Collaborazione in team: perché è importante e come costruire un team collaborativo

La collaborazione in team si verifica quando i membri del team lavorano insieme per raggiungere gli stessi obiettivi aziendali. Ogni membro di un team collaborativo ha un set di abilità unico. Grazie a queste abilità distintive, i compagni di squadra sono in grado di affrontare qualsiasi problema da diverse angolazioni. Pertanto, la loro collaborazione in team li aiuta a lavorare verso i loro obiettivi comuni.

In questo post del blog tratteremo l'argomento della collaborazione in un team, nonché i seguenti problemi:

• differenze tra collaborazione e lavoro di squadra,
• diverse capacità di collaborazione,
• l'importanza della collaborazione in team, e
• come costruire una collaborazione di gruppo.

Qual è la differenza tra collaborazione e lavoro di squadra? ?

Prima di iniziare ad esplorare la questione della collaborazione in team, chiariamo due differenze principali tra la collaborazione in team e il lavoro di squadra:

• Ruoli all'interno della squadra

La collaborazione riunisce un gruppo di colleghi che uniscono le loro forze per risolvere un problema o completare un'attività. Il focus è su uno sforzo di gruppo e su come trovare la soluzione come collettivo. Ad esempio, durante le sessioni di brainstorming, i membri del team si trovano nella stessa stanza (o nella stessa videochiamata), discutono di un problema e cercano di risolverlo come gruppo.

Al contrario, il lavoro di squadra si riferisce a un gruppo di individui. Ognuno di loro ha delle responsabilità particolari. Così, hanno messo i loro sforzi individuali. Ad esempio, quando una squadra di basket vince una partita, significa che tutti i membri della squadra hanno giocato bene. Ogni giocatore di basket ha fatto la sua parte alla perfezione, quindi i risultati sono positivi.

• Comando

In un team collaborativo, di solito, non ci sono leader. Tuttavia, questo non è il caso del lavoro di squadra.

Ora, scopriamo le competenze essenziali per la collaborazione.

Quali sono i tre tipi di abilità di collaborazione?

Ogni membro del team collaborativo è un esperto nel proprio campo. In questo modo, un team collaborativo analizza qualsiasi problema da diverse prospettive. Indipendentemente dalle loro differenze, avere in mente gli stessi valori e obiettivi è il collante che tiene unito un team collaborativo.

La collaborazione non avviene dall'oggi al domani. Ci vuole tempo e fatica per conoscere i tuoi compagni di squadra e stabilire un corretto rapporto di lavoro. Ancora più importante, dovrai acquisire capacità di collaborazione.

Ora, le abilità di collaborazione possono essere suddivise in tre categorie:

• capacità di comunicazione,
• intelligenza emotiva, e
• rispetto per la diversità.

Abilità comunicative

Una corretta comunicazione gioca un ruolo fondamentale in ogni relazione. Nell'ambiente di lavoro, puoi comunicare con i tuoi colleghi di persona o utilizzando moduli scritti. In ogni caso, assicurati di scegliere le parole con attenzione.

Per prima cosa, pensa a cosa dirai ai tuoi colleghi e come lo dirai. Se non sei d'accordo con qualcuno, cerca di esprimere le tue opinioni con rispetto.

In caso di comunicazione scritta, non sarai in grado di vedere il collega a cui ti stai rivolgendo. Pertanto, prima di inviare il tuo messaggio, rileggilo e mettiti nei panni del destinatario. Come capiresti quel messaggio? Se necessario, modifica il tono del messaggio.

A parte la comunicazione verbale, il tono della voce e il linguaggio del corpo dicono molto sul messaggio che vuoi inviare. Ad esempio, incrociare le braccia è generalmente considerato un atto difensivo.

Infine, impara ad essere un ascoltatore attivo. Se non capisci cosa stanno dicendo i tuoi colleghi, sentiti libero di chiedere spiegazioni.

Intelligenza emotiva ️

L'intelligenza emotiva è un'abilità che ti aiuta a percepire le tue emozioni e a gestirle, ma anche a identificare rapidamente come si sentono gli altri in quel momento. Diciamo che il tuo collega è lunatico tutto il giorno. Questo può essere il segno che è estremamente stanco o ha bisogno di aiuto al lavoro. Più conosci i tuoi colleghi, meglio sarai nel leggere questi segnali.

Se vuoi lavorare su queste abilità, ecco alcuni suggerimenti di base per te:

• Mostra più empatia e compassione,
• non ti offendere facilmente,
• non prendere le critiche sul personale, e
• mostrare resilienza.

Se sei interessato a maggiori dettagli su questo argomento, prova a leggere alcuni dei migliori libri sull'intelligenza emotiva.

Rispetto per la diversità

Se lavori in un team multiculturale, questa è l'abilità che dovrai migliorare. Per poter lavorare a stretto contatto con i tuoi colleghi interculturali, assicurati di mostrare rispetto per qualsiasi tipo di diversità. Inoltre, evita qualsiasi tipo di discriminazione.

La collaborazione prospera nell'ambiente di lavoro che comprende:

• comunicazione aperta,
• essendo sensibile alle origini etniche e religiose,
• stabilire il consenso,
• promuovere discussioni di gruppo e
• promuovere un ambiente in cui ogni membro del team può condividere le proprie opinioni.

Coltivando questi tre tipi di abilità, tu e i tuoi colleghi vi sentirete più a vostro agio nel lavorare insieme. Pertanto, anche la tua collaborazione avanzerà.

Perché è importante la collaborazione in team?

Ecco i motivi principali per cui una buona collaborazione è importante in qualsiasi team.

Una buona collaborazione in team incoraggia la risoluzione dei problemi

Una buona collaborazione può aiutare i compagni di squadra a prendere una decisione su cui sono tutti d'accordo. Inoltre, questa decisione è in linea con gli obiettivi del team e dell'azienda. Approfondiamo questo.

In un team collaborativo, ci sono esperti in vari campi. Lavorano fianco a fianco per raggiungere gli obiettivi dell'azienda. Ma ognuno di loro porta una prospettiva unica sul tavolo. Quindi, ogni volta che un'azienda deve prendere una decisione cruciale, gli esperti possono esprimere le proprie opinioni e spiegare in modo approfondito:

• il loro punto di vista professionale su una materia,
• come la loro competenza ed esperienza possono aiutare, e
• come suggeriscono che il problema dovrebbe essere risolto.

Quando un team collaborativo inizia a lavorare insieme, c'è una varietà di menti e punti di vista individuali. Ma, una volta discusso l'argomento, adotteranno alcune idee e ne rifiuteranno altre. Quindi, ci sarà una mente collettiva, una decisione comune.

Usiamo un esempio. L'azienda XYZ vuole creare un sito web ufficiale. Quindi, la direzione aziendale decide di riunire il proprio team di esperti che troverà la soluzione migliore. La squadra comprende:

1. Project manager : il suo compito è impostare il budget per questa attività, assegnare compiti e scadenze e assicurarsi che tutti seguano queste regole.
2. Sviluppatore Web : il suo compito è creare un layout del sito Web, eseguire aggiornamenti del sito Web e occuparsi di eventuali problemi tecnici che potrebbero sorgere.
3. Web designer : il suo compito è stabilire linee guida di progettazione, presentare la struttura del sito Web e trovare le soluzioni di design più creative.
4. Responsabile marketing : il suo compito è creare contenuti scritti per le pagine del sito Web, assicurarsi che i contenuti siano SEO friendly e di facile lettura.
5. Ingegnere QA : il suo compito è analizzare se tutti i requisiti (commerciali, tecnici e altri) sono soddisfatti, nonché rivedere il controllo di qualità dell'intero sito Web.

L'intero team ha un obiettivo comune: creare un sito Web funzionale e facile da usare. Poiché questi membri del team collaborano tra loro, si sentono liberi di esprimere le proprie idee. Quindi, se l'ingegnere del controllo qualità nota un problema, può segnalarlo allo sviluppatore web, in modo che possa essere risolto. L'intero team lavora fianco a fianco per rendere perfetto il sito web, che è il loro obiettivo comune.

I team collaborativi hanno una prospettiva più ampia

Avere membri del team che provengono da background diversi significa ascoltare opinioni diverse su un argomento. Quindi, invece di affrontare un problema da un'angolazione, il tuo team sarà in grado di vedere un quadro più ampio.

Usiamo l'esempio del nostro suggerimento precedente. Ad esempio, un responsabile marketing ha un'idea interessante per la sezione "Il nostro staff" del sito web. Vuole aggiungere una breve biografia per tutti i dipendenti dell'azienda, insieme alle loro foto. Tuttavia, se il layout di un sito Web non consente la creazione di questo tipo di contenuto, uno sviluppatore Web e un web designer indicheranno questo problema. Quindi, il team troverà una soluzione migliore per la sezione "Il nostro staff".

Vedete, solo quando raccogliete le conoscenze e gli sforzi di tutti, potete vedere una prospettiva più ampia.

Una collaborazione efficace consente la condivisione delle conoscenze

Tu e i tuoi colleghi potete imparare gli uni dagli altri mentre collaborate. Durante le riunioni del tuo team, condividerai idee, punti di vista ed esperienze. Pertanto, la collaborazione in team apre un nuovo mondo di conoscenza sia a te che ai tuoi colleghi.

Quindi, nel nostro esempio con la sezione "Il nostro staff", un responsabile marketing ha scoperto che, quando scrive contenuti per il sito, deve pensare al layout del sito Web e ad altre possibilità tecniche del sito Web. Allo stesso tempo, un web designer e uno sviluppatore web hanno scoperto come dovrebbe essere il contenuto del sito web.

Oltre all'apprendimento, la collaborazione ti dà l'opportunità di acquisire nuove o sviluppare le competenze che già possiedi.

La collaborazione migliora la felicità dei dipendenti e la cultura aziendale

In un team collaborativo, i dipendenti si sentono apprezzati perché sono tutti uguali. Che tu stia lavorando come project manager, ingegnere del controllo qualità o sviluppatore web, le tue opinioni saranno importanti quanto il punto di vista del tuo collega.

Questa uguaglianza dei dipendenti significa anche che sarai più felice sul posto di lavoro. Inoltre, quando sei felice, è probabile che rimarrai in compagnia più a lungo.

Come si costruisce la collaborazione di squadra?

Una buona collaborazione è il risultato dell'intero team, non dei singoli. Quindi, ecco alcuni modi efficaci per creare un team collaborativo:

1. Stabilire obiettivi comuni,
2. stabilire aspettative,
3. fissare degli standard,
4. concentrarsi sui punti di forza individuali,
5. promuovere nuove idee,
6. creare un ambiente affidabile e affidabile,
7. utilizzare strumenti di collaborazione,
8. organizzare solo gli incontri necessari,
9. onorare la collaborazione, e
10. organizzare incontri casuali dopo il lavoro.

Ora tratteremo ogni passaggio con maggiori dettagli.

Stabilire obiettivi comuni

È essenziale che tutti i membri del team siano sulla stessa pagina quando si tratta di obiettivi aziendali, ma anche di squadra. Avrai bisogno di una comprensione reciproca della visione del team per agire in conformità con quella visione.

Allora, come farlo? Comunicando spesso e correttamente. Le riunioni di gruppo sono ottime per condividere idee, punti di vista e capire gli obiettivi comuni.

Stabilisci le aspettative

In linea con il suggerimento precedente, anche la definizione delle aspettative è fondamentale. I membri del team devono sapere quali sono i loro obblighi in modo che possano concentrarsi sull'esecuzione di questi compiti nel miglior modo possibile.

Stabilisci degli standard ️

Una volta che tutti i membri del team sanno cosa devono fare, diventi responsabile del completamento di questi incarichi. Inoltre, la definizione degli standard è fondamentale per il successo del team.

Questi standard possono includere:

• Decidere lo strumento che utilizzerai per gestire i progetti e occuparti dei tuoi compiti.
• Decidere come delegare equamente il carico di lavoro e come impostare le scadenze.

Se alcuni membri del team hanno troppo da fare, saranno sopraffatti e nervosi. Come puoi immaginare, è qui che l'intelligenza emotiva torna utile, per rilevare i primi segni di burnout e prevenirlo.

Inoltre, uno dei modi migliori per tenere insieme tutti i pezzi è stabilire la regola per tenere traccia delle ore di lavoro con Clockify, un'app per la gestione del tempo del team. In questo modo, tutti i membri del team dovranno monitorare il tempo e annotare le attività quotidiane.

Inoltre, nella sezione Dashboard, puoi vedere come un intero team organizza il proprio tempo, su cosa stanno lavorando tutti attualmente e su cosa hanno lavorato. Come puoi vedere di seguito, la Dashboard ti offre anche una chiara panoramica dello stato di avanzamento del progetto.

Concentrati sui punti di forza individuali

Abbiamo accennato in precedenza che conoscere i tuoi compagni di squadra è vantaggioso per molte ragioni. Uno dei motivi è che scoprirai i punti di forza individuali di ogni membro del team. Ad esempio, un collega potrebbe essere bravo con le persone, mentre l'altro eccelle nel creare modelli di qualsiasi tipo.

Quindi, assicurati di sfruttare queste incredibili qualità. Inoltre, usa questi punti di forza per raggiungere gli obiettivi della tua squadra. Ad esempio, la prossima volta che devi trovare qualcuno che gestisca una chiamata iniziale con un nuovo cliente, scegli il collega socialmente sicuro.

Promuovi nuove idee

Le riunioni di gruppo dovrebbero essere un luogo sicuro per lo scambio di idee. Incoraggia il tuo team a presentare le proprie idee perché qualsiasi idea che possa contribuire al progresso del team è la benvenuta. Anche quando queste opinioni suscitano disaccordi, è probabile che troverai soluzioni migliori durante il dibattito.

Creare un ambiente affidabile e affidabile

La fiducia è una strada a doppio senso. I membri del team devono sentirsi come se potessero fidarsi l'uno dell'altro ma essere loro stessi affidabili. Una volta creato un tale ambiente, migliorerai le tue relazioni e gestirai il tuo carico di lavoro senza alcun problema.

Ecco un esempio. Se stai aspettando che un collega completi la sua parte del compito e lei lo finisca in tempo, anche tu farai la tua parte di lavoro in tempo. Pertanto, collaborerai tra loro con facilità.

Tuttavia, se ti capita di riscontrare problemi mentre lavori su un'attività condivisa, informa i tuoi colleghi in modo che possano aiutarti a risolverlo insieme. In questo modo, eviterai ritardi e migliorerai la gestione del tempo del team. Inoltre, dimostrerai la tua affidabilità.

Usa gli strumenti di collaborazione

Ammettiamolo, con così tante app pratiche là fuori, non è necessario lottare con la collaborazione. Oltre al monitoraggio del tempo e al summenzionato Clockify, puoi trovare strumenti aggiuntivi che ti aiuteranno a:

• gestire attività, come Trello;
• comunicare con la squadra, come Slack;
• pianificazione di riunioni, come Doodle; e
• condivisione di file, come WeTransfer.

Per aiutarti a trovare ciò di cui hai bisogno, abbiamo compilato un elenco dettagliato dei migliori strumenti di collaborazione online.

Organizza solo gli incontri necessari

Quando si tratta di riunioni di gruppo, assicurati di pensarci due volte prima di programmarne una. Se c'è un importante aggiornamento del progetto e devi discuterne con il team, organizzare una riunione è la scelta ideale. In questo caso, ricordati di creare un'agenda della riunione e di inviarla ai tuoi colleghi, in modo che possano prepararsi prima dell'inizio della riunione. Poi di nuovo, se vuoi trasmettere solo alcune informazioni, opta per un'e-mail.

Tenendo solo riunioni essenziali, tu e il tuo team avrete più tempo per lavorare insieme al completamento di attività vitali.

Onore collaborazione

Proprio come il feedback positivo aumenta il morale e la motivazione dei dipendenti, così anche onorare una buona collaborazione di squadra. Ogni volta che noti buoni esempi di collaborazione all'interno del team, assicurati di elogiarli. Ad esempio, puoi inviare un'e-mail a tutti i membri del team o parlare di questi esempi nelle riunioni del tuo team.

Organizza incontri casuali dopo il lavoro

Trascorrere un po' di tempo con i colleghi fuori dall'ufficio può aiutarti a creare un legame. Se non l'hai mai provato con il tuo team, inizia con piccoli passi. Vai a bere qualcosa dopo il lavoro e guarda come va. La prossima volta, seleziona un evento che dura tutto il giorno.

Suggeriamo di discutere la questione con l'intero team. Puoi anche selezionare la tua attività votando.

E ricorda, non forzare questi eventi o organizzarli troppo spesso. Invece di organizzare una riunione ogni settimana, prova una volta al mese. In questo modo, i tuoi colleghi possono avere un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata.

Hai notato cosa hanno in comune questi dieci consigli? I loro valori condivisi sono:

1. Comunicazione trasparente e onesta,
2. preoccuparsi di ciò che pensano gli altri colleghi e di come si sentono, e
3. mostrare rispetto per ogni tipo di diversità.

Quindi, queste tre abilità sono l'essenza di ogni buona collaborazione e questi dieci passaggi ti mostrano come mettere a frutto le tue capacità di collaborazione.

Conclusione

La collaborazione in team favorisce la risoluzione dei problemi e aiuta te e i tuoi colleghi ad affrontare qualsiasi argomento da diverse prospettive. Inoltre, promuove la condivisione di conoscenze e competenze all'interno del team.

Ma tieni presente che la collaborazione in team non è un lavoro da parte di un solo uomo. Ci vuole un intero team e gli sforzi di tutti per costruire la collaborazione. Per aiutarti a semplificare questo processo, abbiamo coperto un elenco dei modi più pratici per ottenere la collaborazione. Ci auguriamo che presto potrai sperimentare tutti i vantaggi di lavorare in un team collaborativo.

Per migliorare la collaborazione e la produttività del team, puoi utilizzare un'app di messaggistica del team gratuita come Pumble.