Conformità SMS: 10 suggerimenti per navigare nella conformità dei messaggi di testo

Con un tasso di apertura vicino al 100%, i messaggi di testo sono un potente strumento di marketing che fornisce un modo discreto ma diretto ed efficace per comunicare il tuo messaggio ai tuoi clienti esistenti e potenziali.
Per poter beneficiare appieno di questa soluzione, è necessario evitare di saltare senza guardare comprendendo le leggi e i regolamenti pertinenti progettati per proteggere tutti i clienti.

In questo articolo troverai una semplice spiegazione della conformità SMS, della sua importanza e delle autorità che la sovrintendono.

Quindi, rimanete sintonizzati e continuate a leggere.

Spiegazione della conformità ai messaggi di testo

La conformità SMS è l'adesione a una serie di leggi e regolamenti che le aziende devono seguire quando inviano messaggi di testo ai consumatori. Queste regole mirano a proteggere i clienti da messaggi indesiderati e spam. Il concetto di conformità copre anche il contenuto accettabile, la frequenza di invio dei messaggi e il loro formato.

Perché la conformità SMS è importante per le aziende?

La conformità ai messaggi di testo è fondamentale per le aziende in quanto aiuta a mantenere le relazioni e a costruire la fiducia dei clienti evitando di inviare loro messaggi di testo indesiderati e non richiesti. In questo modo, le organizzazioni possono assicurarsi di inviare messaggi solo ai clienti che desiderano riceverli e leggerli.

Inoltre, la conformità ai messaggi di testo consente alle aziende di evitare complicazioni legali e azioni legali. Una complessa rete di leggi e regolamenti governa il marketing via SMS. Il mancato rispetto di queste normative può comportare implicazioni legali per un'azienda. Quest'ultimo, a sua volta, può essere costoso e dannoso per la sua reputazione. Pertanto, garantire la conformità protegge le aziende da perdite finanziarie dovute a multe e sanzioni e conferisce loro un'immagine di marca impeccabile.

Panoramica delle principali leggi e regolamenti

Le varie leggi che regolano i messaggi di testo condividono concetti fondamentali comuni, come la necessità di ottenere il consenso in anticipo e fornire un'opzione di rinuncia. Tuttavia, ci sono lievi differenze e riconoscerle potrebbe aiutarti ad adattare il tuo approccio di marketing via SMS a diverse località in tutto il mondo.

• Il telefono Consumer Protection Act (TCPA)
• L'atto CAN-SPAM
• Spam Act 2003 in Australia
• Norme sulla privacy e sulle comunicazioni elettroniche (PECR) nel Regno Unito
• Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) in Europa
• Associazione dell'industria delle telecomunicazioni cellulari (CTIA)

10 Suggerimenti per garantire la conformità SMS

Segui i suggerimenti di seguito per evitare implicazioni legali, finanziarie e di reputazione.

1. Ottenere il consenso adeguato

Prima di inviare messaggi di testo promozionali, ottenere il consenso scritto esplicito da tutti i contatti che fanno parte del processo di opt-in, compresi quelli importati manualmente nella piattaforma del fornitore di servizi SMS. Usa un linguaggio chiaro e diretto per spiegare il consenso, in modo che i clienti capiscano cosa sono d'accordo. Il mancato ottenimento del consenso adeguato viola il TCPA e può comportare conseguenze legali e finanziarie per l'azienda.

2. Invia il messaggio di conferma corretto

Indipendentemente da come hai ottenuto il numero di telefono di un contatto, il tuo primo messaggio dovrebbe confermare l'accettazione da parte del cliente di ricevere messaggi di testo. Includi informazioni importanti come:

• L'identità della tua azienda
• La frequenza dei messaggi che intendi inviare
• Si noti che potrebbero essere applicate tariffe per messaggi e dati
• Istruzioni chiare su come disattivare la ricezione di messaggi futuri

L'obiettivo è dimostrare di rispettare le normative SMS, prevenire potenziali malintesi o reclami e creare fiducia con il destinatario.

3. Fornire meccanismi di opt-out

Tutti i messaggi di marketing SMS dovrebbero includere un meccanismo di opt-out facile da individuare e seguire che consenta ai clienti di annullare l'iscrizione all'istante. Potrebbe trattarsi di una semplice risposta con la parola "STOP", "QUIT" o "OPT OUT", come mostrato nell'esempio seguente.

Inviando un messaggio di testo "STOP", gli abbonati possono annullare l'iscrizione alle tue liste in qualsiasi momento. Un'altra opzione per abilitare l'opt-out facile è garantire che ogni testo di marketing inviato contenga un collegamento a una pagina di destinazione con un modulo di opt-out.

4. Fai attenzione quando importi i contatti

Prima di importare qualsiasi elenco di abbonati, assicurati che ogni persona nell'elenco abbia fornito volontariamente il proprio numero di telefono e espresso il consenso a ricevere messaggi. L'obbligo di ottenere l'espresso consenso scritto dei contatti non è limitato ai nuovi contatti ma si applica a tutti i contatti, compresi quelli importati in un elenco di iscritti.

Questo è importante per mantenere la conformità degli SMS ed evitare violazioni impreviste, che possono comportare conseguenze legali e finanziarie per la tua azienda. Fare la dovuta diligenza per ottenere il consenso adeguato da ogni contatto nell'elenco è un passaggio essenziale per la conformità dei messaggi di testo e può aiutare le aziende a creare fiducia con il proprio pubblico.

5. Seguire le linee guida sul contenuto del messaggio

Il CTIA ha stabilito una serie di regole sui contenuti chiamate SHAFT, che sta per sesso, odio, alcol, armi da fuoco e tabacco. Evita di includere contenuti relativi a questi argomenti nei tuoi messaggi SMS, in quanto può essere considerato una violazione delle linee guida di conformità SMS. Ciò può comportare ulteriori conseguenze legali e finanziarie per la tua attività. Il CTIA prende sul serio le violazioni SHAFT e può imporre un divieto immediato all'azienda per l'invio di tali messaggi.

Tuttavia, ci sono alcune eccezioni a questa regola. Ad esempio, se gestisci un bar, dovrebbe esserci la possibilità di inviare messaggi promozionali sulle offerte speciali dell'happy hour. In tali casi, è necessario utilizzare un numero locale registrato o verde verificato appositamente fornito. Inoltre, è necessario impostare un limite di età che impedisca ai minori di 21 anni di iscriversi ai testi. Un'altra buona regola empirica è quella di evitare parole spam SMS nei tuoi testi.

6. Tenere registri accurati

Le aziende dovrebbero tenere registri accurati del consenso del cliente e delle richieste di rinuncia e altri dati rilevanti come il contenuto del messaggio, l'ora di invio e lo stato di consegna. Ciò può aiutare le aziende a dimostrare la conformità e a rispondere a eventuali reclami o richieste.

7. Proteggiti con termini e condizioni chiari

Come imprenditore, proteggere te stesso e i tuoi clienti è una priorità assoluta. Per fare ciò, assicurati che i tuoi abbonati comprendano chiaramente e accettino i tuoi termini e condizioni. Quindi, assicurati che i tuoi termini e condizioni siano facili da trovare sul tuo sito web e scritti in un linguaggio semplice. Inoltre, considera il monitoraggio dello scorrimento in modo che i tuoi clienti debbano leggere l'intero documento prima di accettarne i termini. Inoltre, informa immediatamente i tuoi clienti se le condizioni cambiano.
Infine, imporre l'accettazione con una casella di controllo da selezionare prima di procedere. Seguendo questi semplici passaggi, puoi aiutare a proteggere la tua azienda e i tuoi clienti da eventuali controversie legali che potrebbero sorgere in futuro.

8. Garantire la privacy e la sicurezza dei dati

Garantire la sicurezza e la privacy dei dati dei clienti è la tua massima priorità, poiché è un passaggio fondamentale per evitare problemi di conformità. Ciò include l'utilizzo di piattaforme sicure e crittografate per trasmettere messaggi, proteggere i dati dei clienti da accessi non autorizzati e mantenere protocolli e pratiche di sicurezza aggiornati.

9. Forma il tuo personale

I team che hanno ricevuto una migliore formazione sui requisiti legali per il marketing tramite SMS commettono molti meno errori e possono salvare le aziende dalle gravi complicazioni causate dalla non conformità. Le aree principali per istruire il personale includono l'ottenimento del consenso, l'invio di messaggi di conferma e la gestione delle richieste di rinuncia. I dipendenti dovrebbero inoltre essere formati su come proteggere i dati dei clienti e mantenere registri accurati.

10. Monitorare e rivedere la conformità

Infine, monitora e rivedi regolarmente la tua conformità alle leggi sul marketing via SMS. Ciò può includere verifiche periodiche di record e processi e monitoraggio continuo del contenuto dei messaggi e dello stato di consegna. Una revisione regolare può aiutare a identificare e risolvere i problemi di conformità prima che diventino problemi.

Conclusione: mantieni la conformità agli SMS per risparmiare denaro, tempo e reputazione

Le conseguenze della non conformità possono essere gravi, tra cui azioni legali, multe e danni alla reputazione. Per garantire il rispetto delle leggi e dei regolamenti pertinenti, le aziende devono ottenere il consenso adeguato, fornire meccanismi di opt-out, prestare attenzione durante l'importazione dei contatti, seguire le linee guida sui contenuti, conservare registri accurati, proteggere la privacy e la sicurezza dei dati e fornire termini e condizioni chiari.

Ricorda, il rispetto della privacy delle persone è essenziale per creare fiducia e relazioni con i clienti a lungo termine. Essendo trasparenti su come utilizzi i loro dati e seguendo le normative di marketing via SMS, dimostrerai ai tuoi clienti che apprezzi la loro privacy e ti impegni a fornire loro un'ottima esperienza.