Come rimanere concentrati sul lavoro in un mondo pieno di distrazioni

Sento i bambini che giocano fuori e parlano di gelato. Devo andare a prendere un gelato prima o dopo pranzo? Non sono sicuro. Aspetta, dov'ero? Oh, dovrei scrivere un nuovo articolo. È così strano come la tua mente possa distrarsi in un batter d'occhio. Ora, avere pensieri così casuali quando si lavora può reindirizzare la tua attenzione e renderti meno produttivo. Ma resta con noi, ti mostreremo come migliorare la tua concentrazione ed evitare distrazioni.

In questo articolo parleremo di:

• quali sono le distrazioni sul posto di lavoro più comuni,
• perché è difficile ignorare le distrazioni, e
• come mantenere la concentrazione ed evitare queste distrazioni, sia esterne che interne.

Quali sono le distrazioni sul posto di lavoro più comuni?

Indipendentemente dal fatto che tu svolga il tuo lavoro da un ufficio o da casa, le distrazioni sul posto di lavoro sono generalmente difficili da evitare. Quindi, quali sono le fonti di distrazione più comuni?

Secondo il sondaggio Alla ricerca della perdita di concentrazione , di The Economist Intelligence Unit e Dropbox, ecco cosa affermano i dipendenti remoti e in loco come le loro principali distrazioni:

• interruzioni faccia a faccia dei colleghi: 34%,
• leggere e rispondere alle email: 29%,
• distrazioni in ufficio (telefoni che squillano, colleghi chiacchieroni): 23%,
• le loro menti vagano: 23%,
• riunioni (di persona e virtuali): 21%,
• difficoltà tecniche: 20%,
• attività non lavorative e personali: 11%.

Come puoi vedere, alcune di queste distrazioni provengono da altri colleghi. Inoltre, le distrazioni possono derivare dall'affrontare alcune attività legate al lavoro che possono richiedere molto tempo, come controllare la posta elettronica e partecipare alle riunioni. In generale, ci sono due tipi di distrazioni:

1. Esterno : non provengono dalla tua mente ma dal mondo che ti circonda. Ad esempio, i tuoi colleghi si fermano, telefonate, e-mail, notifiche, social media, riunioni, distrazioni visive e problemi tecnici.
2. Interno : si tratta di distrazioni dalla tua mente, come una malattia, problemi personali che stai vivendo o anche pensare a cosa preferiresti fare invece di lavorare.

Perché è difficile combattere le distrazioni?

Anche quando cerchiamo di evitarli, accadono distrazioni. Ma perché non possiamo semplicemente ignorarli?

Quando si tratta di alcuni casi di distrazioni esterne, è perché il nostro cervello li ama. In questo articolo, David Rock, autore di Your Brain at Work , spiega perché il nostro cervello reagisce in questo modo:

“ Il cervello ama sapere cosa sta succedendo nell'ambiente sociale ed è incredibilmente importante per la nostra sopravvivenza sapere cosa sta succedendo socialmente. Che si tratti di qualcuno che passa davanti alla tua scrivania o di qualcuno che invia un'e-mail, non possiamo fare a meno di controllare chi è quella persona, va bene? È una reazione istintiva".

Sebbene al tuo cervello piaccia fare queste pause dal lavoro, la tua attenzione potrebbe risentirne quando vieni interrotto.

Parlando di distrazioni interne, uno dei tipi più comuni è il vagabondaggio mentale. Di solito succede quando siamo annoiati o stanchi e non abbiamo voglia di fare quello che dovremmo fare in questo momento.

Come dice la neuroscienziata Amishi Jha nel suo discorso per TedTalk, il motivo per cui ci occupiamo di vagare così spesso è che la nostra mente può viaggiare nel tempo con facilità. Usa un lettore musicale come metafora delle nostre menti.

“ Possiamo riavvolgere la mente al passato per riflettere su eventi già accaduti. Oppure possiamo andare nel futuro per pianificare la prossima cosa che vogliamo fare. E atterriamo molto frequentemente in questa modalità di viaggio mentale nel tempo del passato o del futuro, spesso senza la nostra consapevolezza.

Quando la nostra mente vaga senza la nostra consapevolezza, commettiamo errori, perdiamo informazioni o troviamo difficoltà a prendere decisioni. Amishi sottolinea che l'opposto di una mente errante è una mente consapevole. È quando prestiamo attenzione al momento presente.

Tornando alla metafora del lettore musicale, dobbiamo essere sul pulsante Riproduci per concentrarci su ciò che stiamo gestendo in questo momento. Quindi, nella prossima sezione, esploreremo alcuni preziosi suggerimenti su come impedire alla tua mente di andare avanti o indietro e rimanere concentrata sul lavoro.

Come mantenere la concentrazione ed evitare qualsiasi distrazione

Il sondaggio Irvine dell'Università della California mostra che hai bisogno di 23 minuti per ritrovare la concentrazione dopo essere stato distratto. Per ridurre al minimo il tempo necessario per rimettere a fuoco, abbiamo raccolto alcuni suggerimenti utili che possono aiutarti a gestire le distrazioni.

Aumenta la responsabilità condividendo il tuo programma

Nei giorni in cui hai un'agenda fitta e devi completare alcune attività complesse, l'ultima cosa che vuoi è essere interrotto. Quindi, avere colleghi che si fermano nel tuo ufficio probabilmente non sarebbe una buona idea.

Per far sapere ai tuoi colleghi quando sarai impegnato durante la settimana, assicurati di condividere il tuo programma con loro. Ad esempio, puoi creare un piano giornaliero o settimanale nei fogli di Google e inviare loro il link. Se lavori in remoto, ecco alcune idee su come creare un programma di lavoro in remoto.

Inoltre, puoi utilizzare Clockify per inserire tutte le tue attività settimanali e sfruttare la vista Calendario. Questa funzione ti aiuta ad avere un quadro più chiaro del tuo piano settimanale. Inoltre, i tuoi colleghi possono semplicemente selezionare il tuo nome dall'elenco per rivedere il tuo programma, come puoi vedere di seguito.

Se i tuoi colleghi notano che hai molto da fare, saranno più comprensivi. Allo stesso tempo, sarai in grado di completare tutti i compiti in tempo.

Ora, nel caso in cui lavori da casa, potrebbero essere i tuoi familiari a interromperti, ma la soluzione è la stessa. Rendili consapevoli del tuo orario di lavoro e quando non sarai disponibile per le chat durante una settimana. Puoi stampare il tuo piano e allegarlo in un punto visibile della casa.

Pianifica il tempo per la navigazione in Internet

Con quale frequenza navighi su Internet e sui canali dei social media durante una breve pausa? E quante volte quella breve pausa si trasforma in una molto più lunga? Ammettiamolo, questa situazione accade abbastanza regolarmente.

Forzare te stesso a riportare la tua attenzione sul lavoro può essere difficile. Cal Newport, un autore di Deep Work, dice che è perché il nostro cervello brama la distrazione. Ecco un'idea che propone:

"Invece di programmare la pausa occasionale dalla distrazione in modo da poterti concentrare, dovresti invece programmare la pausa occasionale dalla concentrazione per cedere alla distrazione ."

In linea con l'idea di Newport, dovresti programmare il tempo per le distrazioni, quindi, per la navigazione nei siti web. Ovviamente, questo implica se non hai bisogno di Internet per le attività lavorative. Tuttavia, se devi utilizzare Internet per lavoro, dovresti trovare un'app che blocchi determinati siti Web, come social media, notizie e simili. Pertanto, solo i siti selezionati verranno bloccati.

Quindi, mentre lavori, la tua attenzione deve essere rivolta ai compiti. In un articolo di Forbes, Newport afferma che questa routine " aiuta la tua mente a sentirsi più a proprio agio con l'annoiarsi, con l'essere sempre libera da nuovi stimoli ". Inoltre, sarai in grado di svolgere i tuoi compiti in modo più efficace.

Tieni il telefono lontano quando lavori

Il tuo telefono ronza, ti avvicini per riceverlo all'istante. Messaggi, notifiche e suoni simili possono sicuramente distogliere la tua attenzione.

Per mantenere la concentrazione ed evitare tali rumori, dovresti tenere il telefono fuori dalla tua portata quando lavori. Lascialo in un'altra stanza o in un cassetto della scrivania.

Se necessario, puoi controllare il telefono una volta all'ora, nel caso in cui sia necessario rispondere alla chiamata di qualcuno o rispondere a un messaggio.

Usa le cuffie per bloccare qualsiasi rumore di fondo

I colleghi parlano ad alta voce, i telefoni squillano o i cani che abbaiano fuori. Anche quando stai cercando di non prestare attenzione ai rumori di sottofondo, puoi facilmente perdere il filo dei tuoi pensieri.

Il modo più conveniente per gestire questo problema è utilizzare le cuffie. Procurati una coppia con cancellazione del rumore, se possibile.

Quindi, scegli quello che funziona meglio per te, ascoltando alcuni podcast, suoni di rumore bianco o la tua stazione radio preferita. Quando si tratta di musica, tieni presente che può influire sulla tua produttività sia in positivo che in negativo. Quindi, sii creativo, prova generi diversi e troverai quello che fa per te. Nella mia esperienza, la musica mi ha aiutato a ritrovare la mia concentrazione sul lavoro innumerevoli volte.

Assicurati che il tuo spazio di lavoro sia organizzato

Abbiamo parlato di distrazioni sonore, ma per quanto riguarda quelle visive? Ad esempio, lavori da casa e tieni il tuo libro preferito sulla scrivania. È probabile che sarai tentato di leggere una o due pagine. O in un ufficio, se tieni dei documenti importanti su tutta la scrivania, ti distrae e potresti perderli.

Anche se ritieni di poter trovare tutto ciò di cui hai bisogno nel tuo ambiente di caos creativo, forse inizierai a riorganizzarti dopo aver letto la frase successiva. Secondo l'articolo di Harvard Business Review, gli scienziati del Princeton University Neuroscience Institute hanno scoperto che quando osserviamo costantemente il disordine intorno a noi, la nostra capacità di concentrazione diminuisce. Inoltre, quando i partecipanti allo studio hanno ripulito qualsiasi disordine dalle loro postazioni di lavoro, erano più propensi a richiamare la loro attenzione e aumentare la produttività.

Dopo esserti assicurato che il tuo ambiente di lavoro sia pulito e che non ci siano oggetti personali non necessari intorno a te, sarà più facile concentrarti.

Concentrati su una cosa alla volta

Tendi al multitasking? L'abitudine di passare da un'attività all'altra e da un progetto è come se stessimo gestendo due o più attività alla volta. Nella maggior parte dei casi, il multitasking ci renderà solo confusi e non ci renderà più produttivi.

Invece di occuparti di più incarichi contemporaneamente, cerca di concentrarti su una cosa alla volta. In questo modo, penserai solo a quel compito: come farlo, di quali risorse o strumenti hai bisogno e quando scade la tua scadenza. Pertanto, anche la tua concentrazione sarà migliorata. Anche se vieni distratto dal mondo esterno quando fai un singolo compito, sarà più facile per te reindirizzare quell'attenzione rispetto a quando sei in multitasking.

Rinfresca la tua mente muovendo il tuo corpo

Quando sei stanco, è probabile che non sarai in grado di concentrarti. In tali situazioni, puoi anche distrarti facilmente.

Come sottolinea David Rock nell'articolo di cui sopra, " dobbiamo calmare il cervello in generale per essere in grado di notare intuizioni silenziose ". Quindi, ogni volta che stai lottando per concentrarti, fai una passeggiata o fai qualcosa che ti piacerà. Rock afferma che rinfrescare la tua mente non solo migliora la tua concentrazione, ma ti aiuta anche a prendere decisioni migliori.

In un articolo per Entrepreneur, Marissa Vicario, coach di salute e benessere, parla di un altro vantaggio del movimento del corpo. Quando cammini, attiverai i tuoi mitocondri, una parte delle tue cellule responsabile dei tuoi livelli di energia. Inoltre, fare una passeggiata all'aperto, all'aria aperta, stimola il flusso sanguigno al cervello. Pertanto, sarai in grado di reindirizzare la tua attenzione dopo una pausa.

Tieni un taccuino a portata di mano per annotare i pensieri personali

Stai svolgendo un compito importante e all'improvviso ti ricordi che devi andare allo sportello automatico o chiamare tua madre dopo il lavoro. Scommetto che suona familiare.

Ora, per evitare che la mente vaghi ulteriormente, assicurati di tenere un taccuino a portata di mano e annota subito questi pensieri personali. Così eliminerai questi pensieri dalla tua mente e sarai in grado di andare avanti con il tuo lavoro. Quindi, invece di pensare al tuo prossimo futuro, punterai la tua attenzione sul momento presente. Inoltre, avrai un promemoria per le commissioni personali che devi sbrigare dopo il lavoro.

Conclusione

Sei stato distratto durante la lettura di questo articolo? Si spera, non troppe volte. Anche se non sarai in grado di evitare ogni singola distrazione che ti si presenta, puoi imparare come prevenirne alcune. Ad esempio, se condividi il tuo programma con i tuoi colleghi, sapranno quando sarai occupato e non ti interromperanno. Insieme a questo, abbiamo coperto alcuni altri suggerimenti per aiutarti a mantenere o ritrovare la concentrazione dopo essere stato distratto. Includendo questi trucchi nella tua routine lavorativa quotidiana, le deviazioni sembreranno più tollerabili.