Come funziona una buona connettività di squadra

I team connessi sono una potente forza trainante che qualsiasi azienda può avere. In effetti, non è nemmeno così difficile da raggiungere, anche se richiede un po' di lavoro e un po' di intraprendenza. Soprattutto, richiede molta comprensione di come i colleghi si connettono tra loro, cosa significa per l'azienda e come i manager possono aiutare a creare connessioni che prosperano e durino.

In questo articolo, stiamo discutendo diversi punti:

• Che cos'è la connettività di squadra;
• Quali sono i vantaggi di collegare i tuoi team;
• Come il capitale umano e il capitale sociale giocano nella connettività e
• Consigli pratici per una migliore connettività.

Sulla connettività di squadra

I team ben collegati possono essere la chiave del successo. Ma man mano che il lavoro a distanza e i team distribuiti stanno guadagnando terreno, l'unica connessione su cui ci siamo concentrati ruota attorno allo strumento di comunicazione che le nostre aziende dovrebbero utilizzare. Naturalmente, i canali di comunicazione sono importanti, ma sembra che ci siamo concentrati sul fornire strumenti adeguati e quindi lasciare che i dipendenti si cerchino "naturalmente".

A quanto pare, in realtà hanno bisogno di un piccolo aiuto dai loro manager e dai team leader.

I dipartimenti e le agenzie delle risorse umane sono da tempo alla ricerca di risposte su ciò che consente ai team di connettersi tra loro e su come realizzare una rete coesa di conoscenze e competenze che farà avanzare un'azienda. Alcune persone lavorano meglio insieme, altre causano maggiore attrito e qualsiasi informazione e conoscenza venga trasferita, sembra essere molto selettiva e tra cricche di dipendenti non correlate.

Ciò ostacola notevolmente il progresso e potenzialmente ti costa la crescita necessaria.

Perché dovresti lavorare per creare buone connessioni di squadra?

Ci sono numerosi vantaggi sotto la superficie. Diamo un'occhiata a come appare la forza lavoro oggi e ai motivi per cui le grandi aziende stanno lavorando per adattarsi ad essa.

Il posto di lavoro moderno è una rete di squadre

In un articolo per la rivista Forbes, Josh Bersin ha scritto delle "reti di squadre", un fenomeno relativamente nuovo nato dal posto di lavoro digitale. Ha discusso di come le aziende oggi operano in team, piuttosto che attraverso una gerarchia di dipartimenti.

Fa l'esempio di Uber . I vertici dell'azienda non sono coinvolti in ogni stato e città nei minimi dettagli. In ogni città hanno manager che formano reti di agenzie di marketing, leader operativi, partner commerciali locali e così via. Ogni rete di gestione funziona in modo indipendente, ma comunica e condivide le informazioni con gli altri.

Le aziende IT funzionano più o meno allo stesso modo. Ogni dipartimento è ugualmente importante e nessuno di loro è al di sopra dell'altro.

Questo è ciò che Bersin ritiene abbia causato l'interruzione nel modo in cui il lavoro è organizzato. Senza il potere portato dalla posizione, chiede, come possiamo semplificare le persone e farle ascoltare, parlare e condividere le risorse collettive?

Il segreto sta nel formare queste reti di squadre. I team sono collegati in un modo che li rende produttivi ed efficienti, aiutando anche lo sviluppo della loro carriera personale.

I vantaggi della connettività di squadra

Cosa significa anche connettività "buona"?

È quando le persone all'interno dei team e tra i team hanno una buona chimica, quindi svolgono più lavoro?

È una maggiore efficienza, una migliore comunicazione in ufficio o qualcosa di completamente diverso?

Vorremmo sostenere che le buone connessioni elevano sia le persone collegate che l'azienda per cui lavorano. L'azienda trae vantaggio da:

• Comunicazione più snella;
• Innovazione;
• Risoluzione dei problemi più rapida e creativa;
• Miglioramento del coordinamento del team;
• Meno tempo perso;
• Maggiore soddisfazione lavorativa complessiva;
• Meno fatturati.

Mentre i dipendenti:

• Acquisisci nuove competenze;
• Migliorare le capacità di comunicazione/leadership;
• Avere una maggiore soddisfazione sul lavoro;
• Avere una possibilità di avanzamento di carriera;
• Meno probabilità di esaurirsi;
• Possibilità di nuove amicizie al di fuori del lavoro.

In breve, per sapere che una connessione tra due dipendenti o team ha del potenziale, è necessario selezionare tre caselle:

• Ne avvantaggia le parti coinvolte
• Aiuta i gestori a razionalizzare e coordinare
• Porta valore all'azienda

Tralascia uno dei tre e la connessione non può essere vista come "buona".

Ma prima di iniziare a collegare i team, devi assicurarti che i team stessi funzionino correttamente. Altrimenti, si sfaldano prima ancora che tu inizi a collegarli. Ecco alcune guide sullo sviluppo e la manutenzione del team:

• Le 5 fasi dello sviluppo del gruppo
• Come creare e promuovere il lavoro di squadra sul posto di lavoro
• Gestione dei team virtuali
• Gestione di team multiculturali

Ora, vediamo cosa puoi fare per creare connessioni di squadra importanti.

Cosa fa funzionare i team connessi

In questa sezione, analizzeremo gli aspetti chiave di una buona connettività di squadra e come utilizzare questa conoscenza nella pratica.

Capitale sociale e capitale umano

Per sapere come collegare i tuoi team in modo prezioso e vantaggioso, dobbiamo comprendere l'importanza del capitale umano e del capitale sociale .

Il capitale umano è il valore economico che un dipendente porta in tavola con le proprie capacità, conoscenze e istruzione. Assumiamo e promuoviamo le persone in base al loro capitale umano. Assegniamo loro progetti, compiti e clienti, tenendo presente questo valore. Infine, i manager investono nel capitale umano fornendo libri, risorse, inviando dipendenti a conferenze, corsi e così via.

Ma come valore, il capitale umano è solo una parte dell'equazione. Conoscendo le competenze, i punti di forza e di debolezza dei tuoi dipendenti, puoi prendere una decisione più informata su chi sarà l'altra parte dell'equazione.

Il capitale sociale è il valore portato dai dipendenti connessi. La loro efficacia congiunta, la messa in comune di risorse, abilità e conoscenze. All'interno di un'azienda, il capitale sociale positivo rende i team efficaci: comunicano meglio e in modo più chiaro, condividono gli stessi valori, metodi e obiettivi, ecc.

Quindi, per ottenere un buon capitale sociale, è necessario che persone esperte e qualificate siano collegate nel modo più compatibile.

Quando il capitale sociale e umano lavorano insieme

Un caso molto chiaro può essere addotto per la nostra argomentazione sul capitale umano e sociale come i due pilastri.

Nel suo articolo intitolato Gestione dell'organizzazione connessa , l'esperto di reti organizzative Valdis E. Krebs ha elencato alcuni semplici esempi.

1. Per i project manager, il capitale sociale è fondamentale per migliorare la loro efficacia su un progetto. Con una rete migliore all'interno e all'esterno dell'azienda, sono in grado di raccogliere conoscenze sufficienti per svolgere il lavoro più rapidamente o risolvere i problemi più facilmente. Per ogni istanza del loro progetto, hanno un pool di conoscenze tra cui scegliere.
2. Per i team, essere direttamente o indirettamente collegati con diversi team di progetto può fornire loro le informazioni o le competenze di cui hanno bisogno. Buone connessioni all'interno di un team formano una base di conoscenza che funziona in un'area specifica. Ma le connessioni con altri team (direttamente o indirettamente) daranno ai team l'opportunità di trasferire tali conoscenze, adottare nuove competenze e raggiungere le informazioni più velocemente.

Tuttavia, Krebs aggiunge che nella maggior parte dei casi le organizzazioni hanno reti molto scarse. Quando le persone iniziano a lavorare su progetti, creano forti connessioni e si aggiungono al capitale sociale, ma al proprio team. Le connessioni con altri team di progetto sono significativamente più deboli, se esistenti. Conclude che questa diventa una triste realtà in cui i team non sono consapevoli di quanto aiuto e risorse siano a portata di mano.

Un dipendente di solito ha uno o due collegamenti diretti e il loro collegamento diretto (indiretto). Più connessioni oltre a ciò, più svaniscono. Ad esempio, John del servizio clienti avrà sentito parlare di Anna Peterson dal team di progettazione, ma non conoscerà né si preoccuperà esattamente del suo progetto o delle sue capacità.

Quindi, significa che ogni membro del team dovrebbe avere familiarità con ogni altro membro di un team diverso e sapere di cosa trattano i loro progetti?

No, ed ecco perché.

Qualità vs quantità

Nello stesso documento, Krebs sostiene che anche se le connessioni tra i team possono indebolirsi, non c'è motivo di forzare connessioni forti tra tutti . Un numero inferiore di connessioni dirette e alcune connessioni indirette sono molto migliori e più facili da gestire.

L'immagine qui sotto illustra il punto di Krebs.

Fonte: Valdis E. Krebs

Il grafico mostra una rete di connessioni tra i team su un progetto.

Potremmo pensare che la squadra F o la squadra Q abbiano le migliori connessioni e il maggior capitale sociale, poiché hanno accesso alle risorse di altre cinque squadre. Tuttavia, questi cinque collegamenti diretti li rendono sovraccarichi di risorse. Come?

La squadra F ha collegamenti diretti con le squadre A, B, C, D, E, F e N. Hanno una connessione indiretta con la squadra O. Se vogliono ottenere informazioni dalla squadra T…. beh, vedi dove diventa disordinato.

In effetti, la squadra O è nella posizione migliore, con solo tre collegamenti diretti. Perché li portano alle risorse della maggior parte delle altre squadre in soli due passaggi, mentre la squadra F ha bisogno di quattro, cinque o più. Ma poi di nuovo, hanno anche bisogno di più passaggi per raggiungere il team T. Quindi la rete stessa è, ancora una volta, imperfetta.

Puoi provarlo tu stesso: quali team devono essere collegati, affinché abbiano bisogno di meno passaggi per il pool di risorse?

Cosa ci insegna la rete di connessioni?

Ancora una volta concludiamo che un minor numero di connessioni dirette di qualità e molte connessioni indirette portano a reti più efficienti. Ciò significa sostenere la collaborazione e il matchmaking dei dipendenti le cui competenze non sono le stesse ma si completano a vicenda.

E se ti stai chiedendo come le connessioni indirette più lontane raggiungano le risorse dell'altro, di solito è tramite l'invio di presentazioni o rapporti tramite e-mail o precedenti esperienze cliente/cliente.

Anche qualcosa di semplice come le conversazioni sul refrigeratore d'acqua funzionano: un dipendente condividerà potenzialmente una strategia di squadra di successo, che il suo interlocutore (la connessione indiretta) sarà in grado di ricordare e implementare nel momento del bisogno del proprio team.

Come connettere le persone o migliorare la connettività esistente

Quindi, per creare connessioni significative che facciano prosperare le aziende e i loro dipendenti, dovrai introdurre dei cambiamenti. Nessun passo è troppo piccolo quando si tratta di creare reti funzionali.

Ecco un elenco di cose da fare e da non fare che torneranno utili, nonostante le dimensioni dell'azienda o il settore in cui ti trovi.

I DO

• UTILIZZA le connessioni esistenti

Scopri chi lavora con chi già, o a quali gruppi appartengono. Krebs e i suoi collaboratori hanno formulato un eccellente sondaggio che esplora proprio questo.

Fonte: orgNet.com

Un sondaggio come questo rivelerà connessioni preesistenti e ti darà un'idea di come lavorano i team in questo momento.

• Analizza la tua attuale organizzazione per punti deboli o collegamenti mancanti

Dal sondaggio è possibile identificare sacche di conoscenza non utilizzate o lacune nella comunicazione. Questo porta al processo di formazione del quadro complesso dell'interconnessione dei tuoi team e di come può essere migliorato. A seconda delle dimensioni dell'azienda, nonché del settore stesso, i risultati possono essere molto diversi.

• REVISIONE, rianalizzare e riadattare la rete

Segui da vicino le connessioni con il passare del tempo. Se possibile, conduci revisioni tra pari come quella sopra o assegna punteggi di performance. È probabile che, nonostante tutto lo sforzo, la tua prima rete di connessioni con il team sarà tutt'altro che ideale. Ma la pratica lo rende perfetto.

• Sottolineare l'importanza della trasparenza

Naturalmente, quando i dipendenti condividono informazioni sui reciproci progetti, saranno consapevoli di ciò che sta accadendo a livello aziendale. Tuttavia, è sempre bene impostare un sistema in cui le persone possano controllare liberamente su cosa stanno lavorando gli altri team, senza la necessità di contattare direttamente i propri colleghi. Le schede attività del team di progetto sono un modo semplice e facile per stabilire un sistema diretto. Non solo i membri del team vedranno quanto è lontano il progetto, ma gli altri team possono scoprire a cosa stanno lavorando i loro colleghi.

Un esempio di scheda attività in Clockify

• Snellire i canali di comunicazione

A proposito di comunicazione: fornisci ai tuoi dipendenti tutti i possibili canali di cui potrebbero aver bisogno. Abbiamo accennato al fatto che le connessioni indirette comunicano principalmente tramite e-mail, condivisione di progetti ed esperienze tramite la tecnologia piuttosto che il trasferimento diretto della conoscenza.

Allo stesso modo, le sessioni di brainstorming e le riunioni dovrebbero seguire un programma e un lasso di tempo. Se le persone coinvolte sono ben collegate, questo non dovrebbe essere un problema.

• Cerca di eliminare, o almeno di ridurre l'insicurezza

Questo ci riporta al capitale umano: quando le persone sanno come le loro competenze contribuiscono al team e all'azienda, quando sanno quali sono gli obiettivi e i valori, formeranno più facilmente buone connessioni. I team dovrebbero conoscere gli obiettivi, i valori, la missione dell'azienda e dove si dirigerà nei prossimi cinque anni. La vaghezza porta a una mancanza di direzione.

• Premiare gli sforzi per condividere abilità e conoscenze

Non c'è modo migliore per aiutare i dipendenti a connettersi tra loro se non riconoscendo e premiando le buone pratiche. Elogiali individualmente e pubblicamente quando condividono competenze e trasferiscono conoscenze. Organizza incontri celebrativi o pause per ritrovi casuali ogni volta che c'è un lavoro ben fatto.

• Fai attenzione quando cambi i dipendenti da un team all'altro

Anche se colleghi i team in un certo modo, ciò non significa che rimarranno così. Alcuni progetti possono richiedere anche trasferimenti di dipendenti e promozioni. E quando decidi di trasferire qualcuno da una squadra all'altra, guarda come potrebbe influenzare l'intera rete. Potrebbero esserci sovrapposizioni che possono aumentare la connettività, ma possono anche formarsi nuove lacune.

• Collaborare con le risorse umane per migliorare la connettività e il networking

Sarebbe meglio cambiare il modo in cui le risorse umane e il reclutamento assumono nuovi lavoratori. Oltre a cercare il meglio, indaga su come si connettono con gli altri, chiedi informazioni sulle esperienze precedenti. Per quanto riguarda gli attualmente impiegati, il dipartimento delle risorse umane e i manager dovrebbero lavorare fianco a fianco in ogni momento.

Le cose da non fare

• Non collegare troppe squadre

Più connessioni indirette con poche dirette funzionano meglio perché le connessioni dirette possono fornire informazioni solide e puntare ad altre indirette. Troppe connessioni dirette causano un overflow di informazioni.

• Non forzare le persone a lavorare insieme

Sebbene la connettività sia importante, soprattutto oggi con la domanda di lavoro a distanza in crescita, non "alimentarlo forzatamente". Queste connessioni devono avvenire nel modo più naturale possibile e dipendono anche dalla chimica dei dipendenti. Chi sono come persone, non solo in base alle loro competenze.

• Non perdere l'attenzione sui vantaggi individuali

L'intera idea di capitale sociale generata da buone connessioni tra i team è che anche gli individui al loro interno ne traggano vantaggio. Se lo si perde di vista, si rischia di vedere i propri dipendenti come beni e non come persone. Collegali tra loro in modo tale che la collaborazione giovi anche alla loro crescita personale.

• Non fare affidamento su basi di conoscenza

Poiché il trasferimento di conoscenza avviene principalmente tra connessioni dirette, due connessioni indirette lontane di solito si basano su basi di conoscenza per ottenere le loro informazioni. Questa è una soluzione moderna, dell'era digitale, soprattutto per le grandi aziende. Tuttavia, le basi di conoscenza possono non essere aggiornate, essere modificate male e persino trascurate o dimenticate.

Investire nell'interconnettività e nella fluidità della condivisione delle informazioni gioverà più che archiviare tali informazioni in un archivio fisso.

• Non concentrarti solo sui top performer

Quando vedi che uno specifico cluster di connessione (o rete) non funziona, cerca di trovare una soluzione, piuttosto che "stroncarla sul nascere". Alcune persone si adatteranno più rapidamente, formeranno connessioni più facilmente. E sebbene sia degno di lode, farlo troppo spesso può causare insicurezze con gli altri. Mantieni la concentrazione sull'intera rete e rimani vigile.

• Non conservare alcuna informazione

Anche una buona connettività si basa sulla fiducia. Quando tutte le informazioni sono accessibili e non si ha l'impressione che “le cose accadano a porte chiuse”, ci sono meno dubbi. Meno pettegolezzi in ufficio e aumento della sfiducia.

Riassumere

La connettività del team non si limita a fornire canali di comunicazione e basi di conoscenza appropriati. È più che creare due squadre su un progetto, dare loro risorse sufficienti, lanciare i dadi per vedere se danno buoni risultati. La connettività del team inizia con i manager che capiscono come funziona il capitale umano e sociale, specialmente nel posto di lavoro moderno. Operiamo in un mondo digitale che premia l'innovazione, l'intraprendenza e la creatività, che non possono più essere raggiunte attraverso la distribuzione gerarchica del potere. CEO, manager e dipartimenti delle risorse umane devono formare reti complesse di team che si completano a vicenda, si supportano a vicenda e imparano gli uni dagli altri. Perché se l'individuo prospera nell'ambiente di lavoro, lo fa anche l'azienda.