Come passare da un progetto all'altro senza perdere la produttività
Pubblicato: 2022-05-07Spesso dobbiamo lavorare su più compiti, o anche progetti, su base giornaliera. Per questo motivo, tendiamo a passare frequentemente da un progetto all'altro e da un'attività, il tutto nel tentativo di essere più produttivi. Ma, nella maggior parte dei casi, è più probabile che questo cambio di contesto danneggi la nostra produttività che aiutarla. Considerando che la necessità di “multitasking” in un modo o nell'altro è ancora una necessità, in questo articolo parleremo di:
- Che cos'è il multitasking e perché i professionisti lo perseguono?
- Che cos'è il cambio di contesto e qual è il suo costo sulle nostre capacità cognitive, sull'uso del tempo e sulla redditività?
- Cosa sono la flessibilità cognitiva, i supertasker e la Cognitive Switching Penalty, ovvero i concetti solitamente associati al salto tra compiti e progetti?
- Come possiamo passare al meglio tra attività e progetti, senza perdere produttività?
Cos'è il multitasking? Perché le persone lo perseguono?
Nella cultura popolare, il multitasking spesso implica lavorare su almeno due compiti contemporaneamente. E sembrerebbe che i professionisti debbano spesso ricorrere a tale pratica.
Prendiamo ad esempio gli ingegneri del software. Secondo un sondaggio di Electric Cloud, spendono solo 19,1 ore delle 41,5 che normalmente lavorano a settimana, per creare software. Le restanti 22,4 ore sono dedicate a brainstorming, e-mail, riunioni e all'attesa del completamento di build e test. Questo è un sacco di lavoro diversificato proprio lì.
Inoltre, se consideriamo che gli ingegneri del software spesso lavorano attivamente su un progetto, ma forniscono anche la manutenzione da uno a tre progetti che hanno già completato, ciò lascia poco tempo per concentrarsi su un progetto o un'attività alla volta. Anche quando detti progetti o attività sono etichettati come prioritari.
Quindi, sembra logico provare a rispondere ad alcune e-mail dei clienti mentre partecipi a una riunione sui problemi ricorrenti nella tua nuova funzionalità dell'app, al fine di risparmiare tempo.
Dopotutto, se di solito sono necessari 10 minuti per eseguire l'attività 1 e 10 minuti per eseguire l'attività 2, lavorare su entrambe le attività contemporaneamente dovrebbe richiedere 10 minuti in totale, giusto?
Ma, in realtà, questo tipo di lavoro simultaneo è quasi impossibile, perché la maggior parte dei cervelli semplicemente non è in grado di elaborare insiemi separati di informazioni con la stessa devozione.
In altre parole, mentre pensiamo di lavorare su due attività contemporaneamente, in realtà ci stiamo concentrando maggiormente sull'attività 1 e lasciando che l'attività 2 serva da distrazione per l'attività 1. Di conseguenza, nessuna delle due attività viene eseguita con la qualità prevista e potremmo riscontrare un calo della produttività del 40%.
Qualcuno può davvero multitasking?
Sebbene la maggior parte delle persone debba investire uno sforzo extra per dividere la propria attenzione su più attività (e fallisce ancora), circa il 2,5% della popolazione non ha questo problema.
Si chiamano supertasker.
I supertasker HANNO semplicemente la capacità cognitiva di lavorare su più attività contemporaneamente, senza commettere errori o pause. In effetti, si comportano meglio in multitasking che in single-tasking. Secondo David Strayer, il coautore dell'esperimento che ha individuato questi geni del multitasking, ciò è dovuto al fatto che i supertasking hanno cervelli diversi rispetto al resto della popolazione.
Potresti essere un supertasker se:
- avere un alto livello di controllo dell'attenzione
- avere la capacità di prendere decisioni istantaneamente
- prosperare sotto stress
- avere un migliore autocontrollo quando si lavora con un carico di lavoro pesante
Puoi anche sostenere test ufficiali per definire la tua capacità di multitasking, come quello che puoi trovare su supertasker.org.
Che cos'è il cambio di contesto?
Il più delle volte, il cambio di contesto è il vero multitasking.
Vale a dire, ciò che circa il 97,5% della popolazione chiamerebbe multitasking, è in realtà saltare tra le attività, ovvero passare da un contesto all'altro, in una successione così rapida che sembra che stiamo lavorando su due attività contemporaneamente.
È una pratica popolare sul posto di lavoro, data la quantità di carico di lavoro che affrontiamo ogni giorno, ma ha un costo.
Qual è il costo del cambio di contesto?
Quindi, le persone mirano a lavorare su più attività in un breve periodo di tempo perché pensano che questa pratica li aiuterà a risparmiare tempo.
Ma, invece di accelerare il lavoro, quando sposti il focus della tua attenzione da un compito all'altro, tendi a sperimentare la Penalità di Cambio Cognitivo. Il tuo cervello spende tempo ed energia extra per caricare e ricaricare contesti nella tua memoria di lavoro e questo rallenta notevolmente i tuoi progressi nelle attività su cui stai cercando di svolgere più compiti. Ti senti impegnato per tutto il giorno, ma lavori di meno e ti senti più stanco.
Varie ricerche mostrano che il multitasking, o cambio di contesto, ha altri effetti negativi sulle nostre capacità cognitive, sull'uso del nostro tempo e persino sulla nostra redditività:
Il costo dell'attivazione del contesto sulle nostre capacità cognitive
- Uno studio dell'Università di Londra ha rilevato che i partecipanti allo studio che hanno lavorato contemporaneamente su compiti cognitivi sperimenterebbero un calo del punteggio del QI di 15 punti mentre lo facevano.
- I ricercatori dell'Università del Sussex hanno scoperto che operare su più dispositivi digitali contemporaneamente (ad es. inviare messaggi di testo e guardare la TV contemporaneamente) porta a una diminuzione della densità cerebrale .
- I ricercatori dell'Università dell'Oregon hanno scoperto che i multitasking cronici hanno problemi di concentrazione e di memoria e problemi a cambiare contesto rapidamente .
Il costo dell'attivazione del contesto nel nostro utilizzo del tempo
- Un case study del 2001 ha mostrato che gli impiegati reagiscono alle nuove e-mail entro 6 secondi. In seguito, impiegano circa 64 secondi per riprendere il lavoro sulle attività precedenti. Queste nuove e-mail causano 96 interruzioni , per un totale di circa 1,5 ore al giorno .
- Un documento di ricerca del 2005 ha mostrato che essere distratti da circa 2,3 attività alla volta porta a una perdita di tempo di 25 minuti prima che il lavoro venga ripreso per l'attività giusta.
- Un documento di ricerca del 2007 ha mostrato che le persone perdono 10 minuti per essere distratte da nuove e-mail e notifiche delle app , oltre a 10-15 minuti per essere distratte da altri tipi di attività .
- Un documento di ricerca del 2013 ha mostrato che il 60% degli intervistati non ha potuto resistere all'impulso di lavorare su più attività contemporaneamente, anche quando è stato specificamente detto di evitare di farlo. Di conseguenza, hanno perso 3 minuti ogni 32 minuti trascorsi a lavorare.
Il costo monetario del cambio di contesto
- Secondo un articolo di Forbes, se il tempo totale perso per le interruzioni è di 2,1 ore per dipendente, al giorno (546 ore all'anno), i costi monetari di questo tempo perso sono $ 8.190 per un dipendente pagato $ 15 l'ora. Per un'azienda con 1.000 dipendenti, ciò accumula fino a $ 31.500 persi al giorno e quasi $ 8,2 milioni all'anno .
- Un rapporto su "Gli effetti del multitasking sulle organizzazioni" che copre 45 organizzazioni di una serie di settori ha mostrato che il costo stimato della produttività che l'economia globale perde a causa del multitasking arriva fino a $ 450 miliardi all'anno .
Il cambio di contesto ha dei vantaggi?
Uno studio del 2008 ha indicato che passare da un'attività all'altra può accelerare il lavoro sull'attività principale , invece di rallentarlo, ma solo se veniamo I partecipanti a questo studio hanno impiegato 23 minuti per completare l'attività che li aveva interrotti e in seguito rifocalizzare l'attenzione sull'attività precedente. Ma avrebbero comunque finito i loro compiti principali più velocemente delle persone che non sono state interrotte e, con la stessa qualità.
Ciò accadrebbe perché le persone interrotte sapevano che stavano perdendo tempo, quindi avrebbero accelerato il lavoro.
Sfortunatamente, lo svantaggio di tale cambio di contesto è stato un aumento dei livelli di stress, che non era inaspettato, dato il ritmo di lavoro più veloce.
Che tipo di persone sono più brave a cambiare contesto?
In breve, quelli che hanno un'elevata flessibilità cognitiva.
Essere cognitivamente flessibili significa che sei in grado di farlo
- spostare l'attenzione tra i compiti e adattarsi alle diverse regole associate a detti compiti
- analizzare le situazioni e trovare soluzioni alternative per passare da un'attività all'altra
La flessibilità cognitiva può anche manifestarsi come cambio di compito (set-shifting) - la capacità di spostare inconsciamente l'attenzione da un compito all'altro.
Per testare la tua flessibilità cognitiva, prova The Stroop Color and Word Test (SCWT) o The Wisconsin Card Sorting Test (WCST): un ottimo punteggio indica che hai la capacità mentale di passare dal pensare a più concetti o persino di pensare a più concetti contemporaneamente.
Lo Stroop Colour and Word Test (SCWT) è semplice: ottieni un elenco scritto di colori, ma sono scritti con il colore sbagliato dell'inchiostro (ad es. il colore blu è scritto con inchiostro rosso ). Devi identificare ogni colore e pronunciarlo ad alta voce, e non leggere la parola (es. dì rosso , per la parola “blu” scritta in rosso ).
Il Wisconsin Card Sorting Test (WCST) ruota attorno allo smistamento delle carte in base a vari criteri, come colore, numero o forma.
I criteri cambieranno durante il test, ma non sarai in grado di dire quando: dovrai prestare attenzione ai messaggi di errore che indicano che dovresti cambiare la tua strategia di abbinamento.
Puoi trovare un esempio del test online, su PsyToolkit (nella foto sotto).
Il modo migliore per passare da un progetto all'altro e da un'attività?
Sì, la maggior parte dei ricercatori mostra che cambiare contesto attraverso attività e progetti ha più danni che vantaggi, ma, data la quantità di carico di lavoro che abbiamo a disposizione, lavorare su più attività e progetti durante il giorno è raramente solo un'opzione e più spesso un necessità.
Tuttavia, puoi lavorare per alleviare gli effetti dannosi del cambio di contesto: ecco 11 suggerimenti su come gestire al meglio il passaggio tra progetti e attività, senza perdere produttività :
- Multitasking su compiti che richiedono diverse parti del cervello
- Raggruppa tutte le attività dello stesso tipo insieme
- Limita il tempo che dedichi a determinate attività
- Usa promemoria visivi/audio per guidare il tuo lavoro
- Pianifica tutte le attività dello stesso tipo negli stessi giorni
- Implementare le pianificazioni A/B
- Rendi i compiti cognitivamente impegnativi meno impegnativi
- Metti in pausa il lavoro su attività/progetti nei posti giusti
- Documenta sempre tutto
- Migliora la tua flessibilità cognitiva
- Emula i supertasker
Suggerimento n. 1: multitasking su attività che richiedono diverse parti del cervello
Uno dei modi migliori per passare da un'attività all'altra e da un progetto in rapida successione è assicurarsi che le attività in questione non richiedano:
- Lo stesso tipo di elaborazione
- Lo stesso tipo di attenzione
Esempio:
Combina un'attività motoria, come la sostituzione della batteria del tuo laptop o la configurazione di un nuovo computer desktop, con un'attività cognitiva, come la discussione di idee sulle funzionalità per la tua nuova app con i colleghi con cui condividi l'ufficio.
Considerando che questi due compiti richiedono aree lontane del cervello, creerai l' illusione di non eseguire nemmeno due tipi di compiti contemporaneamente, riducendo così al minimo gli effetti negativi del saltare tra i compiti.
Suggerimento n. 2: raggruppa tutte le attività dello stesso tipo insieme
Se hai compiti ricorrenti che devi affrontare ogni giorno, anche se detti compiti appartengono a progetti diversi, è meglio raggrupparli insieme in blocchi di tempo . I blocchi temporali rappresentano periodi di tempo specifici durante la giornata che sono riservati solo a compiti specifici.
Questa tecnica è un'ottima soluzione quando vuoi organizzare il lavoro sulle tue attività prioritarie durante il giorno: assicurati solo di concederti abbastanza tempo per finire tutto a un ritmo ragionevole.
Per assicurarti di capire quando è il momento di passare al blocco temporale successivo, è meglio utilizzare un'app come Clockify time tracker, un tipo di software che ti consentirà di tenere traccia dei tuoi blocchi temporali fino a un secondo.
Esempio:
- [9:00 – 9:30]: leggi e rispondi alle e-mail
- [9:30 – 12:30] : Tempo riservato ai tuoi compiti più importanti e urgenti
- [12:30 – 13:00] : Pausa pranzo
- [13:00 – 14:30] : Tempo riservato ai tuoi compiti più importanti e urgenti
- [14:30 – 15:30] : Tempo riservato ai tuoi compiti più importanti, ma meno urgenti
- [15:30 – 16:30]: tempo riservato a compiti imprevisti
- [16:30 – 17:00]: leggi e rispondi alle e-mail
Non devi passare interi blocchi di tempo a lavorare: fai delle pause durante i tuoi blocchi, ma assicurati di passare sempre al blocco successivo una volta scaduto il tempo per quello precedente. Se le stime di tempo che hai fornito per il completamento di queste attività erano corrette, non avrai problemi a completare tutto ciò di cui hai bisogno durante un intervallo di tempo.
Per saperne di più su come bloccare al meglio la tua giornata e per scaricare modelli di blocco del tempo già pronti che ti aiuteranno a semplificare il processo, dai un'occhiata al post sui modelli e il pianificatore di blocco del tempo sul nostro blog.
Suggerimento n. 3: limita il tempo che dedichi a determinate attività
A volte, i tuoi compiti variano in termini di rilevanza e importanza. Alcuni compiti saranno una priorità, mentre altri saranno meno rilevanti, al punto da sembrare distrazioni rispetto ai compiti prioritari (le e-mail e le riunioni sono i primi a venire in mente).
Ma dovrai comunque eseguirli.
A tale scopo, puoi provare una tecnica di gestione del tempo chiamata Timeboxing.
In superficie, questa tecnica è la stessa del Time Blocking: assegni le tue attività a periodi di tempo specifici e ci lavori durante questi periodi.
Ma, mentre il blocco del tempo ha lo scopo di aiutarti a trovare il tempo per le tue attività prioritarie, il timeboxing ha lo scopo di aiutarti a limitare il tempo che dedichi alle attività secondarie. Dovresti lavorare sulle attività durante i timebox assegnati e, non appena il tempo è scaduto, dovresti muoverti immediatamente.
Abbiamo già detto che devi fare attenzione quando definisci i blocchi temporali, perché dovrai finire ciò che desideri durante questo periodo, ma, con i timebox, miri solo a completare queste attività il prima possibile. Quindi, una volta che un timebox è scaduto, passa al tuo timebox successivo o all'attività prioritaria senza rimpianti: puoi sempre tornarci più tardi quando hai più tempo.
Esempio:
Prendi il primo intervallo di tempo che ti sei assegnato per la giornata (quello relativo alla lettura e alla risposta alle email, dalle 9:00 alle 9:30) e dividilo in brevi timebox che utilizzerai per limitare il tempo che dedichi alle singole email a 5 minuti.
Suggerimento n. 4: utilizza promemoria visivi/audio per guidare il tuo lavoro
Questa è un'ottima tattica per ricordarti che è ora di concentrare nuovamente la tua attenzione su un'attività o un progetto diverso.
Si imposta un allarme visivo e/o sonoro e si lavora su un'attività/progetto fino a quando non viene emesso un suono e/o viene visualizzato un segnale visivo, dopodiché si passa a un'altra attività/progetto.
A tale scopo, è meglio utilizzare un'app adatta, come un'app Pomodoro. Si basano su una popolare tecnica di gestione del tempo chiamata Pomodoro, che è simile al blocco del tempo, solo più strutturato. Alterni blocchi di lavoro di 25 minuti e blocchi di pausa di 5 minuti, in 4 cicli seguiti da una pausa di 20 minuti.
Con un'app Pomodoro, la fine di ogni blocco di lavoro o pausa è contrassegnata da un allarme sonoro e/o da una notifica visiva.
Esempio:
La routine suggerita del 25/5/4/20 è la tecnica ufficiale del Pomodoro. Ma puoi anche modificare questi tempi a tuo piacimento. La ricerca mostra che lavoriamo meglio in segmenti di 90 minuti: è il momento perfetto per aiutarti a concentrarti, ma non esaurirti.
Così puoi:
- Lavora sull'attività 1 per 90 minuti
- Fai una pausa di 5 minuti
- Passa all'attività 2 per 90 minuti.
Poiché lavori in blocchi più lunghi, è meglio lavorare 2 cicli alla volta e poi fare una pausa più lunga di 30 minuti.
Per implementare questa routine modificata, puoi utilizzare la funzione Pomodore nell'app di Clockify per macOS o le estensioni di Clockify per Chrome o Firefox, che hanno anche il timer Pomodoro integrato.
Semplicemente, vai alle impostazioni dell'interno e imposta i timer per il lavoro, le pause, il numero di cicli e attiva la notifica sonora.
Quindi, avvia il primo timer e inizia a lavorare. Ogni volta che un blocco di lavoro o pausa termina, sentirai un allarme sonoro e riceverai una notifica visiva nell'angolo dello schermo.
Suggerimento n. 5: pianifica tutte le attività dello stesso tipo negli stessi giorni
Qual è un altro ottimo modo per ridurre al minimo il cambio di contesto, ma continuare a svolgere tutte le tue attività? Raggruppare le attività per tipo e affrontare un tipo al giorno.
Naturalmente, ci sono ancora alcuni tipi di attività che dovrai affrontare quotidianamente, ad esempio, se saltassi del tutto le e-mail lunedì, probabilmente ne saresti sommerso martedì. Quindi, evita di farlo.
Tuttavia, puoi utilizzare questo suggerimento per riunioni, crescita, pianificazione strategica e attività simili su larga scala.
Esempio:
Jack Dorsey, CEO di Twitter e Square, è un famoso esempio di cui puoi provare a emulare le abitudini quotidiane per questo suggerimento. Analizza l'intera settimana in base al tipo di attività, quindi si concentra su un solo tipo di attività ogni giorno:
- Lunedì — riservato alle attività di gestione, comprese le riunioni
- Martedì — riservato alle attività relative ai prodotti
- Il mercoledì : riservato a marketing, crescita e comunicazioni
- Giovedì : tempo con sviluppatori e partner
- Venerdì — riservato alla cultura aziendale, al reclutamento di nuove persone
- Sabato : tempo libero dal lavoro
- La domenica : riservata alle attività di strategia
Inoltre, nei giorni che iniziano con "T", inizia il suo lavoro su Twitter e nel pomeriggio si sposta su Square.
Suggerimento n. 6: implementare le pianificazioni A/B
Uno dei maggiori problemi che dovrai affrontare quando hai più attività su cui lavorare durante il giorno è il senso di colpa .
Mentre lavori all'attività 1, ti sentirai in colpa perché non stai lavorando all'attività 2.
Mentre lavori sull'attività 2, ti sentirai in colpa perché penserai che avresti dovuto lavorare di più sull'attività 1.
Secondo il business coach Andee Love nell'articolo che ha scritto per Fast Company, la soluzione per ridurre al minimo questo senso di colpa sta nel creare due programmi che dividono le attività in due gruppi, in base alla loro connessione.
Il tipo di connessione su cui baserai la divisione può ruotare attorno a:
- Le posizioni in cui è necessario affrontare i compiti
- Il tipo di attività, indipendentemente dal progetto a cui appartengono
- Le attività che appartengono a un progetto, indipendentemente dal tipo
- Il cliente a cui appartengono le attività relative al progetto
Clockify ti consente di tenere traccia del tempo per i progetti raggruppati per clienti, le attività raggruppate per progetto, nonché di aggiungere posizioni al tuo tempo lavorato attraverso campi personalizzati. Registrati per un account gratuito qui.
Se hai selezionato il tipo di attività, dovresti dividere le tue attività in due gruppi in base al loro tipo: il tipo 1 è il tuo programma A e il tipo 2 è il tuo programma B e lavorerai su ciascuno alla volta.
Puoi alternare questi programmi su base giornaliera (in modo simile a Jack Dorsey, CEO di Twitter e Square). Oppure puoi alternare tra questi programmi su base settimanale o bisettimanale.
Esempio:
Mentre Andee Love lavorava come coordinatrice alla supervisione dei programmi di autismo in due diverse scuole, ha diviso il suo lavoro per località e lo ha raggruppato nei seguenti orari:
- Orario A : il lunedì, il mercoledì e il venerdì erano riservati a una scuola
- Orario B : il martedì e il giovedì erano riservati all'altra scuola
Sapeva in anticipo dove sarebbe stata ogni giorno, il che le ha dato abbastanza tempo per prepararsi adeguatamente, concentrarsi completamente sul suo lavoro in una scuola alla volta e finire tutto con meno stress.
Suggerimento n. 7: rendi meno impegnativi i compiti cognitivamente impegnativi
Se sei in grado di semplificare un'attività o renderla più automatica in qualsiasi modo, fallo. Ridurrai la richiesta dell'attività sulla tua attenzione, lasciando "più" attenzione che puoi quindi utilizzare per la seconda o la terza attività.
Tieni presente che qui non stiamo parlando specificamente dell'utilizzo degli strumenti di automazione, sebbene l'automazione di alcune attività con gli strumenti sia sempre consigliata se il tipo di attività lo consente e se esiste un'app per esso.
In alternativa, puoi creare una lista di controllo che descriva in dettaglio i passaggi che devi intraprendere per affrontare un'attività e quindi lavorare seguendo questi passaggi ogni volta che devi affrontare tale attività, al fine di emulare una vera automazione.
Esempio:
Suddividi il processo di risposta alle e-mail in diversi passaggi, quindi crea un elenco di controllo che dettagli questi passaggi. Ad ogni passaggio che finisci, metti un segno di spunta accanto ad esso.
- Leggi il messaggio
- Identifica l'intento del mittente (ad es. domanda rapida, richiesta casuale, risposta all'e-mail precedente, ecc.)
- Decidi se rispondere all'e-mail
- Identifica il livello di priorità dell'e-mail (normale, alto, urgente) e pianificalo di conseguenza
- Decidi se puoi rispondere all'e-mail da solo o se hai bisogno dell'aiuto del tuo team
- Chiedi al tuo team ulteriori informazioni, se necessario
- Inizia con i saluti appropriati
- Scrivi il corpo dell'email in base alle intenzioni del mittente
- Chiudi le email con un outro appropriato
- Assicurati che la lunghezza della tua email sia di 50-125 parole
Dopo un po', memorizzerai i passaggi del processo di risposta alle e-mail e inizierai a eseguirli automaticamente, rendendo così meno impegnativo questo compito cognitivamente impegnativo.
Suggerimento n. 8: metti in pausa il lavoro su attività o progetti nei posti giusti
Quando si interrompe il lavoro sull'Attività 1/Progetto 1 e si sposta l'attenzione sull'Attività 2/Progetto 2, assicurarsi di sospendere il lavoro sull'Attività 1/Progetto 1 solo dopo aver completato un "tutto significativo" su di essa.
Questo "tutto significativo" è un luogo in cui puoi facilmente mettere in pausa il lavoro e riprenderlo in un secondo momento con facilità.
Esempi:
- Sospensione del lavoro per un gruppo di attività — Suddividi il Progetto 1 in attività (ad esempio le sue fasi, le sue categorie o semplicemente parti di un progetto). Affronta più attività contemporaneamente nel Progetto 1, prima di passare al Progetto 2.
- Sospensione del lavoro per un'attività : dopo aver completato l'attività 1 del progetto 1, mettere in pausa il lavoro e passare all'attività 1 del progetto 2. Dopo aver terminato il lavoro sull'attività 1 del progetto 2, passare all'attività 2 del progetto 1.
- Sospensione del lavoro per un'attività secondaria: dividere l'attività 1 in più attività secondarie e sospendere il lavoro dopo aver completato diverse attività secondarie.
Indipendentemente dal fatto che passi dopo un'attività, una sottoattività, più attività o più attività secondarie, riprenderai a lavorarci molto più facilmente in seguito, perché inizierai a lavorare su un nuovo "tutto significativo".
Suggerimento n. 9: documenta sempre tutto
Quando si lavora su più attività, è probabile che queste attività abbiano una sorta di relazione di dipendenza, ovvero l'inizio o il completamento di un'attività può dipendere dall'inizio o dal completamento di un'altra attività.
A volte, sarai tu ad affrontare tutti questi compiti dipendenti.
Altre volte, i tuoi compagni di squadra saranno responsabili di alcune delle attività dipendenti.
In entrambi i casi, vorrai spiegare i suddetti compiti/progetti il più possibile, per aiutare te e gli altri a saltare su questi nuovi compiti/progetti con più facilità.
Pensa solo alle domande e ai problemi che di solito hai quando inizi un nuovo compito o progetto e prova a rispondere, per facilitare il lavoro futuro a tutti.
Esempio:
Per documentare tutto ciò che è importante durante l'impostazione delle attività e dei progetti tra i quali salterai, rispondi alla seguente serie di domande:
- Quali sono gli obiettivi del compito/progetto?
- Perché questo compito/progetto è importante?
- Quali sono le aree più importanti del compito/progetto?
- Cosa determina il successo del compito/progetto?
- Quali sono i maggiori ostacoli al completamento di questo compito/progetto?
- Cosa si dovrebbe fare se l'attività/progetto non riesce?
Suggerimento n. 10: migliora la tua flessibilità cognitiva
Se stai cercando di migliorare le tue capacità di cambio di contesto in futuro, è meglio lavorare per migliorare la tua flessibilità cognitiva:
- Leggi : la lettura attiva diverse regioni del cervello contemporaneamente e le fa lavorare insieme. La lettura è come un esercizio per la mente: stimola il cervello e migliora la sua funzione nel tempo, aumentando la flessibilità cognitiva nel processo.
- Medita : la meditazione consapevole aumenta l'attenzione e la flessibilità cognitiva.
- Prova qualcosa di diverso : imparare qualcosa di nuovo, cercare nuove esperienze e cambiare le tue abitudini è un'ottima tattica per espandere i tuoi percorsi neurali.
- Dormi di più — Il sonno fa sempre bene al cervello e i sogni REM possono anche aumentare le tue capacità di ragionamento e la tua creatività.
- Consenti periodi di noia — Lasciando vagare la mente di tanto in tanto, avrai la possibilità di analizzare i problemi da diverse angolazioni e trovare soluzioni a cui non saresti in grado di pensare mentre sei costantemente concentrato sul lavoro.
- Esercizio: l'esercizio fisico regolare aiuta il miglioramento cognitivo e l'esercizio aerobico regolare (come il power walking e il nuoto) aiuta la crescita di nuove cellule cerebrali.
- Mangia bene — Gli alimenti con grassi sani aiutano a ridurre l'infiammazione cerebrale e a migliorare la funzione cognitiva e la neurotrasmissione.
- Gioca : qualsiasi gioco che metta alla prova il tuo cervello è una buona scelta, quindi scegli un videogioco adatto, un gioco da tavolo o persino puzzle di parole per aiutare a costruire nuovi percorsi neurali.
Suggerimento n. 11: emula i supertasker
Anche se non sei un supertasker, ci sono diverse strategie che puoi provare per emulare i punti di forza dei supertasker in qualsiasi momento, in modo da saltare meglio tra progetti e attività:
Elimina le distrazioni intorno a te .
Secondo il dottor Adam Gazzalay dell'Università della California, questa è una strategia chiave. Chiudi la porta, silenzia il telefono, blocca i siti Web che distraggono, chiudi la posta in arrivo, attiva un'app di eliminazione del rumore e indossa le cuffie per segnalare che nessuno dovrebbe interromperti. In questo modo, renderai più facile concentrarti su qualsiasi attività su cui ti stai attualmente concentrando.
Concentrati solo su ciò che puoi controllare
Keith Alvey, un dirigente della Disaster Division per la Croce Rossa americana, sconsiglia di rimpiangere le decisioni che hai già preso o di preoccuparti di ciò che non puoi cambiare. Se ti astieni dal pensare alle tue attività passate e future, sarai più produttivo con le attività su cui stai attualmente lavorando.
Migliora i tuoi risultati giocando ai videogiochi
Daphne Bavelier, professore di Scienze cerebrali e cognitive, ha indicato che giocare ai videogiochi per 30-60 minuti al giorno, per almeno 10-12 settimane, può aiutarti a imparare a gestire al meglio più flussi di dati. I giochi consigliati (ad es. giochi d'azione, come Call of Duty ) sono quelli che richiedono la lettura di istruzioni, la presa di decisioni strategiche e la concentrazione sui compiti nonostante le distrazioni visive e uditive all'interno del gioco.
Avvolgendo
È possibile passare da un progetto all'altro senza perdere la produttività, ma solo se stai attento a come ti avvicini. Potremmo non essere tutti geni del multitasking, cioè supertasking, o avere un'elevata flessibilità cognitiva, ma sono modi in cui possiamo emulare i supertasker e migliorare la nostra flessibilità cognitiva in futuro. Dovresti anche provare a:
- Alterna meglio le attività , organizzando il carico di lavoro in intervalli di tempo, timebox e/o blocchi Pomodoro.
- Mantieni la concentrazione su una serie di attività alla volta , rendendo Semplifica il passaggio a nuove attività e la ripresa del lavoro su attività precedenti, sospendendo il lavoro su attività/progetti nei posti giusti, rispondendo in anticipo alle domande sui progetti/attività e utilizzando promemoria visivi/audio per guidare il tuo lavoro.
Di conseguenza, ridurrai i livelli di stress, aumenterai la qualità del tuo lavoro e migliorerai la produttività in generale.