Come utilizzare SMS per la gestione della proprietà: vantaggi, casi d'uso e modelli

Il marketing della tua proprietà può essere un processo lungo e costoso. L'utilizzo di SMS per la gestione della proprietà ti farà risparmiare risorse preziose che altrimenti andrebbero in una pianificazione scadente, ispezioni periodiche mancate e comunicazioni errate con i clienti via e-mail.

Questo articolo ti insegnerà tutto ciò che devi sapere sulla gestione di una proprietà tramite SMS, quanto è facile integrare gli SMS nella tua attuale strategia di gestione e perché i suoi molteplici vantaggi sono ciò di cui hai bisogno per far prosperare la tua attività.

Cos'è la gestione immobiliare?

La gestione della proprietà è il processo di supervisione della manutenzione di un investimento immobiliare. I tipi di proprietà includono appartamenti, condomini, comunità domestiche private, centri commerciali e persino parchi industriali.

I gestori di proprietà sono generalmente tenuti a superare un esame di licenza prima di poter iniziare a lavorare in questa veste e sono responsabili di quanto segue:

• Trovare inquilini;
• Riscuotere l'affitto;
• Risoluzione di problemi emergenti;
• Garantire la corretta manutenzione della proprietà.

Esistono tre tipi principali di gestione immobiliare:

• Residenziale – gestione di case unifamiliari o condominiali;
• Commerciale – gestione di edifici per uffici;
• Industriale : gestione di magazzini o impianti di produzione.

Come iniziare con gli SMS per la gestione della proprietà

Se stai cercando di ridurre i costi e aumentare l'efficienza, una soluzione incentrata sui dispositivi mobili è la soluzione migliore. Gli SMS sono il modo più semplice ed economico per comunicare con i tuoi inquilini in qualsiasi momento. Ecco come iniziare a gestire la tua proprietà tramite SMS:

• Scegli un'app che consenta agli inquilini di registrarsi facilmente per gli avvisi di testo sui propri numeri di telefono. Richiedere loro di utilizzare un indirizzo e-mail o collegare il proprio numero di telefono a un account di social network non sarebbe altrettanto sicuro.
• Scopri cosa offre SMS . Esplora tutte le funzionalità che il tuo provider SMS ha da offrire in modo da poterle sfruttare al meglio; ad esempio, l'invio di SMS in blocco è molto utile quando è necessario contattare più inquilini per lo stesso problema (sollecito di scadenza dell'affitto, lavori di manutenzione programmati, ecc.). Dovrai assicurarti di ottenere il consenso delle persone prima di contattarle.
• Sviluppare una strategia per l'invio di testi . Pensa al tipo di informazioni di cui ogni inquilino ha bisogno e quando ne ha bisogno. Se possibile, pianifica i tuoi messaggi in base all'ora del giorno o al giorno della settimana per assicurarti che gli inquilini ricevano ciò di cui hanno bisogno quando ne hanno bisogno. Gli SMS per la gestione della proprietà funzionano meglio quando si basano sui dati aggiornati degli inquilini per una maggiore personalizzazione.

Vantaggi dell'utilizzo di SMS per la gestione della proprietà

Ci sono innumerevoli vantaggi nell'usare gli SMS per la gestione della proprietà, ma abbiamo riassunto i più importanti di seguito:

1. Affronta efficacemente i cattivi inquilini

I testi sono ottimi per trattare con inquilini cattivi perché forniscono una cronologia di facile accesso di tutte le tue conversazioni con loro. Poiché la maggior parte dei testi viene letta quasi immediatamente, puoi tenere traccia di ciò che sta accadendo e scoprire immediatamente quando i problemi devono essere affrontati.

Un altro vantaggio dell'utilizzo degli SMS quando si ha a che fare con cattivi inquilini è il fattore "cool". Quando si gestiscono i problemi, spesso è difficile mantenere la lucidità. Un breve SMS è un modo molto professionale per segnalare la tua preoccupazione su un problema senza lasciare che le tue emozioni abbiano la meglio su di te. Impegnarsi in discussioni tramite SMS accade raramente o per niente.

2. Evita problemi legali e problemi con le scartoffie

Quando sei un gestore di proprietà, cose come contratti di locazione, pagamenti e reclami possono facilmente diventare travolgenti se non utilizzi il sistema giusto.

Oltre a tenere traccia di tutti i pagamenti dell'affitto dei tuoi inquilini, devi anche assicurarti che siano aggiornati sulla loro assicurazione, verificare le informazioni sulla patente di guida e tenere traccia di eventuali danni o problemi di manutenzione che si verificano in le loro unità.

Il modo migliore per evitare questi problemi è inviare automaticamente promemoria SMS o messaggi ai tuoi inquilini. Ciò ti consente di mantenere aggiornati tutti i tuoi record senza doversi preoccupare di perdere informazioni importanti.

Se utilizzi le notifiche SMS per ricordare agli inquilini cose come il pagamento dell'affitto o la segnalazione di problemi di manutenzione, hai una prova automatica che sono stati informati, che puoi utilizzare nel caso in cui affermino il contrario.

3. Riduci le perdite di tempo e i costi

In qualità di gestore di proprietà, sei spesso sopraffatto da scartoffie e compiti amministrativi che ti impediscono di risolvere effettivamente i problemi degli inquilini. Quando scegli SMS per gestire le proprietà, tu:

• Ridurre o eliminare le mancate presentazioni;
• Migliorare la comunicazione con gli inquilini;
• Risparmia sulle spese postali;
• Offri agli inquilini l'opportunità di pagare online utilizzando i portali di riscossione degli affitti tramite SMS.

4. Semplificare la comunicazione interna

Le soluzioni SMS per la gestione delle proprietà vi aiuteranno a semplificare la comunicazione interna e gli sforzi della task force. Avvisi di testo come cancellazioni di appuntamenti o rapporti di emergenza rendono più facile mobilitare i tuoi team in pochi minuti.

Puoi mobilitare efficacemente più team utilizzando un numero di lavoro dedicato o creare elenchi per ciascun team (manutenzione, visualizzazione della proprietà, ecc.). I tuoi dipendenti apprezzeranno ricevere avvisi rapidi in caso di emergenza e un SMS tempestivo li aiuterà a organizzare i programmi di manutenzione in modo più efficiente.

Principali casi d'uso degli SMS per la gestione immobiliare

Ecco come utilizzare gli SMS per la gestione immobiliare a vantaggio della tua azienda mentre gestisci uno o più immobili:

1. Promemoria: date di scadenza dell'affitto, scadenza del leasing

Se offri promemoria di pagamento dell'affitto via SMS, è facile per gli inquilini pagare l'affitto in tempo. Puoi anche automatizzare gli avvisi di rinnovo del leasing e altri aggiornamenti importanti utilizzando gli strumenti di automazione degli SMS, che semplificano il processo per entrambe le parti.

Puoi anche personalizzare le interazioni con gli inquilini in base alle loro risposte.

Ad esempio, se un inquilino risponde affermativamente a un avviso di rinnovo automatizzato del contratto di locazione, contattalo direttamente tramite SMS per finalizzare i dettagli e fargli configurare i nuovi codici di accesso.

Gli SMS sono un modo rapido e conveniente per comunicare con gli inquilini e inviare promemoria e notifiche di manutenzione direttamente al telefono del cliente, invece di preoccuparsi che documenti importanti finiscano nel file spam.

2. Aggiorna il tuo database clienti

La gestione della proprietà tramite SMS aiuta ad aumentare notevolmente l'archiviazione dei dati dei clienti in un breve periodo di tempo. Ogni volta che invii un messaggio a un inquilino e richiedi ulteriori informazioni o aggiorni un contratto di locazione, le sue informazioni vengono aggiornate e il tuo database diventa più forte.

3. Pubblicità immobiliare – affitto o vendita

Gli SMS sono ottimi per inviare offerte promozionali o eventi pubblicitari della comunità, case aperte o le ultime proprietà che hai elencato. Ecco alcuni dei vantaggi che i proprietari ottengono quando scelgono di pubblicizzare proprietà tramite SMS:

• Conveniente : gli SMS possono essere inviati a una frazione del costo delle telefonate o degli annunci sui giornali;
• Mirato : puoi facilmente scegliere come target le persone per età, sesso, posizione e interessi utilizzando elenchi e parole chiave;
• Conveniente : puoi inviare il tuo testo in qualsiasi momento, da qualsiasi luogo.

4. Avvisi relativi alla proprietà

Con le integrazioni SMS, puoi inviare notifiche sulle attività di manutenzione che devono essere eseguite sulla proprietà in un determinato momento della giornata o della settimana.

In caso di emergenza (come un tetto che perde), puoi inviare messaggi di massa agli inquilini in modo che non vengano colti alla sprovvista dai danni causati dall'acqua nei loro appartamenti o case.

5. Umanizzare le interazioni con gli inquilini

Gli SMS sono un ottimo modo per comunicare con gli inquilini. È veloce, semplice ed efficiente ma anche personale. Poiché circa l'89% dei messaggi SMS viene letto entro tre minuti dalla ricezione, gli SMS sono lo strumento ideale per le richieste di informazioni, inclusi i dettagli sullo stato attuale della proprietà, i documenti dell'inquilino, la disponibilità a programmare le riparazioni, ecc.

6. Notifiche di nomina e mantenimento

È inoltre possibile utilizzare i messaggi di testo come mezzo per comunicare con venditori e fornitori per programmare i lavori di manutenzione in giorni o orari particolari in base alla disponibilità e ad altri fattori, come la disponibilità di parcheggi o il flusso di traffico all'interno di una determinata area.

Modelli di SMS per la gestione della proprietà

1. Selezione degli inquilini

Ciao [Nome],

Grazie per il tuo interesse nell'affittare apt. no. X. Ci piacerebbe sapere di più su di te, quindi per favore rispondi a questo messaggio e ti risponderemo presto per fissare un appuntamento!

Spedisci ora Copia testo

2. Firma del contratto di locazione

3. Riscossione dell'affitto

Seguito:

4. Gestione fiscale

5. Marketing immobiliare

6. Pianificazione delle riparazioni

7. Manutenzione della proprietà

8. Comunicazione di gruppo

Conclusione

Gli SMS sono un potente strumento che può essere utilizzato per potenziare la tua strategia di gestione immobiliare. La possibilità di inviare messaggi direttamente ai tuoi inquilini ti consente di costruire un rapporto più forte con loro e li fa sentire apprezzati.

Le notifiche dei messaggi di testo offrono una migliore esperienza di proprietà per i residenti ed è facile aggiungere funzionalità SMS alla tua attuale routine di gestione della proprietà in movimento.

È possibile inviare messaggi a tenant, clienti, fornitori e partner. Puoi anche ricevere feedback via SMS e ricevere avvisi in tempo reale su eventuali problemi che potrebbero sorgere nelle tue proprietà.