Come acquistare software aziendale in 6 passaggi

Navigare nel processo di acquisto del software è difficile, ma siamo qui per aiutarti.

La scelta del software può essere opprimente, ma non temere. In questo articolo, analizzeremo sei passaggi che dovresti seguire per trovare il software giusto e sentirti sicuro della tua decisione.

6 passaggi chiave per trovare il software giusto

Passaggio 1: individua il tuo problema

Il primo passaggio del processo di acquisto del software consiste nel capire le tue esigenze e assicurarsi che siano allineate con i tuoi obiettivi aziendali.

Chiediti: quale problema devo risolvere?

Identificare il problema ti aiuta a restringere il tipo di software di cui hai bisogno. Inizia con un problema specifico, basato su obiettivi aziendali, come ad esempio:

• Abbiamo bisogno che i nostri dipendenti collaborino più velocemente sui progetti.
• Dobbiamo monitorare il nostro inventario in più punti vendita in modo più accurato.
• Dobbiamo migliorare la nostra comunicazione con i clienti.

Se non sei sicuro da dove iniziare, ecco alcuni modi per identificare i tuoi problemi e come sono legati ai tuoi obiettivi di business:

• Parla con il tuo team per individuare i problemi attuali. Scava in profondità nella conversazione per trovare il problema di fondo, non solo i sintomi.
• Valuta il tuo software attuale e discuti con il tuo team i problemi del suo utilizzo.
• Chiedi ad altri nella tua rete e/o nel tuo settore se riscontrano problemi simili.

Passaggio 2: definisci i requisiti del software

Ci sono probabilmente dozzine, se non centinaia, di prodotti software progettati per risolvere il problema che stai riscontrando. Ma non basta. Hai bisogno di un software che soddisfi le esigenze specifiche della tua azienda.

Chiediti: come vogliamo utilizzare questo software?

Sapere cosa vuoi ottenere dal software che utilizzi ti aiuterà ad avvicinarti alla scelta giusta per la tua attività. Ecco alcuni requisiti da considerare:

• Funzionalità (tutte le cose che devi fare)
• Numero di utenti (se hai bisogno di account separati per ogni utente)
• Facilità d'uso (quanto sarà facile da usare per il tuo team)
• Integrazioni (come interagisce con altri software che utilizzi)
• Potenziale di crescita (quanto bene il software soddisferà le esigenze future)
• Prezzi (quanto sei disposto a spendere per il software)

Non fermarti a rispondere a questa domanda, però. Ottieni ulteriori informazioni per perfezionare le tue esigenze visitando le directory del software di Capterra per sfogliare le recensioni approfondite degli utenti da altre persone come te. Vedrai quali funzionalità le aziende simili considerano indispensabili.

Per aumentare la fiducia nelle tue esigenze, parla con il tuo team per vedere di cosa avranno effettivamente bisogno gli utenti. Puoi anche guardare una o due principali società di software e vedere quali funzionalità extra offrono. Confronta quelli con altri software che stai considerando per vedere di quali funzionalità non puoi fare a meno e quali sono dei bei bonus.

Passaggio 3: identifica le opzioni e crea la tua lista

Il passaggio successivo nella ricerca del software prevede la creazione di un elenco completo di tutte le soluzioni che soddisfano le tue esigenze. Cercare Capterra per la tua categoria di software è un ottimo punto di partenza.

Dopo aver creato un elenco completo di software, è il momento di restringerlo a un elenco gestibile di opzioni realistiche. Idealmente, quell'elenco dovrebbe contenere da tre a sette prodotti, non più di quello e il processo di selezione rischia di diventare troppo lungo e complicato.

Chiediti: questa soluzione software deve essere nella mia lista?

Per rispondere a questa domanda, inizia a confrontare il software della tua lista con i requisiti che hai indicato nel passaggio due, avendo cura di valutare quanto segue:

• Il prodotto risolve il tuo problema chiave e supporta i tuoi obiettivi di business?
• Il prodotto soddisfa i tuoi requisiti di funzionalità?
• Quanto è user-friendly la soluzione?
• Il prodotto funziona (si integra) con il software che utilizzi ora?
• Il prodotto ha buone recensioni degli utenti?
• Il prodotto rientra nel tuo budget?

Dopo aver risposto a queste domande, dovresti scoprire che la maggior parte delle soluzioni nel tuo lungo elenco iniziale può essere rimossa. Per ridurre ulteriormente la tua lista, usa lo strumento di filtraggio di Capterra e le recensioni degli utenti.

Lo strumento filtro (che si trova nelle pagine di specifiche categorie di software) ti consente di ridurre i risultati in base a funzionalità popolari, opzioni di prezzo e altro. Le recensioni degli utenti (che si trovano su pagine di prodotti software specifici) ti daranno valutazioni complessive, nonché valutazioni per facilità d'uso, servizio clienti, valore complessivo e funzionalità.

Puoi anche vedere il settore e la dimensione aziendale dei revisori. Un prodotto potrebbe essere buono sulla carta, ma vuoi assicurarti che le persone come te si divertano davvero a usarlo.

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Passaggio 4: seleziona la tua prima scelta

Hai fatto molte ricerche a questo punto e sei pronto per fare una selezione finale dalla tua lista. Per sentirti completamente sicuro della tua decisione, ecco alcuni ultimi controlli per essere sicuro di scegliere il software giusto per la tua attività.

Chiediti: mi fido di questa azienda per la mia attività?

La tua relazione con il fornitore del software sarà una partnership. Ecco alcuni modi per costruire quella fiducia:

• Leggi le recensioni degli utenti su Capterra dai clienti attuali che hanno esigenze simili alle tue. Crea un elenco di domande per i fornitori in base a eventuali dubbi che hai dopo aver letto le recensioni.
• Contatta i fornitori, programma demo e fai domande. Vedere da vicino le funzionalità del software consente di effettuare confronti più significativi.
• Contatta i fornitori nel tuo elenco per determinare i prezzi finali e i livelli di servizio, nonché eventuali materiali di formazione e onboarding. Diverse società di software forniscono vari livelli di servizio dopo l'acquisto, quindi se vuoi qualcosa di pratico, parla con il fornitore in anticipo.

Dopo aver completato questi controlli, dovresti sentirti ancora più sicuro della tua selezione. Il passo successivo è garantire che il tuo team condivida questa fiducia.

Passaggio 5: ottieni il buy-in della squadra

Prima di acquistare un nuovo software, è necessario il consenso degli altri membri del tuo team. Non tutti avranno dedicato tanto tempo alla ricerca sul software quanto te, quindi condividi i tuoi risultati e fai sapere loro come sei arrivato alla tua scelta finale.

Chiediti: su chi influenzerà questa decisione?

Includere tutti coloro che saranno interessati dalla modifica del software in presentazioni e discussioni. Ciò potrebbe includere:

• Membri del team che utilizzeranno il nuovo software
• I responsabili del budget del software
• Dirigenti che firmeranno l'acquisto del software
• Personale IT che implementerà il nuovo software
• Management che sarà responsabile di guidare il cambiamento

Condividi i motivi della tua ricerca e selezione e lascia tutto il tempo per un feedback. Una volta che le persone interessate dalla modifica (e quelle responsabili del budget del software) saranno a bordo, sarai pronto per l'acquisto.

Passaggio 6: acquista il tuo nuovo software

Questo passaggio finale è il più semplice, ma ci sono alcune cose da tenere a mente prima di firmare sulla linea tratteggiata e inviare il primo pagamento ufficiale:

• Assicurati di aver comunicato in anticipo con il venditore i termini del tuo contratto.
• Chiedi eventuali sconti per i quali la tua attività potrebbe beneficiare (ad esempio, se lavori per un'organizzazione no profit).
• Discuti i piani di pagamento e chiedi sconti per il pagamento annuale anziché mensile.
• Discutere di cosa sarà responsabile il fornitore del software dopo l'acquisto (questo potrebbe includere l'onboarding e la formazione del personale, la disponibilità del servizio clienti e l'accesso a futuri aggiornamenti software).
• Se paghi con cadenza mensile o con un altro programma ricorrente, collabora internamente con la finanza per assicurarti che il budget sia disponibile quando necessario.

Dopo aver acquistato ufficialmente un pacchetto software, datti una pacca sulla spalla per il tuo duro lavoro e sentiti sicuro di aver fatto la scelta software giusta per la tua azienda perché ti sei preso il tempo necessario per ottenere il processo di acquisto corretto. È tempo di celebrare la maggiore efficienza e altri vantaggi derivanti dal tuo nuovo software.

Informazioni sull'indagine di Capterra "Trend di acquisto di software per le piccole imprese".

Capterra ha condotto questo sondaggio a luglio e agosto 2018 tra 420 piccole e medie imprese (PMI) con sede negli Stati Uniti, in Germania e in Francia. Gli intervistati sono stati selezionati in base alle dimensioni dell'azienda e alle entrate per qualificarsi come PMI. Gli intervistati qualificati erano decisori o avevano un'influenza significativa sulle decisioni relative all'acquisto di tecnologie per la loro organizzazione.

Dovevano aver acquistato almeno un software del valore di $ 5.000 o più negli ultimi 12 mesi. Gli intervistati dovevano essere almeno responsabili di ufficio, influenzando le decisioni di acquisto del software nelle loro organizzazioni.