4 Strategie di gestione del rischio per l'esecuzione di successo del progetto

Immagina che una nuova opportunità di progetto ti venga incontro. Riunisci la tua squadra e prepari un piano ben congegnato per completare il progetto entro la scadenza stabilita. Fai di tutto per soddisfare la visione del progetto del tuo cliente, dall'allocazione delle risorse all'assegnazione di obiettivi specifici ai membri del team di progetto.

Ma dopo alcune settimane, una delle tue risorse più affidabili va in congedo prolungato a causa di circostanze inevitabili, causando l'interruzione del tuo progetto per un po'. Questo è qualcosa che nessuno avrebbe potuto prevedere. Questo rischio ti sembra scoraggiante? Beh, non sei solo!

Molti project manager come te cercano di evitare rischi imprevisti, ma continuano a incontrarli. Il fatto è che ogni progetto ha un certo rischio di fallimento, non importa quanto tu cerchi di evitarlo. I rischi imprevisti possono colpire in qualsiasi momento, quindi non incolpare te stesso. Invece, pianificali in anticipo in modo che i tuoi piani di progetto non falliscano.

In questo articolo, esploriamo quattro strategie di gestione del rischio per aumentare le possibilità di successo del tuo progetto. Ma prima, comprendiamo le basi delle strategie di gestione del rischio e perché è importante averle in atto.

Che cos'è una strategia di gestione del rischio?

Una strategia di gestione del rischio è il processo di identificazione, valutazione e risposta proattiva ai rischi del progetto prima che causino problemi gravi o influiscano sulla tempistica di completamento del progetto. Questo processo prevede anche l'aggiornamento e la revisione periodica della valutazione del rischio sulla base di nuove informazioni o azioni intraprese.

In qualità di project manager, è necessario un piano di gestione del rischio aziendale per identificare, valutare e controllare i rischi. Monitorando attentamente i rischi, puoi sviluppare piani di mitigazione per ridurre il potenziale impatto dei rischi.

Quando dovresti includere le strategie di gestione del rischio?

Il processo di gestione del progetto prevede la pianificazione, l'esecuzione, il monitoraggio e il controllo del progetto e la chiusura. Quando si tratta di metodi di gestione del rischio, gli esperti consigliano di includerli durante le fasi iniziali (cioè, la pianificazione) perché c'è ancora tempo per apportare modifiche e mettere a punto le cose. Ciò consente una risposta più proattiva ed efficiente a tutti i rischi che possono emergere.

Tuttavia, devi anche capire che potrebbe non essere sempre possibile incorporare tutte le strategie di gestione del rischio durante le fasi iniziali, poiché sono coinvolte molte componenti mobili.

Per ciascuna strategia di gestione del rischio discussa di seguito, abbiamo incluso alcuni fattori per aiutarti a decidere il momento giusto per impiegare la strategia.

È un piano impiegato per evitare che si verifichino possibili rischi in primo luogo. Un piano di prevenzione dei rischi in genere include la modifica della tempistica o dell'ambito del progetto o l'assunzione di più personale per gestire i problemi. Questa strategia riduce la probabilità che si verifichino rischi significativi durante il mandato del progetto.

Perché includere la prevenzione del rischio?

Prevenire è sempre meglio che curare. Con la prevenzione dei rischi, puoi ridurre la possibilità di potenziali rischi di progetto pianificandoli in anticipo e sviluppando piani di emergenza per mitigarli.

È meno costoso e richiede meno tempo per affrontare i rischi prima che diventino problemi conclamati che hanno già causato danni. Anticipando i rischi ed escogitando piani per affrontarli, riduci al minimo le probabilità che tali rischi interrompano la pianificazione del progetto.

Quando includere l'elusione del rischio?

Dipende dal tuo progetto specifico e dai suoi rischi unici. Tuttavia, in generale, prova a includere una strategia di prevenzione del rischio il prima possibile. Ciò contribuirà a ridurre al minimo la possibilità di rischi fin dall'inizio del progetto.

Fattori da considerare quando si decide se includere o meno una strategia di prevenzione del rischio nel proprio progetto:

• La probabilità che si verifichi il rischio.
• La potenziale gravità delle conseguenze in caso di rischio.
• Il costo e la fattibilità dell'attuazione di una strategia di prevenzione dei rischi.
• L'impatto della strategia di prevenzione dei rischi sulla pianificazione e sul budget del progetto.

È una strategia utilizzata per ridurre al minimo gli effetti negativi del rischio su un progetto. Un piano di riduzione dei rischi include la definizione di procedure e protocolli chiari, lo sviluppo di un piano di riserva per i rischi imprevisti e l'identificazione e la mitigazione dei potenziali rischi nelle prime fasi della fase di pianificazione del progetto.

Perché includere la riduzione del rischio?

Una strategia di riduzione del rischio garantisce che i potenziali rischi siano identificati e affrontati prima che causino problemi seri. Incorporare questa strategia nel tuo piano di progetto significa ridurre al minimo le possibilità che qualcosa vada storto e danneggi il successo del tuo progetto.

Riducendo la gravità dei rischi, riduci al minimo l'impatto negativo, mantenendo così il tuo progetto nei tempi previsti. Stai al passo con i problemi e tieni il progetto sotto controllo pianificando i vari rischi e le relative risposte appropriate.

Quando includere la riduzione del rischio?

Non esiste una risposta valida per tutti a questa domanda; dipende dal progetto specifico e dai rischi ad esso associati. Tuttavia, gli esperti suggeriscono che i project manager dovrebbero includere questa strategia specificamente durante il processo di analisi del rischio per ottenere risultati ottimali.

Domande da porre quando si decide se includere o meno una strategia di riduzione del rischio nel proprio progetto:

• Quali sono i potenziali rischi e con quale probabilità si verificano?
• Quali sono le conseguenze di un evento di rischio che si verifica?
• Quanto tempo e denaro possono essere investiti per ridurre il rischio?
• Esistono strategie di riduzione del rischio che possono essere utilizzate?

Come suggerisce il nome, è il processo di trasferimento del rischio da un'entità all'altra. Questo di solito viene fatto attraverso trattative contrattuali, polizze assicurative o altri mezzi. Trasferendo il rischio, le organizzazioni sperano di proteggersi da potenziali perdite correlate.

Perché includere il trasferimento del rischio?

Gestire bene il rischio è uno degli aspetti più importanti di un progetto di successo. Trasferendo il rischio a un'altra parte, puoi mitigare l'impatto sul progetto se qualcosa va storto, proteggendo il progetto da potenziali perdite o battute d'arresto.

Il trasferimento del rischio aiuta anche a ridurre l'esposizione al rischio e la responsabilità finanziaria per la tua azienda. Accelera il progetto generale eliminando l'incertezza o l'ambiguità.

Quando includere il trasferimento del rischio?

Ancora una volta, non c'è una risposta definitiva a questa domanda; varia a seconda del progetto e dei rischi coinvolti. Tuttavia, si consiglia di includere una strategia di trasferimento del rischio il prima possibile, preferibilmente durante la fase di pianificazione. Questo ti aiuterà a prendere tutte le misure necessarie per ridurre o eliminare qualsiasi potenziale rischio.

Fattori da considerare quando si decide se includere o meno una strategia di trasferimento del rischio nel progetto:

• La probabilità che si verifichi il rischio.
• Eventuali requisiti o restrizioni legali applicabili.
• Le opzioni disponibili per il trasferimento del rischio.
• I rischi ei benefici del non trasferimento del rischio.

Questa strategia si riferisce alla decisione presa dal project manager di accettare o rifiutare il rischio. La scelta viene fatta per vari motivi, inclusi (ma non limitati a) il rischio non vale la pena intervenire, è bassa probabilità e grande impatto e non esiste un modo noto per ridurlo.

Perché includere l'accettazione del rischio?

Accettando i rischi, riconosci che esistono e possono potenzialmente avere un impatto sul progetto. Ciò consente di mettere in atto misure di mitigazione e piani di emergenza per affrontarli se si verificano. L'accettazione del rischio ti consente anche di concentrarti maggiormente sugli aspetti positivi del tuo progetto pur essendo preparato per potenziali problemi.

Quando includere l'accettazione del rischio?

Un momento comune per utilizzare l'accettazione del rischio nella gestione del progetto è durante la fase di pianificazione. Questo è il momento in cui decidi quali rischi assumerti e come affrontarli in futuro. Un'altra volta è durante la fase di monitoraggio e controllo. Questo è quando ti assicuri che tutti i rischi accettati siano gestiti correttamente.

Fattori da considerare quando si decide se includere o meno una strategia di accettazione del rischio nel progetto:

• Il potenziale impatto del rischio se si verifica.
• La disponibilità di qualsiasi altra strategia di mitigazione del rischio.
• I soldi e il tempo preventivati ​​per la gestione dei rischi nel progetto.

Questo video esplora i pro ei contro dell'utilizzo del software di gestione del rischio per aiutarti a decidere se lo strumento è adatto alle esigenze del tuo progetto.

Metodologia di indagine

Il sondaggio sugli utenti di Project Management di Capterra è stato condotto nel marzo 2021 tra 422 project manager con sede negli Stati Uniti, 367 dei quali sono utenti di software di gestione dei progetti, per scoprire chi sta utilizzando il software di gestione dei progetti, le funzionalità che utilizzano o meno, quali desiderano avevano usato e quali risultati hanno visto dal loro investimento. Gli intervistati qualificati sono decisori o hanno un coinvolgimento significativo nella gestione quotidiana dei progetti presso la loro organizzazione. Abbiamo formulato le domande per garantire che ogni intervistato comprendesse appieno il significato e l'argomento in questione.