Guida di Target Internet alla gestione dei progetti per gli esperti di marketing

La gestione dei progetti è uno strumento molto efficace per portare a termine il lavoro di marketing, dalle campagne pubblicitarie e SEO ai contenuti e alle promozioni dei social media.

Questa guida ti spiegherà come eseguire la gestione dei progetti in un contesto di marketing, sia come modo per completare grandi progetti, sia come strumento per pianificare lavori di routine come post sui social media e articoli di blog.

Il nostro obiettivo è che tu te ne vada con una migliore comprensione di cos'è la gestione dei progetti e di come i marketer come noi possono utilizzarla.

Che cos'è la gestione dei progetti?

Al livello più elementare, la gestione del progetto è un approccio gestito al lavoro. Non stai solo completando compiti; ci stai lavorando all'interno di un processo che è pianificato e può essere monitorato.

Sebbene ci siano molti modi diversi per affrontare la gestione dei progetti, la maggior parte delle istanze coinvolge alcuni componenti comuni:

• Risultati finali: questi sono i risultati tangibili che il progetto fornirà. In un progetto di sviluppo di un sito web, un nuovo web design potrebbe essere il risultato principale. In un progetto di social media marketing, i risultati finali potrebbero essere i post di Instagram. Alcuni progetti hanno anche risultati secondari, come i dati della campagna.
• Compiti: ogni progetto è composto da più compiti, ognuno dei quali è assegnato a un membro del team responsabile oa un sotto-team.
• Stakeholder: tutti coloro che sono coinvolti nel progetto sono stakeholder. Ciò include tutte le persone nel team di progetto, così come altri come clienti, addetti ai lavori di livello c e clienti che alla fine saranno presi di mira con le risorse di marketing fornite attraverso il progetto.
• Metodologia: un insieme di regole su come viene gestito il progetto.

In poche parole, il progetto deve fornire determinati risultati, che possono essere suddivisi in attività. Le attività vengono assegnate alle persone del team di progetto, che devono completare il lavoro all'interno di un processo gestito.

Gestione pratica di progetti di marketing

La gestione dei progetti viene utilizzata per fornire tutti i tipi di progetti di marketing, tra cui:

• Sviluppo del sito web
• Marketing dei contenuti
• Social media marketing
• SEO
• PPC
• Pubblicità video
• Sviluppo di app
• Marketing via email
• Campagne PR

Indipendentemente dal lavoro specifico consegnato, la gestione del progetto è solitamente incentrata su un software di gestione del progetto. Questa è la piattaforma digitale in cui le parti interessate possono gestire le loro attività fino al completamento e dove le parti interessate senior possono monitorare l'avanzamento generale del progetto.

Ogni membro del team dovrebbe essere in grado di accedere al software utilizzando le proprie credenziali di accesso. Una volta effettuato l'accesso, possono vedere le attività che sono state assegnate loro. Potrebbero essere in grado di caricare file e commenti alle attività e modificare lo stato delle attività per riflettere se sono state avviate, completate o bloccate da una sorta di "blocco".

Gli stakeholder senior possono anche assegnare compiti ai membri del team e fissare scadenze per il loro completamento. (In alcuni team, a tutte le parti interessate viene concesso il permesso di farlo.)

In qualsiasi progetto, è utile avere un membro del team che agisca come project manager. Questa persona è responsabile di aiutare l'intero team a utilizzare con successo il processo di gestione del progetto e il software. Alcune metodologie di gestione del progetto richiedono anche che il project manager svolga compiti aggiuntivi, come condurre riunioni regolari del team (a volte chiamate "scrum") e aiutare altre parti interessate a trovare soluzioni ai blocchi.

Fasi del progetto

Un progetto di marketing scorrerà tipicamente attraverso una serie intuitiva di fasi:

1. Calcio d'inizio
2. Pianificazione
3. Consegna
4. Cancella la sottoscrizione
5. Analisi

Calcio d'inizio

La fase che chiamiamo kickoff è l'inizio del progetto. A questo punto, il team di marketing si riunisce con lo stakeholder che sta commissionando il lavoro per discutere i dettagli del progetto. Le parti raggiungeranno un accordo su alcuni dettagli fondamentali del progetto, tra cui:

• Quali sono i risultati del progetto?
• Quali sono i tempi e i costi previsti per il progetto?
• Qual è l'importo massimo di cui il progetto potrebbe superare i propri budget di tempo e costi di base?

Quando tutti gli stakeholder chiave del progetto sono soddisfatti dei termini, è possibile stipulare un contratto o un accordo informale per avviare il progetto.

Pianificazione

Durante la pianificazione del progetto, tutti i membri del team con un ruolo strategico si riuniscono per decidere come verranno raggiunti i risultati del progetto. Sebbene il processo di pianificazione vari da progetto a progetto, di solito sono coinvolti i seguenti elementi:

• Stabilire pietre miliari. Le pietre miliari sono i punti di passaggio chiave sulla strada per il completamento del progetto. Ad esempio, in un progetto di una campagna pubblicitaria video, "storyboard completato" e "riprese completate" potrebbero essere pietre miliari. A ciascuna pietra miliare viene assegnata una scadenza, per aiutare a mantenere il progetto in carreggiata.
• Identificazione dei rischi del progetto. Nella gestione del progetto un "rischio" è un possibile evento esterno che potrebbe influenzare i risultati del progetto, in modo positivo o negativo. L'identificazione dei principali rischi del progetto durante la pianificazione del progetto garantisce che il team sia pronto a sfruttare le opportunità o a rispondere alle minacce durante il progetto.
• Dividere il progetto in compiti. Questi sono i singoli pezzi di lavoro necessari per realizzare i risultati del progetto. In questa fase, è anche importante identificare le dipendenze, in cui il completamento di un'attività dipende dal completamento di un'altra attività in anticipo.
• Assegnazione di compiti e proprietà. Ogni attività deve essere assegnata a un membro del team (o sotto-team) che sarà responsabile del suo completamento. In alcuni casi, le parti interessate senior possono anche avere la proprietà dei risultati del progetto.

Consegna

Una volta pianificato il progetto, il team può procedere con il lavoro di consegna del progetto. Ogni membro del team dovrebbe utilizzare la piattaforma di gestione del progetto per gestire le proprie attività durante questa fase.

La gestione del progetto supporta il team in diversi modi durante la fase di consegna, tra cui:

• Gestione dei compiti. Durante tutto il progetto, ogni membro del team è responsabile dell'aggiornamento delle proprie attività all'interno della piattaforma di gestione del progetto. Ciò include in genere il caricamento di file, la modifica degli stati delle attività e l'informazione del project manager di eventuali blocchi che impediscono l'esecuzione delle attività. Se vengono identificati nuovi requisiti durante la fase di consegna, vengono create nuove attività e assegnate a un membro del team.
• Monitoraggio dei progressi. La maggior parte delle piattaforme di gestione dei progetti include strumenti visivi per tenere traccia dell'avanzamento del progetto, come diagrammi di Gantt e diagrammi di masterizzazione. Queste risorse aiutano le parti interessate a valutare quanto bene il team sta procedendo con i suoi compiti, in relazione al budget di tempo del progetto. Le parti interessate senior, in particolare, monitoreranno attentamente l'avanzamento del progetto durante la fase di consegna per determinare se i tempi e i costi pianificati per il progetto rimangono realizzabili.
• Archiviazione di file. A seconda della natura del lavoro del team, la piattaforma di gestione del progetto può essere utilizzata per archiviare il lavoro del progetto, ad esempio documenti contenenti copie da utilizzare nel marketing dei contenuti. La facile accessibilità della piattaforma di gestione dei progetti all'intero team di progetto può aiutare a evitare che lavori importanti vadano persi.

La gestione del progetto durante la fase di consegna avrà esito positivo solo se ogni membro del team accetta il processo e adempie a compiti come l'aggiornamento dello stato delle proprie attività. È importante chiarirlo ai membri del team. Il team dovrebbe anche avere una persona esperta a disposizione per aiutare chiunque stia lottando con il processo o il software di gestione del progetto.

Cancella la sottoscrizione

Quando tutto il lavoro del progetto è completato, le parti interessate senior, inclusi il cliente o il cliente interno, possono incontrarsi per esaminare i risultati del progetto. Se tutte le parti sono soddisfatte del fatto che i risultati del progetto siano stati realizzati come pianificato, il progetto può essere considerato completato e le parti interessate possono fornire la loro approvazione .

Prima di questa fase, alcuni team di progetto utilizzeranno gli strumenti integrati nel loro software di gestione dei progetti per produrre report e documentazione. Questo può essere un modo efficace per spiegare al cliente il lavoro svolto.

Analisi

Alcuni progetti di marketing terminano con l'approvazione.

Altri concludono con una fase di analisi . Potrebbe trattarsi di qualsiasi cosa, dall'analisi dei dati del sito Web a seguito di un progetto di riprogettazione del sito, all'analisi del sentiment dei clienti a seguito di una campagna pubblicitaria televisiva.

L'analisi può essere intesa come un ponte tra il progetto attuale e i progetti futuri. I risultati di questa fase possono essere inseriti nella pianificazione di progetti compatibili in futuro, aiutando il team a pianificare in modo più efficiente e ottimizzare i propri processi.

Alcuni team di progetto analizzeranno anche la loro esperienza del processo di gestione del progetto, durante un progetto. Questo aiuta a identificare i problemi che le persone hanno incontrato con l'approccio di gestione del progetto, che può essere modificato prima del prossimo progetto.

Come utilizzare la gestione dei progetti per fornire attività di marketing di routine

L'approccio graduale alla gestione dei progetti di cui abbiamo appena discusso è più adatto a fornire progetti di marketing a tempo limitato con un livello di complessità da moderato ad alto.

Se il tuo lavoro è di natura più di routine, ad esempio se devi pubblicare un certo numero di post sui social media ogni settimana, questo può essere ottenuto anche attraverso la gestione del progetto. Hai solo bisogno di usare un approccio leggermente diverso.

Per il lavoro di marketing di routine, ti consigliamo di utilizzare una soluzione di gestione dei progetti con un sistema in stile kanban per gestire i tuoi contenuti, ad esempio Trello. In un sistema kanban, ogni attività è rappresentata da una scheda, che può essere spostata da una colonna all'altra per rappresentarne lo stato. In un flusso di lavoro di contenuti social, potresti avere colonne intitolate "Idee", "Testo", "Testo e foto", "Testo e foto firmati" e "Programmato/Pubblicato". Man mano che nuovi componenti vengono aggiunti alla bozza di un post, la sua scheda può essere spostata fino a quando il post non è stato pubblicato. Questo approccio consente contemporaneamente a un team di pianificare i contenuti social, lavorare sui contenuti e gestire l'avanzamento di ogni post come un mini-progetto.

Ecco un video tutorial che mostra come utilizzare gli strumenti di gestione dei progetti per il lavoro di marketing di routine:

Quale strumento di gestione dei progetti dovrei usare?

Quasi tutta la gestione dei progetti viene eseguita digitalmente, utilizzando un software di gestione dei progetti. Questi software forniscono l'infrastruttura per l'approccio scelto dal team.

Ti consigliamo di esplorare alcune popolari piattaforme di gestione dei progetti prima di impegnarti in una. Il team di Target Internet ha avuto buone esperienze con le seguenti opzioni:

Asana

Asana è uno strumento fantastico per la gestione di attività e progetti, con un'interfaccia utente meravigliosamente accessibile che semplifica il lavoro sulle attività e l'assegnazione ai compagni di squadra. Capita anche di essere lo strumento di gestione dei progetti che utilizziamo per gestire il nostro marketing dei contenuti, incluso il nostro lavoro su questo articolo!

Asana è una soluzione di gestione dei progetti particolarmente conveniente, che offre sia un pacchetto premium a un prezzo contenuto che una versione gratuita abbastanza completa.

Trello

Questo ingegnoso strumento ti permette di gestire il tuo lavoro utilizzando un sistema di schede, bacheche ed elenchi.

Trello è particolarmente adatto per gestire elementi di contenuto come articoli di blog o post sui social attraverso un flusso di lavoro.

Lavoro di squadra

Teamwork è una soluzione di gestione dei progetti straordinariamente ricca di funzionalità, con una suite di componenti aggiuntivi opzionali tra cui chat, CRM e funzionalità per l'ufficio. L'interfaccia di Teamwork è probabilmente meno accessibile di quella di Asana o Trello, ma compensa ampiamente questo con le sue formidabili capacità.

JIRA

Amato dagli sviluppatori di tutto il mondo, JIRA è lo strumento di gestione dei progetti ideale per i team che utilizzano la metodologia del lavoro agile.

Altri popolari software di gestione dei progetti includono Basecamp, Nifty e Monday.com.

Quali sono i vantaggi dell'utilizzo della gestione dei progetti per svolgere attività di marketing?

L'uso della gestione dei progetti può portare molti vantaggi ai team di marketing e ai professionisti. I principali vantaggi includono:

• Collaborazione. La maggior parte dei progetti di marketing richiede il contributo di più parti interessate, che si tratti di specialisti come SEO, offerenti PPC e dirigenti di social media, o clienti che devono monitorare l'avanzamento del progetto e fornire l'approvazione. Il software di gestione dei progetti può diventare lo spazio di lavoro condiviso in cui avviene e viene registrata la collaborazione.
• Monitoraggio di progetti complessi. Quando stai lavorando a un progetto di marketing con molti componenti diversi, può essere difficile tenere traccia di ogni dettaglio importante. La gestione del progetto può fornire una panoramica completa delle attività del progetto, incluso il fatto che siano state completate o meno in tempo.
• Produttività. Alcuni membri del team si comportano in modo più affidabile e produttivo quando lavorano in un processo gestito da un progetto. Esistono diversi potenziali motivi per cui la gestione dei progetti può migliorare la produttività, incluso l'accesso efficiente alle informazioni sulle attività e alle scadenze e l'effetto di avere le attività aperte e completate di tutti visibili nella vista del team.
• Replicabilità. Iniziare con la gestione dei progetti richiede un po' di tempo, ma una volta impostato, scoprirai che molti progetti implicano un processo di gestione dei progetti simile. A lungo termine, la maggior parte dei progetti sarà in grado di utilizzare le stesse impostazioni software e di elaborare un progetto precedente, risparmiando tempo e fatica.

Ci sono senza dubbio anche alcuni aspetti negativi nella gestione dei progetti. L'adozione del processo può essere frustrante, o addirittura alienante, per alcuni membri del team. C'è anche il rischio che una concentrazione eccessiva sui minimi dettagli della gestione del progetto possa distogliere l'attenzione dal lavoro produttivo del progetto.

La chiave è trovare il giusto equilibrio, tra sfruttare al meglio gli innegabili vantaggi della gestione dei progetti e lasciare al tuo team abbastanza spazio per respirare. Se riesci a inchiodare quell'atto di bilanciamento, i tuoi progetti ne trarranno i frutti.