Come creare un efficace piano di gestione del rischio per i tuoi progetti
Pubblicato: 2022-05-07Un piano di gestione del rischio ben congegnato aiuta il tuo progetto ad avere successo.
Adele, una project manager, era sempre alla ricerca di modi per dimostrare il suo valore mettendo in mostra la sua capacità di gestire progetti difficili. Un giorno, ha intrapreso un progetto che la maggior parte dei manager avrebbe evitato. Il progetto era complesso e comprendeva diversi fattori di rischio; c'erano molte cose che potevano andare storte, ma la potenziale ricompensa era alta. Adele era abbastanza sicura da poter elaborare un piano strategico di gestione del rischio, e quindi ci è riuscita.
Ogni giorno, le persone nel mondo degli affari si assumono dei rischi. A volte quei rischi pagano, a volte no. Ma ciò che separa chi assume rischi di successo come Adele da quelli che falliscono è la loro prontezza per la pianificazione della gestione del rischio.
Come Adele, se sei un project manager che gestisce progetti complessi e vuole mitigare tutti i potenziali rischi, la creazione di un piano di gestione del rischio di progetto è la strada da percorrere.
Non avere una strategia di gestione del rischio è una ricetta sicura per il disastro, ma, allo stesso tempo, crearne una può sembrare scoraggiante. Ecco perché abbiamo compilato cinque semplici passaggi per aiutarti a creare un piano di gestione del rischio. Spieghiamo in primo luogo come questi passaggi impediscano l'insorgere di potenziali problemi. Ma prima, impariamo le basi della pianificazione della gestione del rischio.
Che cos'è un piano di gestione del rischio?
Un piano di gestione del rischio delinea i passaggi per identificare, analizzare, valutare e rispondere ai rischi. Include anche strategie per monitorare i rischi e ridurre al minimo il loro impatto sui progetti, con l'obiettivo di massimizzare i risultati positivi del progetto.
| Componenti chiave di un piano di gestione del rischio di progetto | |
|---|---|
| Sfondo del rischio del progetto | Ciò include una descrizione del progetto, i suoi obiettivi e un elenco di tutte le parti interessate coinvolte. |
| Metodologia | Ciò include una descrizione del processo di gestione del rischio da utilizzare e gli strumenti e le tecniche da impiegare durante il processo. |
| Struttura di ripartizione del rischio | Ciò include una ripartizione di tutti i rischi del progetto per tipo, come tecnico, finanziario o organizzativo. |
| Categorie di rischio | Ciò include una descrizione completa di tutte le categorie di rischio presenti, come alto, medio o basso. |
| Matrice di valutazione del rischio | Ciò include una tabella che elenca tutti i potenziali fattori di rischio, il loro impatto e la probabilità che si verifichino. |
| Piano di risposta al rischio | Ciò include una descrizione delle azioni da intraprendere quando si verifica un evento di rischio, come l'evitamento, l'attenuazione o il trasferimento. |
| Ruoli e responsabilità | Ciò include un elenco delle persone responsabili dell'esecuzione di vari compiti relativi alla gestione del rischio. |
Perché dovresti avere un piano di gestione del rischio?
Nessun progetto è privo di rischi. Pensando e pianificando in anticipo i rischi, riconosci che sono presenti e devono essere affrontati. Con un piano di gestione del rischio ben congegnato, puoi evitare o mitigare potenziali problemi prima che diventino ostacoli schiaccianti.
L'implementazione di adeguati piani di gestione del rischio e l'adozione delle misure necessarie per la riduzione del rischio assicurano che i progetti rimangano in linea e raggiungano gli obiettivi desiderati. Ecco perché molti recruiter, mentre assumono project manager, enfatizzano la capacità di gestire i rischi del progetto e la considerano una delle competenze più importanti del candidato.
Un piano di gestione del rischio di progetto ben strutturato aiuta a:
- Tieni i progetti in carreggiata e programma
- Evita sorprese costose
- Riduci i rischi prima che diventino grandi problemi
- Facilitare la comunicazione tra i membri del team
- Proteggi la reputazione della tua azienda
Ormai è chiaro che un piano di gestione del rischio è una parte cruciale di qualsiasi progetto. Non puoi controllare il mercato, le condizioni meteorologiche o i concorrenti, ma puoi sempre prendere le precauzioni necessarie per gestire i rischi. Di seguito, abbiamo cinque semplici passaggi per creare un piano di risposta al rischio efficace per i tuoi progetti.
1. Identificare i rischi e creare un registro dei rischi
Il primo passo è identificare tutti i rischi che potrebbero potenzialmente influenzare gli obiettivi del tuo progetto. Se eseguita all'inizio del ciclo di vita del progetto, l'identificazione del rischio aiuta a prendere le misure giuste per mitigare potenziali problemi.
Padroneggia questo passaggio facendo brainstorming con il tuo team; analizzare i progetti precedenti; e condurre un'analisi approfondita dei tuoi punti di forza, di debolezza, di opportunità e di minacce, nota come analisi SWOT.
Rischi comuni da identificare nel tuo progetto:
- Ritardi o scadenze mancate: ciò può accadere per vari motivi, come sottovalutare la quantità di lavoro richiesta, problemi con i fornitori o altri fattori esterni.
- Scope creep: questo è quando l'ambito di un progetto si espande e ti ritrovi ad aggiungere sempre più funzionalità o attività. Può essere allettante andare avanti, ma l'espansione dell'ambito può portare rapidamente a sforamenti di costi e tempi.
- Superamento dei costi: ciò può essere causato da costi imprevisti (ad es., prezzi dei materiali superiori alle attese) o dall'oscillazione dell'ambito (quando l'ambito del progetto si espande oltre quanto concordato inizialmente).
- Problemi imprevisti con tecnologia o attrezzatura: potrebbero trattarsi di qualsiasi cosa, da guasti hardware a problemi di compatibilità software.
Una volta che hai in mano i "rischi identificati", aggiungili a un registro dei rischi. Un registro dei rischi è un documento che elenca tutti i rischi, il loro potenziale impatto e la loro probabilità che si verifichino. È uno strumento vitale che aiuta a tenere traccia di tutti i rischi e del loro stato.
2. Analizzare i rischi e valutarne l'impatto
La valutazione del rischio è una fase critica nel processo di gestione del rischio. Dopo aver identificato e aggiunto tutti i rischi a un registro dei rischi, è il momento di iniziare l'analisi dei rischi. Per ogni rischio, è necessario analizzare l'impatto e la probabilità.
L'impatto è la potenziale perdita finanziaria o operativa che potrebbe verificarsi se il rischio si materializza e la probabilità è la probabilità che il rischio si verifichi effettivamente. Valuta sia l'impatto che la probabilità su una scala come bassa, media o alta. Questo ti aiuterà a identificare i rischi a cui è necessario dare la priorità.
Alcuni modi per valutare l'impatto e la probabilità del rischio:
- Utilizzare una matrice di rischio: questo strumento aiuta a visualizzare i rischi e il loro potenziale impatto sul progetto.
- Utilizzare una valutazione della probabilità e dell'impatto: ciò comporta la valutazione della probabilità che si verifichi ogni rischio e il suo potenziale impatto se si verifica.
- Utilizzare il metodo Delphi: questa tecnica prevede di ottenere input sui rischi e sul loro potenziale impatto da un gruppo di esperti.
- Utilizzare uno strumento di classificazione dei rischi: questo strumento classifica i rischi in base al loro impatto e probabilità utilizzando una scala come bassa, media e alta.
3. Determinare come affrontare i rischi
Ora che conosci l'impatto potenziale e la probabilità di ciascun rischio, determina come affrontarli. A seconda del rischio e della sua gravità, è possibile sviluppare una strategia di mitigazione del rischio, trasferire il rischio a un'altra parte o accettare il rischio. La cosa più importante è capire quali sono i rischi e cosa puoi fare per mitigarli.
Alcuni modi comuni per affrontare i rischi:
- Trasferisci il rischio: questo è quando trasferisci il rischio a un'altra parte, come una compagnia di assicurazioni. Questo può essere fatto per rischi finanziari (ad esempio, superamento dei costi), rischi operativi o problemi con la tecnologia.
- Accetta il rischio: questo è quando si decide che il potenziale impatto di un rischio è accettabile e non si intraprende alcuna azione per mitigarlo. Questo dovrebbe essere fatto solo dopo un'attenta valutazione e non dovrebbe essere usato alla leggera.
- Evita il rischio: questo è il momento in cui prendi le misure per evitare del tutto il rischio. Ad esempio, se c'è il rischio di furto di dati, installi un software di sicurezza per proteggere la tua rete.
Assicurati di scegliere un metodo che integri il rischio del tuo progetto e aiuti a raggiungere il risultato desiderato. In questo modo, puoi tenere sotto controllo i rischi del progetto e ridurre al minimo le possibilità di sorprese indesiderate.
4. Sviluppare un piano fattibile per affrontare i rischi
Una volta determinato il modo giusto per affrontare i rischi, è necessario sviluppare un piano per affrontarli. Questo piano dovrebbe essere realistico, realizzabile e su misura per il tuo progetto specifico.
Dovrebbe includere una sequenza temporale in modo da poter monitorare lo stato di avanzamento delle fasi di mitigazione. È fondamentale ricordare che alcuni rischi non possono mai essere eliminati del tutto; possono essere gestiti solo per ridurre al minimo l'impatto a un certo livello.
Mathias Ahlgren, fondatore/CEO di Website Rating, ha parlato con Capterra dell'importanza di avere un piano di gestione del rischio praticabile e ha condiviso il suo punto di vista.
Cose da considerare quando si crea un piano di gestione del rischio:
- Stabilisci uno scopo chiaro: il piano dovrebbe avere uno scopo chiaro in modo che tutte le persone coinvolte capiscano a cosa serve.
- Identifica chi è responsabile di ogni attività: assicurati di identificare chi è responsabile di ogni attività nel piano. Ciò contribuirà a garantire che le attività vengano completate in tempo.
- Assegna scadenze: assegna scadenze a ciascuna attività del piano per mantenere tutti sulla buona strada e concentrati.
- Crea un piano di comunicazione: assicurati di avere un piano per informare i membri del team e le parti interessate sui rischi e su come vengono affrontati.
5. Monitorare e rivedere regolarmente i rischi
Poiché la gestione del rischio è un processo continuo, è fondamentale monitorare e rivedere continuamente i rischi. Ciò contribuirà a garantire che i rischi vengano affrontati adeguatamente e che il piano sia ancora efficace.
È anche importante aggiornare il piano di gestione del rischio man mano che emergono nuovi rischi o vengono completate le fasi di mitigazione. Tenendo d'occhio i rischi, puoi assicurarti che i tuoi progetti rimangano sulla buona strada.
Alcuni metodi comprovati per il monitoraggio e la revisione regolari del rischio:
- Pianifica riunioni regolari: pianifica riunioni regolari con il team di progetto per discutere i rischi e il modo in cui vengono affrontati.
- Comunicare regolarmente con le parti interessate: ciò contribuirà a garantire che tutti siano consapevoli dei rischi e di come vengono affrontati.
- Esaminare i rischi in ogni tappa fondamentale del progetto: ciò contribuirà a garantire che i rischi vengano affrontati in modo efficace e che i piani siano ancora sulla buona strada.
- Utilizzare il software di gestione dei rischi : utilizzarlo per identificare e valutare i rischi nelle prime fasi del ciclo del progetto, creare piani di mitigazione dettagliati e monitorare e rivedere i rischi su base continuativa.
Garantire il successo con una pianificazione del rischio del progetto basata sui risultati
Fare un piano di gestione del rischio è un passaggio essenziale in qualsiasi progetto. Dagli attacchi informatici agli imprevisti finanziari, i rischi possono essere ostacoli difficili da superare.
Tuttavia, con un approccio basato sui risultati, puoi sviluppare una comprensione completa dei rischi coinvolti nel tuo progetto e mettere insieme un piano efficace per affrontarli.
Se stai lottando per gestire i rischi del tuo progetto o affrontarne di nuovi che sembrano impossibili da conquistare, i suddetti passaggi "facili da implementare" possono aiutarti a cogliere il successo.
Vuoi rimanere aggiornato con le ultime novità nello spazio di gestione dei progetti? Dai un'occhiata a queste risorse di Capterra:
- Come gestire i rischi: una guida per i project manager
- 4 strategie di gestione del rischio per un'esecuzione di successo del progetto
- Il futuro del project management è ibrido
- Come creare il giusto stack di gestione dei progetti per la tua azienda
Metodologia di indagine
Capterra ha condotto l' Emotional Intelligence in the Workplace Survey nel dicembre 2021 su 528 professionisti con sede negli Stati Uniti che gestiscono progetti nelle loro piccole e medie imprese. Gli intervistati sono stati sottoposti a screening per lo stato occupazionale (a tempo pieno), le dimensioni dell'azienda (da 2 a 500 dipendenti) e il coinvolgimento nella gestione dei progetti (estremamente coinvolto).