Sei consigli pratici per migliorare la comunicazione del team

Negli studi che esplorano i team ad alte prestazioni, c’è una metrica che appare più e più volte come predittore del successo: la comunicazione.

Ciò suggerisce che i team che interagiscono tra loro in modo efficace hanno maggiori probabilità di funzionare bene. In definitiva, il rendimento del tuo team influenzerà il successo della tua attività.

In questo articolo esamineremo suggerimenti pratici che puoi utilizzare per migliorare la comunicazione del team.

Strategie di comunicazione di squadra

Incoraggiare l'interazione faccia a faccia

In uno studio che ha esplorato ciò che rende un team ad alte prestazioni, i ricercatori del MIT hanno scoperto che la forma di comunicazione più preziosa era quella faccia a faccia. Questa è stata seguita da videochiamate e quindi da messaggi.

Sulla base di ciò, i manager dovrebbero cercare di aumentare il numero di opportunità che i team hanno di comunicare di persona. L'articolo indica diverse strategie che le aziende possono utilizzare per raggiungere questo obiettivo. Questi sono:

• Tavoli allungati in modo che gli estranei abbiano maggiori probabilità di mangiare insieme.
• Pianificare le pause di una squadra, in modo che tutti siano fuori allo stesso tempo.
• Incoraggiare i manager a dare l’esempio cercando il tempo per la comunicazione faccia a faccia.

Naturalmente, questi sono solo alcuni dei tanti modi in cui puoi incoraggiare l’interazione personale. Pensa a cosa funzionerà bene all’interno della tua organizzazione.

Incoraggiare una comunicazione di squadra efficace

Lo stesso studio del MIT suggerisce anche che il modo in cui i team interagiscono è importante. Ha identificato due aspetti della comunicazione che possono influenzare le prestazioni di una squadra.

• L'energia è il numero e il tipo di scambi tra i membri del team. Uno scambio è definito come un commento e un riconoscimento.
• Il coinvolgimento è la distribuzione di questi scambi tra i membri del team. Dallo studio è emerso che i team ottengono risultati migliori quando gli scambi comunicativi sono equamente distribuiti tra tutti i membri.

Gli imprenditori e i manager dovrebbero adottare misure per garantire che le persone comunichino nel modo più efficace. Lo studio del MIT ha indicato due modi in cui i manager possono farlo.

Il primo è educare i membri del team sulle tecniche di comunicazione efficaci. Ad esempio, dovrebbero incoraggiare i membri ad ascoltare di più e a ridurre le interruzioni. Un altro metodo era spostare i membri tra i team.

Utilizza la tecnologia quando l'interazione faccia a faccia non è possibile

La comunicazione faccia a faccia non è sempre possibile. Un recente rapporto suggerisce che il 70% dei professionisti a livello globale lavora da remoto almeno una volta alla settimana, e il 53% lo fa per almeno metà settimana. Questo rapporto è significativo in quanto ha intervistato 18.000 dipendenti in 96 aziende globali.

Fortunatamente, ci sono molti strumenti che gli imprenditori possono utilizzare per incoraggiare la comunicazione. I software di messaggistica come Slack consentono ai team di comunicare facilmente ovunque si trovino, mentre strumenti di produttività come Asana e Trello possono aiutare a mantenere tutti impegnati.

Ci sono molte cose che puoi fare per incoraggiare la comunicazione tra i lavoratori remoti. L'impostazione di videochiamate settimanali con tutti i membri del team può essere un modo produttivo per i manager di mettersi in contatto con i dipendenti. Questo può anche aiutare a costruire un rapporto.

Nel frattempo, l'impostazione di riunioni settimanali sulla piattaforma di comunicazione che utilizzi garantirà che ci siano momenti in cui l'intero team sarà disponibile per discutere insieme i problemi.

Prima di organizzare una riunione online, crea un itinerario e imposta thread separati che i membri del team possono utilizzare per parlare di ciascun argomento. Ciò ridurrà le possibilità che si verifichino diverse conversazioni non correlate all'interno di un singolo thread.

Assicurati che tutti i membri del tuo team si sentano a proprio agio nel comunicare

Le persone comunicano in modi diversi. Garantire che tutti i membri del tuo team si sentano a proprio agio nell'interagire con gli altri membri, indipendentemente dal loro livello di esperienza, tipo di personalità o cultura, può costituire la base di un team di successo.

Per garantire che tutti i membri del tuo team si sentano a proprio agio nel comunicare, devi prima scoprire i problemi che potrebbero avere.

Incoraggiare un introverso a parlare di più in una stanza piena di estroversi richiederà probabilmente una serie diversa di tattiche per aiutare i nuovi assunti che sono intimiditi dai dipendenti più esperti.

Crea un'atmosfera di fiducia

In uno studio sui team ad alte prestazioni, Google ha scoperto che i team efficaci avevano maggiori probabilità di avere membri che si sentivano psicologicamente sicuri. Google ha definito la sicurezza psicologica come la sensazione che gli individui siano in grado di porre domande, dare suggerimenti e ammettere gli errori con sicurezza.

Ci sono molti modi in cui i manager possono incoraggiare questo. Innanzitutto, dovrebbero chiarire che non si aspettano sempre che tutti siano perfetti. Riconoscere la propria fallibilità può essere un modo per farlo.

È essenziale creare una cultura in cui tutti i membri sappiano che il loro contributo è apprezzato. Così come la creazione di regole su come i team dovrebbero reagire ai suggerimenti. Ad esempio, i team dovrebbero considerare tutte le idee e ci si aspetta che tutti i membri del team facciano la loro giusta parte sia nel parlare che nell'ascoltare.

Stabilire le norme di comunicazione

Le norme di comunicazione sono linee guida che determinano il modo in cui un team comunica, prende decisioni e risolve i conflitti.

Derek Newberry dell'Università della Pennsylvania raccomanda diverse norme che i team dovrebbero stabilire.

Il primo è che i team dovrebbero stabilire linee guida sugli strumenti che utilizzano per comunicare e su come utilizzano questi strumenti.

Newberry consiglia di creare un elenco di tutti i tipi di comunicazione di cui il tuo team ha bisogno per eseguire, ad esempio aggiornamenti di progetto o revisioni del budget. Dovresti quindi impostare forme di comunicazione adeguate per ciascuno di essi.

Anche se potresti trovare accettabile eseguire aggiornamenti del progetto tramite un'app di messaggistica, le revisioni del budget potrebbero essere più adatte alle riunioni di persona.

Dovresti anche tenere conto della frequenza con cui comunichi. Organizzare una riunione per ogni tipo di comunicazione, ad esempio, potrebbe finire per travolgere i team.

Una comunicazione efficace migliora le prestazioni del team

Una comunicazione efficace aiuta i team a lavorare insieme per raggiungere i propri obiettivi. Riduce i malintesi e garantisce che tutti i membri del team si sentano apprezzati e a proprio agio nel condividere le proprie opinioni.

Il modo esatto in cui incoraggi i team a comunicare dipenderà dalla composizione del gruppo.

I team con molti lavoratori remoti richiederanno di mettere in atto strategie che consentano alle persone di comunicare in modo efficace nonostante la mancanza di opportunità di riunioni faccia a faccia. I team affiatati negli uffici, d’altro canto, dovranno affrontare una serie di sfide completamente diverse.

Per saperne di più su come migliorare le prestazioni sul lavoro, consulta i nostri articoli su come rimanere produttivi e sulle caratteristiche dei team ad alte prestazioni.