L'arte di prestare attenzione: comunicare in modo più intelligente sui team remoti

Inizio la mia giornata lavorativa salutando persone prive di sensi che non ho mai incontrato.

Poi ho litigato con un robot.

Vale a dire: in Convert comunichiamo in modo leggermente diverso.

Qui siamo un team totalmente remoto, che lavora con orari quasi totalmente flessibili. La nostra sede è in 9 paesi diversi e operiamo in 11 fusi orari.

Eppure - ci conosciamo. E sappiamo comunicare. "Entrando" 3 mesi fa per il mio primo giorno, sono rimasto stupito di scoprire quanto bene, senza soluzione di continuità ed empaticamente, la squadra sembra andare d'accordo.

È così che funziona tutto.

• Come i robot ci ricordano di comunicare come esseri umani.
• Il modo in cui ci "vantiamo" e condividiamo le nostre "cazzate".
• Gli strumenti che utilizziamo per lavorare "all'aperto", anche se oltre i fusi orari e dietro i laptop.

SLACK

Tutti e la loro madre abbonata a Tech Crunch usano Slack e per una buona ragione.

È liscia, è efficiente, è facile da organizzare. L'app mobile funziona bene. Anche le piccole notifiche di dinging sono generalmente piacevoli.

Se Convert avesse un ufficio tradizionale, sarebbe la nostra sala conferenze, la cucina, la sala riunioni e la bacheca. Ecco come lo usiamo per far sentire "online" come "di persona".

I bot:

Slackbot:

Il nostro slackbot, stranamente, interpreta il ruolo della cheerleader, del maresciallo e del comico.

Non riesco mai a tenere traccia di cosa, esattamente, lo attiva, ma posso suddividere i prompt dei comandi in alcune categorie: per le risate e per la missione.

In quest'ultima categoria, abbiamo la grande regola: il linguaggio neutrale rispetto al genere.

Convert ha una politica aziendale dedicata, che è sfaccettata e in continua evoluzione. Ma gran parte di essa è la neutralità di genere, che è fondamentale per il nostro processo di assunzione, per la nostra missione sociale e per la nostra lingua.

Quindi slackbot ci dà promemoria "gentili" se facciamo un casino.

(Con "noi" intendo principalmente "me". Slackbot mi dà per lo più gentili promemoria quando sbaglio).

Digitare "amico", "fratello" o "ragazzi" richiede un rapido "intendevi banda?" o "Volevi dire amici?" - o una manciata di altri suggerimenti neutri rispetto al genere. Tutto ciò, ultimamente, ho acquisito una familiarità innata.

Altri trigger sono più divertenti (leggi: fai molto affidamento sulle gif). "Dannazione" richiede risposte gif, generalmente quelle in cui le persone sono ferite. "Online" richiede gif di persone che si vestono o vanno al lavoro e, a volte, inspiegabilmente, uno sguardo incredulo da The Dude.

"Meteo" e "caldo" richiedono più slackbot sass:

Ora, so che sembrano solo battute.

E potresti chiederti: "Cosa c'è di così innovativo in un bot che si basa eccessivamente sull'umorismo delle gif?"

Ma onestamente, non sono solo battute. E mi ci sono voluti alcuni mesi per capire come programmiamo davvero slackbot.

Usiamo slackbot come un modo per dimostrare che ci ascoltiamo . Per dimostrare che stiamo prestando attenzione.

Quando slackbot mi ha suggerito di rivolgermi alla squadra come "tutti" - mi sono lamentato.

Slackbot non ha dimenticato (o, almeno, Dennis, che ha programmato il comando, non l'ha fatto).

E poi quando mi sono lamentato del fatto che "y'all" non è una forma plurale propria, slackbot si è adattato.

Quando i convertitori si ammalano, slackbot si unisce al coro umano empatico:

E quando i convertitori si festeggiano a vicenda, slackbot festeggia con loro. (A volte in modi che sono, certamente, un po' strani).

Alla fine: usiamo slackbot in un modo che è sottile e non discusso, ma importante. È un robot che ci ricorda di interagire in modi che sono umani.

Ciao Taco:

Quindi adoro l'HeyTaco! bot per due motivi: 1) mi piace vincere. 2) Mi piacciono i tacos.

Se non hai familiarità: "Hey Taco" è uno slackbot che ti consente di dare "oggetti di scena" a un compagno di squadra con un semplice comando "@" ed emoji.

(Che so, suona un po' ridicolo quando lo digiti).

Ma ecco perché è bello: ti incoraggia a incoraggiarti a vicenda. Diventa un protocollo prestabilito per dire "Ehi, hai fatto un ottimo lavoro". E questo rende facile e abituale dire "hey hai fatto un ottimo lavoro".

Ogni volta che qualcuno ti lancia un taco, il bot Hey Taco ti avvisa con un messaggio. Inoltre, ti collega alla classifica della tua squadra, il che è semplicemente divertente.
(Anche se sei io, e all'8° posto).

Hey Taco ti consente anche di "incassare" i tacos per i premi della squadra, che puoi personalizzare. Ma le vere ricompense non sono quelle tangibili. Sta coltivando una cultura di positività e incoraggiamento attraverso piccole azioni di congratulazioni.

E attraverso i tacos.

I canali:

I canali meno pratici nello slack di Converti tendono ad essere i più importanti.

Sono le basi umane della nostra comunicazione principalmente digitale.

#tutto_raffreddatore d'acqua:

In Convert, lavoriamo su un sistema di Holacracy, il che significa che lavoriamo in modo autonomo. Possediamo le nostre "sfere". Non c'è un vero processo di approvazione o un eccessivo avanti e indietro.

In teoria, questo significa che posso, se voglio, sedermi alla mia scrivania e fare il mio lavoro e pubblicare i miei articoli e finire i miei compiti e interagire, durante il giorno, senza assolutamente nessuno.

Ma io no. Perché è noioso.

E i convertitori non sono noiosi.

E poiché non siamo noiosi, tendiamo a parlare tra di noi. Il refrigeratore d'acqua è dove lo facciamo.

Di solito invio foto dei miei viaggi. Altre persone inviano foto dei loro figli. O cibo. O un corso che stanno seguendo. O escursioni o strane installazioni di laptop o Airbnb sfarzosi o altro cibo.

E onestamente, è una grande vittoria per la cultura aziendale perché non vedo l'ora di accedere a Slack. Le grandi notifiche rosse non sono solo spaventose: sono aggiornamenti degli amici.

#tutti_cazzi:

Ho scoperto che in Convert, le cazzate che condividiamo assumono forme diverse. A volte, sono cose di "vita generale" (ad es. ho trascorso 4 ore al DMV). A volte sono cose vere e proprie del tipo "non ero bravo nel mio lavoro".

Sono ancora pessimo a condividere le mie cazzate.

In un team remoto: devi superarlo.

Il canale delle cazzate rende tutto più facile.

Soprattutto, perché è un conforto vedere gli errori delle persone allo scoperto. Ed è un conforto vedere che nessuno si sofferma su di loro.
Nessuno ti condanna. Non vieni "segnalato" o "sospeso" o "nei guai".
Di solito, prendi solo emoji.

(E ancora un po' di sfacciataggine da slackbot)

#tutti_umili:

E poi abbiamo un canale per il contrario!

Qui ci vantiamo di noi stessi:

Ci vantiamo per l'azienda:

E ci vantiamo l'uno per l'altro.

Gif, tacos e cuori sono condivisi.

E onestamente, è solo un bel posto di congratulazioni dove ritrovo. Ogni volta che vedo nuove notifiche da questo canale, sono piuttosto elettrizzato. E sono piuttosto orgoglioso di alcune delle cose che i miei colleghi hanno realizzato.

Ogni azienda dovrebbe avere uno spazio del genere.

E tu?

Chiedilo a te stesso…

• Come possiamo automatizzare umanamente? Attentamente? Cosa possiamo "integrare" che mostri "Sto prestando attenzione".
• Cosa rappresenta la nostra azienda? Come possiamo rafforzarlo nel modo in cui comunichiamo?
• Come ci ricordiamo di dare un feedback positivo? E come ci incoraggiamo ad ammettere i nostri errori?
• Dov'è il nostro spazio per parlare come esseri umani, non solo come colleghi?

ASANA

Le mie prime settimane al Convert, praticamente ogni risposta a ogni domanda era: Asana.

• Ehi, posso ottenere l'accesso a WordPress? Chiedi a Diego, ad Asana.
• Dove trovo i post del blog in modifica? Canale di contenuti, in Asana.
• In quale pagina c'era la copia che volevi che guardassi? Te l'ho assegnato, ad Asana.
• Cosa devo fare prima della riunione? *sospiro esasperato* Basta controllare Asana, va bene?

Se non hai familiarità con Asana, è un software di gestione dei progetti. Gli elementi costitutivi sono schede, progetti e attività. Il punto di tutte queste cose è: puoi prendere appunti con le cose da fare: assegnarle a persone, dare date di scadenza, lasciare commenti, attività preferite, organizzarle per argomento e ottenere. tuo. atto. insieme.

Usiamo Asana per quasi tutte le attività che richiedono più di un minuto. Se mi dici di fare qualcosa in Slack, sarò onesto, lo dimenticherò. Se lo metti in Asana, vedrò la grande brutta data di scadenza rossa che mi fissa e mi muoverò.

Aggiornamenti del venerdì:

Quindi ogni venerdì, Asana mi dà questo piccolo promemoria:

Questo fa un paio di cose.

1. Mi fa andare il cervello "Oh dio. Cosa ho fatto questa settimana?" Sono quindi costretto a riflettere, a volte con orgoglio, a volte con panico, e valutare seriamente i progressi che ho fatto.
2. Mi ricorda il fatto che non sto lavorando in isolamento. Che le persone dipendano dal sapere come stanno arrivando i miei progetti. E probabilmente dovrei, sai, tenerli aggiornati.

Gli aggiornamenti del venerdì sono piacevoli perché sono rivolti al pubblico. Puoi iscriverti per vedere gli aggiornamenti di chiunque. E quasi chiunque può vedere gli aggiornamenti per te. È una bella risposta di 10 secondi, a livello aziendale, alla domanda: "Come è andata la tua settimana?"

Ma oltre a ciò, creano una cultura della responsabilità, non solo pubblicamente, ma personalmente. Ti costringono a celebrare i tuoi progressi e ad affrontare i tuoi blocchi stradali.

E ti permettono di guardare indietro a ciò che hai realizzato, o ciò che ha consumato troppo del tuo tempo.

Appunti di riunione:

Se voglio vedere cosa abbiamo deciso, durante qualsiasi riunione, in qualsiasi momento che risale all'alba dei tempi, posso trovarlo in Asana.

E con "l'alba dei tempi" intendo "9 mesi fa, quando abbiamo avviato l'intero sistema".

Tuttavia, la struttura della riunione settimanale, gli ordini del giorno e le note, tutto vive abbastanza bene e in modo tracciabile in un progetto Asana prestabilito.

Secondo il nostro modello di Holacrazia, abbiamo standardizzato le riunioni "tattiche" e "governative". Se conosci Holacracy, sai che è molto strutturato. C'è un giro di check-in, ci sono liste di controllo, ci sono metriche. C'è un'agenda da impostare. E c'è un giusto ordine in cui fare tutto questo, in modo che la riunione si svolga senza intoppi.

È molto di cui tenere traccia. Per fortuna, Asana più o meno lo fa per noi.

E tu?

Chiedilo a te stesso…

Dov'è il tuo spazio "niente sciocchezze, fatti cagare"? Come lo usi per mantenerti in attività?

Cosa tiene in carreggiata le tue riunioni? E chi prende gli appunti della riunione? Dove vivono? Sono di facile accesso?

CON VOCI E VOLTI

Quindi non siamo nello stesso posto - e non tutte le gif inviate su slack possono compensare questo.

Ma ci sentiamo come se fossimo abbastanza vicini quando abbiamo il tempo per parlare.

Ho passato molto tempo a lavorare da remoto. Una cosa che ho notato che facciamo diversamente? Le persone mantengono le loro webcam accese, a meno che la loro qualità di Internet non sia eccezionalmente scadente. Se ti imbatti in una delle nostre riunioni, vedrai le persone negli spazi di coworking, in auto, nei caffè o dai loro ponti. Ho ricevuto una chiamata da una tenda. La visibilità è più importante della formalità.

Altre cose che facciamo diversamente sono...

Chiamate di amici:

Divulgazione completa: non ho mai fatto correttamente una chiamata amico.

Perché sono sempre andato oltre il tempo.

A quanto pare, i tuoi colleghi sono interessanti. Le chiamate di amici sono la nostra possibilità designata, obbligatoria, una volta al mese, per parlare di qualsiasi cosa tranne che di lavoro. Di conseguenza, ora so qualcosa sui treni attraverso il Canada rurale, sul design degli interni per la mobilità sfidata e sul tè. Ma, soprattutto, so chi sono i miei colleghi e a cosa tengono.

Le chiamate di amici vengono aumentate più frequentemente per i nuovi membri. In questo modo, conosci il team meglio, più velocemente e ti senti più a tuo agio nel rispondere con le domande. Sono anche una buona pratica per l'arte onorata dai convertiti di navigare nei fusi orari e imparare a far funzionare bene il tuo calendario con quello degli altri.

Vittorie e miserie:

Ogni settimana abbiamo una riunione di 30 minuti di ritrovo chiamata "Condividi le tue vittorie e miserie" (che, lo so, non è il titolo più creativo). Agisce, più o meno, come il canale "humble_brag/fuckups" nella vita reale. O, tipo, una chiamata di amici a livello di squadra. Fondamentalmente, ci sediamo e diciamo, uno per uno: cosa è andato bene per noi questa settimana e cosa è andato male.

Qualche volta.

A volte finiamo per parlare di cose.

Allo stesso modo dei nostri canali: è uno spazio in cui le persone condividono il lavoro o la vita. Ma la parte importante è che puoi vedere le persone entrare in empatia e reagire alle tue vittorie e sconfitte, più o meno, nella "vita reale".

E tu?

Chiedilo a te stesso…

• Cosa possiamo fare per far sentire il mio team remoto meno isolato?
• Riteniamo utile dedicare qualche ora di lavoro per prendersi una pausa dal lavoro?

Allora qual è la grande idea?

Quindi era molto.

Molti strumenti, processi e regole.

Ma onestamente, gli strumenti e i processi sono tutti in qualche modo irrilevanti.

In Convert, queste cose funzionano solo perché lavoriamo con loro.

Slackbot che ti dice "spera che tu ti senta meglio" si sentirebbe piuttosto schifoso se anche i tuoi colleghi non intervenissero. #Watercooler funziona perché condividiamo. Asana funziona perché abbiamo inviato "Mi piace" e sono abbastanza trasparenti da fornire aggiornamenti.

Gli strumenti sono validi solo quanto le squadre che li utilizzano. Ma quando hai una grande squadra, usando ottimi strumenti, è allora che puoi davvero costruire qualcosa.