Che cos'è un ordine di vendita? E perché dovrebbe interessarti?

Nel mondo degli affari, specialmente nel B2B (business-to-business), forse tutti voi avete sentito parlare di Ordine di vendita . Tuttavia, lo capisci davvero? Ebbene, non molte persone possono certamente dire " SI ".

Molte persone possono comprendere l'ordine cliente in alcuni aspetti, ma a volte lo scambiano per altri documenti simili come Ordine di acquisto (PO) e Fattura. La radice è che non hanno una profonda comprensione dell'ordine di vendita.

Quindi, cos'è esattamente un ordine cliente? Come distinguerlo da altri documenti? Ed è necessario nel processo aziendale? Tutto sarà spiegato chiaramente in questo articolo!

Che cos'è un ordine di vendita?

Un ordine di vendita o un SO è un termine popolare nel mondo degli affari. È ampiamente utilizzato da molte parti come grossisti, rivenditori, produttori e fornitori.

Un ordine cliente è un documento creato dai venditori per riconfermare la transazione ordinata dagli acquirenti. Questo ordine cliente, che verrà inviato in seguito agli acquirenti, di solito include informazioni sul numero di beni o servizi, sulla loro qualità e sui prezzi.

D'altra parte, un ordine cliente può anche essere inteso come un documento interno creato dagli stessi venditori (a volte chiamati fornitore) e salvato come record nell'azienda. Negli ordini di vendita ti verranno fornite le informazioni relative a data e luogo di consegna dei prodotti, modalità di pagamento della fattura e molte altre informazioni relative alla regolamentazione e alla logistica di ogni transazione. Quindi, è uno strumento efficace per il negozio per tenere il passo con l'ultima cifra dell'ordine che evade.

Ordine di vendita, ordine di acquisto e fattura: quali sono le differenze?

Nel mondo degli affari esistono non solo ordini di vendita, ma anche ordini di acquisto e fatture. Tre di loro sono abbastanza simili in alcuni aspetti che fanno sì che diverse persone, in particolare le matricole, li scambino l'uno per l'altro.

Ora, diamo un'occhiata a questa sezione per scoprire le differenze tra loro e riconoscerle con facilità.

Ordine di vendita

Come accennato in precedenza, un ordine di vendita è il documento creato per aiutare sia i venditori che gli acquirenti a confermare tutto nella transazione, dalla qualità del prodotto ai metodi di spedizione, e consentire ai venditori di tenere traccia dei loro ordini.

Quando acquisti un prodotto o un servizio, ti verrà consegnato un ordine di vendita per confermare che entrambe le parti venditrici comprendano correttamente il tuo desiderio. Di conseguenza, tutto avviene in una direzione precisa.

Ordinazione d'acquisto

Un ordine di acquisto, o PO, è un elenco di beni o servizi degli acquirenti e quindi inviato ai venditori. Consiste nei dettagli sugli articoli o sui servizi che desiderano acquistare dai venditori.

Questo tipo di ordine viene utilizzato all'inizio del processo di acquisto quando gli acquirenti vogliono avviare una conversazione con i venditori su ciò che vogliono ottenere.

Fattura

La fattura è un documento che viene generato dai venditori. Viene inviato agli acquirenti che hanno già acquistato i loro prodotti o servizi e li hanno ricevuti integralmente. Nella fattura, agli acquirenti verrà fornita la somma di denaro che devono pagare per ciò che hanno ricevuto e gli verrà chiesto di saldare il conto.

A causa del suo scopo, i venditori inviano la fattura solo quando tutti i prodotti o servizi sono già arrivati ​​ai clienti.

Ordine di vendita vs ordine di acquisto

Somiglianze

• Includere un elenco di prodotti o servizi per la transazione
• Forza il venditore e l'acquirente a obbedire alle informazioni lì quando vengono accettate dal ricevente.
• Usato comunemente nella transazione di transazione B2B (business-to-business).

Differenze

Ordine di vendita vs fattura

Somiglianze

• Inviato dai venditori
• Contengono informazioni dettagliate sull'ordine
• Consegnato quando gli acquirenti ricevono i prodotti

Differenze

Ordine di acquisto vs fattura

Somiglianze

• Includere informazioni dettagliate sulla transazione come il nome degli articoli o dei servizi, la quantità e il prezzo
• Utilizzato dai contabili o dal reparto contabilità per calcolare esattamente gli acquisti e le vendite da tenere nei registri
• Contengono l'indirizzo di venditori e acquirenti

Differenze

L'importanza dell'ordine di vendita

Tieni traccia dell'inventario

Per la parte venditrice come venditori, fornitori o fornitori, l'ordine di vendita svolge un ruolo importante nel supportarli nel tracciare facilmente l'inventario. Poiché in ogni ordine di vendita vengono visualizzati in modo trasparente il numero, il tipo, il nome e la qualità dei prodotti, il venditore sarà a conoscenza dei dettagli dei prodotti in stock, dei prodotti della transazione precedente e dei prodotti necessari per l'acquisto di più in un paio di minuti.

Assicurati che tutte le parti rispettino l'accordo

Se i venditori accettano un ordine di acquisto, significa che l'accordo tra loro e gli acquirenti diventa legalmente vincolante. Di conseguenza, quando ti senti confuso o vago su alcuni termini negli ordini di acquisto, è il momento di chiedere la consulenza al tuo consulente legale. Ti aiuteranno a fare luce prima della tua decisione di firmare o meno. Al momento della firma, dovresti conservare il tuo ordine di vendita in un registro poiché sarà uno strumento efficiente per assicurarti di poter completare la transazione come nell'accordo.

Ridurre il rischio di errori significativi

Un errore significativo è un errore causato dall'imprecisione nella conduzione di un bilancio che ha un effetto maggiore sulle decisioni finanziarie poiché è spesso considerato una fonte primaria. Pertanto, qualsiasi errore significativo nei rendiconti finanziari può portare a conseguenze negative per l'azienda.

Ad esempio, quando viene commesso un errore nell'estratto conto dell'inventario finale, i profitti verranno calcolati in modo errato a causa di questo errore. Questo caso diventa ancora più serio quando la tua azienda viene verificata. Puoi essere accusato di frode.

Per questo motivo, un ordine cliente è una parte indispensabile di qualsiasi transazione. Registrerà tutte le informazioni necessarie durante ogni vendita in modo che tu possa essere sicuro che la probabilità di errori significativi si ridurrà considerevolmente.

Che aspetto ha un processo di ordine di vendita

In effetti, il processo aziendale spesso inizia con la parte acquirente, i clienti, quando creano una richiesta di preventivo (RFQ) e la inviano al venditore o al fornitore. Il venditore, dopo aver ricevuto la RFQ dal cliente, invierà loro il preventivo.

Attraverso il preventivo, gli acquirenti prenderanno in considerazione il prezzo dei prodotti o servizi e, se è conveniente, un ordine di acquisto verrà rispedito al venditore. Il venditore, successivamente, leggerà attentamente l'ordine di acquisto. Nel caso in cui accettino l'ordine di acquisto, verrà creato un ordine di vendita in base alle informazioni nell'ordine di acquisto. Questo ordine di vendita aiuta sia la parte acquirente che quella venditrice a confermare ciò che sarà coinvolto nella transazione.

Successivamente, i venditori produrranno o raccoglieranno tutti i prodotti e servizi necessari come negli ordini di vendita, imballando l'ordine e inviandolo all'indirizzo del cliente. Quando il cliente riceve i prodotti, spesso quando i prodotti vengono spediti pieni, verrà inviata una fattura agli acquirenti per chiedere il pagamento.

Se non ci sono problemi, i clienti pagheranno il conto secondo quanto indicato in fattura e la transazione si concluderà con successo.

Come si può vedere dal processo aziendale di cui sopra, l'ordine cliente è la componente centrale che ha la responsabilità di assicurarsi che tutte le parti interessate coinvolte nella transazione comprendano chiaramente. Questo, di conseguenza, riduce il tasso di possibili errori nella vendita dovuti alla mancanza di informazioni dettagliate.

Un esempio di ordine di vendita

James è il manager di una grande azienda. È responsabile della distribuzione dei prodotti, che è una missione cruciale poiché assicura che il prodotto spedito ai clienti sia perfetto come quello che erano nel magazzino. Questo lo aiuta anche ad affinare il suo vantaggio: la punteggiatura e la concentrazione, che viene utilizzata quotidianamente.

Nel suo lavoro, deve spesso occuparsi di numerose commesse di grandi dimensioni per tenere sempre presente che deve completare tutto con attenzione poiché un suo piccolo errore può causare grossi guai all'azienda.

Di recente, la sua azienda ha appena ottenuto un grosso ordine con un prezzo elevato, quindi deve essere più attento che mai. Quando riceve l' ordine cliente dai team di vendita, anche completo dei requisiti del cliente, James lo condividerà con i suoi partner del team.

Successivamente, l' ordine cliente verrà consegnato al team di magazzino. Lì, le persone assembleranno i prodotti in base al documento che James gli ha inviato. Quando raccolgono gli articoli a sufficienza, le persone mettono tutti questi prodotti nei pallet e li spostano al team di imballaggio.

Il compito principale ed unico del reparto confezionamento è quello di garantire che il prodotto sia protetto scrupolosamente durante il processo di spedizione. Per fare ciò, i prodotti vengono solitamente collocati in scatole sigillate per resistere agli urti. Inoltre, viene utilizzato come mezzo per la spedizione di articoli. Può anche essere sfruttato per scopi di marketing poiché è del tutto possibile aggiungere dei materiali di marketing ai pacchetti.

Naturalmente, al termine di tutti questi passaggi, questi prodotti verranno rispediti ai pallet vicini alla banchina di carico. E saranno consegnati all'indirizzo del cliente il giorno successivo.

Tuttavia, le cose non si verificano come il piano: gli acquirenti vogliono cambiare qualcosa e inviare la modifica all'acquisto. Fortunatamente, la sua azienda utilizza documenti elettronici, quindi invia immediatamente questo emendamento ai suoi colleghi. Reagiscono anche al caso subito dopo aver ricevuto il documento e l'ordine può essere spedito tempestivamente.

Conclusione

In breve, si può negare che l'ordine cliente sia un elemento cruciale nel processo aziendale. Intendo semplicemente, è un documento con la missione di confermare le informazioni che avevano già concordato tra loro.

Con l'aiuto degli ordini di vendita, puoi gestire il tuo inventario in modo efficace, assicurarti che gli altri non possano violare il contratto e prevenire il caso di errori significativi.