5 segni che la tua azienda è pronta per aggiornare la sua soluzione di contabilità

Un software di contabilità obsoleto ti costa tempo e denaro? Fai attenzione a queste cinque bandiere rosse.

Nel momento in cui stai leggendo questo, hai superato l'incubo annuale della stagione fiscale (spero). Congratulazioni! Ora puoi concederti una bella limonata per un lavoro ben fatto e iniziare a dormire libero dal terrore dell'IRS che ti perseguita attraverso i tuoi sogni.

Che questo sia stato il tuo primo incubo fiscale o il tuo attacco annuale di ansia legata alla stagione fiscale, sono pronto a scommettere che un software di contabilità insufficiente o obsoleto è stata una parte importante dei tuoi guai.

Irene Wachsler, CPA e consulente aziendale del Massachusetts, afferma che uno dei più grandi errori che vede commettere i proprietari di piccole imprese è "non prendere tutte le detrazioni ammissibili perché non investono in un sistema contabile adeguato".

Tuttavia, le detrazioni mancate sono solo uno dei segni che il tuo sistema di contabilità insufficiente ti sta costando tempo e denaro.

Wachsler ha aggiunto che molti problemi delle piccole imprese "possono essere facilmente risolti utilizzando un sistema di contabilità cloud che dispone di feed bancari automatizzati e regole bancarie".

Non suona molto più bello che strapparsi i capelli?

5 bandiere rosse che il tuo software di contabilità ha bisogno di un aggiornamento

In questo articolo, esamineremo cinque segnali di pericolo che la tua azienda ha bisogno di aggiornare il tuo sistema contabile, insieme a suggerimenti utili su come una tecnologia di contabilità aggiornata può aiutare.

1. Stai trascorrendo più tempo con il tuo software di contabilità che con la tua attività

Segnali di pericolo a cui prestare attenzione:

• Lavori di notte e nei fine settimana per aggiornarti sulle attività di contabilità di base.
• La maggior parte del tuo tempo dedicato alle attività contabili è pesante per l'immissione di dati.
• Le attività di contabilità di base come le buste paga e la fatturazione ti stanno allontanando dalla crescita della tua attività.

Perché questo è un problema: il software di contabilità (e in realtà quasi tutti i software aziendali) dovrebbe essere progettato per farti Quindi, se il tuo strumento di contabilità non ti restituisce il tempo che puoi utilizzare per far crescere la tua attività, non sta facendo il suo lavoro.

Ad essere onesti, se la tua contabilità è anche un po' complessa con molte transazioni e clienti, i tuoi problemi potrebbero riguardare tanto il personale quanto l'insufficienza di software. In tal caso, devi chiederti se preferisci dedicare dieci ore alla settimana a gestire la tua contabilità o pagare un professionista di poche centinaia di dollari al mese per gestirla in modo da poter avere indietro quel tempo.

In che modo il nuovo software di contabilità può aiutare: l'attuale generazione di software di contabilità può farti risparmiare tempo in molti modi, dalla scansione delle ricevute per la gestione delle spese all'automazione dei processi di routine come la fatturazione e la contabilità. Se hai eseguito manualmente il libro paga, probabilmente trascorrerai ore ogni settimana per farlo. L'utilizzo di un software di contabilità con libro paga integrato potrebbe cambiare la vita.

Parlando di integrazioni, sono la chiave per risparmiare tempo personalizzato. I prodotti di contabilità affermati hanno creato relazioni con centinaia di sviluppatori di app, consentendoti di collegare qualsiasi cosa, dal tuo CRM a un sistema di punti vendita al tuo sistema di contabilità. Ciò consente di risparmiare tempo riducendo il numero di clic tra le app e estraendo dati per te.

Ad esempio, la ricerca di Intuit (condivisa su QuickBooks Connect nel novembre 2018) mostra che ogni utente di QuickBooks Online risparmia circa È nella natura umana stabilire una routine e quindi attenersi a ciò che sappiamo, quindi il modo migliore per scoprire cosa ti sei perso è provare uno strumento di contabilità popolare e chiedere a un rappresentante del fornitore come potrebbe farti risparmiare tempo.

2. Il tuo strumento di contabilità non viene più aggiornato

Segnali di pericolo a cui prestare attenzione:

• Il tuo software di contabilità si blocca regolarmente.
• Il tuo software di contabilità è stato violato dagli hacker.
• Il tuo software di contabilità ha perso la funzionalità quando il tuo sistema operativo è stato aggiornato.

Perché questo è un problema: Che sia perché il tuo software di contabilità è open source e non è più supportato o perché è stato distribuito da un'azienda che non è più in attività, usare un software che non viene aggiornato non significa solo perdere il funzionalità più recenti, si tratta di proteggere i tuoi dati e i dati dei tuoi clienti.

Potresti dire: "Non ho bisogno del software di contabilità più recente perché non ho bisogno di intelligenza artificiale, CPA virtuali e droni autonomi che consegnano i miei documenti fiscali all'IRS".

Prima di tutto: non dovresti mai provare a consegnare qualcosa a un edificio federale tramite drone. Secondo: il rischio maggiore del software non supportato è la sua vulnerabilità all'hacking, come una porta sul retro spalancata che oscilla nel vento. Vuoi spiegare ai tuoi clienti che le loro informazioni bancarie sono trapelate perché non volevi fare spazio nelle tue spese operative per un software di contabilità aggiornato?

In che modo il nuovo software di contabilità può aiutare: quando hai un sistema di contabilità moderno e aggiornato dietro la tua attività, puoi dormire sonni tranquilli sapendo che i tuoi dati e quelli dei tuoi clienti sono in buone mani. Oltre alla sicurezza dei dati, è anche fondamentale che il tuo strumento di contabilità venga aggiornato annualmente ( almeno ) per riflettere le mutevoli leggi fiscali.

Se il tuo sistema non è stato aggiornato, ad esempio, dall'approvazione del Tax Cuts and Jobs Act alla fine del 2017, potresti perdere numerose detrazioni e crediti d'imposta perché il tuo software non sa cercarli. O, forse anche peggio, potresti prendere deduzioni che il tuo software obsoleto ritiene ancora attivo (come le spese di intrattenimento) e segnalarti per un audit IRS.

3. Il tuo software di contabilità non funziona sui dispositivi mobili

Segnali di pericolo a cui prestare attenzione:

• Il tuo software di contabilità non ha app native per iOS o Android.
• Il tuo software di contabilità ha funzionalità limitate sui dispositivi mobili.
• Il tuo software di contabilità funziona sul tuo dispositivo mobile, ma manca di funzionalità vitali.

Perché questo è un problema: circa un decennio fa, poter accedere al tuo software di contabilità su tablet e smartphone era un lusso raro e stravagante, come poter giocare a giochi arcade in un pub sportivo su un volo di fondo. Molto è cambiato da allora.

Nell'anno 2019, con la proliferazione di dispositivi mobili e team distribuiti, l'accesso mobile è un must per i leader aziendali.

Se hai bisogno di guidare in ufficio a mezzanotte di venerdì per risolvere un problema con la fattura di un cliente, il tuo software di contabilità ti sta davvero servendo o stai lavorando per questo? Vuoi anche assicurarti che il tuo strumento di contabilità funzioni bene sui dispositivi iOS come su Android in modo che tutti coloro che ne hanno bisogno possano usarlo e che sia a prova di futuro.

In che modo il nuovo software di contabilità può aiutare: la funzionalità Android e iOS è ora standard per gli strumenti di contabilità più diffusi, come QuickBooks e Wave Accounting (i primi due nella nostra lista più popolare al momento della stesura di questo articolo), consentendoti di eseguire le tue attività di contabilità con la stessa facilità da il treno o l'autobus come dal tuo computer desktop al lavoro.

In qualità di leader aziendale, sai quanto sia raro avere cinque ore di fila quando puoi semplicemente sederti alla scrivania e guardare i rapporti finanziari o bilanciare i conti. Ma se sei in grado di farlo in viaggio in un aeroporto o dal tuo divano il sabato pomeriggio, sarai più in sintonia con la salute finanziaria della tua attività.

4. Il tuo software di contabilità non si integra con nessuna nuova app

Segnali di pericolo a cui prestare attenzione:

• Hai app separate per attività come la fatturazione o la gestione delle spese, ma non si integrano con il tuo strumento di contabilità di base, quindi sei bloccato con ore di noioso inserimento di dati.
• Il tuo software di contabilità si integrava con alcune delle tue app, ma non è stato aggiornato da quando le app sono state aggiornate, quindi non funzionano più bene insieme.
• Il tuo software di contabilità si integra con un elenco molto piccolo di app, costringendoti a utilizzare app con cui non ti senti a tuo agio.

Perché questo è un problema: a tutti piace lavorare in modo diverso e ognuno ha i suoi strumenti preferiti per gestire compiti diversi. Dovresti decidere quali strumenti e app di contabilità utilizzare e non lasciare questa decisione al tuo software di contabilità.

Se il tuo software non si integra con le nuove app significa che i suoi sviluppatori stanno trascurando di aggiornare il sistema o che non stanno collaborando con altri sviluppatori. Nessuno di questi motivi fa ben sperare per l'utilità del sistema.

In che modo il nuovo software di contabilità può aiutare: QuickBooks e Xero (due dei primi cinque fornitori nella nostra lista dei "20 migliori software di contabilità più popolari") si integrano ciascuno con più di 500 app. Ciò significa che comunque ti piaccia tenere traccia delle spese, inviare fatture, accettare pagamenti o fare quasi tutto ciò che riguarda la contabilità e le finanze della tua azienda, quei sistemi sono preparati per lavorare con te, non costringerti a fare le cose a modo loro.

Dici che hai ereditato uno strumento di fatturazione dal tuo precedente partner commerciale ma non ti è mai piaciuto davvero? Con il tuo nuovo software di contabilità personalizzabile, puoi accedere al mercato delle app e sfogliare un'ampia selezione di app di fatturazione, leggere recensioni, provarle e trovarne una che funzioni con il tuo sistema e ti semplifichi la vita.

5. Il tuo software di contabilità ha poche o nessuna funzionalità di automazione

Segnali di pericolo a cui prestare attenzione:

• Stai inviando manualmente le fatture mensili agli stessi clienti, anche se ci sono poche modifiche.
• Gestisci le spese conteggiando ricevute cartacee sbiadite.
• Dedichi diverse ore alla fine di ogni mese a riconciliare il tuo estratto conto con il tuo software di contabilità.

Perché questo è un problema: l'automazione, una volta roba di fantascienza e fantasy, ora è solo una parte normale del fare affari nel mondo moderno. E se non utilizzi un software di contabilità con funzionalità di automazione, stai sprecando un sacco di tempo che potrebbe essere speso meglio per far crescere la tua attività.

Un altro problema con le attività di contabilità manuale è che sei più soggetto a errori rispetto al software. L'automazione garantisce che finché si dispone di dati puliti, il sistema non commetterà mai errori. D'altra parte, quando digiti la cinquantesima fattura alle 2 del mattino, è molto probabile che tu commetta un errore.

In che modo il nuovo software di contabilità può aiutare: un software di contabilità aggiornato può eliminare l'immissione di dati da attività come fatturazione, buste paga, gestione delle spese e riconciliazione bancaria.

Guarda questa procedura dettagliata video delle funzionalità di automazione di QuickBooks Online:

"Migliori pratiche contabili e automazione in QuickBooks Online" (Fonte)

Invece di cercare e beccare pile di fatture e ricevute, imposti processi automatizzati e ricontrolla i numeri alla fine di ogni mese per assicurarti che tutto sia a posto. In questo modo, puoi dedicare il tuo tempo alla gestione della tua attività invece di diventare uno specialista dell'immissione di dati.

Cosa ti impedisce di aggiornare la tua soluzione di contabilità? C'è un problema che ti impedisce di aggiornare il tuo sistema contabile di cui non ho parlato in questo articolo? Costo? Paralisi per analisi? Un contabile irritabile che si rifiuta di lavorare con qualcosa di diverso dal sistema open source che suo cognato ha programmato nei primi anni '90 come progetto di un college comunitario? Qualunque cosa ti impedisca di passare a qualcosa che semplificherebbe la vita a te e al tuo team, voglio sentirne parlare; contattami su Twitter @AndrewJosConrad. Nel frattempo, assicurati di tenere d'occhio il nostro blog di contabilità e finanza per suggerimenti su tutto, dal futuro della tecnologia di contabilità ai migliori podcast fintech da cui puoi imparare.