Suggerimenti per la gestione dei progetti sui social media, con linee guida per trovare gli strumenti migliori

Pubblicato: 2023-05-29

Gli strumenti di gestione dei progetti sui social media riuniscono una o più utilità orientate ai social sotto un unico banner, spesso una dashboard personalizzabile che mostra più flussi di informazioni. Sia che tu stia conducendo campagne di social marketing da solo o affidandoti a un grande team per soddisfare un elenco di clienti in continua espansione, puoi utilizzare questi strumenti per semplificare i tuoi processi ed esplorare modi più efficienti ed efficaci per raggiungere gli obiettivi collettivi.

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In questo articolo, esamineremo alcuni suggerimenti e best practice che puoi utilizzare per gestire in modo efficace i tuoi progetti sui social media, nonché alcune linee guida su come trovare lo strumento di gestione dei social media giusto per la tua agenzia.

Sommario

Perché è importante la gestione dei progetti sui social media?
- Stabilisce scopi e obiettivi chiari
- Definisce ruoli e responsabilità
- Aiuta a monitorare e valutare i progressi del progetto
Sfide e soluzioni comuni nella gestione dei progetti sui social media
- Gestione di più account e piattaforme di social media
- Rimanere organizzati e rispettare le scadenze
- Garantire una voce e una messaggistica coerenti del marchio
- Gestione di problemi o crisi imprevisti
I vantaggi del software di gestione dei progetti sui social media
1. Aiuta a risparmiare tempo e risorse
2. Migliora la produttività individuale e di gruppo
3. Aiuta a gestire le campagne sui social media
4. Allinea la squadra verso un obiettivo comune

Fornisce promemoria per le attività che richiedono attenzione
Consente un migliore monitoraggio e controllo sulla tua strategia
Migliore gestione e comunicazione delle relazioni con i clienti

Cosa cercare negli strumenti di gestione dei progetti sui social media
1. Pianificazione efficace su piattaforme di social media
2. Analisi e reportistica sociale
3. Opzioni di analisi
4. Funzionalità di approvazione dei contenuti
5. Creazione di contenuti sociali
Domande frequenti
- Quanto spesso dovrei rivalutare la mia strategia sui social media e adattarla secondo necessità?
- Cosa devo fare se sorgono problemi o crisi imprevisti durante un progetto sui social media?

Perché è importante la gestione dei progetti sui social media?

Le aziende in genere preferiscono utilizzare la gestione dei social media in white label perché possono delegare un enorme blocco di attività, essenzialmente consegnando un progetto che potrebbe avere un impatto significativo sul futuro del loro marchio. Affinché la tua agenzia sia all'altezza delle aspettative, devi capire in che modo la gestione strategica dei progetti aiuta a modellare la produttività, la collaborazione e il risultato di ogni campagna sui social media.

Stabilisce scopi e obiettivi chiari

Un obiettivo specifico e misurabile ti dà qualcosa su cui mirare. Conoscere il tuo obiettivo informa anche il tuo processo, aiutandoti a costruire un quadro progettato per spingere la tua strategia dall'inizio al completamento. Gli obiettivi più grandi dovrebbero essere suddivisi in parti più piccole, con pietre miliari integrate che forniscono spazio per controllare i progressi e adattare la strategia secondo necessità.

Definisce ruoli e responsabilità

I project manager che supervisionano i social media decidono chi è responsabile di cosa e quando. Ciò non lascia dubbi su quale membro del team possiede un particolare compito. E, in generale, la proprietà viene assegnata in base alle competenze e all'esperienza.

Ad esempio, una persona può eccellere nell'utilizzo dei social media nella gestione della reputazione e quindi essere incaricata di monitorare e rispondere alle recensioni dei clienti. Un'altra persona può essere esperta nella programmazione e mantenere la supervisione del calendario dei social media del cliente come compito principale.

Aiuta a monitorare e valutare i progressi del progetto

Gli strumenti e le strategie dei social media costituiscono il fulcro del processo di pianificazione, ma ci vuole un project manager per garantire che vi sia una supervisione adeguata (e accurata). I manager approvano i passaggi chiave, analizzano le metriche per valutare i progressi e determinano quali eventuali modifiche devono essere apportate per raggiungere al meglio gli obiettivi generali.

Sfide e soluzioni comuni nella gestione dei progetti sui social media

Nessuna guida alla gestione dei social media veramente completa è completa per affrontare le sfide che potrebbero impedire alle campagne di ottenere risultati ottimali. Essere consapevoli delle insidie comuni e coordinare le soluzioni può aiutarti a superare gli ostacoli con una finezza impressionante.

Gestione di più account e piattaforme di social media

I dati demografici e gli stili di contenuto differiscono da piattaforma a piattaforma. La fascia di età più ampia di Facebook copre gli utenti di età compresa tra 25 e 34 anni (Statista), mentre Instagram è più giovane, con oltre il 30% degli utenti di età compresa tra 18 e 24 anni (Statista). La creazione di profili su tutte le principali piattaforme aumenta la portata in modo esponenziale e consente una maggiore sperimentazione in termini di cosa viene pubblicato e quando.

Ma più profili crei, maggiore è lo sforzo necessario per mantenere quelle pagine e interagire con i follower. La pianificazione dei post e l'assegnazione dei membri del team a ciascuna piattaforma (o un'attività specifica su tutte le piattaforme) può aiutare a semplificare le operazioni ed evitare lacune nella copertura.

Rimanere organizzati e rispettare le scadenze

La natura in gran parte spontanea dei post privati sui social media può facilmente sfociare nel regno professionale, ma la mancanza di organizzazione può rendere difficile creare slancio e misurare l'efficacia. Più nebuloso è il tuo piano sui social media, più è probabile che tu vada fuori programma, il che può farti perdere la finestra per contenuti ed eventi sensibili al tempo come lanci di prodotti e festività.

È fondamentale creare un progetto concreto che definisca tutto, dalle risorse pianificate ai dettagli di pubblicazione, fino a quando il tuo team controllerà i commenti o eseguirà i rapporti. Anche tattiche come la codifica a colori degli elementi in base all'urgenza e l'elenco delle persone come backup per svolgere attività in caso di malattia o altra assenza possono tornare utili.

Garantire una voce e una messaggistica coerenti del marchio

L'utente medio dei social media ha sette account social unici a cui accede mensilmente, ognuno dei quali rappresenta una piattaforma social diversa (Data Reportal). Per massimizzare l'impatto e creare fiducia, i marchi devono avere una presenza coesa e coerente su tutti questi canali, in modo che i consumatori che navigano possano facilmente riconoscere e gravitare verso profili familiari.

Crea e segui rigorosamente le guide del marchio e le politiche sui social media che trasmettono standard per colori, caratteri, dimensioni delle immagini e voce.

Gestione di problemi o crisi imprevisti

Che si tratti di uno stagista che commette errori e incita al furore o di un feedback negativo dei clienti che improvvisamente diventa virale, ti imbatterai in un momento che richiede sangue freddo e un piano esperto.

Impara e abbraccia la funzione dei social media nella gestione della reputazione. Usa strumenti pertinenti, come l'ascolto sociale e la risposta alle menzioni del marchio, per modellare la narrazione e stroncare il malcontento sul nascere.

I vantaggi del software di gestione dei progetti sui social media

Gli strumenti di gestione dei social media possono aiutare i project manager a modernizzare e semplificare le loro liste di cose da fare utilizzando la tecnologia e l'automazione per rimuovere le barriere e migliorare la comunicazione e l'accesso.

1. Aiuta a risparmiare tempo e risorse

Gli strumenti di gestione dei progetti sui social media non devono entrare o uscire a una certa ora. Il tuo team può creare post durante la giornata lavorativa che verranno pubblicati di notte e nei fine settimana, ogni volta che l'algoritmo è pronto per portare i tuoi contenuti al tuo target demografico. Le suite di design consentono alle agenzie di realizzare concetti grafici senza esternalizzare, mentre altri strumenti scansionano argomenti di tendenza per trovare ispirazione per i post sui social.

Usa uno o più strumenti: in entrambi i casi, puoi risparmiare tempo e scoprire la possibilità di fare di più con la stessa larghezza di banda di prima.

2. Migliora la produttività individuale e di gruppo

Gli strumenti migliorano anche la produttività, consentendoti di massimizzare il tuo tempo. Alcuni strumenti offrono opzioni di automazione, garantendo che la tecnologia funzionerà molto tempo dopo che avrai finito per la notte.

Gli strumenti informano anche il processo decisionale. Piuttosto che discutere i meriti di una campagna, puoi semplicemente esaminare i rapporti generati dal software per vedere, nero su bianco, se una tattica funziona o se è il momento di apportare un cambiamento. Eliminare i dubbi fa risparmiare tempo e lavorare sulla base dei fatti anziché delle supposizioni aiuta a garantire che ogni mossa sia posizionata per il miglior risultato possibile.

3. Aiuta a gestire le campagne sui social media

Gli strumenti di gestione dei progetti aiutano a riunire tutti i tuoi elementi fruibili sotto un unico ombrello o, nella maggior parte dei casi, su un'unica dashboard unificata. Anziché passare avanti e indietro tra app di calendario, strumenti di pianificazione, widget di acquisizione dati e così via, puoi ottenere una panoramica completa dello stato dei tuoi annunci e post sui social con un solo clic.

Questo approccio è più efficiente e notevolmente più gentile con il tuo dito che fa clic, ma può anche aiutarti a prendere decisioni più informate. Quando navighi costantemente, è facile perdere un punto dati o interpretare male le informazioni perché ti manca il contesto. La capacità di comprendere il quadro generale tramite un unico strumento (anche se devi andare altrove per dettagli specifici) può fare una grande differenza per la tua produzione giornaliera e i risultati della tua campagna.

4. Allinea la squadra verso un obiettivo comune

La gestione del progetto non riguarda solo la gestione del progetto stesso, ma anche la gestione del tuo team. Riorganizzando la tua campagna e le tue risorse utilizzando gli strumenti di gestione dei social media, puoi mantenere tutti sulla stessa pagina per assicurarti che non ci siano agende sovrapposte o che nessuno sia escluso dal giro.

Indipendentemente dal fatto che il tuo obiettivo sia l'obiettivo della campagna del cliente o qualcosa di più piccolo come una pietra miliare, puoi utilizzare lo strumento scelto per eseguire e delegare più attività. Usa i tuoi strumenti di social media per assegnare e tenere traccia delle attività, comunicare risultati e singhiozzi, contrassegnare gli elementi come prioritari e condividere notizie o altri collegamenti pertinenti. Tutto questo senza ricorrere a ingombranti catene di e-mail o eseguire il ping della posta in arrivo di tutti separatamente con aggiornamenti o domande.

Fornisce promemoria per le attività che richiedono attenzione

Abilita le notifiche push dai tuoi strumenti di gestione dei social media preferiti e potresti non perdere mai più una menzione del marchio o un'attività chiave. A seconda della modalità di attivazione, gli strumenti di gestione dei social media possono potenzialmente inviare un pop-up al tuo smartphone in base a trigger predeterminati, come ad esempio:

Quando è il momento di fare il check-in con la squadra
Quando è necessario spuntare un'attività specifica
Sta per iniziare un incontro virtuale
Un altro membro del team ha completato un compito
La tua campagna ha raggiunto un benchmark di rendimento
Qualcuno ha menzionato il marchio del tuo cliente sui social media

Consente un migliore monitoraggio e controllo sulla tua strategia

Quando il tuo progetto, l'analisi e la comunicazione sono tutti in esecuzione sotto l'occhio vigile di uno o due strumenti di gestione dei social media, hai una capacità senza pari di sorvegliare la tua campagna. A volte basta un solo strumento per soddisfare le tue esigenze. Gli obiettivi di alcuni clienti richiedono un paio di strumenti che si sincronizzino.

Ad ogni modo, pensalo come raccogliere tutte le istruzioni e i rapporti per un progetto pesante e ritagliarli in un raccoglitore. Molto meglio che cercare nel tuo ufficio o schedario informazioni su richiesta, giusto?

Migliore gestione e comunicazione delle relazioni con i clienti

Uniti sotto un unico strumento che facilita la collaborazione e la comunicazione, il tuo team può condividere rapidamente informazioni e aggiornamenti e offrire feedback altrettanto velocemente. Ciò mantiene tutti sulla stessa pagina in modo da poter presentare un fronte consolidato quando si hanno riunioni touch-base con i clienti. Piuttosto che rispondere a una domanda con una versione di "Fammi chiedere a John a che punto siamo", hai già gli appunti di John sulla piattaforma - e anche quelli di tutti gli altri.

Puoi anche utilizzare la piattaforma per tenere traccia delle comunicazioni con i clienti, aumentando ulteriormente la trasparenza. Cerca strumenti che ti consentano di inviare contenuti appena creati o report pronti per la presentazione direttamente al cliente per ulteriori funzionalità.

Cosa cercare negli strumenti di gestione dei progetti sui social media

Non esistono due progetti di social media esattamente uguali, quindi ha senso che anche le funzionalità del software necessarie per affrontare magistralmente ogni campagna possano differire. Tuttavia, ci sono alcune funzionalità che sono quasi universalmente utili per vendere pacchetti di social media e assicurarti di avere le risorse per mantenere le tue promesse.

1. Programmazione efficace su piattaforme di social media

Niente assorbe il tempo come cercare di programmare i post sui social media su più piattaforme, uno alla volta. Tutta quella formattazione, copia e incolla e clic si aggiunge a innumerevoli ore perse. Gli strumenti di gestione dei progetti sui social media che ti consentono di pianificare un singolo post su più canali, pur continuando a personalizzare i tempi e i dettagli dei post per adattarli a tali canali, possono aiutarti a migliorare il tuo flusso di lavoro e il ROI complessivo.

2. Analisi e reportistica sociale

A meno che il tuo software di gestione dei progetti sui social media non integri l'analisi dei social e i report associati, non sarai in grado di valutare lo stato delle tue campagne senza passare da una piattaforma all'altra per verificare le prestazioni dei post.

3. Opzioni di analisi

La presenza di strumenti di analisi è importante, ma avere la possibilità di scegliere quali analisi monitorare può essere ancora più importante. Una campagna incentrata sul convincere i follower social a visualizzare qualcosa sul sito Web del cliente potrebbe dare la priorità alle conversioni di traffico, mentre una campagna progettata per aumentare la consapevolezza del marchio potrebbe essere più interessata alle condivisioni social e ai tassi di coinvolgimento.

Avere la possibilità di eliminare i flussi di dati meno utili ti aiuta a concentrarti su quelli vitali, come ridurre il rumore di fondo.

4. Funzionalità di approvazione dei contenuti

Ci vuole più di un "okay" prima che tu possa inviare nuovi contenuti nel mondo. Trova uno strumento di gestione del progetto che si adatti a un processo di approvazione in più fasi e puoi raccogliere risorse e chiedere approvazioni a tutti, dai progettisti al CMO del cliente, utilizzando la tua dashboard centrale.

5. Creazione di contenuti sociali

Gli strumenti di gestione dei progetti sui social media più ambiti incorporano anche la creazione di contenuti nel loro flusso di lavoro. Ha senso avere risorse come editor WYSIWYG, foto d'archivio e utilità di correzione di bozze a portata di mano. Quando puoi redigere, modificare, mostrare, ottenere l'approvazione, programmare e pubblicare contenuti social da un'unica piattaforma, sei sulla buona strada per il livello successivo di produttività.

Domande frequenti

Quanto spesso dovrei rivalutare la mia strategia sui social media e adattarla secondo necessità?

Controlla la tua strategia sui social media almeno ogni sei mesi. Alcune circostanze, come un notevole cambiamento nell'algoritmo di una piattaforma o metriche che vanno nella direzione sbagliata, sono sicuramente motivo per rivedere la tua strategia e soppesare i pro ei contro delle opzioni alternative.

Cosa devo fare se sorgono problemi o crisi imprevisti durante un progetto sui social media?

I tuoi pacchetti di gestione dei social media dovrebbero includere criteri di gestione della reputazione e delle crisi che descrivono come affrontare gli "scenari peggiori". Stabilire in anticipo una chiara catena di comando e un processo di segnalazione. Al momento, rispondi prontamente alle critiche e usa l'empatia e la tua attuale politica sui social media per guidare le risposte.