli assistenti virtuali per scoprire che le Filippine hanno quasi il monopolio del mercato, con molti servizi basati anche in India. In effetti, Dennis Yu ha una partnership con l'agenzia filippina VA OnlineJobs.ph e utilizza il sito per reclutare l'intero team di assistenti virtuali. Tuttavia, ci sono anche opzioni disponibili più vicino a casa.

Queste sono solo alcune delle agenzie di assistente virtuale:

Assistenti virtuali con sede negli Stati Uniti:

• Zirtuoso
• Virtual Assist USA
• Sosta
• Prialto
• Assistente virtuale 24 ore su 24, 7 giorni su 7 (nota che hanno opzioni sia nazionali che offshore)
• Woodbows (hanno anche opzioni nazionali e offshore)
• Audacemente

Assistenti virtuali con sede in Canada:

• I guru virtuali
• Associazione canadese degli assistenti virtuali
• Ufficio intelligente
• Servizi virtuali NS
• Assistente virtuale Canada

Assistenti virtuali con sede nel Regno Unito:

• Vitale
• Angeli Amministratori
• Società di assistenti virtuali Regno Unito
• Time Etc. (questa società ha uffici sia negli Stati Uniti che nel Regno Unito)

Assistenti virtuali con sede nelle Filippine:

• Agenti invisibili
• VirtualStaff.ph
• Ova Virtuale
• Compagno di lavoro a distanza
• Virtuale fatto bene
• Pepe VA

Quali sono i vantaggi degli assistenti virtuali

Come accennato in precedenza, gli assistenti virtuali hanno molte somiglianze con gli assistenti personali o esecutivi e quindi possono essere assunti per gli stessi motivi. Esistono per alleggerire il tuo carico di lavoro in modo che tu possa concentrarti esclusivamente sulle cose che vuoi fare o sulle cose che richiedono la tua attenzione in modo specifico. La principale differenza tra assistenti personali o esecutivi e assistenti virtuali è che di solito gli assistenti virtuali costano molto meno e lavorano da remoto.

Quando si sceglie un assistente virtuale rispetto ad altri modelli di outsourcing, si ottiene il vantaggio di avere qualcuno che è con te a lungo termine, e quindi qualcuno che conosce tutte le tue preferenze, ideologie e ritmi. Impareranno quale posto preferisci al momento della prenotazione dei voli. Il tono che usi per i tuoi post su Facebook. A quali riunioni vuoi sempre dare la priorità e quali possono essere annullate per far loro spazio. In altre parole, ti conoscono e diventano abili nell'anticipare i tuoi bisogni e preferenze, rendendo la tua vita in generale più liscia e più a tuo piacimento.

Inoltre, quando assumi VA puoi cercare persone che hanno competenze che ti mancano. Vuoi aumentare la tua presenza video sui tuoi account di social media? Ha più senso assumere qualcuno che ha già queste abilità piuttosto che provare a farlo da solo (poi scopri che non hai il tempo per continuare e finisci per assumere comunque qualcuno per questo). Forse sei una persona favolosa, ma i compiti amministrativi non sono mai stati il ​​tuo forte. Un VA operativo è un must per te. Qualunque sia l'area che potresti rispolverare nella tua attività, probabilmente c'è un VA per te.

Infine, i VA ti restituiscono la tua vita. Gestire lo spettacolo da solo non è un'impresa facile ed è facile che il tuo lavoro trabocchi nel tuo tempo personale e familiare. Sviluppare un sano equilibrio tra lavoro e vita privata ti rende migliore in tutte le aree della vita - lavoro incluso - e rende più che utile dare una mano in più alla tua squadra.

Qual è la differenza tra l'outsourcing e l'assunzione di un assistente virtuale?

Ad essere sinceri, a seconda di chi fornisce la definizione, i confini tra ciò che si qualifica come outsourcing e ciò che si qualifica come impiego di un assistente virtuale può essere un po' sfocato e comportare molti incroci. Anche se non tutti sarebbero d'accordo, forse il modo più semplice per pensare ai due è pensare all'outsourcing come al termine generico, con gli assistenti virtuali che rientrano in esso.

Sia l'esternalizzazione che l'impiego di un assistente virtuale implicano l'appalto del lavoro a una parte esterna.* Gli assistenti virtuali sono generalmente impiegati su una base a lungo termine, mentre l'outsourcing può essere utilizzato sia per lavori a breve che a lungo termine. Gli assistenti virtuali tendono a lavorare esclusivamente per una persona o una parte, mentre durante l'outsourcing, l'individuo o l'azienda a contratto può lavorare solo per te o destreggiarsi tra più progetti e datori di lavoro contemporaneamente.

*Nota: questa affermazione è un'affermazione con cui alcuni, incluso Dennis Yu, non sarebbero d'accordo e mette in evidenza la potenziale differenza tra l'esternalizzazione e l'impiego di un assistente virtuale. Poiché gli assistenti virtuali sono assunti a lungo termine, direbbe che hanno un libro paga regolare e poiché lavorano esclusivamente per te, devono essere considerati come qualsiasi dipendente in ufficio. Sebbene ci sia certamente un argomento per questo, in generale ci sono alcune differenze tra i due campi. Ad esempio, gli assistenti virtuali sono generalmente retribuiti in modo diverso rispetto ai dipendenti a tempo pieno, possono ricevere vantaggi diversi (o nessun) e possono essere assunti attraverso un rapporto con un servizio di assistente virtuale di terze parti.

In gran parte il dibattito riguarda la semantica, ma alla fine la cosa importante qui è capire quale sia la configurazione prevista per l'assunzione e l'impiego di un VA e scegliere l'opzione migliore per te e la tua agenzia.

Cosa NON dovresti cercare in un assistente virtuale?

Secondo Dennis Yu, l'errore più comune che le persone commettono quando assumono VA è aspettarsi di trovarne uno che possa essere un tuttofare. Questo, dice Yu, è il motivo più comune per stringere collaborazioni senza successo o per far smettere prematuramente il VA. Invece, consiglia di assumere VA separati per operazioni, video, contenuti, design, gestione della comunità e ingegneria web.

Ovviamente non è realistico o necessario che tutte le startup e gli imprenditori assumano immediatamente un VA in ciascuna area, ma puoi vedere chiaramente perché Yu metterebbe fortemente in guardia dal cercare di assumere un VA per coprire tutte queste aree estremamente diverse. Invece, avendo un VA per ogni ruolo specifico, diventeranno padroni delle loro corsie, permettendoti di stare tranquillo, contando sul loro lavoro tempestivo e di qualità.

9 caratteristiche dei migliori assistenti virtuali

Orientato ai dettagli

Quando fornisci spesso istruzioni e fai affidamento sul fatto che sono seguite da una T, o basando il tuo calendario giornaliero su inviti e appuntamenti raccolti da qualcun altro, devi sapere che hai qualcuno che non si lascia sfuggire nulla le crepe.

Un modo in cui Dennis Yu lo verifica nel processo di assunzione è dare ai candidati un incarico e, nel mezzo delle istruzioni per l'assegnazione, dice loro di inserire una parola a caso nella riga dell'oggetto della loro risposta e-mail. Ad esempio, usa spesso la parola "coniglio". I richiedenti che perdono questo dettaglio vengono automaticamente esclusi.

Quel piccolo dettaglio potrebbe non sembrare un grosso problema quando si tratta di una riga dell'oggetto. Tuttavia, quando il dettaglio è invece che il tuo assistente ti dica che devi essere in un aeroporto quando si scopre che devi effettivamente partire dall'aeroporto un'ora fuori dall'estremità opposta della città, è un affare più grande. Il semplice test di Dennis Yu aiuta a identificare i VA che hanno sempre meno probabilità di commettere quell'errore.

Creativo, intraprendente e indipendente

Sappiamo tutti che la vita accade e che a volte le cose non vanno esattamente come previsto. Se hai un VA che è paralizzato ogni volta che succede qualcosa di inaspettato, non ti sarà di grande aiuto. Dopotutto, se ricevi più email piene di domande e panico dal tuo VA che dai tuoi clienti, che senso aveva assumere qualcuno?

Durante il colloquio, prova a chiedere come il candidato ha gestito in precedenza situazioni impreviste e chiedi loro di fornire un esempio concreto di ciò che ha fatto per affrontarle.

Leale

Come detto sopra, uno dei principali vantaggi di avere un VA è avere qualcuno che cresce per capire i tuoi ritmi e anticipare le tue esigenze. Ovviamente questo può essere ottenuto solo avendo la stessa persona sotto contratto per un periodo di tempo ragionevole.

Sebbene la lealtà a volte possa essere difficile da valutare in un processo di intervista, un modo è guardare alla loro istruzione e alla loro storia lavorativa. Se sembra che rimangano in un posto per un po', in genere è un buon segno. Puoi anche chiedere quali sono i loro piani futuri, cosa sperano nella loro carriera e pensare se sarai in grado di sostenere il percorso che sperano.

Il che porta forse all'elemento più importante per coltivare dipendenti fedeli: devi trattarli bene! Assicurati di comunicare bene, chiedi la loro opinione, ascolta attentamente i loro suggerimenti, offri loro un carico di lavoro gestibile e offri loro l'opportunità di crescere nelle aree a cui sono interessati. Promuovili quando se lo sono guadagnato e dai loro la leadership opportunità man mano che crescono in esse. Quando i tuoi VA sentono che tieni a loro come persone e che sei investito nel vederli fare bene nelle loro carriere e nella vita, è molto più probabile che rimangano con te e vadano oltre nel loro lavoro per te .

Professionale

Non dimenticare: non sarai l'unico a interagire con il tuo VA. Vuoi qualcuno su cui puoi contare per comunicare con potenziali clienti e colleghi riflettendo bene sulla tua operazione.

Assicurati che tutte le loro comunicazioni con te durante il processo di assunzione dimostrino professionalità, sia nel tono che in termini di grammatica e competenza linguistica. E forse fai una rapida ricerca su Google solo per assicurarti che non ci siano bandiere rosse evidenti che compaiono immediatamente su Internet da qualche parte che i potenziali clienti potrebbero scoprire dopo averli conosciuti un po'.

Comunicatore forte

La comunicazione virtuale può essere complicata.

Quando è l'unico mezzo di interazione tra te e il tuo assistente, così come il tuo assistente e i tuoi clienti/potenziali clienti/collaboratori, devi assicurarti di avere qualcuno che possa gestirlo abilmente.

Sii particolarmente vigile nel processo di assunzione per prestare attenzione a incomprensioni che potrebbero segnalare frustrazione in futuro, nonché toni o linguaggio fuorvianti. Come per la caratteristica sopra, ricorda che questa persona agirà spesso come il volto (virtuale) della tua attività, quindi vuoi assicurarti che tutto e ogni modo in cui stanno comunicando sia qualcosa che sei felice di aver attribuito al tuo agenzia o attività commerciale.

Affidabile

Per molti imprenditori e proprietari di agenzie, la cosa più spaventosa di avviare un VA è rinunciare al controllo esclusivo su ogni dettaglio delle loro operazioni e fidarsi che qualcun altro gestisca le cose secondo gli stessi standard. Questo è perfettamente comprensibile: la tua agenzia è il tuo sogno e il tuo bambino, dopo tutto.

Fortunatamente, quando avrai la persona giusta nella tua squadra, scoprirai che la qualità delle offerte della tua agenzia non solo rimane la stessa, ma aumenta effettivamente. Due mani sono meglio di una, dopotutto, e una volta che il tuo lavoro è diviso in parti più gestibili, ogni singolo compito può finalmente ricevere l'attenzione che merita.

Cioè, purché tu ottenga un VA affidabile.

L'affidabilità può essere difficile da valutare nel processo di assunzione, ma in genere se stanno andando bene nelle altre aree (orientamento al dettaglio, professionalità), sei partito bene. Assegnare ai candidati un mini-progetto con una data e un'ora di scadenza aiuta anche a setacciare il gruppo. Ma alla fine, puoi assumere i dipendenti con un periodo di prova di 1-3 mesi per capire davvero se sono persone con cui vuoi impegnarti e in cui investire a più lungo termine.

Entusiasta

Il settore del marketing digitale è pieno di personalità, collaborazioni e innovazioni entusiasmanti. E per questo motivo, ci sono molti giovani emergenti che non vedono l'ora di farsi strada e lasciare il segno. Se riesci a trovare una di queste persone, puoi contare sull'avere qualcuno che andrà oltre il proprio dovere.

I dipendenti entusiasti ascoltano profondamente le idee degli altri, le interiorizzano e poi aggiungono i propri sviluppi positivi. Hanno la concentrazione e la spinta per cogliere gli errori e intervenire, innovare sullo status quo e migliorare ogni area con cui entrano in contatto. In altre parole, sono la persona che vuoi nella tua squadra.

Altamente qualificato

Forse la cosa più ovvia da cercare in un potenziale assistente è qualcuno che sia davvero bravo nel lavoro che stai chiedendo loro di fare. Proprio come in qualsiasi colloquio, vorrai discutere i dettagli (e, se applicabile, visualizzare esempi) dell'istruzione passata e/o dell'esperienza lavorativa del richiedente.

Assicurati di dare anche un qualche tipo di incarico nel processo di intervista. Fare affidamento esclusivamente su esempi del passato del richiedente può essere fuorviante in quanto potrebbe aver lavorato con compagni di classe o colleghi per fornire il prodotto finale. Assegnando al candidato un piccolo incarico avrai un'idea più precisa delle sue abilità individuali.

Ricettivo al feedback

Tutti hanno spazio per crescere e, in particolare, poiché tu e il tuo VA vi state abituando ai ritmi l'uno dell'altro, spesso dovrete fornire al vostro VA sia feedback positivi che critiche costruttive.

Il miglior VA è qualcuno che è abbastanza umile e sicuro da accettare le tue critiche e tradurle in un miglioramento professionale. Non vuoi qualcuno che cede al primo sussurro di negatività, né qualcuno che ha un tale ego da ignorare qualsiasi accenno al fatto che altri potrebbero avere idee migliori per il loro lavoro. Uno di questi candidati non durerà come dipendente a lungo termine.

Ancora una volta, il modo migliore per testare questo è dare un incarico nel processo di candidatura. Discuti con loro il lavoro del candidato una volta completato e annota la sua reazione al tuo feedback, sia positivo che negativo.

Ci sono cose che puoi fare anche tu in quest'arena. Dennis Yu ha notato che la presentazione e la ricezione del feedback è estremamente influenzata dal punto di vista culturale e, per questo motivo, è meglio essere il più positivo possibile, anche quando si offre una critica. Sostiene il "panino dei complimenti", che consiste nell'iniziare con aspetti positivi, infilare i cambiamenti che vorresti vedere, per poi finire di nuovo con più lodi per il loro lavoro.

Assumere i migliori assistenti virtuali

Forse l'elemento più importante per trovare VA di qualità è avere un processo di assunzione completo. Per saperne di più su come il processo che Dennis Yu ha impostato per assumere il suo team di VA, dai un'occhiata a questo post.

Mentre assumere un VA può inizialmente sembrare un processo di rinuncia al controllo, invece dovrebbe essere pensato come un'esperienza di potenziamento. Con l'aiuto di un VA competente, tu e la tua agenzia sarete più concentrati, più organizzati, più snelli e più abili con il lavoro e le comunicazioni che producete.

E con le tue nuove conoscenze trovate sopra, puoi essere certo che questa agenzia 2.0 potenziata da VA è alla tua portata.