5 compiti per massimizzare l'uso dei tuoi stagisti di pianificazione di eventi

La maggior parte degli stagisti teme un'esperienza stereotipata di andare a prendere il caffè e fare delle copie.

Non solo questi compiti sono inutili in termini di sviluppo professionale, ma lasceranno anche i tuoi stagisti disimpegnati e demotivati.

Il tuo programma di stage per la pianificazione di eventi dovrebbe lasciare un'impressione duratura sui partecipanti, sfruttare i punti di forza delle persone coinvolte e massimizzare la produttività sul posto di lavoro.

Questo pezzo aiuterà la tua azienda di pianificazione di eventi o il tuo team di eventi a identificare e utilizzare i punti di forza dei tuoi stagisti. Una volta fatto, sarai in grado di assegnare i compiti necessari al tirocinante giusto per garantire la massima efficacia e avvantaggiare la tua attività.

Trova i punti di forza dei tuoi stagisti

I tuoi stagisti sono arrivati, ma sono pronti per iniziare a lavorare? Troppo spesso, molte aziende affidano ai tirocinanti compiti generali senza tener conto dei loro interessi e dei loro punti di forza. Questo approccio può portare a una minore produttività per la tua azienda e a far diminuire il morale della tua classe stagista.

Invece, scopri quali sono i punti di forza e di debolezza dei tuoi stagisti e assegna i compiti di conseguenza. Alcuni stagisti hanno un punto di forza per l'immissione di dati/fogli di calcolo, alcuni sono inclini alla socialità e altri sono inclini alla creatività.

All'arrivo, usa un test di Strengthsfinder per identificare gli interessi, i punti di forza e di debolezza dei tuoi stagisti. Perché ci sono qui? Perché hanno fatto questo particolare tirocinio con il tuo team di pianificazione di eventi o la tua azienda?

Una volta compreso tutto ciò, puoi passare direttamente all'assegnazione di ciascuna attività che ne massimizzerà l'efficienza.

Massimizza l'uso dei tuoi stagisti con queste cinque attività

Le seguenti attività forniranno ai tuoi stagisti competenze utili da portare con sé al termine del tirocinio, massimizzando al contempo la produttività della tua classe di tirocinante per la tua azienda o team di pianificazione di eventi.

1. Pubblicazione sui social media

La sensibilizzazione sui social media mentre la pianificazione degli eventi è inestimabile.

Una strategia di pubblicazione e un'esecuzione coerenti sono necessarie per mantenere e/o aumentare il numero dei partecipanti. Sebbene la maggior parte dei giovani adulti porti in tavola una vasta esperienza sui social media, spesso non sono pronti a gestire un'intera strategia sociale.

Ciò non significa che non possano aiutarti a eseguire la tua strategia esistente, tuttavia. I tirocinanti possono pubblicare link e altro materiale sui tuoi eventi sui tuoi account (link di registrazione, annunci video, post di blog, ecc.), tweet dal vivo durante gli eventi e programmare post futuri.

Assicurati di avere chiare linee guida del marchio che i tuoi stagisti devono seguire. Dai un'occhiata alle linee guida sulla politica sui social media di Shift Communications mentre elabori le tue.

2. Gestire l'evento

Quale modo migliore per i tuoi stagisti di imparare cosa serve per organizzare un evento se non lavorare sull'evento stesso? Chiedi ai tuoi stagisti di assistere ai vari tavoli dell'evento (registrazione, aree VIP, ecc.), cammina sul pavimento dell'evento per dare indicazioni e distribuire informazioni sull'evento e aiuta con l'organizzazione dell'evento.

Incarichi di eventi diversi richiedono set di abilità diversi e questa è un'opportunità perfetta per sfruttare i punti di forza identificati dai tuoi stagisti. Ecco alcune idee per il collocamento di stagisti se il tuo team aziendale/dell'evento ha più stagisti:

• Stagisti orientati al dettaglio/ai dati: adatto per i tavoli di registrazione.
• Stagisti socialmente inclini: adatti per camminare sul pavimento dell'evento e fornire indicazioni.
• Stagisti artisticamente inclini: adatto per l'allestimento e la decorazione di eventi.

È importante formare i tuoi stagisti sui dettagli del tuo evento, su qualsiasi software che utilizzeranno (inclusi software di registrazione, strumenti per il check-in e app dell'evento) e sottoporli alle domande più probabili che riceveranno dai partecipanti . E non dimenticare lo stress per i tuoi stagisti sull'importanza di chiedere aiuto a dipendenti esperti.

Durante l'evento, il personale regolare dell'evento dovrebbe eseguire controlli di routine sui tuoi stagisti per assicurarsi che le cose procedano senza intoppi. Non importa quanto siano qualificati, la maggior parte dei tirocinanti non ha l'esperienza di dipendenti esperti e ha bisogno di essere guidata attraverso il processo.

3. Scrivere post sul blog di eventi e altri contenuti di base

Non tutti i giovani sono adatti a questo compito. La scrittura è più adatta per stagisti creativi che possono fornire molti contenuti facilmente digeribili che aiuteranno il tuo blog ad attirare follower e il tuo evento ad attirare più partecipanti.

Ecco alcuni esempi di argomenti di blog per i tuoi stagisti:

• I migliori XX motivi per partecipare al XX evento
• XX lezioni che puoi imparare dal nostro evento
• I migliori relatori XX ai precedenti XX eventi

Concedi ai tuoi stagisti una certa libertà creativa nello scrivere post sul blog, ma non lasciarli correre. Stabilisci chiaramente il focus del blog e indica i tuoi obiettivi per il loro contenuto. Il modo migliore per farlo è fornire una guida di stile che elenchi le tue aspettative per ogni post del blog.

4. Compilazione di dati da sondaggi post evento

Questa attività è adatta per stagisti esperti di dati che amano i fogli di calcolo e sono più propensi a pensare con il lato sinistro del cervello. La compilazione dei dati non richiede molta guida al di fuori della spiegazione del sistema e del lasciare che il tuo stagista lo utilizzi.

Chiedi al tuo stagista di inserire i dati e convertirli in grafici in Excel o di redigere report basati sui tuoi dati. Come con qualsiasi attività di stagista, uno dei membri del tuo team dovrebbe controllare regolarmente il lavoro del tuo stagista. Ricorda che uno stage è un'esperienza di apprendimento e che non ogni momento sarà un booster di produttività.

Se il tuo stagista di dati ha l'interesse ma non il know-how quando si tratta di lavorare con grandi quantità di dati nei fogli di calcolo, pianifica una sessione di formazione iniziale e fornisci loro alcune guide a cui fare riferimento.

5. Mettere insieme kit "swag" per i partecipanti all'evento

Mettere insieme i kit swag è un compito perfetto per gli stagisti. Possono raccogliere le magliette, i taccuini e i caricatori del telefono di marca mentre ti assicuri che tutti i pezzi in movimento dell'evento si uniscano.

Prima di abbandonare questo compito, fai una lista di controllo di tutti gli articoli che vanno in ogni borsa per il tuo stagista. Questo è un compito abbastanza semplice che puoi assegnare praticamente a qualsiasi stagista, e sarai felice di averlo superato mentre l'evento si avvicina!

Altre risorse per la gestione degli eventi

Non solo Capterra può aiutarti con i tuoi stagisti nella pianificazione di eventi, ma siamo anche specializzati in tecnologia per eventi, software e best practice sul blog di gestione degli eventi di Capterra.

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