I migliori metodi per monitorare la produttività del team

La produttività del team misura la quantità di lavoro di qualità che un team può produrre in un dato tempo, ad esempio un mese. La produttività di un team dipende da una serie di fattori, come i livelli di produttività di ciascun dipendente e le sue capacità. Inoltre, anche la comunicazione del team, l'ambiente di lavoro e i livelli di motivazione hanno un profondo impatto sulla produttività del team.

In questo articolo, tratteremo alcuni metodi pratici che puoi utilizzare per monitorare la produttività del tuo team. Inoltre, condivideremo con te diversi esempi reali di come determinati team misurano la loro efficacia.

Il vero significato della produttività per il tuo team

Vale la pena notare che la produttività del team non comprenderà le stesse qualità in aziende diverse e anche in team diversi. Ecco perché, se sei un datore di lavoro o un manager, pensa ai parametri chiave di produttività per la tua azienda o il tuo team. Ecco alcune domande che puoi farti:

• Quali prodotti o servizi offre la tua azienda?
• Che tipo di performance puoi etichettare come produttiva?
• C'è una quota di vendita o di produzione che un team deve soddisfare?
• Quali sono gli obiettivi più importanti di ogni squadra?

Una volta individuate le metriche cruciali che aiutano a costruire un team produttivo, sarà più facile monitorare l'efficacia del team. Monitorando la produttività del team, i manager capiranno meglio se ci sono alcuni dipendenti meno efficaci in un team. In tal caso, i leader dovrebbero trovare una soluzione adeguata per questi lavoratori, che può includere:

• fornire ai lavoratori una formazione aggiuntiva,
• trasferire i dipendenti a un altro team, o
• licenziamento del dipendente.

Otto metodi per monitorare la produttività del team

Uno dei modi per misurare la capacità del team è utilizzare le metriche di produttività. Ecco alcune delle metriche più comuni per il monitoraggio della produttività.

Rapporti pianificati per fatti

La metrica del rapporto pianificato/fatto tiene conto della percentuale di attività completate rispetto a quelle assegnate . Pertanto, quando si utilizza questo metodo, si esamina un determinato elenco di attività e si analizza quanti di questi incarichi il team ha completato. In questo modo, puoi saperne di più sulla capacità del team di completare il carico di lavoro in modo accurato.

È possibile utilizzare il rapporto pianificato/fatto quando si lavora negli sprint . In questo caso, all'inizio di uno sprint, dovresti documentare quanto lavoro prevede di fare il team durante uno sprint. Quindi, alla fine di uno sprint, dovresti confrontare quanto lavoro ha terminato un team con il carico di lavoro pianificato all'inizio.

A proposito di sprint, vale la pena notare che il rapporto pianificato/fatto è piuttosto vantaggioso per i team e i proprietari di prodotti. Questa metrica mostra come devono lavorare i membri del team impegnati, nonché la loro capacità. Quindi, ad esempio, un team si impegna a 30 PBI (Product Backlog Item - "un singolo elemento di lavoro") e ne fornisce solo 10. Ciò significa che lo sprint non ha avuto successo, perché solo il 30% circa delle attività è stato completato .

Ora esamineremo un altro esempio dei rapporti pianificati per fatti, per mostrarti la differenza tra rapporti alti e bassi. Diciamo che una squadra deve completare 20 attività in un mese. Se i membri del team riescono a svolgere 18 attività in un determinato periodo di tempo, il loro rapporto pianificato-fatto è del 90%, il che è ottimo. D'altra parte, se i membri del team riescono a completare solo 10 attività dopo questo periodo, il rapporto pianificato-fatto è del 50%, che è basso.

Cosa fare quando il rapporto è inferiore a quello che dovrebbe essere? I team leader hanno diverse opzioni:

• Assumere più membri del team per finire tutto il lavoro in tempo.
• Diminuendo la quantità di lavoro che il team deve completare al mese.
• Revisionare il processo di pianificazione e apportare modifiche.

Avere un basso rapporto pianificato/fatto significa che un processo di pianificazione non è efficace o che i membri del team non hanno competenze adeguate per svolgere i compiti.

Tempo di ciclo

La metrica del tempo di ciclo tiene traccia del tempo medio necessario per completare un prodotto o fornire un servizio. Le regole sono semplici: il tempo ciclo più breve significa livelli più elevati di produttività del team.

Ad esempio, in un team di software, questo metodo copre la quantità di tempo necessaria a un team dal primo commit di una funzionalità (punto iniziale) all'ultima fase, che è la distribuzione. Oppure, per i lavoratori in un call center, il tempo di ciclo va dal momento in cui rispondono a una chiamata al momento in cui terminano una chiamata.

C'è una semplice formula per calcolare il tempo di ciclo. Devi dividere il tempo di produzione netto per il numero di unità realizzate . Il tempo di produzione netto (NPT) è la quantità di tempo che un team ha per finire un prodotto. Assicurati che ci saranno dei tempi di inattività (tempo per riunioni, pause pranzo, ecc.). Sottrarre queste ore dal tempo totale che i dipendenti trascorrono al lavoro.

Ad esempio, in un fast-food, una squadra lavora 9 ore al giorno. Quando sottraiamo i tempi di inattività, otterremo 8 ore e 15 minuti (495 minuti), che è il nostro NPT. I lavoratori devono fare 45 panini durante il giorno.

Tempo ciclo = Tempo di produzione netto ÷ il numero di unità realizzate

Tempo ciclo = 495 ÷ 45

Tempo ciclo = 11

Questa squadra ha 11 minuti per preparare un panino. Naturalmente, se i membri del team riescono a riparare un panino in 9 minuti (meno del tempo medio di ciclo), ciò li renderà più produttivi.

Uno dei vantaggi dell'utilizzo del tempo ciclo è che i team leader possono apprendere se il processo di pianificazione funziona correttamente. Inoltre, questa metrica offre ai manager un'idea migliore di come i membri del team svolgono il loro lavoro e se sono efficaci quanto dovrebbero.

Difetti sfuggiti

Questo metodo tiene traccia degli errori che la squadra ha commesso in un dato tempo. I team di sviluppo di solito utilizzano questa metrica quando vogliono analizzare quanti bug hanno perso durante un progetto. Quindi, se il tuo team di sviluppo sta creando un'app, la metrica dei difetti sfuggiti lo aiuterà a trovare gli errori in tempo, prima che la tua app sia disponibile al pubblico. Questi errori possono essere problemi di esperienza dell'utente, problemi di prestazioni o errori dell'applicazione.

C'è anche il tasso di fuga dei difetti . Puoi calcolare questo tasso rivedendo il numero di difetti riscontrati dal team durante la fase di pre-produzione, quindi confronta questo numero con la fase di produzione.

Quindi, cosa significano tassi di fuga dei difetti più alti e più bassi? Una frequenza più alta segnala che c'è un problema con i processi di test o con gli strumenti di test automatizzati utilizzati da un team. Un tasso più basso è un segno di software di alta qualità e che i processi di test funzionano bene.

Oltre agli sviluppatori, altri team possono conoscere la loro produttività con i difetti sfuggiti. Ad esempio, se lavori in un reparto marketing, questo metodo può valutare errori come i reclami dei clienti o le campagne a pagamento sui social media fallite.

Entrate per dipendente

La metrica dei ricavi per dipendente si applica principalmente ai team di vendita e marketing. Lo scopo di questo metodo è imparare quanto sono produttivi i membri del team nel generare entrate.

Quando si tratta della tecnica del reddito per dipendente, c'è una formula che devi seguire.

Devi dividere le entrate complessive (prodotte dall'intero team) per il numero dei membri del team. Quindi, ad esempio, se ci sono 40 persone in un'azienda e le entrate complessive sono di $ 5 milioni all'anno, le entrate per dipendente saranno:

$ 5.000.000 ÷ 40 = $ 125.000

Quindi, $ 125.000 per dipendente all'anno. Se scegli di monitorare la produttività del team con il metodo del ricavo per dipendente, assicurati che un aumento del ricavo per dipendente implichi che il tuo team sia più efficace.

Questa metrica è utile quando vuoi confrontare due aziende che lavorano nello stesso settore. Pertanto, per scoprire quale azienda è più efficace, puoi valutare il loro reddito per dipendente. Quindi, ad esempio, la società di marketing A ha un fatturato di $ 500.000 e 20 dipendenti. Il reddito per dipendente è:

$ 500.000 ÷ 20 = $ 25.000

La società di marketing B ha un fatturato di $ 520.000 e 25 dipendenti. Il reddito per dipendente qui è:

$ 520.000 ÷ 25 = $ 20.800

Per concludere, l'azienda A è più produttiva dell'azienda B. Anche se l'azienda B genera un fatturato leggermente maggiore e ha più dipendenti, l'azienda A ha un fatturato per dipendente più elevato.

Tracciatore del tempo

Oltre a queste metriche di produttività, puoi anche provare un rilevatore di tempo per misurare l'efficacia del team, indipendentemente dal tipo di team.

Ecco come la registrazione del tempo ti offre maggiori informazioni sulla produttività del team. Quando i membri del team registrano le loro ore di lavoro ogni giorno, i manager sono in grado di rivedere chi sta svolgendo quali attività e come sta andando il progetto. Alcune app di monitoraggio del tempo, come Clockify, ti forniscono un'analisi visiva della settimana di un team.

Un'altra opzione utile è la dashboard del team. Qui puoi vedere quali sono i progetti più attivi. Poiché ogni colore nella dashboard rappresenta ogni progetto, sarai in grado di capire se il tuo team dedica abbastanza o troppo tempo a progetti particolari durante la settimana. Inoltre, puoi rivedere le ore totali monitorate dal team.

Inoltre, se desideri saperne di più sui singoli membri del team, puoi farlo guardando la sezione delle attività del team, sotto il grafico. Quindi, saprai esattamente quanto tempo ogni dipendente ha dedicato a quali progetti e cosa sta facendo attualmente. Puoi persino riorganizzare queste due sezioni nella dashboard del team in modo che l'attività del team venga visualizzata nella parte superiore della pagina. Basta fare clic sull'icona "Aggiungi in alto", che puoi vedere nello screenshot qui sotto.

Un esempio della sezione delle attività del team

Nella sezione delle attività del team, puoi anche filtrare i dati in base al tempo totale monitorato, il che è utile quando desideri vedere chi ha monitorato più ore. D'altra parte, puoi filtrare in base all'ultima attività, nel caso tu abbia bisogno di scoprire chi sta lavorando in questo momento.

Contabilità per riaggiustamenti sul lavoro

Quando pensiamo alla produttività in generale, di solito abbiamo in mente un flusso di lavoro perfetto e senza errori. Ma, per assicurarsi che non ci siano errori, è fondamentale prestare attenzione ai dettagli e apportare modifiche quando necessario. Inoltre, è fondamentale collaborare con altri team in un'azienda.

Suzana Veselinovic è la Quality Assurance Manager di Clockify. Dice che, quando si tratta del team QA, la loro routine di lavoro spesso comporta molti riaggiustamenti su cui i membri del team lavorano in accordo con il team di sviluppo. Ecco quelli che Suzana indica come i segni chiave della produttività del team:

“ La scheda di monitoraggio dei bug e il suo aspetto ci dicono molto sulla produttività. Se le colonne del QA sono "clear", significa che le attività sono state completate in modo efficace. Inoltre, un altro buon indicatore di produttività è la qualità di una funzione che viene inviata alla produzione. "

Suzana aggiunge che sono necessarie numerose fasi di test, durante le quali vengono segnalati vari bug, per garantire la qualità delle funzionalità.

Monitoraggio della soddisfazione del cliente

Alcuni team non mantengono un contatto diretto con i clienti oi clienti a causa della natura del loro lavoro. Ma, per altri, come i team di assistenza clienti, mantenere un buon rapporto professionale con i clienti è la parte più cruciale del lavoro.

Quando si tratta della produttività dei team di assistenza clienti, un modo per misurare l'efficacia del team è controllare le recensioni dei clienti. Pertanto, un team può saperne di più sulla soddisfazione generale del cliente.

Un altro metodo pratico per tenere traccia della produttività del team consiste nell'utilizzare strumenti di reporting. Jelena Lukic, l'agente di supporto di Clockify, afferma che questi rapporti sono preziosi perché mostrano il numero di ticket risolti e il numero di risposte, nonché la velocità con cui il team ha risposto. Oltre a questo, ecco cosa usa il team di assistenza clienti per misurare la produttività del team:

“Possiamo anche rivedere le tariffe del nostro team per l'ultimo mese. Le tariffe delle squadre sono calcolate in base al numero di biglietti e al numero di recensioni positive e negative".

Analizzare le giuste metriche

Per quanto riguarda i team di vendita, le loro attività lavorative di solito riguardano la comunicazione con i clienti, tramite e-mail e riunioni. In questo modo, i venditori possono presentare correttamente prodotti o servizi ai clienti.

Quindi, cosa è importante quando si tiene traccia della produttività del team nelle vendite? Nikola Neskovic, Sales Director di Clockify, afferma che le metriche più cruciali sono:

• il numero di incontri programmati dal team,
• il numero di riunioni tenute dal team e
• le entrate generate dalle riunioni che si sono svolte.

Nikola aggiunge che queste entrate dipendono dalle conversioni effettuate dal team. Ad esempio, quando un cliente passa da un piano gratuito a un piano a pagamento o da un piano base a un piano premium.

Conclusione

Diversi team svolgono compiti diversi all'interno di un'azienda. Quindi, non ha senso monitorare la produttività di un team di software nello stesso modo in cui si misura l'efficacia di un team di marketing. Pertanto, è importante chiarire le qualità chiave che rendono produttivo un particolare team. Quindi, puoi provare alcuni dei metodi che abbiamo incluso in questo articolo. Queste metriche rendono molto più semplice il processo di monitoraggio della produttività del team. Ci auguriamo anche che sarai ispirato dai nostri colleghi che hanno condiviso i loro modi unici di controllare l'efficacia del team.