Modelli di report sulle vendite: giornalieri, settimanali e mensili

Quindi ti è stato chiesto di scrivere un rapporto sulle vendite e probabilmente ti starai chiedendo “Report sulle vendite? Da dove comincio?"

Non preoccuparti, siamo qui per aiutarti. I rapporti sulle vendite sono fondamentali per mostrare a te e alla tua organizzazione se le quote sono state raggiunte, come si è comportato il tuo team e aiutare a guidare gli sforzi di vendita del tuo team per il futuro.

Ben il 48% delle organizzazioni con prestazioni inferiori ha processi di vendita inesistenti o informali (B2B Sales Management). Processi di reporting delle vendite efficaci aiuteranno la tua organizzazione a migliorare la produttività e accelerare la crescita dei clienti. Ecco perché abbiamo scritto questo blog, completo di pratici modelli di report, per aiutare il tuo team a vendere di più, meglio, più velocemente e forse anche più forte.

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Sommario

Come scrivere un rapporto sulle vendite in sei passaggi

Passaggio 1: conosci il tuo pubblico di segnalazione

Passaggio 2: raccogliere le metriche di vendita pertinenti

Passaggio 3: scegli l'intervallo di tempo per la segnalazione

Passaggio 4: utilizza grafica e illustrazioni

Passaggio 5: ritaglia il disordine

Passaggio 6: aggiungi contesto ai tuoi dati

3 tipi di modelli di report sulle vendite

Reportistica giornaliera sulle vendite

Reportistica settimanale sulle vendite

Rapporti mensili sulle vendite

Conclusione

Come scrivere un rapporto sulle vendite in sei semplici passaggi

Nelle prossime due sezioni, illustrerò sei passaggi facili da seguire per aiutarti a suddividere il processo di reporting delle vendite. Questi sei passaggi ti guideranno nella scelta di un pubblico, nella raccolta di metriche, nella creazione di rapporti per intervalli di tempo, nell'utilizzo della grafica e infine nell'aggiunta del contesto.

Passaggio 1: conosci il tuo pubblico di segnalazione

Prima di tutto: è importante sapere per chi stai scrivendo la tua relazione. I responsabili delle vendite hanno bisogno di informazioni diverse rispetto ai nuovi venditori per prendere le decisioni giuste. Considera chi leggerà questo rapporto sulle vendite.

Quali informazioni sono più importanti per loro?

Ad esempio, qualcuno in un ruolo di senior management vorrà probabilmente vedere i numeri relativi al valore del proprio investimento rispetto ai risultati misurabili del proprio team di vendita. Al contrario, un responsabile delle vendite che riporta al proprio team di vendita potrebbe voler concentrarsi sui progressi verso le previsioni e sulla produttività del team.

I venditori possono anche trarre vantaggio dalla creazione di report in proprio. La reportistica regolare può aiutare i venditori a perfezionare le proprie proposte, concentrare i propri sforzi verso obiettivi personali e di squadra e tenere traccia delle proprie entrate.

Sapere chi leggerà la tua relazione ti aiuterà a concentrarti sulle informazioni che contribuiscono al loro ruolo. Scopri cosa vuole il tuo lettore da te e consegnalo!

Passaggio 2: raccogliere le metriche di vendita pertinenti

Ora che hai identificato il tuo pubblico, puoi concentrarti sulla raccolta delle informazioni più utili, sia qualitative che quantitative. Dopotutto, i rapporti non finiscono una volta che hai visualizzato alcuni numeri. Presentare informazioni qualitative aiuta a contestualizzare e rafforzare tendenze e risultati, siano essi buoni o cattivi.

Se non hai mai monitorato le vendite prima o sei appena agli inizi, inizia chiedendoti cosa stai cercando di ottenere. Monitorare le tue metriche di vendita ti aiuterà a rispondere a grandi domande come:

• Quanto sei vicino alla chiusura di un accordo specifico?
• In quali fasi si trovano determinati clienti?
• Da dove provengono i tuoi contatti non qualificati?
• Come facciamo a togliere i clienti dalla pipeline?
• Quali venditori stanno ottenendo i risultati migliori? Quali sono in ritardo?

Fogli Google e Microsoft Excel sono ottimi strumenti per i principianti per imparare a organizzare i dati di vendita. Ma, se non sei un mago del foglio di calcolo, un sistema dashboard è lo strumento perfetto per iniziare a generare rapporti sulle vendite.

La configurazione di una dashboard ti fornirà sicuramente dati di reporting utili come:

• Conduttori caldi
• In quale fase del processo si trovano i tuoi potenziali clienti
• Prospettive nella tua pipeline
• Chiamate effettuate
• Riunioni prenotate
• Email inviate

...e altro ancora.

Vuoi imparare a semplificare più del semplice reporting? Scopri come puoi automatizzare l'intero processo di vendita attraverso una dashboard di vendita automatizzata.

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Inoltre, ricorda che l'obiettivo di un rapporto è creare un quadro completo di ciò che sta accadendo in un determinato momento e ti aiuterà a capire cosa deve accadere in futuro. Le informazioni che scegli dovrebbero essere strettamente correlate ai risultati delle prestazioni, alle operazioni di vendita giornaliere e agli indicatori chiave di prestazione (KPI).

Letture consigliate: come aggiungere il digitale alle tue vendite sui media tradizionali

Passaggio 3: scegli l'intervallo di tempo per la segnalazione

Avrai voglia di stipare tutto dentro... non farlo.

Meno è di più.

Stabilire un periodo di tempo ti aiuterà a selezionare le informazioni giuste da segnalare e consentirà un facile confronto da un periodo all'altro.

La tua relazione dovrebbe concentrarsi sugli obiettivi che stai cercando di raggiungere e sui numeri che si riferiscono direttamente ad essi. Ad esempio, se il tuo obiettivo è aumentare il valore dei tuoi clienti esistenti, potresti voler allungare il tempo di chiamata con i tuoi clienti esistenti durante le chiamate settimanali.

Passaggio 4: utilizza grafica e illustrazioni

L'inclusione di elementi grafici come grafici a barre e grafici a linee può semplificare le informazioni dense e mostrare a colpo d'occhio i cambiamenti nel tempo. Non vuoi far addormentare il tuo pubblico e quasi nessuno vuole fissare un foglio di calcolo troppo a lungo, non importa quanto possano essere utili. Le informazioni che stai presentando non sono sempre di dominio pubblico, quindi è importante renderle concise e digeribili.

Un grafico ben posizionato può fare la differenza nel modo in cui i tuoi venditori cambiano le loro azioni per il futuro. Un grafico a barre può aiutarti a illustrare l'obiettivo rispetto al raggiungimento effettivo, oppure un grafico a torta può dimostrare in che modo ogni prodotto ha contribuito alle vendite complessive.

Aggiungi illustrazioni utili al tuo rapporto e non ci sarà confusione quando presenterai i tuoi numeri. Inoltre, a tutti piace vedere quelle linee che salgono a destra! ?

Passaggio 5: elimina il disordine

Analizza il tuo rapporto e taglia le informazioni non essenziali. Non c'è motivo di condividere informazioni con persone che non ne hanno bisogno e non le utilizzeranno. Il tuo pubblico dovrebbe sentirsi come se gli avessi dato valore dopo aver letto il tuo rapporto, quindi assicurati che sia facile sfogliare ed estrarre le informazioni più importanti.

Passaggio 6: aggiungi contesto ai tuoi dati

Presentare i tuoi dati in un foglio di calcolo è necessario, ma aggiungere un contesto ai tuoi numeri è ciò che attirerà davvero l'attenzione di qualcuno. Ad esempio, se il tuo rapporto di conversione dei lead è inferiore rispetto al mese precedente, è importante sfruttare l'opportunità per discutere della qualità dei lead in entrata o dei motivi per cui i lead in arrivo non si stanno chiudendo.

Collega i dati alla performance.

Mostrare i numeri è una cosa, ma spiegare perché questi numeri sono cruciali per gli obiettivi giornalieri porterà a un rapporto più informativo e a risultati più redditizi per il futuro. I tuoi numeri sono la base, ma sta a te dipingere un quadro chiaro delle prestazioni complessive, quali aree stanno soffrendo e cosa puoi migliorare.

Letture consigliate: Prova delle prestazioni: dimostrare il ROI di marketing ai clienti aziendali locali

3 tipi di modelli di report sulle vendite:

Alcune metriche e dati non sempre si adattano a determinati intervalli di tempo, quindi è importante avere familiarità con vari periodi di tempo.

Reportistica giornaliera sulle vendite

Per creare un rapporto sulle vendite giornaliere, scegli le informazioni relative ai progressi giornalieri. Ad esempio, probabilmente non includerai le chiusure aziendali nel tuo rapporto giornaliero, poiché il più delle volte quel numero sarebbe uno zero, aggiungendo confusione non necessaria al tuo rapporto, ma includerai invece i dati sui lead che sono arrivati ​​​​in quel giorno.

"Il driver numero 1 per il tuo team di vendita è l'allineamento tra la compensazione e il comportamento di cui hai bisogno il team per raggiungere i propri obiettivi su base giornaliera" - Doug Campbell, VP delle entrate.

Alcuni criteri che dovresti considerare di segnalare sono:

• Tempo di conversazione
• Chiamate effettuate
• Riunioni prenotate
• Email inviate
• Qualità dei contatti

Fai clic qui per esplorare vari modelli per i rapporti giornalieri sulle vendite!

Reportistica settimanale sulle vendite

I rapporti settimanali aiutano a monitorare e misurare la tua produttività settimana dopo settimana, consentendoti di vedere le tendenze nel tempo senza dover aspettare che i rapporti mensili vengano pubblicati. I manager esamineranno le tattiche di vendita, i successi, le vittorie quella settimana, chi è leader nelle vendite e perché.

Alcuni criteri su cui vorrai segnalare saranno:

• Entrate settimanali
• Numero di nuovi clienti acquisiti quella settimana
• Confronto dei numeri con la settimana precedente.
• A che punto sono i clienti in attesa

Fare clic qui per accedere a un modello di report settimanale sulle vendite!

Rapporti mensili sulle vendite

Un report mensile sulle vendite ha lo scopo di fornire una prospettiva più ampia dell'andamento delle vendite e un'idea di cosa aspettarsi per il resto del trimestre. I rapporti mensili possono essere un momento competitivo, soprattutto per determinare chi è il più vicino del mese.

I criteri importanti su cui fare rapporto sono:

• numero di operazioni concluse
• numero di contratti in corso
• numero di chiusure in atto
• come far muovere le persone attraverso il gasdotto.

Fai clic qui per sfogliare vari modelli per i rapporti mensili sulle vendite!

Letture consigliate: Come vendere pubblicità digitale con il rapporto snapshot

Conclusione

Ecco qua! Sono sei passaggi facili da seguire per avviare il rapporto sulle vendite. Per riassumere, dovresti conoscere il tuo pubblico, raccogliere informazioni, scegliere il tuo lasso di tempo, utilizzare illustrazioni chiare, essere conciso e ricordare di aggiungere un contesto. Non rimandare oltre: siediti subito e inizia! Dai un'occhiata agli esempi di segnalazione inclusi in questo blog per avere alcune idee per iniziare il tuo. Ti sfido a configurare te stesso con una dashboard e iniziare oggi i tuoi rapporti sulle vendite. Ti semplificherà la vita in meglio e ti aiuterà a rimanere in pista.