Come avviare un'attività di noleggio di forniture per feste e attrezzature per eventi online

Le attività di noleggio di articoli per feste forniscono attrezzature per feste in grandi quantità sia alle famiglie che alle attività commerciali. Queste attività rimangono richieste durante tutto l'anno. Sia le aziende B2C che B2B del settore noleggiano comunemente attrezzature come tavoli, sedie, tende, tende, soluzioni di illuminazione, apparecchiature audio/video, podi, palchi e piccoli arredi.

A causa della mancanza di consapevolezza e conoscenza sulla conduzione di operazioni commerciali su Internet, molte aziende di noleggio di feste si astengono dal percorrere la strada dell'eCommerce. Tuttavia, per i proprietari con una vasta esperienza nell'organizzazione di feste ed eventi, è facile comprendere il funzionamento e le complessità di un'attività di noleggio di feste online.

In questo articolo, abbiamo trattato alcuni prerequisiti e raccomandazioni per aiutare tali titolari di attività commerciali ad ottenere informazioni più approfondite e avviare un'attività di noleggio di feste online.

Sommario

• Tendenze del settore
• Segmentazione dei clienti di un'attività di noleggio di feste
  
• Sfide affrontate dalle aziende di noleggio di feste
• Soluzioni per la gestione del noleggio di feste
• Caratteristiche distintive di un sito Web di noleggio di attrezzature per feste
• Lancio di un sito Web per il noleggio di forniture per feste ed eventi
• Prezzi dei modelli per forniture per feste e noleggio di attrezzature
• Attività di noleggio di forniture per feste ed eventi di marketing
• Insomma

Le ultime tendenze nel settore delle forniture per feste e del noleggio di eventi

Nuove tendenze entrano nel settore del noleggio di feste ogni anno. Sebbene sia piuttosto difficile per le aziende affermate adattare e modificare la propria attività in base a tali tendenze, le startup e le aziende nascenti possono passare rapidamente e capitalizzarle.

Nel 2021 e negli anni successivi , le seguenti tendenze indirizzeranno la traiettoria delle attività di noleggio di feste e il comportamento dei clienti.

Crescente domanda di sostenibilità

I consumatori moderni sono consapevoli delle preoccupazioni ambientali e sono attivamente disposti a partecipare in una certa misura a misure eco-compatibili. Inoltre, le diverse normative di legge li obbligano anche a limitare l'uso della plastica e selezionare opzioni sostenibili quando possibile. Di conseguenza, i clienti del settore del noleggio di feste stanno limitando le loro scelte a posate degradabili e simili forniture per feste usa e getta.

Luoghi per eventi non tradizionali

I matrimoni di destinazione e le sedi di eventi non tipici, come fattorie, gallerie d'arte, musei e campeggi stanno guadagnando importanza tra i consumatori moderni. Le persone sono riluttanti più che mai a ospitare eventi in luoghi tradizionali come hotel e ristoranti. Luoghi per eventi non tradizionali potrebbero essere difficili da soddisfare per alcune attività di noleggio di feste, ma le complicazioni che sorgono in questi luoghi manifestano anche la possibilità di aumentare i prezzi.

Aumento dei gadget per le feste

I gadget tecnologici stanno diventando una nuova norma nelle attività di noleggio di feste. Il noleggio di attrezzature come distributori automatici di cibo, sistemi per karaoke, proiettori, soluzioni di illuminazione, assistenti vocali, router Wi-Fi, estensori di portata Wi-Fi, palloncini a LED e aspirapolvere robot sono in aumento tra le tradizionali attrezzature per feste.

Eventi virtuali e ibridi

Gli eventi virtuali e ibridi consentono agli ospiti di partecipare da località lontane. I progressi nelle tecnologie AR e VR hanno reso praticabili eventi virtuali e ibridi. Alcuni esempi di eventi virtuali e ibridi sono concerti, conferenze, eventi sportivi, eventi educativi e festival.

Attività di noleggio di feste - Principali segmenti di clienti

La base di clienti del settore del noleggio di feste ed eventi spazia dalle famiglie alle aziende e alle agenzie governative.

Come prevedibile, in ogni base di clienti, il tipo di eventi e la richiesta di attrezzature variano molto.

In questo grafico abbiamo effettuato una breve analisi di ogni segmento di clientela e tipologia di evento:

Sfide affrontate dalle aziende di noleggio di feste

Le attività di noleggio di feste implicano la gestione regolare della logistica. Sono inoltre tenuti a seguire un programma rigoroso per condurre operazioni commerciali di successo. Questo programma prevede consegne tempestive e approvvigionamento dell'inventario, che spesso non sono facili da gestire.

Allo stesso modo, ci sono diverse sfide interconnesse che le aziende di noleggio di feste devono affrontare. I più complicati tra loro sono menzionati di seguito:

Modello di prezzo complesso

Gli ordini di noleggio che coinvolgono durate variabili per attrezzature diverse rendono superflue molte forniture per feste in eventi di più giorni. Ciò significa che l'attrezzatura noleggiata per il primo giorno dell'evento potrebbe non essere richiesta dall'organizzatore negli altri giorni. Sarà riluttante ad affittarlo per l'intera durata dell'evento.

In un tale scenario, diventa difficile per le aziende di noleggio di forniture per feste calcolare i prezzi per l'attrezzatura richiesta per una durata variabile nell'evento. Se raggruppati insieme ad altre apparecchiature, il calcolo del prezzo e la quotazione per l'intero ordine diventano una vera sfida per l'imprenditore.

Monitoraggio del flusso di inventario

Anche il monitoraggio della consegna e dell'approvvigionamento dell'inventario è una sfida importante nel settore del noleggio di feste. Come indicato nella sezione precedente, i clienti possono restituire attrezzature specifiche prima della fine dell'evento o richiedere la sostituzione immediata delle attrezzature. In queste circostanze, il monitoraggio del flusso di inventario diventa essenziale per le attività di noleggio di feste.

Un monitoraggio inefficiente può portare a controversie commerciali, cattiva gestione dell'inventario e rendere l'azienda soggetta a frodi e furti. Una soluzione comune ai problemi di monitoraggio dell'inventario su cui le aziende di noleggio di partiti concordano è il monitoraggio in tempo reale. Tuttavia, il monitoraggio del flusso di inventario nel settore del noleggio di feste può richiedere molto tempo e manodopera, a seconda del volume dell'ordine.

Mantenimento dei livelli di inventario

L'inventario per un'attività di noleggio di feste include articoli di consumo e non di consumo. Mentre è relativamente più facile organizzare prodotti non di consumo (considerando che vengono restituiti o acquistati in tempo), i prodotti di consumo, d'altra parte, richiedono investimenti ricorrenti da parte dell'imprenditore per le ricariche di scorte.

Inoltre, la capacità di un'attività di noleggio di feste di servire più clienti dipende invariabilmente dal volume degli ordini. Pertanto, un cliente che ordina un tipo specifico di attrezzatura, ad esempio soluzioni di illuminazione, in un volume enorme può impedire all'attività di noleggio di feste di fornire lo stesso a un altro cliente.

Fornire un'assistenza clienti affidabile

Le aziende di forniture per feste e noleggio di eventi devono gestire canali di assistenza clienti completi per gestire i dubbi e le domande dei clienti. Dovrebbero anche aspettarsi reclami dell'ultimo minuto da parte dei clienti che possono richiedere assistenza clienti per vari motivi come carenza di apparecchiature, danni alle apparecchiature e consegna ritardata.

I clienti desiderano canali di supporto veloci e affidabili, spesso difficili da gestire per le PMI e le startup.

"Il 56% delle persone in tutto il mondo ha smesso di fare affari con un'azienda a causa di una scarsa esperienza del servizio clienti".
– Microsoft

In che modo un software di gestione del noleggio di feste risolve queste sfide

L'ottimizzazione dei processi interni e l'automazione si distinguono come soluzioni affidabili per le suddette sfide. Mentre la revisione e la ristrutturazione dei processi aziendali interni possono richiedere molto tempo per un'azienda, l'automazione tramite il software di gestione del noleggio delle parti è una soluzione più rapida ed efficiente.

Gli appassionati di business e le startup possono accedere al software per avviare un'attività di noleggio di feste con un punto di contatto del cliente front-end per condurre operazioni aziendali. In parole povere, con l'aiuto di un software per il noleggio di feste ed eventi, gli imprenditori possono sia snellire i loro processi aziendali di back-end fornendo allo stesso tempo un'interfaccia (come un sito Web di e-commerce e un'app mobile) ai propri clienti per effettuare ordini.

In che modo il software di gestione del noleggio delle feste aiuta a risolvere le suddette sfide?

I software per il noleggio di feste sono dotati di diverse funzionalità come:

Gestione dell'inventario: è possibile inserire input di inventario in tempo reale nel software per aiutare le aziende a mantenere l'inventario. Il software può inviare avvisi di notifica per resi di apparecchiature e ricariche di scorte. Le apparecchiature non disponibili vengono automaticamente etichettate come "esaurite" per semplificare la gestione degli ordini e migliorare l'esperienza del cliente. Allo stesso modo, è possibile impostare quantità limitate per ordine su un software di noleggio per feste ed eventi.

Gestione degli ordini: i record di vendita e gli ordini esistenti su un software di noleggio party vengono visualizzati su un'unica schermata e possono essere ordinati con l'aiuto di vari filtri. Un imprenditore può filtrare le consegne completate e in sospeso direttamente tramite la scheda di gestione degli ordini. Può anche contrassegnare il completamento dell'ordine al momento della restituzione dell'attrezzatura.

Assistenza clienti: il software di gestione del noleggio di feste ha diverse integrazioni di chatbot AI disponibili per l'assistenza clienti. Alcuni offrono anche un sistema di biglietteria. In base al tipo di software selezionato da un imprenditore, può accedere a varie integrazioni di assistenza clienti gratuite ea pagamento.

Sistema di prenotazione avanzato: il complesso modello di tariffazione può essere affrontato con l'assistenza di un sistema di prenotazione avanzato disponibile sul software di noleggio delle feste. Con l'aiuto di questo sistema, gli imprenditori possono calcolare prezzi accurati in base a posizione, ore e giorni.

Oltre alle sfide di cui sopra, un'attività di noleggio deve affrontare molte altre sfide in generale. Puoi leggere queste sfide nel nostro altro post .

Caratteristiche principali di un sito Web di noleggio di attrezzature per feste

Dopo aver condotto ricerche approfondite su diversi siti Web di noleggio di feste e sulle loro caratteristiche distintive, abbiamo compilato il seguente elenco di funzionalità necessarie per condurre forniture per feste senza intoppi e operazioni commerciali di noleggio di eventi:

1. Brochure e pacchetti di prodotti a tema

I titolari di attività di noleggio feste possono creare opuscoli a tema per diversi tipi di eventi e caricarli sul sito web. Ciò non solo consentirà loro di noleggiare articoli ad alto profitto, ma semplificherà anche i prezzi e migliorerà l'esperienza del cliente. Ad esempio, Party Rentals Ltd., un'azienda di noleggio di feste con sede negli Stati Uniti, utilizza opuscoli di prodotti per esporre le proprie apparecchiature.

Insieme alla brochure e alla possibilità di acquistare l'attrezzatura menzionata come pacchetto, i siti Web di noleggio di feste possono anche fornire un pulsante per scaricare la brochure in formato PDF. Ciò consentirà ai clienti interessati di condividere la brochure con familiari e amici senza richiedere loro di visitare il sito Web. Pertanto, migliorando l'esperienza del cliente di un enorme margine.

2. Scanner di codici a barre

Uno scanner di codici a barre collegato al database del sito Web può automatizzare gli input in tempo reale. Aumenterà la velocità di elaborazione degli ordini, eliminerà gli errori di input e non richiede credenziali di accesso per funzionare. Inoltre, aiuterà a mantenere il flusso di inventario ed è incredibilmente utile per elaborare ordini di grandi dimensioni ed eseguire controlli di qualità.

3. Carrelli multipli per eventi diversi

Gli imprenditori possono assistere i clienti nella gestione di diversi eventi. Per questo, possono consentire ai clienti di creare più carrelli della spesa. Ogni carrello può avere più attributi come il nome dell'evento, il numero di invitati, la data di inizio e di fine dell'evento. L'opzione per cambiare il carrello può essere data nell'angolo in alto a destra dello schermo. Allo stesso modo, può arrivare anche quando il cliente fa clic sul pulsante "aggiungi al carrello".

KoutureStudios, un sito Web di gestione di eventi e noleggio di feste, alimentato da Yo!Rent, utilizza più carrelli per consentire ai clienti di risparmiare attrezzature per eventi diversi. Utilizza anche una funzione di automazione per selezionare la quantità di prodotti in base al numero di ospiti.

4. Pacchetti di abbonamento

Le aziende di noleggio di feste possono utilizzare pacchetti di abbonamento a più livelli per la fidelizzazione dei clienti. Questa funzione è particolarmente utile durante lo svolgimento di operazioni B2B, come la fornitura di forniture per feste agli uffici aziendali e agli organizzatori di eventi. Entrambi questi tipi di clienti organizzano eventi su base regolare e apprezzano sconti e vantaggi per gli ordini ricorrenti.

5. Galleria eventi

I clienti del settore del noleggio di feste acquistano prodotti che vengono messi in mostra. Vogliono sapere come apparirà l'attrezzatura prima di effettuare il pagamento. Mentre i negozi offline possono mettere in mostra varie apparecchiature, i siti Web di noleggio di feste eCommerce possono creare una galleria di eventi per mostrare il proprio portfolio.

Un'accattivante galleria di prodotti aiuterà anche a distinguersi dalla concorrenza.

6. Possibilità di aggiungere equipaggiamento di riserva

L'opzione di aggiungere attrezzatura di riserva nel carrello può evitare che i clienti si trovino in imbarazzo a causa della carenza di attrezzatura. Spesso il numero di ospiti in eventi e feste supera il numero di inviti e si traduce in una carenza di posti a sedere. Allo stesso modo, può esserci carenza di tavoli, decorazioni, illuminazione, cristalleria e altre attrezzature. Anche danni al prodotto e problemi di qualità portano a carenze.

Come soluzione, il sito Web di noleggio delle feste può offrire l'opzione di aggiungere attrezzature di riserva durante il processo di pagamento. Questo upselling aumenterà i margini di profitto per l'azienda ed è molto probabile che venga ordinato dai clienti. Il titolare dell'attività può impostare una quantità predefinita di ricambi per tavoli, sedie e qualsiasi attrezzatura dal pannello di amministrazione.

7. CMS multiutente

Un sistema di gestione dei contenuti (CMS) multiutente è necessario per le attività di noleggio di feste ad alta intensità di manodopera che richiedono vari account subadmin.

L'amministratore del sito Web può assegnare privilegi a diversi account co-amministratore e consentire loro di gestire varie pagine Web, pagine di blog, banner e processi di back-end sulla piattaforma.

Come lanciare un sito Web per il noleggio di forniture per feste ed eventi

Secondo Google Digital Garage, un sito web funge da sede online di un'azienda. Per un'attività di noleggio di feste, è la vetrina digitale che alimenta il software di gestione del noleggio.

Di seguito sono riportati i passaggi che un imprenditore può seguire per creare un sito Web utilizzando un software di gestione del noleggio di feste:

1. Selezionare un software di gestione del noleggio di feste

Su Internet sono disponibili vari software di gestione del noleggio delle parti, ciascuno con requisiti del server diversi. Per non parlare del fatto che possono differire anche per caratteristiche e funzionalità, motivo per cui meritano un'attenzione prioritaria prima di effettuare una scelta di server e dominio. Un imprenditore può anche personalizzare il software (vedere la sezione "Caratteristiche distintive di un sito Web di noleggio di parti" di seguito) secondo i requisiti aziendali.

2. Selezionare un server e un dominio

A seconda dei requisiti del server, un imprenditore è tenuto a selezionare un server per ospitare il sito web. Il sito Web dovrebbe anche avere un nome univoco, noto come dominio. Per un'attività di noleggio di feste iperlocale, il nome di dominio dovrebbe consentire ai visitatori di riconoscere più facilmente l'attività. È possibile utilizzare uno strumento di ricerca del nome di dominio per sapere quale nome di dominio è disponibile e quale è già stato utilizzato.

3. Installazione e configurazione del software Party Rental

Dopo aver selezionato il server e il nome di dominio, le aziende sono pronte per installare e configurare il software di gestione del noleggio delle feste. Il team del software può assistere nell'installazione e nella configurazione una tantum. Dopo l'onboarding, l'azienda può configurare il software stesso in futuro.

4. Aggiungi prodotti e avvia la tua attività di noleggio di forniture per feste

Dopo aver configurato il software, l'azienda può caricare elenchi di prodotti dettagliati e impostare i prezzi di noleggio. Per semplificare il filtraggio dei prodotti, il titolare dell'attività può impostare categorie per stili, tipi di eventi e cartellini dei prezzi diversi. Una volta che il catalogo dei prodotti è pronto, l'attività di noleggio di feste online è pronta per il lancio.

Scopri come abbiamo creato un sito Web di noleggio online per un'azienda di noleggio di attrezzature per feste con sede negli Stati Uniti in questo case study.

Modelli di prezzo per un'attività di noleggio di forniture per feste ed eventi

Esistono vari percorsi per risolvere i complessi problemi di prezzo di un'attività di noleggio di feste. Un approccio diretto per risolverli consiste nell'adattare un modello di pricing redditizio in base alla situazione del mercato. Inoltre, il moderno software di gestione del noleggio di feste può supportare vari modelli di prezzo, fornendo all'azienda una maggiore versatilità nella determinazione del prezzo delle proprie apparecchiature.

I vari modelli di prezzo adatti per un'attività di noleggio di feste sono:

• Cost Plus Margin: una strategia di prezzo per coprire i costi di capitale nel numero minimo di prenotazioni.
• Prezzi basati sulla domanda: in questo modello di prezzo, l'aumento e la diminuzione della domanda dei consumatori determinano il prezzo.
• Prezzi competitivi: invece della domanda dei consumatori, i prezzi fissati dal concorrente agiscono come il principale fattore determinante per i prezzi.
• Raggruppamento dei prezzi: il prezzo è impostato per un gruppo di prodotti e i prodotti raggruppati non vengono noleggiati separatamente.
• Prezzi di penetrazione: i prezzi di penetrazione implicano il noleggio di prodotti a un costo molto basso per sconvolgere il mercato esistente.

Marketing di un'attività di noleggio di forniture per feste ed eventi online

Salvo poche eccezioni, la maggior parte delle attività di noleggio di feste sono attività iperlocali, il che significa che operano all'interno di un intervallo geografico molto limitato. Sebbene ciò riduca il pubblico di destinazione, prevale ancora la sfida del marketing su come introdurre e promuovere i servizi di un'attività di noleggio di feste.

Di seguito sono elencate alcune soluzioni di marketing selezionate con cura per aiutare le aziende di noleggio di feste di avvio a promuovere il proprio business online.

• Partecipa a eventi di networking
• Conduci marketing sui social media
• Implementare l'ottimizzazione per i motori di ricerca locali (SEO)
• Implementare il marketing sui motori di ricerca locali (SEM)
• Persegui l'email marketing
• Fai il branding iperlocale
• Pubblica comunicati stampa
• Pubblicizza su giornali e riviste locali
• Avvia un programma di marketing di riferimento

La selezione e l'attuazione delle corrette strategie di marketing per la promozione aziendale è una sfida difficile per vari tipi di attività. Per capire quali funzioneranno per un'attività di noleggio di feste, dai un'occhiata a questo blog.

Insomma

Le attività di fornitura di feste e noleggio di eventi sono richieste in tutte le principali città del mondo. Tuttavia, con l'aumentare della concorrenza, aumenta anche la domanda di servizi ed esperienze dei clienti migliori. Se la tua azienda è in grado di fornire attrezzature per feste di alta qualità supportate da un'esperienza cliente superiore, è possibile superare gli operatori storici e stabilire un nome nel settore del noleggio di feste.