6 passaggi per una corretta negoziazione del contratto software

Raccogli informazioni vitali sul fornitore e crea un team per sostenere le tue esigenze software.

La tua azienda ha scelto un nuovo software e ora è il momento di negoziare il contratto. Questa discussione apparentemente semplice può fare o distruggere l'intero affare e determinare l'utilità del software per la tua azienda.

I fornitori di software vogliono che il loro strumento funzioni per te, ma hanno anche team qualificati formati per massimizzare le offerte a loro favore. Vieni al tavolo pronto a negoziare come un professionista: Gartner consiglia questi suggerimenti per la preparazione per una negoziazione ottimale del contratto software per ottenere il miglior affare software possibile. Abbiamo anche riassunto le azioni chiave da intraprendere in ogni fase ( rapporto completo disponibile per i clienti Gartner ) .

1. Formare una squadra di negoziazione

Il venditore sta portando la sua squadra più forte al tavolo delle trattative, quindi è necessario assemblarne una per concentrarti su aspetti specifici dell'accordo. I membri di questo team dipenderanno dalle dimensioni e dalle risorse della tua azienda: la tabella seguente mostra le varie aree di interesse e gli aspetti da considerare per ciascuna area di interesse:

Usa questa tabella come lista di controllo per i membri del tuo team. Naturalmente, non tutte le aziende hanno individui per ciascuna di queste aree di interesse: in tal caso, selezionare i membri del team più appropriati per assumersi più responsabilità.

2. Acquisire commissioni e costi nascosti

Probabilmente pagherai più del prezzo indicato sul sito Web del tuo software preferito e, a meno che tu non lo chieda, i fornitori non offriranno uno sguardo dettagliato ai prezzi effettivi. Per avviare una trattativa con una vera valutazione dei costi, porre domande in anticipo su questi aspetti dei prezzi:

Dovrai approfondire le metriche dei prezzi del software per ottenere i costi più accurati. A seconda della configurazione aziendale specifica, alcuni metodi di determinazione dei prezzi dei fornitori possono essere vantaggiosi per tutti. Ad esempio, un'azienda che sta assumendo rapidamente nuovi dipendenti può ottenere un maggiore rapporto qualità-prezzo con un modello di abbonamento software che consente utenti illimitati a un prezzo prestabilito.

Assicurati di rivedere i compromessi per ciascun metodo di determinazione del prezzo del software per evitare di pagare in eccesso ( rapporto completo disponibile per i clienti Gartner ) :

3. Comprendi i tuoi T&C

I termini e le condizioni (T&C) del contratto software descrivono i rischi ei benefici del contratto. Ogni fornitore di software include termini diversi, quindi è più semplice creare la tua lista di controllo degli elementi indispensabili per la tua attività.

Questi termini cambieranno a seconda del metodo di distribuzione, indipendentemente dal fatto che tu installi il software nella tua posizione o lo utilizzi tramite un browser web.

Di seguito sono riportati esempi di termini e condizioni tipici per entrambi i tipi di distribuzione del software:

4. Scopri le motivazioni dei fornitori per ottenere la leva

È probabile che il fornitore raccolga informazioni sui limiti di budget, su come verrà pagato il software, quale dirigente approverà l'accordo e chi prende la decisione finale.

Ciò fornisce al venditore maggiori dettagli per sfruttare l'accordo a suo favore, ma puoi porre domande per rivelare le motivazioni dei fornitori per assicurarti di avere lo stesso vantaggio.

Considera domande come:

• Come vieni pagato: commissione diretta o stipendio e commissione?
• Ricevi bonus durante tutto l'anno? Quando ricevi il tuo bonus più grande?
• Sei più altamente remunerato su alcuni prodotti e servizi rispetto ad altri: quali e come funziona il programma di incentivi per la compensazione?

Dopo aver raccolto queste informazioni, verifica se questi fattori possono darti un vantaggio maggiore:

Considera la fine dell'anno fiscale. Hai dei fornitori che ti spingono a concludere presto un affare? I team di vendita sono normalmente aggressivi, ma aumentano la pressione verso la fine dell'anno fiscale della loro azienda, e dovresti farlo anche tu.

È sempre meglio estendere le discussioni sul software alla fine di un trimestre o di un anno fiscale per sfruttare l'urgenza del fornitore di ottenere un affare migliore: è più facile ottenere prezzi speciali e sconti quando il team di vendita ha davvero bisogno di concludere l'affare finale del trimestre o anno.

Il tuo venditore è una startup? La crescita in forte espansione del software basato su cloud ha generato centinaia di piccoli fornitori di software per startup che possono offrire termini e contratti più flessibili rispetto ai loro concorrenti aziendali più grandi. Un fornitore di avvio più agile potrebbe essere la combinazione perfetta tra le tue esigenze di funzionalità e il tuo budget.

Questa startup potrebbe anche prepararsi a raccogliere fondi: in questo caso, il venditore vorrà aumentare i clienti e le entrate prima di un round di finanziamento in serie, il che offre alla tua azienda un vantaggio per negoziare un accordo più prezioso.

A seconda delle dimensioni e del tipo di società di software, su Crunchbase puoi trovare informazioni su finanziamenti, acquisizioni e investitori da sfruttare durante la negoziazione.

5. Utilizza un modello di punteggio per identificare le opzioni migliori

Usa i criteri elencati nella tabella seguente per valutare le tue poche migliori opzioni software l'una contro l'altra: in questo modo, saprai esattamente quanto dovresti essere investito nell'accordo o se puoi andartene.

Valuta i criteri da 1 a 5 e attribuisci maggiore peso alle considerazioni importanti nel calcolo dei vincitori. Usa quanti o pochi di questi sono necessari per le opzioni del tuo fornitore:

• Prezzo
  • Canoni di licenza
  • Personalizzazione e costi di realizzazione
  • Costi di manutenzione
  • Costi di formazione
• Funzionalità e funzionalità richieste (e piacevoli da avere).
• Requisiti operativi (compatibilità e mobilità)
• Integrazioni
• Capacità di supporto e formazione
• Rischi relativi a termini e condizioni (T&C).

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6. Preparati ad andartene

Dopo aver valutato ciascun fornitore, aver esaminato i termini e le condizioni e aver compreso la posta in gioco sia per il fornitore che per la tua azienda, sai se puoi permetterti di allontanarti verso altre opzioni praticabili.

L'elenco dei requisiti e delle alternative valide ti dà la possibilità di abbandonare le negoziazioni con i fornitori con un punteggio inferiore quando non avanzano in una direzione favorevole. Se abbandoni le negoziazioni, prenditi del tempo per ripristinare con il tuo team:

• Riformula le tue aspettative
• Rafforza le tue tattiche di negoziazione
• Determina se vale davvero la pena perseguire la migliore opzione software successiva

Imparerai da ogni discussione come sfruttare al meglio la tua ricerca e come rispondere al meglio alle domande e alle tattiche difficili dei fornitori.

Raccogli le migliori risorse per la negoziazione del tuo software

Assicurati che la tua azienda sia preparata per la conversazione più importante nella vita del tuo software. Per ricapitolare, riunisci il tuo team di negoziatori, comprendi i costi nascosti e i termini contrattuali accettabili, quindi sviluppa un piano di gioco efficace che rimetta la pressione sul venditore.

Se stai ottenendo un vantaggio nel processo, dovresti analizzare le recensioni degli utenti reali e pianificare alcune demo del software, quindi seguire questi passaggi dall'inizio in modo da poter adattare il tuo piano di negoziazione a ciascun fornitore.