Come impostare il libro paga delle piccole imprese

C'è pochissimo (se presente) spazio per l'errore umano nel libro paga. I dipendenti non retribuiti sono dipendenti scontenti e un Internal Revenue Service (IRS) non retribuito può essere decisamente spaventoso.

Mentre le aziende più grandi possono avere un intero dipartimento dedicato ai servizi di gestione delle paghe o esternalizzare le responsabilità delle buste paga a una terza parte, i proprietari di piccole imprese in genere hanno meno risorse.

Se possiedi una piccola impresa e non hai il budget per esternalizzare a un fornitore di servizi di buste paga, non sei il solo. Secondo l'indagine fiscale 2021 della National Federation of Independent Business ^[1] , il 54% delle piccole imprese non utilizza un fornitore di servizi di buste paga di terze parti.

Sebbene sia possibile gestire internamente il processo di gestione delle retribuzioni, comporta la sua giusta dose di sfide. In questo articolo, illustreremo i passaggi da eseguire durante l'impostazione delle buste paga per la tua piccola impresa, come mitigare le sfide comuni e come il software per le buste paga delle piccole imprese può aiutare a ridurre gli aspetti più gravosi dell'elaborazione delle buste paga.

3 passaggi per ottenere un libro paga attivo e funzionante nella tua piccola impresa

L'impostazione del libro paga è in definitiva un mix di gestione del personale e navigazione del modulo fiscale. Alcune parti dell'impostazione del libro paga ^[2] potrebbero sembrare ovvie, mentre altre potrebbero non essere così intuitive. Ecco tre passaggi fondamentali da intraprendere per gettare le basi per la gestione delle buste paga.

1. Ottieni i documenti giusti dai tuoi dipendenti

Un sistema di buste paga senza problemi dipende dall'ottenere dai dipendenti i documenti giusti per la preparazione delle tasse: scartoffie e buste paga vanno di pari passo. Per ottenere i documenti giusti dai tuoi dipendenti, devi prima sapere che tipo di dipendente sono.

È qui che le cose possono diventare complicate.

↛ Sfida : identificare correttamente i dipendenti per evitare errori di classificazione.

Quando si assumono dipendenti, è importante sapere che tipo di dipendente saranno. Saranno considerati dipendenti a tempo pieno o dipendenti a contratto? Questo è importante perché determinerà il modo in cui li paghi e le tue tasse sui salari.

A volte, l'errata classificazione dei dipendenti viene eseguita apposta in modo che l'azienda possa evitare di pagare gli straordinari o il compenso dei lavoratori. Ciò può comportare sanzioni per la tua attività.

Più spesso, tuttavia, l'errata classificazione dei dipendenti è un incidente.

Come evitarlo:

L'IRS suggerisce di chiedersi: "quanto controllo come azienda ho sul lavoratore?" Come regola generale, un maggiore controllo su un lavoratore significa che è più un dipendente a pieno titolo che un appaltatore.

Se dici alla persona dove e come svolgere il proprio lavoro, se continui a mantenerla dopo che un lavoro specifico è stato completato e se gli dai dei vantaggi, probabilmente hai a che fare con un dipendente e non con un appaltatore.

Se la persona va e viene in base al lavoro, può svolgere il lavoro nel modo che ritiene opportuno ed è responsabile dei propri benefici, allora è probabilmente un appaltatore. Se non sei ancora sicuro, consulta il tuo consulente legale o invia il modulo SS-8 all'IRS per ottenere la loro determinazione.

2. Documenta le tue politiche retributive

Prendi in considerazione la possibilità di parlare con un avvocato o di avvalerti dell'aiuto di un sito Web legale per documentare gli accordi salariali e le politiche.

Come proprietario di una piccola impresa, tutti coloro che assumi dovrebbero avere una chiara comprensione di quanto vengono pagati, quando vengono pagati, come vengono pagati (ad esempio, deposito diretto, contanti o assegno) e i benefici per i dipendenti che derivano dal lavoro. Come la maggior parte dei documenti legali, è meglio avere politiche retributive documentate e non averne bisogno che averne bisogno e non averle.

Dovresti avere una copia di questo, insieme ai dettagli su termini di lavoro, politiche e altri problemi relativi alle risorse umane, firmata e conservata in un luogo sicuro.

↛ Sfida: mantenere i documenti protetti e nel rispetto delle leggi sulla privacy dei dati

Se hai un mix di dipendenti, appaltatori e dipendenti di più stati, avrai molti documenti e moduli di cui tenere traccia e archiviare.

Poiché questi documenti contengono dati sensibili e personali (come i numeri di previdenza sociale), ti consigliamo di assicurarti che siano archiviati in modo sicuro: documenti fisici in un armadietto chiuso a chiave e documenti digitali in un sistema software protetto.

Questo è importante perché vuoi che i dipendenti si fidino di te con le loro informazioni e inoltre, è la legge. Il mancato rispetto del Fair and Accurate Credit Transactions Act (FACT Act) ^[3] degli Stati Uniti e del Fair Credit Reporting Act (FCRA) ^[4] o del GDPR dell'Unione Europea può comportare sanzioni importanti.

Come evitarlo:

Per proteggere i file digitali, le politiche e i dati personali dei tuoi dipendenti, valuta la possibilità di investire in un software di gestione dei documenti con funzionalità progettate per proteggere i documenti e aiutarti a garantire la conformità alle leggi sulla privacy dei dati rilevanti per i tuoi dipendenti.

Queste funzionalità includono la posizione centralizzata in cui tutti i reparti possono archiviare i dati, ridurre i silos interdipartimentali, automatizzare le attività ripetitive e semplificare i processi di scansione, archiviazione, recupero e archiviazione dei documenti.

3. Investi in software che ti aiutino a gestire il processo del libro paga

Niente ridurrà il morale dei dipendenti più velocemente di uno stipendio in ritardo o due. Il software per le buste paga può aiutare a semplificare il processo di gestione delle buste paga, ridurre al minimo la possibilità di errore, archiviare in modo sicuro i record delle buste paga e rendere più semplice il pagamento delle tasse sui salari.

Se hai una combinazione di dipendenti a tempo pieno, appaltatori e dipendenti in più stati, il software per le buste paga può aiutarti a scaricare parte dello stress mantenendo i record organizzati e protetti e automatizzando calcoli e depositi. Naturalmente, questo dipende dalla scelta del miglior software di gestione stipendi per le esigenze della tua azienda.

↛ Sfida: scegliere il software per le buste paga

Avere un processo di gestione stipendi semplificato può anche dare alla tua azienda spazio per crescere. In un caso di studio sulle buste paga, VYRL, una startup, ha riferito che investire in un sistema di buste paga ha permesso loro di pagare i propri dipendenti e appaltatori più velocemente, organizzare i propri documenti e ha dato loro la possibilità di offrire pacchetti di benefici per i dipendenti più competitivi. Questo alla fine li ha aiutati a iniziare a far crescere la loro attività.

Ma l'acquisto di un sistema di buste paga può essere difficile con così tante opzioni disponibili. Può facilmente diventare opprimente confrontando diversi sistemi e funzionalità. Potresti pensare a te stesso: "Sto prendendo la decisione giusta?" e preoccupati di aver scelto in modo errato.

Come evitarlo:

Quando acquisti un software per le buste paga (o in realtà qualsiasi tipo di software), assicurati di tenere sempre a mente il tuo problema originale per aiutarti a dare la priorità a quali funzionalità sono importanti per te.

Alcune caratteristiche importanti del software per le buste paga da tenere a mente includono:

• Deposito diretto
• Dichiarazione dei redditi (imposta sui salari, imposta Medicare, ecc.)
• Gestione della conformità
• Self-service per i dipendenti (ESS)
• Integrazioni di contabilità e monitoraggio del tempo

Tieni presente che il software di gestione stipendi offre una gamma di funzionalità, dalle funzioni di gestione stipendi di base a quelle più complesse. Non fa mai male "provare" il software approfittando delle offerte di prova per assicurarsi che sia adatto alla tua azienda ed eseguendo cicli a secco del sistema prima del lancio ufficiale.

Scarica lo stress del libro paga

Il libro paga può facilmente diventare travolgente con tutte le sue parti mobili e la posta in gioco alta. Ma avere la documentazione giusta fin dall'inizio, un sistema di archiviazione dei documenti sicuro e organizzato per i registri delle buste paga e il software giusto per la tua azienda possono semplificare notevolmente il processo.

Se non sei sicuro da dove cominciare, prendi in considerazione la possibilità di fare il quiz sulla rosa dei candidati di Capterra per aiutarti a restringere alcune delle opzioni.

Fonti

1. Indagine fiscale 2021 della National Federation of Independent Business, NFIB Research Center
2. Assumi e gestisci dipendenti, US Small Business Administration
3. Legge sulle transazioni di credito corrette e accurate, Commissione federale per il commercio
4. Riepilogo dei diritti ai sensi del Fair Credit Reporting Act, registro federale