La guida completa per costruire il processo delle operazioni di vendita

Fare di più con meno: il nuovo mantra in un'economia pre-recessione.

Le aziende con risorse limitate non possono semplicemente continuare ad espandere le coperture degli account, assumere rappresentanti di vendita in prima linea o sovrapporre la capacità di vendita.

Nel mondo moderno, i leader delle vendite sono costretti a ripensare a come vendono.

È qui che entrano in gioco le operazioni di vendita.

Le operazioni di vendita sono cresciute del 38% dal 2018 al 2020, una crescita quasi 5 volte più rapida rispetto alla funzione di vendita complessiva.

Avere un processo operativo di vendita efficace può sbloccare una crescita sostenibile migliorando le vendite.

Questa guida copre il processo operativo di vendita e le quattro fasi critiche per svilupparne uno.

Che cos'è un processo operativo di vendita?

L'unico scopo del team operativo di vendita è costruire sistemi e implementare tecnologie per garantire che i team di vendita raggiungano i loro obiettivi. In poche parole, Sales Operations crea, implementa e ottimizza i processi, i dati e le applicazioni che supportano il team di vendita.

Il team delle operazioni di vendita basa il proprio lavoro sui dati determinando fattori quali:

• Quale tecnologia si accumula per implementare che meglio si adatta agli obiettivi del team
• Quanti rappresentanti assumere
• Come incentivare le ripetizioni

Ogni operazione di vendita ha bisogno di un processo su come pianificano di migliorare la produttività e l'efficienza.

Sebbene ogni azienda sia unica, ecco una panoramica di base di come potrebbe essere il tuo processo di vendita:

1. Il tuo team raccoglie i dati per analizzare le prestazioni del processo di vendita corrente.
2. Quindi, creeranno e implementeranno una strategia operativa di vendita per ottimizzare l'efficienza.
3. Infine, misurano i risultati e riavviano il processo.

Questo processo di base può essere applicato a varie funzioni del team di vendita.

Per quanto riguarda la tecnologia, le operazioni di vendita possono automatizzare le attività, migliorare il flusso di lavoro e persino implementare strumenti di abilitazione alle vendite.

Un altro esempio è la comunicazione.

Il team delle operazioni di vendita faciliterà una migliore comunicazione, assicurando che i dati siano condivisi tra i team.

Collegare il tuo strumento di automazione del marketing come Encharge al tuo sistema CRM ti dà accesso a una vasta gamma di informazioni, così i rappresentanti di vendita possono avere un piano di attacco migliore per concludere più affari.

Naturalmente, questo abbraccia altre funzioni come l'onboarding, la formazione e la gestione dei rappresentanti di vendita. Ciò significa progettare piani di compensazione per trattenere e attrarre i migliori talenti possibili.

E comporta report sulle vendite, previsioni e una corretta allocazione dei lead.

In breve, il processo delle operazioni di vendita prevede l'acquisizione dei dati presentati, l'elaborazione di un piano e l'implementazione della strategia in tutte le funzioni di vendita, come assunzioni, comunicazione, esecuzione delle vendite, ecc.

Esistono numerose best practice per migliorare l'efficienza e accelerare la pipeline.

Funzioni chiave del processo operativo di vendita

Le operazioni di vendita servono a appianare le crepe nel processo di vendita in modo che i venditori possano svolgere il proprio ruolo senza preoccuparsi delle attività dietro le quinte. Ci sono diverse aree in cui le operazioni di vendita devono navigare, tra cui strategia, tecnologia, operazioni e prestazioni.

Il 76% dei professionisti delle operazioni di vendita ritiene che la gestione della tecnologia di vendita sia il loro compito più prezioso. Altri compiti essenziali includono suggerire strategie di crescita e prevedere le prestazioni.

Strategia

Le operazioni di vendita devono definire una strategia per rendere più efficiente il processo di vendita. Usano le analisi per determinare mosse tattiche specifiche che possono migliorare la produttività delle vendite.

Ecco i metodi strategici che le tue operazioni di vendita potrebbero implementare:

• Assegnazione del territorio di vendita e migliori metodi di distribuzione dei lead
• Software e materiale per l'abilitazione alla vendita
• Adozione di specifiche metodologie di vendita

Tecnologia

Le operazioni di vendita mirano a gestire e implementare il software utilizzato dalle vendite. Devono anche accedere e interpretare i dati per apportare miglioramenti.

Uno dei primi obiettivi potrebbe essere quello di implementare uno strumento di automazione delle vendite. Il 61% delle organizzazioni che utilizzano l'automazione delle vendite ha superato i propri obiettivi di fatturato.

Il tuo team di vendita potrebbe gestire piattaforme tra cui CRM, analisi dei dati, arricchimento dei lead, comunicazione, gestione delle prestazioni e software per la generazione di lead.

Quando costruisci il tuo stack tecnologico di vendita, poniti le seguenti domande:

• Quali strumenti ti aiuteranno a risolvere gli attuali ostacoli del tuo team di vendita?
• I tuoi strumenti attuali funzionano bene per te?
• I tuoi strumenti si integrano?
• Il software offre formazione?
• Quali strumenti possono aiutare la tua azienda a passare al livello successivo?

Per saperne di più: 10 modi per automatizzare i processi di vendita

Operazioni

Le operazioni di vendita aiutano a garantire che i nuovi assunti siano esperti nella metodologia di vendita, nella conoscenza del prodotto e nel processo di vendita.

È fondamentale offrire formazione interdipartimentale per fornire ai nuovi venditori una visione completa di come funziona l'intero percorso del cliente.

Nei componenti operativi, le operazioni di vendita gestiscono tutti i componenti amministrativi per prepararli al meglio all'essere nel reparto vendite.

Esempi di responsabilità delle operazioni di vendita includono:

• Attuazione del programma di compensazione e incentivi
• Rappresentanti di addestramento e formazione
• Mantenimento dei canali di comunicazione con i diversi reparti

Prestazione

Le operazioni di vendita analizzano e segnalano continuamente le metriche delle prestazioni all'intero reparto vendite. Sebbene le metriche siano prontamente disponibili tramite il CRM, spetta ai membri delle operazioni di vendita fornire informazioni dettagliate e passaggi di azione basati sui dati.

C'è una notevole discrepanza tra le previsioni di vendita e le entrate totali.

Può essere dovuto a input di dati imprecisi da parte dei rappresentanti. In questo caso, gli operatori possono suggerire come riportare i dati in modo accurato.

I membri delle operazioni di vendita possono anche visualizzare le metriche e le tattiche dell'intero reparto vendite per decifrare le strategie efficaci e non efficaci.

Ad esempio, possono analizzare i migliori risultati e come trascorrono il loro tempo rispetto al livello più basso. Quindi, possono creare formazione per migliorare le prestazioni di tutti.

L'obiettivo è raccogliere dati, riportare le informazioni dettagliate e quindi adottare misure attuabili per migliorare le prestazioni di vendita.

4 passaggi per costruire il tuo processo di vendita

Sebbene le operazioni di vendita siano un concetto ampio, puoi suddividere il processo in quattro segmenti distinti. Ecco quattro passaggi per avere una solida base per la tua strategia di vendita.

1. Raccolta dati

Con l'evoluzione delle vendite, anche il percorso del cliente si è evoluto. Ci sono più dati che mai.

I team di vendita non hanno la larghezza di banda per raccogliere e analizzare i dati per ottenere informazioni dettagliate.

Le operazioni di vendita devono rendere i dati utilizzabili per consentire alle vendite di prendere decisioni chiave più rapidamente.

Nella fase di raccolta dei dati, il team delle operazioni di vendita raccoglierà i dati sulle prestazioni del team di vendita. Analizzeranno le tendenze e riferiranno sulle previsioni per il prossimo trimestre o anno. Questa fase pone le basi per la pianificazione e la strategia futura.

Innanzitutto, è importante definire i KPI e le metriche importanti. Guarda il processo di vendita e considera quali metriche stanno spostando il potenziale cliente lungo la pipeline.

Le operazioni di vendita devono valutare i dati esistenti. Ecco cosa dovresti valutare nella tua piattaforma di vendita:

Per calcolare la domanda, devi guardare quanto segue:

• Dati dell'account principale: valuta i dati dell'account e del lead della tua azienda. Assicurati che tutti i dati siano accurati.
• Profilo cliente ideale: segmenta i tuoi potenziali clienti in base a categorie simili per adattare i tuoi messaggi alle loro preoccupazioni. I rappresentanti dovrebbero essere assegnati a una categoria di potenziali clienti per vendere efficacemente a un tipo di cliente.
• Punteggio lead: utilizzando il punteggio lead con Encharge o un altro strumento di automazione del marketing, puoi indirizzare i potenziali clienti giusti che si adattano al tuo profilo cliente ideale e sono potenzialmente interessati a ciò che hai da offrire.

Per monitorare le prestazioni del tuo team di vendita, dovrai tenere traccia di obiettivi e input.

Gli input includono metriche come e-mail inviate, demo completate, tempo dedicato alle attività di vendita, chiamate effettuate, proposte inviate, opportunità create, ecc.

Gli obiettivi consisteranno in totali delle vendite giornaliere, entrate totali, crescita delle vendite, tasso di vincita, ecc.

Utilizzando il tuo CRM, puoi visualizzare la maggior parte di queste metriche.

2. Pianificazione della domanda

Fondamentalmente, la pianificazione della domanda implica anticipare il volume previsto preparandosi per le vendite future. La previsione delle vendite prevede le entrate, mentre la pianificazione della domanda ti assicura di disporre delle risorse adeguate per soddisfare quelle nuove vendite.

La pianificazione della domanda richiede l'analisi delle tendenze dei consumatori, dei dati sulla stagionalità e delle tendenze storiche per ottimizzare la capacità dell'organizzazione di soddisfare la domanda dei clienti in modo efficiente.

Richiede che un team di operazioni interaziendali collabori per determinare quanta domanda di prodotti ci sarà e quando e dove si verificherà.

La domanda può supportare la vendita di servizi come manodopera, dove è necessario personale adeguato per il tuo team, o prodotti fisici come il riempimento degli ordini di acquisto.

Di seguito sono riportati i casi d'uso per la pianificazione della domanda:

Agenzie o attività basate sui servizi

Puoi prenotare quante più chiamate di vendita e clienti possibili, ma il tuo team deve essere in grado di adempiere a tali obblighi contrattuali.

Le operazioni di vendita collaboreranno con il team di marketing per determinare il numero previsto di lead qualificati per le vendite ottenuti in un determinato periodo.

Le tue operazioni di vendita assicureranno che vengano assunti sufficienti appaltatori di adempimento, supporto o di terze parti per soddisfare i clienti.

Società di software:

La pianificazione della domanda potrebbe non essere così importante per gli abbonamenti entry-level. Tuttavia, i clienti aziendali richiederanno maggiore supporto e consulenza. Pertanto, è necessario il giusto numero di personale di supporto per aiutare i clienti di fascia alta.

Encharge può aiutare con la pianificazione della domanda utilizzando la funzione di punteggio lead.

Man mano che coltivi i tuoi contatti, ci saranno indicatori chiave che segnalano la domanda.

Avrai una buona idea della domanda a breve termine per il tuo prodotto valutando i tuoi contatti.

Tutti i lead con "punteggi di lead elevati" possono aiutarti a prevedere le vendite future, consentendoti di creare sistemi che supportano il tuo team di vendita.

La connessione di Encharge a strumenti come Slack e il tuo CRM ti consente di collegare potenziali clienti con un punteggio elevato ai tuoi rappresentanti.

3. Pianificazione della fornitura

La pianificazione dell'offerta implica l'abbinamento della domanda dei clienti con l'offerta di prodotti utilizzando la strategia dei prezzi, la previsione e le tecniche di gestione dell'inventario.

Il team delle operazioni di vendita e il dipartimento finanziario valuteranno la capacità. Determinano se ci sono vincoli di fornitori, persone o macchinari.

La pianificazione della domanda si concentra sulla domanda dei clienti, mentre la pianificazione dell'offerta esamina il controllo dell'inventario e i processi interni.

La pianificazione della fornitura si basa su un'accurata pianificazione della domanda.

Puoi elaborare una migliore strategia di prezzo, un nuovo lancio o opportunità promozionali con la pianificazione della fornitura.

Una volta che conosci la domanda, dovrai pianificare quanta produzione, materiali, tecnologia o altre forniture sono necessarie per soddisfare la domanda.

Sebbene la pianificazione della catena di approvvigionamento possa sembrare irrilevante per le aziende digitali, ci sono molti aspetti della catena di approvvigionamento diversi dai beni fisici.

Ad esempio, una piccola azienda con pochi rappresentanti di vendita potrebbe decidere di abbandonare i fogli di calcolo per un sistema più unificato e basato su cloud.

Un'organizzazione di medie dimensioni o aziendale può decidere che l'efficienza delle vendite può essere migliorata attraverso un team di abilitazione alle vendite sviluppato o un software.

Lo sviluppo di un team di abilitazione alle vendite separato consente al team di vendita di raggiungere i propri obiettivi e soddisfare la domanda per il proprio prodotto o servizio.

4. Pianificare la riconciliazione e l'attuazione

Dopo aver ottenuto l'accesso alla domanda e all'offerta, il team delle operazioni di vendita può riunire il piano per gli adeguamenti.

Ogni organizzazione avrà una strategia unica a seconda della sua pianificazione della domanda e dell'offerta.

Tuttavia, ecco alcune implementazioni generali che il team delle operazioni di vendita può eseguire. Le organizzazioni più grandi dedicheranno personale a ciascuna di queste esecuzioni.

Inoltre, le aziende potrebbero aver bisogno di dirigenti di livello C per approvare queste modifiche prima che possano essere implementate.

In genere, richiede modifiche in questi vari componenti:

• Tecnologia: in base a dove si trova attualmente la tua organizzazione e ai tuoi obiettivi, quale stack tecnologico si allinea con il tuo team di vendita? Le operazioni di vendita aggiungeranno o elimineranno la tecnologia per facilitare meglio l'automazione o una maggiore comprensione delle prestazioni di vendita.
• Processo di vendita: le operazioni di vendita mireranno a rendere più efficiente il loro processo di vendita. Forse l'assegnazione di un'appropriata distribuzione dei lead a determinati rappresentanti consentirà un tasso di conversione più elevato. Oppure incorporare più riunioni di vendita e marketing consente al team di concentrarsi su una migliore chiusura di account specifici.
• Assunzioni, onboarding e formazione: le operazioni di vendita svilupperanno protocolli di assunzione, onboarding e formazione per garantire che i loro rappresentanti siano ben preparati a raggiungere i loro obiettivi. Potrebbero implementare un nuovo piano di compensazione che incentivi meglio i rappresentanti di vendita.
• Comunicazione: il team di vendita dovrebbe sentirsi a proprio agio nel collaborare con altri dipartimenti per aiutarli a raggiungere i propri obiettivi. Lavorare con i team di marketing per i materiali di vendita o la formazione sui prodotti prepara meglio i venditori.

Possiamo riassumere il processo in quattro fasi:

1. Raccogliere dati.
2. Domanda prevista.
3. Previsione dell'offerta necessaria per soddisfare la domanda.
4. Strategia e implementa in base ai tuoi risultati.

Il libro “Sales & Operations Planning” di Thomas F. Wallace e Robert A. Stahl mette in evidenza un processo di vendita simile.

Struttura ideale del team delle operazioni di vendita

La creazione del tuo team operativo di vendita dipende dalla fase della tua attività.

Un'organizzazione con entrate ricorrenti annuali (ARR) inferiore a $ 1 milione dovrebbe assumere un rappresentante delle operazioni tecniche. Questo professionista è responsabile della gestione del CRM per la reportistica e l'analisi, il calcolo delle commissioni e il tentativo di implementare una strategia di crescita.

Una volta che un'azienda raggiunge un ARR da $ 1 a $ 10 milioni, può assumere un responsabile dell'efficacia delle vendite responsabile dell'onboarding e della formazione del team di vendita.

Le aziende che raggiungono i 10 milioni di dollari dovrebbero assumere un direttore delle operazioni di vendita per prendere decisioni strategiche. Aiuteranno con il piano di crescita, la progettazione del territorio, la forza vendita, il luogo di compensazione, ecc.

Ogni organizzazione è unica nelle sue esigenze. Tuttavia, questa matrice ti dà un'idea di come desideri il tuo team operativo di vendita.

Usa Encharge per migliorare il tuo team di vendita.

I dati sono la base fondamentale per un team operativo di vendita efficace. Senza dati, le tue vendite non avranno informazioni concrete per guidare le decisioni di crescita.

Il tuo reparto vendite è in prima linea per parlare con i clienti e concentrarsi sulle loro responsabilità.

Un team operativo è il cervello dell'operazione.

Con la proliferazione dei dati, è necessario un team operativo di vendita per sintetizzare tali informazioni per abilitare i team di vendita.

Strumenti come Encharge lo rendono possibile.

Ci integriamo con tutte le piattaforme software, dagli strumenti CRM alle analisi di marketing.

I dati raccolti offrono al tuo team di vendita maggiori informazioni, in modo che possano concentrarsi sulle attività che producono risultati migliori. Potenzia il tuo team di vendita con Encharge. Iscriviti per una prova gratuita di 14 giorni oggi!