Come costruire uno stack tecnologico legale che dia alla tua azienda un vantaggio competitivo

Usa questa guida per restringere la ricerca di software legale e perfezionare le funzionalità di cui la tua azienda ha più bisogno.

La tecnologia nella professione legale può aiutare la tua azienda a diventare una versione più produttiva, efficiente e accurata di se stessa.

Per sfruttare il potenziale offerto dalla tecnologia legale, dovrai sapere quale combinazione di strumenti digitali la tua azienda ha bisogno per costruire uno stack tecnologico legale che ti catapulti davanti alla concorrenza e faccia funzionare la tua azienda come una macchina ben oliata.

Secondo l'American Bar Association, nel 2020 il 52% degli studi legali aveva accesso al software di gestione degli studi e questo numero è cresciuto dell'1% per gli studi più piccoli con da due a nove avvocati. Ma il software di gestione pratica è solo un tipo di software che potrebbe inserirsi nello stack tecnologico legale della tua azienda.

Il mondo della tecnologia legale è vasto, quindi come fai a sapere da dove cominciare? Se stai lottando per trovare piattaforme di tecnologia legale per la tua azienda, non sei il solo: il 30% degli uffici legali riferisce che la selezione e l'adozione della tecnologia legale rimane la loro più grande debolezza durante la pandemia in corso, secondo Gartner's 2020 State of the Benchmarking della funzione legale (ricerca completa a disposizione dei clienti).

Per iniziare a costruire il tuo stack tecnologico legale, dovrai valutare le dimensioni della tua azienda, i processi attuali e tutte le tendenze imminenti mentre la pandemia sembra in declino e potrebbe influenzare gli strumenti digitali che scegli, come andare completamente a distanza.

Qui parleremo dei componenti di uno stack tecnologico legale, così saprai come incorporare una tecnologia che soddisfi tutte le esigenze del tuo studio legale.

Valuta gli attuali processi del tuo studio legale

Non puoi creare un efficace stack tecnologico legale senza prima capire di cosa hanno bisogno i tuoi team.

Un modo per identificare i colli di bottiglia sarebbe vedere dove il processo in questione inizia a rallentare. Ad esempio, quando i membri del team mappano il loro processo, c'è un passaggio che richiede un gruppo di note adesive? In tal caso, ciò potrebbe segnalare un'opportunità per un flusso di lavoro automatizzato o più snello.

3 componenti fondamentali di un forte stack tecnologico legale

Quando inizi a fare acquisti per la tecnologia legale, potresti essere sopraffatto: ci sono molte piattaforme e tipi di software là fuori.

Per creare uno stack tecnologico legale completo, tuttavia, non è necessario investire in ogni singolo tipo di tecnologia disponibile per il settore legale: devi solo assicurarti che le tue basi principali siano coperte.

Il tuo stack tecnico legale dovrebbe coprire tre aree legali principali: gestione dei casi, gestione dello studio e gestione dei clienti.

1. Gestione dei casi

I casi sono il volto del tuo studio: il tuo studio legale dipende dalla capacità del tuo team di gestire (e vincere) casi e il software può aiutarti. La tecnologia di gestione dei casi è disponibile in diverse forme, inclusi strumenti che fungono da catchall, soddisfando molte esigenze contemporaneamente, o forse hai bisogno di una soluzione più mirata se stai cercando di colmare le lacune lasciate dal software attuale.

Che cos'è un software di gestione delle cause legali?

Il software di gestione dei casi legali aiuta avvocati, paralegali e professionisti del diritto a gestire i flussi di lavoro dei casi, le note del caso e le operazioni quotidiane come fatturazione e fatturazione, gestione del calendario e monitoraggio delle spese. Questi strumenti spesso offrono molteplici funzioni per snellire i processi e la comunicazione tra gli studi legali ei loro clienti.

Vantaggi del software di gestione delle cause legali

• Calendari ben organizzati senza errori di programmazione
• La sicurezza dei dati
• Fatturazione automatizzata
• Gestione documenti
• Portale clienti

Quando investire in software per la gestione delle cause legali

Gli studi legali che necessitano di uno strumento completo per svolgere molteplici funzioni relative alla gestione dei casi e alle attività amministrative associate dovrebbero considerare di investire in software di gestione dei casi legali.

Se non conosci il software di gestione dei casi e stai cercando qualcosa di più economico, prendi in considerazione la possibilità di esaminare le opzioni del software di gestione dei casi legali gratuiti e open source.

Consulta la nostra guida per gli acquirenti di software per la gestione delle cause legali per ulteriori indicazioni.

Gestisci attività, aggiornamenti ed e-mail associati ai casi su FileVine ( Fonte )

Che cos'è un software di ricerca legale?

Il software di ricerca legale aiuta avvocati, paralegali e altri professionisti del diritto a raccogliere sentenze, leggi, regolamenti e dettagli del caso. Aiuta anche i professionisti legali a esercitare il giudizio, rappresentare i clienti e fornire consulenza legale.

Vantaggi del software di ricerca legale

• Accedi rapidamente a una conoscenza legislativa dettagliata
• Organizza i casi elettronicamente
• Aggrega i dati da più origini
• Crea grafici e diagrammi per visualizzare i dati
• Tieni traccia del tempo di ricerca speso per le attività per una facile fatturazione

Quando investire in software di ricerca legale

Il software di ricerca legale può aiutarti a gestire la ricerca associata ai casi. Utilizzando questi strumenti, il tuo team può accedere più rapidamente alle decisioni e alla legislazione dei tribunali. Investi in questo software quando vuoi far risparmiare tempo ai tuoi avvocati e paralegali durante la ricerca di casi passati che potrebbero dare precedenti ai loro casi attuali.

Consulta la nostra guida per gli acquirenti di ricerca legale per ulteriori informazioni.

Cerca la normativa per parola chiave o caricando un file .pdf, .doc o .txt nel CARA di Casetext ( Fonte )

2. Gestione pratica

La gestione della pratica si riferisce agli elementi che mantengono la pratica in esecuzione in modo efficiente. Potrebbero trattarsi di attività amministrative dietro le quinte o di fronte ai clienti. Come con la gestione dei casi, ci sono piattaforme che servono a più scopi e altre che sono più focalizzate su un aspetto singolare della gestione dello studio.

Che cos'è il software di gestione degli studi legali?

Il software di gestione degli studi legali aiuta i professionisti legali a gestire casi, flussi di lavoro di front e back-office, assunzione di clienti e altre operazioni legali come la gestione dei documenti, la gestione delle attività e il calendario legale. Queste piattaforme possono anche archiviare in modo sicuro le informazioni tramite un cloud privato.

Vantaggi del software di gestione degli studi legali

• Registra tutte le informazioni relative al caso in un unico posto
• Coordinamento tra avvocati e paralegali
• Fatturazione e fatturazione
• Gestione della materia legale
• Gestione del caso

Quando investire in software per la gestione degli studi legali

Esistono sovrapposizioni tra il software di gestione degli studi legali e il software di gestione dei casi legali. Se ne hai uno, potresti non aver bisogno dell'altro. Se disponi già di un software per la gestione dei casi, fai un inventario di ciò che fa il tuo sistema attuale e trova soluzioni più mirate per colmare le lacune.

Per ulteriori informazioni, consulta la nostra guida per gli acquirenti di software per la gestione degli studi legali.

Visualizzazione mobile della funzione di calendario legale di Clio ( Fonte )

Che cos'è il software di fatturazione legale?

Il software di fatturazione legale consente agli studi legali di gestire e inviare fatture elettroniche ai clienti e di tenere traccia delle ore fatturabili degli avvocati.

Vantaggi del software di fatturazione legale

• Riduce i costi di fatturazione digitalizzando il processo
• Tracciamento del tempo
• Tiene traccia degli impegni e delle attività dei clienti

Quando investire in software di fatturazione legale

Le piattaforme all-in-one come gli strumenti software per la gestione dei casi legali e gli studi legali di solito sono già dotati di funzionalità di fatturazione legale. Tuttavia, se hai un'azienda più piccola che potrebbe non aver bisogno o non avere il budget per il software di gestione degli studi legali, potresti invece optare per il software di fatturazione legale più specifico.

Consulta la nostra guida per gli acquirenti di fatturazione legale per ulteriori informazioni.

Immettere le voci per le ore fatturabili in TimeSolv Legal Billing ( Sorgente )

Che cos'è un software di gestione dei documenti legali?

Il software di gestione dei documenti legali ti consente di organizzare, archiviare e accedere ai documenti legali in formato digitale. Queste piattaforme offrono funzioni di scansione, imaging e unione per semplificare la ricerca, la ricerca e la condivisione di documenti. Consente inoltre alle aziende e alle aziende di impostare il controllo dell'accesso per impedire l'accesso non autorizzato a materiali riservati.

Vantaggi del software di gestione dei documenti legali

• Proteggi i dati critici e sensibili da accessi non autorizzati
• Dedica meno tempo a rintracciare i file
• Condivisione sicura dei file
• Accesso remoto
• Utilizzare il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per digitalizzare documenti scritti a mano

Quando investire in software di gestione dei documenti legali

Se al momento non disponi di una piattaforma che offre la gestione dei documenti, investi in una per colmare questa lacuna. La sicurezza dei dati è più importante che mai: una violazione dei dati può influire sulla tua reputazione come azienda. Le piattaforme di gestione dei documenti legali offrono condivisione e archiviazione sicura dei file, anche tra dipendenti remoti.

Utilizza la nostra guida per gli acquirenti di software di gestione dei documenti legali per aiutare a informare la tua ricerca.

Trova contratti e organizza informazioni e rapporti in ContractSafe ( Fonte )

3. Gestione dei clienti

Gli studi legali sono lì per servire i loro clienti e, se qualcosa va storto, il tuo studio rischia di offuscare la sua reputazione. Vuoi assicurarti che il tuo studio legale gestisca bene la sua pratica, fatturerà i clienti in tempo e in modo accurato e mantenga le informazioni dei tuoi clienti al sicuro.

Quali sono alcune funzionalità di gestione dei clienti nel software legale?

Non esiste una soluzione di gestione dei clienti specifica per chi opera nel settore legale. Invece, di solito è incluso nel software di gestione dei casi legali o nel software di gestione degli studi legali. Quando cerchi una soluzione, ti consigliamo di assicurarti che le tue opzioni abbiano le funzionalità di gestione dei clienti di cui la tua azienda ha bisogno.

La gestione del cliente si riferisce all'assunzione del cliente e alle comunicazioni cliente-azienda.

Vantaggi delle capacità di gestione dei clienti del software legale

• Portali clienti che forniscono un portale self-service per consentire ai clienti di accedere ai propri dati e interagire con la tua azienda
• Fatturazione accurata
• Comunicazioni sicure e condivisione di file

Quando investire in software con capacità di gestione dei clienti

Se la tua attuale soluzione non dispone attualmente di funzionalità di gestione dei clienti, potrebbe essere necessario trovare una soluzione incentrata sulla gestione dei clienti per colmare il divario. La maggior parte delle soluzioni software legali sono già dotate di diversi gradi di funzionalità di gestione dei clienti. Durante l'acquisto di un software, tieni presente quali funzionalità di gestione dei clienti desideri che la soluzione offra.

SMS in tempo reale con i clienti in Law Ruler Software ( Fonte )

Come funzionano questi strumenti tra loro?

Gli strumenti nel tuo stack tecnologico legale dovrebbero integrarsi tra loro tramite integrazioni integrate o piattaforme di terze parti. La tecnologia nel settore legale tende ad essere "tutto in uno", il che significa che una soluzione può soddisfare molteplici esigenze aziendali come gestione dei casi, gestione dei clienti, gestione dei documenti, calendario e fatturazione.

Sebbene le soluzioni software legali servano a molteplici scopi, potrebbero non offrire tutte le stesse funzioni: sapere di cosa ha bisogno la tua azienda dal suo stack tecnologico.

Considerazioni finali quando si esplora la tecnologia nella professione legale

Ora che sai su quali aree concentrarti, il tuo prossimo compito è fare un inventario delle esigenze della tua azienda e iniziare a ricercare le opzioni. Ecco alcune domande aggiuntive da considerare prima di investire in tecnologia legale.

• In che modo la nuova tecnologia interagirà con la tecnologia che già utilizziamo? Forse utilizzi già una piattaforma di contabilità o di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) e desideri continuare a utilizzarla. Prima di investire in una nuova piattaforma, scopri come può integrarsi con gli strumenti che stai già utilizzando.
• In che modo la piattaforma mantiene le informazioni al sicuro? L'ultima cosa che vuoi è una violazione dei dati nella tua azienda. Assicurati che tutti i dati, i documenti e le informazioni sensibili dei clienti siano protetti all'interno di tutte le piattaforme che utilizzi e adotti. Comprendi come il sistema mantiene le informazioni al sicuro e assicurati di formare regolarmente i dipendenti sulle migliori pratiche per la sicurezza dei dati.
• Cosa usano gli altri professionisti legali? Non dimenticare di sfruttare le recensioni durante la ricerca del software. Scopri cosa stanno utilizzando altri professionisti legali, le sfide che hanno incontrato e quali soluzioni si adattano meglio alle loro esigenze e perché. Quando lo fai, assicurati di concentrarti sulle recensioni di aziende simili alla tua in termini di dimensioni per ottenere i migliori risultati.

Nota: le applicazioni software a cui si fa riferimento in questo articolo non sono da intendersi come approvazioni o raccomandazioni.