Una guida al software di pianificazione delle società di servizi per i franchising

Per i franchising in movimento, quelli che svolgono un servizio sul campo, visitando le sedi di clienti commerciali o residenziali, il software di pianificazione delle società di servizi è una parte importante delle loro operazioni commerciali.

Gli strumenti giusti possono aiutare questi franchising a operare in modo più efficiente e redditizio. Ma cosa c'è di diverso nell'ambiente del franchising? Quali sono le soluzioni specifiche di cui hanno bisogno i franchising di servizi e come funzionano?

Risponderemo a queste e altre domande in questa guida al software di pianificazione delle società di servizi.

Che cos'è il software di pianificazione delle società di servizi?

In questo caso, stiamo parlando di aziende di servizi che "fanno le visite a domicilio". In altre parole, visitano le sedi dei loro clienti per svolgere il loro servizio.

Pensa alle attività di assistenza sul campo come traslochi, addetti alle pulizie domestiche e aziendali, società di rimozione della spazzatura, società di installazione e altri fornitori di servizi simili.

Per queste aziende, i loro strumenti software devono avere funzionalità che tengano conto dell'esecuzione del lavoro sul campo. Il lavoro ha un'ora specifica sul calendario, un luogo in cui si svolgerà il lavoro, un ordine di lavoro con i dettagli del lavoro da svolgere e altre funzioni aziendali necessarie. Il software di pianificazione delle società di servizi tiene conto di tutte queste esigenze e fornisce a queste aziende specifiche gli strumenti di cui hanno bisogno.

La differenza con i franchising

Nel caso dei franchising, c'è ancora più complessità. Le singole sedi in franchising devono accedere ai giusti tipi di strumenti. Il franchising stesso potrebbe richiedere che tutte queste posizioni si colleghino tra loro. Possono scegliere di farlo per offrire un livello di servizio coerente in tutto il franchising.

Il software di pianificazione delle società di servizi per i franchising fornirà alle singole sedi le funzionalità di cui hanno bisogno. Può anche fornire al franchisor una visione dell'intera attività. Altro su quello di seguito.

Le caratteristiche che contano

Per questo specifico tipo di attività, hanno esigenze che tengono conto del tipo di attività che svolgono. Il software di pianificazione delle società di servizi ha funzionalità che soddisfano queste esigenze specifiche.

Prenotazione online localizzata o centralizzata

Sempre più spesso i clienti richiedono il tipo di comodità che consente loro di prenotare un appuntamento o un preventivo sul loro tempo. Potrebbero preferire farlo senza parlare con un amministratore o un venditore. Gli strumenti di prenotazione online offrono questo livello di comodità ai clienti e fanno anche risparmiare tempo alle aziende.

Per i servizi in franchising, hanno opzioni quando si tratta dei loro strumenti di prenotazione online. Ogni sede può avere il proprio motore di prenotazione locale, oppure il franchising può offrire un'opzione di prenotazione centralizzata. Con una soluzione localizzata, le singole sedi saranno responsabili dell'impostazione della propria disponibilità nel motore di prenotazione. Potrebbero anche essere parzialmente responsabili dell'indirizzamento del traffico alla loro pagina di prenotazione per convertire i lavori nel loro calendario.

Con un'opzione di prenotazione centralizzata, un franchisor può offrire alle singole sedi la comodità di non preoccuparsi delle funzioni di prenotazione. Il sito Web in franchising offre un unico strumento di prenotazione centralizzato e assegna il lavoro alla sede dell'affiliato appropriata. In effetti, per molti franchising di servizi, questa è una caratteristica di vendita importante. Quando il franchising gode di un forte riconoscimento del marchio e serve una vasta area (a livello statale o nazionale, ad esempio), le singole sedi traggono vantaggio dal non doversi preoccupare dell'amministrazione dei lavori di prenotazione. Il booking engine centralizzato inserisce il lavoro direttamente nel loro calendario, offrendo comodità al cliente e grande valore per l'operatore della sede in franchising.

Programmazione

Non solo la posizione, ma ogni singolo tecnico o team ha bisogno di trasparenza nel proprio programma giornaliero. Il software di pianificazione delle società di servizi può offrire all'intera azienda informazioni dettagliate sulla pianificazione giornaliera. Può evidenziare le posizioni, i dettagli dei lavori e i tecnici che li eseguiranno.

Ad esempio, un'azienda di rimozione della spazzatura ha cinque camion sulla strada da un'area di servizio. Ciascuno dei lavori giornalieri sarà in programma. Ogni conducente potrà vedere i propri lavori individuali sui propri dispositivi mobili. Possono anche timbrare i lavori in entrata e in uscita quando arrivano e quando il lavoro è completo. In questo modo, il programma è aggiornato e sia l'azienda che i clienti sono tenuti informati. E non richiede alcuna comunicazione aggiuntiva tra l'ufficio ei camion.

"Il sistema ha semplificato l'azienda e il modo in cui gestiamo i prezzi per area", afferma Adam Butler, Managing Partner di Jiffy Junk. “La mappatura degli indirizzi incorporata ha anche ridotto l'errore nell'input dell'indirizzo di servizio. È fantastico poter inserire in modo rapido ed efficiente i lavori prenotati nel programma e spediti direttamente agli iPad sui camion".

Ordini di lavoro

Un lavoro di servizio è più di un semplice appuntamento su un calendario. Per le società di servizi, le specifiche del lavoro devono essere delineate in dettaglio, insieme a tutte le note pertinenti che sono specifiche per quel lavoro. La maggior parte delle società di servizi utilizza un ordine di lavoro basato su modelli come punto di partenza per questi lavori.

Un ordine di lavoro contiene tutti i dettagli necessari al tecnico per eseguire il lavoro. Ad esempio, l'ordine di lavoro di un'impresa di pulizie potrebbe specificare quali stanze presso la sede di un cliente devono essere pulite. Può anche includere istruzioni speciali per ciascuno. Oppure, l'ordine di lavoro di un'azienda di installazione di finestre potrebbe includere gli strumenti e i materiali necessari per eseguire il lavoro, come le dimensioni esatte del vetro, le guarnizioni di tenuta o qualsiasi altro dettaglio specifico del lavoro.

Ottimizzazione del percorso

Per le società di servizi con molti camion sulla strada, in particolare per quelle che svolgono una serie di lavori al giorno, l'ottimizzazione del percorso può far risparmiare molto tempo e denaro.

L'ottimizzazione del percorso è una funzionalità che aiuterà a tracciare i lavori della giornata in base all'ora e alla posizione per ridurre il tempo di guida. Fattori come il traffico e il tempo necessario per eseguire ogni lavoro. Ad esempio, potresti avere un tecnico o un team più veloce degli altri. Senza l'ottimizzazione del percorso, puoi dare a questi team più lavori al giorno, massimizzando il loro potenziale.

Con l'ottimizzazione del percorso, le società di servizi possono ridurre il tempo necessario per programmare la giornata e passare da un lavoro all'altro, con un notevole risparmio di tempo e carburante.

Messaggistica di testo transazionale e conferme di appuntamento

Quando un lavoro viene prenotato, quando arriva una squadra e quando un lavoro è completo, è prudente che i tecnici aggiornino il cliente così come la sede centrale. Anziché richiedere ai tecnici di essere impegnati nell'invio di messaggi mentre sono sul campo, il software di pianificazione delle società di servizi può inviare messaggi di testo automatizzati quando lo stato del lavoro cambia.

Ad esempio, quando un camion in movimento arriva presso la sede di un cliente per iniziare a caricare il camion. Possono aggiornare il loro stato sull'ordine di lavoro e inviare un messaggio di testo direttamente al cliente per dire che il camion è arrivato. Lo stesso può essere fatto quando il lavoro è completo. Le aziende esperte possono anche includere un invito per i clienti a lasciare una recensione quando il servizio è completo o, se necessario, a programmare il prossimo appuntamento.

Fatturazione

Oltre a notificare ai clienti lo stato del lavoro, il software di pianificazione della società di servizi può generare fatture quando il lavoro è completo e inviarlo via email al cliente. L'invio automatico delle fatture in questo modo può far risparmiare tempo amministrativo e aiutare le aziende a essere pagate più velocemente.

Le fatture digitali inviate tramite e-mail possono includere una serie di opzioni di pagamento che offrono al cliente la comodità di scelta. E danno all'azienda la possibilità di riscuotere il pagamento in modo indolore e professionale. Il software di pianificazione delle società di servizi può anche integrarsi con strumenti di fatturazione e contabilità come Quickbooks. Possono sincronizzare automaticamente i dati tra entrambi gli strumenti software in modo che i record siano coerenti a livello aziendale.

"Ci piace che sia conveniente per i nostri clienti, ma soprattutto ha ridotto il tempo necessario per il pagamento delle fatture", afferma Chris Aconley, COO di Men In Kilts. “Più è facile per i clienti, meglio è per i nostri franchisee e tecnici del settore. Siamo stati pagati ancor prima di aver lasciato il cantiere".

Pagamenti

Accettare pagamenti sul campo è il modo più veloce per farsi pagare per le aziende. Il software di pianificazione delle società di servizi può offrire ai clienti una serie di opzioni di pagamento, inclusa l'accettazione del pagamento in loco. Spesso questo significa integrarsi con uno strumento di pagamento di terze parti. Per il cliente, tuttavia, funziona come un'esperienza uniforme e coerente come parte della suite software.

Statistiche e monitoraggio

Per le aziende di tutte le dimensioni, il monitoraggio dei risultati e delle prestazioni è una parte fondamentale del monitoraggio del loro successo e della loro crescita. Il software di pianificazione delle società di servizi può essere di grande aiuto in questo settore. Ciò è possibile perché tutte le operazioni aziendali sono in un unico posto.

Gli strumenti software possono tenere traccia dei lavori per sede, per camion o tecnico e molte altre metriche aziendali chiave. Avere questa raccolta di dati accurata offre alle aziende approfondimenti che possono informare i cambiamenti operativi che consentono la crescita.

Funzionalità multi-posizione e strumenti per franchisor

Come accennato in precedenza, gli strumenti di pianificazione delle società di servizi per i franchising presentano alcune differenze fondamentali. I franchisor hanno accesso agli strumenti sopra elencati, oltre a strumenti di reporting che danno loro visibilità sull'intera azienda.

Il monitoraggio delle prestazioni di ciascuna sede è solo una parte del vantaggio. La possibilità di avviare facilmente nuove posizioni è un'altra caratteristica fondamentale. Il software di pianificazione delle società di servizi per i franchising dovrebbe essere progettato per crescere e scalare con il franchising. Dovrebbe rendere facile "attivare" nuove posizioni con facilità, offrendo lo stesso livello di servizio a ciascuna sede.

Il software di gestione del franchising di Vonigo per le società di servizi può fare tutto ciò che è elencato qui e altro ancora. Sia che tu scelga la prenotazione locale o centralizzata, gli strumenti di Vonigo possono essere configurati in base alle esigenze uniche del franchising del servizio. Consente anche una facile espansione in nuove posizioni.

"Stimiamo che il motore di prenotazione online di Vonigo ci abbia risparmiato quasi il 90% dei costi di prenotazione di lavoro, rispetto a se dovessimo gestire le stesse prenotazioni di lavoro tramite il nostro team di assistenza clienti", afferma Boris Martin, co-fondatore di Velofix. “Vonigo è in grado di centralizzare i parametri su come funziona, appare e si sente la nostra organizzazione. Quindi ci consente anche di personalizzare e creare istanze uniche a livello di negozio/franchise. Che è incredibilmente unico e potente. Questo ci consente di personalizzare caratteristiche operative come zone, servizi offerti, assegnazioni orarie, ecc. per massimizzare l'efficienza e i profitti per ogni franchising".

Ulteriori informazioni sul software di pianificazione delle società di servizi per i franchising

Vuoi vedere in che modo il software di pianificazione delle società di servizi può aiutare la tua azienda a crescere? Che tu abbia un'attività con una o più sedi, o anche se sei già un grande franchising, la suite di strumenti software di Vonigo può essere personalizzata per soddisfare le tue esigenze.

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