15 migliori strumenti di gestione delle risorse per la tua organizzazione

Per gestire un'impresa o un progetto, non devi solo gestire la qualità del lavoro una volta completato; devi anche coprire altri fattori che lo influenzano, come risorse finanziarie, inventario, competenze umane, produzione, risorse o tecnologia dell'informazione (IT) e risorse naturali. Il modo in cui pianifichi, organizzi e gestisci le risorse nel tuo team o nella tua organizzazione ha un impatto significativo sul successo del progetto. Quindi la gestione delle risorse è più importante che mai per fare la differenza sul posto di lavoro.

Se sei nuovo al concetto di gestione delle risorse , potresti facilmente confonderti e sbagliarti in molti termini, come pianificazione, allocazione, pianificazione delle risorse e tecniche e metodi coinvolti. Inoltre, la questione di quale strumento utilizzare per gestire le risorse è anche un problema per le aziende.

Pertanto, in questo articolo, discuterò brevemente il concetto di gestione tecnica e introdurrò i 15 migliori strumenti di gestione delle risorse per gestire il tuo team .

Che cos'è esattamente la gestione delle risorse?

La gestione delle risorse è un'attività in cui le aziende gestiscono in modo efficace varie risorse all'interno dell'azienda. Queste risorse possono essere intangibili come produttività del lavoro, tempo e materiali come attrezzature, macchinari, forniture e finanza.

La gestione delle risorse è strettamente correlata alla pianificazione in modo che le risorse adeguate siano allocate ai rispettivi compiti. Inoltre, la gestione delle risorse implica la pianificazione e il budget per persone, progetti, attrezzature e forniture.

Sebbene la gestione delle risorse sia spesso applicata alla gestione dei progetti, può essere applicata anche a molte altre aree di gestione aziendale. In generale, le piccole imprese dovranno prestare attenzione alla gestione delle risorse in diverse aree, tra cui:

• Finanze: l'azienda può ancora sostenere le spese correnti o permettersi di investire in nuove attrezzature o formare dipendenti?

• Personale: l'azienda ha reclutato le persone giuste? L'azienda ha bisogno di assumere più persone se ci sono nuovi clienti e di quali competenze avranno bisogno queste persone?

• Luoghi di lavoro e produzione: i luoghi di lavoro e gli impianti di produzione sono adeguatamente attrezzati? Lo spazio di lavoro può essere gestito facilmente?

• Attrezzatura: C'è una serie di strumenti necessari per funzionare? I costi di manutenzione e riparazione della macchina sono costosi?

• Tecnologia: di quale tecnologia ha bisogno l'azienda per massimizzare il proprio potenziale e risparmiare risorse finanziarie da riallocare per finanziare ciò che manca?

Quando viene utilizzata per scopi di gestione del progetto, la gestione delle risorse viene spesso applicata per il livellamento e il livellamento.

Il livellamento delle risorse è un modo per evitare l'eccesso di offerta o l'inventario eccessivo mantenendo lo stock di risorse a un livello medio. Ora esiste un software specializzato che può aiutare a determinare la media a cui le aziende possono fare riferimento. Il livellamento delle risorse viene utilizzato anche nei riferimenti sul tempo necessario per completare un progetto. Con un equilibrio di tempo, la data di inizio e la data di fine verranno adeguate alle risorse disponibili. Tuttavia, il livellamento delle risorse può prolungare la durata del progetto.

Il livellamento delle risorse è una tecnica di pianificazione che mira a rispettare le scadenze. L'obiettivo del livellamento delle risorse è utilizzare le risorse continuamente nel tempo.

In breve, la gestione delle risorse è la pedagogia che assicura che un'azienda utilizzi le sue risorse e materiali in modo saggio ed efficace.

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Perché è importante la gestione delle risorse?

La gestione delle risorse è considerata una parte della gestione del progetto, in quanto aiuta il leader del progetto a comprendere tutto su progressi, attrezzature, costi, ecc. Il tabù negli affari è lo spreco. Pertanto, la gestione delle risorse si concentra principalmente sull'efficienza. Una volta che sai cosa devi fare per rendere il progetto di successo, puoi organizzare per usarli in modo efficace.

Per alcune aziende, l'efficienza ottimale è così vitale che le aziende hanno un'unica persona specializzata nella gestione delle risorse, nota solo come gestore delle risorse. Mentre i project manager sono responsabili della creazione e dell'assegnazione delle attività per completare i progetti, i gestori delle risorse sono responsabili dell'allocazione delle risorse necessarie per rendere il progetto di successo e ottenere l'effetto ottimale.

Ci sono alcuni vantaggi della gestione delle risorse:

• Evita problemi imprevisti: conoscendo le tue risorse e pianificando di utilizzarle, puoi correggere i buchi o i problemi prima che si verifichino.
• Prevenzione dell'esaurimento: una gestione efficace delle risorse ti consente di evitare di essere solo o di dipendere eccessivamente dalle risorse comprendendo meglio il carico di lavoro del tuo team.
• Fornire una rete di sicurezza: la maggior parte dei progetti falliti oggi ha una ragione è la mancanza di risorse. La gestione e la pianificazione delle risorse dimostrano che hai fatto tutto al meglio con ciò che hai a portata di mano.
• Costruire la trasparenza: altri gruppi possono ottenere visibilità nella tua squadra e organizzarsi in modo appropriato nella remota possibilità che il tuo gruppo abbia al massimo una capacità enorme o sia accessibile per richiedere iniziative inutilizzate.
• Misurazione efficace: con una comprensione di alto livello di ciò che è necessario per supervisionare ed eseguire un'impresa emergente, organizzerai e grado di ROI in modo fattibile

15 migliore gestione delle risorse per la tua organizzazione

1. Attiva/disattiva piano

Toggl Plan è uno strumento di pianificazione e gestione delle risorse con un'interfaccia bella e facile da usare. Sebbene possa sembrare semplice, ha potenti funzionalità che consentono a qualsiasi project manager di pianificare e gestire correttamente le risorse. Alcune caratteristiche speciali di Toggl Plan includono l'allocazione delle risorse, il trascinamento intuitivo, l'allocazione del tempo per le prenotazioni intelligenti e i report.

Inoltre, Toggl Plan consente anche agli utenti di importare attività da molte applicazioni di terze parti come Trello o Github. Rispetto ad altri strumenti, Toggl Plan include molte integrazioni che consentono ai team di comunicare e collaborare. È adatto sia per piccole che grandi aziende. Toggl Plan viene fornito con un piano gratuito che consentirà agli utenti di aggiungere cinque membri al gruppo. Per i team che necessitano di più membri, il piano premium parte da $ 8/mese/utente.

2. Mavenlink

Mavenlink è uno strumento di gestione dei progetti che consente agli utenti di gestire le risorse. Include tutte le funzionalità standard di pianificazione delle risorse come l'allocazione delle risorse, la modifica rapida, ecc. Inoltre, fornisce anche funzionalità di previsione in tempo reale. La cosa più speciale quando si tratta di Mavenlink è il suo strumento di modellazione delle risorse. Questa funzione speciale consente agli utenti di identificare le risorse necessarie in una settimana lavorativa e di allocare automaticamente le attività alle posizioni disponibili.

Mavenlink è anche integrato con condivisione di file, controllo delle attività, schede attività e report. Inoltre, Mavenlink dispone di funzionalità API da integrare con altri servizi o con soluzioni personalizzate. I prezzi per iniziare a utilizzare Mavenlink sono $ 19 al mese per un team fino a 5 membri.

3. 10.000 piedi

10.000 piedi è uno strumento per aiutare le aziende a gestire le risorse e tenere traccia del tempo per ridurre la probabilità di incidenti imprevisti sul posto di lavoro. Puoi usarlo per assumere il pieno controllo delle tue risorse, ridurre il tempo per trovare le risorse disponibili e prevedere i carichi di lavoro futuri.

Oltre alla pianificazione dei progetti, i progetti in stile gantt, 10.000 piedi sono anche integrati con schede attività, bilanciamento del budget per i progetti e una gestione più semplice del tempo. 10.000 piedi offre una polizza di prova gratuita di 30 giorni. Successivamente, il prezzo parte da $ 150 al mese per il pacchetto base.

4. Vendemmia

Harvest è uno strumento di monitoraggio del tempo di progetto che consente ai team di trasformare le schede attività in report dettagliati. Harvest è comunemente usato nelle applicazioni iOS e Android. Viene anche utilizzato nei tracker del tempo desktop e nelle estensioni di Chrome e Safari.

Usando Harvest, puoi pianificare il tuo team e tenere traccia del loro carico di lavoro. I dati raccolti ti aiuteranno a migliorare le formule di stima e i programmi di lavoro. Le schede attività possono quindi essere trasformate in report dettagliati che consentono ai manager di tenere traccia delle prestazioni dei dipendenti, degli straordinari e dell'avanzamento dei progetti. Con Harvest, gli esperti possono creare fatture basate sul tempo e inviarle ai clienti direttamente dall'app. Harvest viene fornito con diverse integrazioni come gestione dei progetti, contabilità, accordi di tracciamento delle query, CRM e calcoli della produttività.

Harvest ha anche una politica di prova gratuita di 30 giorni; il mese prossimo, gli utenti inizieranno a utilizzare da $ 12/utente/mese.

5. Gantico

Gantic è un software di pianificazione delle risorse che aiuta gli utenti a tenere traccia di attività, progetti e risorse. Puoi gestire i tuoi dipendenti nella vista calendario per controllare il carico di lavoro, le schede attività e le pianificazioni. Puoi anche tenere traccia dei progetti visualizzando diagrammi di Gantt, posizionando attività, aggiungendo collegamenti tra di loro e posizionando progetti periodicamente.

Inoltre, anche la creazione di report e l'esportazione in formato CSV o PDF è una caratteristica interessante di questo strumento. Puoi anche impostare rapporti automatici per ricevere aggiornamenti giornalieri, settimanali o mensili.

Gantic ti offre una prova gratuita di 14 giorni per dieci risorse. Vengono quindi calcolati gli addebiti, a partire da $ 25 / mese per un massimo di 20 risorse.

6. Trascorso

Elapseit è uno strumento creato per fornire un'esperienza utente sicura e completa durante l'allocazione e la gestione delle risorse aziendali. Elapseit è semplice, intuitivo e offre funzionalità creative. Alcune importanti funzionalità utilizzate sono: pianificazione delle risorse, monitoraggio del tempo, gestione delle ferie, fatturazione, documenti legali, ecc.

Elapseit è la scelta migliore per tutte le aziende dalle piccole e medie dimensioni alle grandi aziende e si adatta perfettamente a tutti i tipi di progetti. Attualmente, Elapseit ha una versione di prova gratuita che include tutte le funzionalità. Quando gli utenti iniziano a utilizzare il prezzo sarà di circa $ 5/utente/mese.

7. Guru delle risorse

Resource Guru è uno dei più antichi software di gestione delle risorse sul mercato. Tuttavia, è ancora molto popolare tra le agenzie e le aziende che lavorano con molti clienti. Resource Guru fornisce funzionalità come il filtraggio, il controllo della disponibilità del gruppo, l'allocazione delle risorse, la creazione di report, il supporto del fuso orario, ecc.

Resource Guru consente inoltre agli utenti di gestire congedi retribuiti e giorni di malattia in modo che i project manager possano avere una migliore panoramica delle risorse disponibili. Ogni utente di Resource Guru avrà la sua dashboard. Resource Guru previene anche l'allocazione non uniforme delle risorse impostando la disponibilità di ciascuna risorsa e tramite liste di attesa. Supporta anche così tanti project manager che possono usarlo contemporaneamente senza dover aspettare o competere a chi tocca. Resource Guru offre anche una prova gratuita di 30 giorni. Al termine del periodo di prova, il suo prezzo è di $ 2,50/utente/mese.

8. Corri

Runn è uno strumento moderno per la pianificazione, la gestione della capacità e delle esigenze. Ha anche funzionalità integrate di gestione del tempo e predittive che aiutano i manager a gestire i gruppi da remoto. Runn utilizza un'interfaccia Planner che offre agli utenti la possibilità di visualizzare tutti i progetti e le risorse umane dell'organizzazione, consentendo di identificare e prevedere i rischi di sovraccarico ed evitare rapidamente conflitti su risorse, forza lavoro e tempo.

Rispetto ad altri strumenti di gestione delle risorse, Runn può anche fare previsioni finanziarie comprensibili e relativi KPI per tenere traccia dei profitti della tua azienda, delle prestazioni del progetto, del superamento dei costi e della varianza effettiva rispetto al piano. Questa app ha il monitoraggio del tempo integrato in modo da poter capire meglio il tuo tempo speso di quanto pensassi.

Attualmente, Runn consente agli utenti di usarlo gratuitamente fino al 1 luglio 2021. Dopo il tempo libero, Runn addebiterà $ 10/persona o $ 30/persona per ogni pacchetto scelto dai clienti.

9. Monday.com

Se hai bisogno di uno strumento di gestione delle attività che funzioni senza problemi con i tuoi team aziendali, Monday.com sarà una scelta notevole. Questo software di gestione del lavoro ha un software di produttività più visivamente orientato che consente ai project manager di delegare le attività e tenere traccia di ogni passaggio in dettaglio che i membri del team stanno facendo.

Inoltre, puoi creare elenchi di cose da fare, condividere file e comunicare con i colleghi. Questo software di gestione dei lavori offre viste piuttosto approfondite sui progetti, consentendo di modificare dettagli importanti come lo stato del proprietario, la priorità e la durata del progetto. Inoltre, c'è una funzione di chat integrata che ti consentirà di discutere le attività e aggiornare le attività quotidiane con ogni membro del team.

10. Galleggia

Float è un software di gestione delle risorse per agenzie, studi e aziende. Di solito fornisce semplici funzioni di gestione del personale. La sua funzione di pianificazione del personale consente agli utenti di gestire le prenotazioni, visualizzare i carichi di lavoro del team e assegnare attività.

Con le straordinarie funzionalità di gestione del team di Float, i project manager possono scoprire rapidamente le risorse umane disponibili, gestire gli appaltatori e trovare dipendenti con le loro schede. Un'altra cosa interessante è che puoi accedere a Float tramite un'applicazione per iPhone. Float ti consente di provarlo gratuitamente per 30 giorni. Il pacchetto a pagamento parte da $ 5/persona/mese.

11. Salvatore

Saviom è uno dei massimi esperti di software che aiuta ad aumentare l'efficienza del progetto. Alcune delle risorse nei moduli di gestione delle risorse di Saviom aiutano molte aziende nella gestione delle risorse, come il modulo di pianificazione delle risorse intelligente, che aiuta a superare gli squilibri di lavoro, il modulo di pianificazione delle risorse per monitorare e pianificare le risorse mantenendole, ecc. Puoi anche sincronizzare risorse e pianificazioni dei progetti in tutta la tua azienda con il sistema di gestione delle risorse di Savom. Saviom integra anche un archivio di competenze che semplifica la profilazione delle risorse, la ricerca e la combinazione di competenze lavorative future.

Saviom imposterà un prezzo a livelli personalizzato come strumenti, licenze e lite Saviom. Funziona tramite accesso basato sui ruoli e garantisce il pieno controllo sui dati che apparterranno a te.

12. Utilità di pianificazione delle risorse elettroniche

eResource Scheduler è uno strumento di pianificazione delle risorse che fornisce versioni sia cloud che on-premise con una configurazione facile da usare. Ha funzionalità tra cui una dashboard che evidenzia informazioni importanti su una schermata e una varietà di campi definiti dall'utente che ti consentono di acquisire informazioni complete sui tuoi progetti.

eResource Scheduler fornisce anche funzionalità come grafici, pianificazione, visualizzazioni delle risorse, progetti, ruoli e utenti. eResource Scheduler offre anche la possibilità di pianificare sia a livello di progetto che di attività. Un'altra caratteristica importante di eResource Scheduler è l'orario e il modulo finanziario. Questa funzione aiuta gli utenti a completare i progetti in base al rapporto di costo e pagamento e ai rapporti di previsione. eResource Scheduler offre agli utenti una prova gratuita di 14 giorni del virus. Alla scadenza del tempo libero, il prezzo sarà di $ 5/risorsa/mese.

13. Paymo

Fondamentalmente, Paymo è un software di gestione delle risorse che può aiutarti a ridurre significativamente i tempi di prenotazione. Puoi monitorare i carichi di lavoro attuali e rimanenti del tuo team, il numero di ferie e i budget di progetto su un'unica sequenza temporale. Paymo viene impostato automaticamente in base ai dettagli dell'attività che hai inserito in precedenza. Con Paymo, tutti i membri del team hanno accesso ai loro programmi per vedere cosa devono fare.

Inoltre, Paymo è stato integrato con applicazioni di produttività e fatturazione come Slack, Google Calendar e Adobe CC per supportare la gestione dell'intero team. Dopo la prova gratuita, gli utenti sceglieranno due pacchetti a pagamento di Paymo, a partire da $ 11,95/utente/mese da utilizzare.

14. Chiarisci

Clarizen è uno strumento che combina una gestione dei progetti di alta qualità e il lavoro di squadra. Questa è l'unica soluzione che fornisce una struttura di lavoro chiaramente definita e facilmente distinguibile. Clarizen fornisce centralizzazione e condivisione delle risorse, sviluppo di strategie e collegamento tra le persone per uno scopo comune. Clarizen consente inoltre agli utenti di lavorare con un'interfaccia flessibile e intuitiva, adatta al loro stile di lavoro. Gli utenti possono anche creare processi automatizzati e ripetitivi con il flusso di lavoro di Clarizen e la funzione di avvisi rapidi.

15. Pianificatore dell'hub

Hub Planner è un potente sistema di gestione del personale con molte utili funzioni di gestione delle risorse. Hub Planner possiede molte viste diverse per risorsa, team o progetto. Oltre alla gestione delle risorse, Hub Planner ha anche altre funzionalità come schede attività integrate con potenti processi di approvazione, dashboard e strumenti di reporting dinamico. Puoi impostare completamente il programma, la solvibilità e il profitto a colpo d'occhio.

Il bello di Hub Planner è che darai forma alla roadmap del prodotto e finanzierai anche nuove funzionalità. Puoi personalizzare ulteriormente o rimuovere le estensioni del prodotto per aumentare le funzionalità o disattivare le funzioni che non ti servono. Hub Planner parte da $ 7/utente/mese dopo 60 giorni di prova gratuita.

Migliori pratiche e tecniche di gestione delle risorse

Ecco alcune tecniche e pratiche utili che dovresti applicare per gestire bene le tue risorse:

1. Comprendi quali risorse mancano e concentrati su di esse

La mancanza di risorse renderà impossibile una pianificazione dettagliata e interromperà l'attuazione del progetto. Questo caso, solitamente, si può impiegare secondo la regola 80/20. La regola 80/20 viene interpretata come l'80% dell'effetto (o vincolo di risorsa) proveniente dal 20% della risorsa. Devi concentrarti sulle risorse limitate e pianificare la loro disponibilità.

2. Concordare un approccio comune per dare priorità al lavoro sulle risorse condivise

Dovresti creare un processo di valutazione/valutazione standard che sia alla base del processo decisionale oggettivo. La supervisione del lavoro non intenzionale può farti sottovalutare le tue capacità e causare ritardi in corso. Ricorda che le persone eccessivamente attaccate possono facilmente portare a problemi di qualità.

3. Comprendere i diversi modi di lavorare tra organizzazioni e risorse

Puoi beneficiare di diversi tipi di lavoro e persino di diversi gruppi all'interno di un'organizzazione se hai un metodo specifico per riconciliarli. Assicurati che gli strumenti e i metodi siano selezionati in modo appropriato e siano efficaci. Un roll-up più standardizzato può fornire le metriche necessarie per una visione olistica della tua organizzazione. Ciò consentirà alla tua organizzazione di pianificare, gestire e distribuire correttamente il lavoro

4. La gestione delle risorse è un processo continuo

Dovresti capire che i conflitti che si verificano a causa di eventi e cambiamenti imprevisti si verificano frequentemente e inevitabilmente. Lavoriamo insieme per risolvere i conflitti di risorse sulla base di priorità immediate e priorità inferiori che non sono realmente necessarie.

5. Gestisci attività e risorse utilizzando una combinazione di dettagli

Dovresti pianificare il lavoro, gestire le attività e segnalare il tempo in dettaglio per essere facilmente gestito. Tuttavia, non tutti i lavori devono utilizzare lo stesso livello di dettaglio. Scopri gli standard specifici per ogni situazione. Il lavoro di pianificazione è solitamente il più dettagliato, mentre il reporting del tempo può semplificare il processo con un maggiore grado di accuratezza. Quando si assegnano risorse al lavoro, le attività a lungo termine dovrebbero essere svolte ad alto livello e le attività a breve termine dovrebbero essere comprese in modo che possano essere pianificate in dettaglio.

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Parole finali

La gestione delle risorse può sembrare complicata, ma non è davvero difficile coglierne il nucleo e gli strumenti per gestirla senza intoppi. La gestione delle risorse dovrebbe essere una parte essenziale di un processo di gestione dei progetti di gruppo in modo da poter utilizzare le risorse giuste al momento giusto e anticipare potenziali problemi in futuro. Operando su uno strumento di gestione delle risorse, puoi risparmiare molto tempo e fatica. Si spera che con i 15 strumenti di gestione delle risorse per gestire il tuo team che ho introdotto sopra, le tue aziende troveranno una potente tecnologia di supporto per aiutarti a completare i progetti nel modo più conveniente e corretto.