Come (ri-)dare priorità alle tue attività

È facile stressarsi in un mondo frenetico in cui le liste di cose da fare sembrano solo allungarsi e destreggiarsi tra tutti i compiti sembra uno sport estremo.

La cosa buona è che non tutti i compiti sono uguali: alcuni compiti sono più uguali di altri. Hai pensato a quali sono le tue priorità? Quali sono i tuoi compiti più uguali degli altri? Un buon modo per diventare meno sopraffatti è semplicemente dare la priorità. È anche una buona idea classificare le tue priorità: lavoro, salute, vita personale, ecc.

In questo articolo, ci concentreremo sulle priorità di lavoro e su come dare priorità alle attività; esamineremo anche i segnali di cui potresti aver bisogno per ridefinire la priorità e come farlo.

Differenza tra priorità e obiettivi

Prima di entrare in frammenti di (ri)priorità, dobbiamo chiarire una distinzione tra un obiettivo e una priorità, dal momento che sono spesso usati in modo intercambiabile. Vanno di pari passo, ma sono due cose diverse.

Gli obiettivi sono le cose concrete che vuoi raggiungere, mentre le priorità sono ciò che è importante per te e a cui dedichi la maggior parte del tuo tempo.

Ad esempio, se il tuo obiettivo è superare un esame difficile, probabilmente la tua priorità è studiare. Se il tuo obiettivo è ottenere una promozione sul lavoro, la tua priorità sarà lavorare sodo per soddisfare tutti i requisiti. Se l'obiettivo è aumentare le vendite, la priorità potrebbe essere il lancio di un nuovo prodotto o l'elaborazione di una nuova strategia con il team di vendita.

Come dare la priorità 101

Dare priorità a un compito rispetto a un altro non è sempre facile, soprattutto se entrambi i compiti sono importanti. E quando vengono coinvolti più compiti, può diventare piuttosto opprimente.
Ecco alcuni dei suggerimenti che possono aiutarti a definire le tue priorità con meno stress.

Crea una lista di cose da fare

Prendi un pezzo di carta / apri un documento vuoto e fai un elenco di tutte le tue attività, grandi e piccole. Raccogli tutte le tue piccole cose da fare scarabocchiate su pezzi di carta casuali, scritte nell'app Note sul tuo telefono, screenshottate o annotate nella tua agenda. È più facile quando hai tutte le attività di fronte a te, in un elenco di cose da fare principale.

Dopo aver annotato tutto, guarda la tua grande lista di cose da fare e inizia a lavorarci lentamente e con attenzione. Suddividilo in obiettivi mensili, settimanali e giornalieri. Scegli alcune delle attività più importanti del mese e suddividile in blocchi più piccoli per le cose da fare settimanali e quotidiane. Inoltre, ci sono molti tipi di modelli di elenchi di cose da fare se vuoi rendere il processo più veloce e semplice.

Mantieni la tua lista da qualche parte visibile

Dopo aver creato le tue liste, posizionale in un punto visibile, preferibilmente da qualche parte di fronte a te in modo da poterle guardare spesso. Puoi attaccarli al tuo laptop o a una parete davanti alla tua scrivania, come il cugino più noioso di una scheda di visione.

Avere la tua lista di cose da fare nel tuo campo visivo ti manterrà concentrato e motivato a cancellare le cose il prima possibile.

Fai solo una cosa alla volta

So che potrebbe essere allettante, ma non multitasking. Non otterrai di più in meno tempo: ti ritroverai solo con alcune attività semi-completate. È molto più efficiente lavorare su un'attività alla volta, completarla completamente e quindi passare a quella successiva.

Pensa a cosa è veramente importante per te

Non è sempre ovvio quali attività dovresti dare la priorità. Per padroneggiare l'arte della definizione delle priorità, devi fare un po' di autoriflessione. Per mettere le cose in prospettiva, spesso aiuta chiedersi: qual è la cosa più importante che posso fare oggi per rendere migliore il domani?

Cosa mi porterà a raggiungere i miei obiettivi più velocemente?

Qual è il probabile risultato del (non) fare di questo una priorità?

Quali attività sono sensibili al tempo?

Cosa posso fare bene io, e solo io, che farà la differenza?

Quali sono le mie attività di maggior valore?

Conosci il tuo ritmo naturale

Sii consapevole del tuo ritmo naturale e quando la tua concentrazione è al culmine. Quando ti senti al meglio? Hai notato che sei particolarmente produttivo in un determinato momento della giornata? Lavori in modo più efficiente al mattino, al pomeriggio o alla notte?

Qualunque sia la tua risposta, è allora che dovresti svolgere le attività più importanti della giornata.

Svincola i compiti in modo strategico

Hai presente quei giorni in cui, nonostante il tuo duro lavoro, sembra che tu non riesca a fare nulla? Se la tua lista diventa troppo lunga, completa alcune attività facili e veloci per darti un senso di realizzazione e un po' di fiato per continuare.

Sii aperto al cambiamento

Sii flessibile e aperto a ridefinire la priorità se arrivano nuove informazioni. Va bene anche che le tue priorità cambino nel tempo. Ci sono alcuni segnali che ti fanno sapere che potresti dover interrompere e ripensare al tuo piano: continua a leggere per scoprire quali sono.

Segnali che devi ridefinire la priorità

"Quando le cose vanno male, non seguirle." - Elvis Presley

A volte, la saggezza è sapere quando arrendersi e fare perno. Non è facile abbandonare qualcosa per cui hai speso tempo, fatica e denaro; tuttavia, spendere ancora più tempo, fatica e denaro per la cosa sbagliata è peggio. Questi sono alcuni dei segnali di cui è necessario ridefinire la priorità:

• Lavori molto ma ti senti come se non stessi facendo nulla;
• Ti senti disorganizzato e sfocato;
• I tuoi impegni quotidiani ti stressano e/o provocano solo emozioni negative;
• Hai lavorato a lungo su qualcosa ma non ci sono segni di risultati;
• Trovi difficile smettere di lavorare e le cose divertenti ti sembrano un lavoro ingrato.

Tecniche di (ri)priorizzazione

Sia che tu stia affrontando la definizione delle priorità per la prima volta o che tu abbia deciso di ridefinire le priorità delle tue attività, ci sono alcune tecniche che possono aiutarti. Ecco alcuni dei più semplici e popolari.

Metodo ABCDE

Prendi la tua lista di cose da fare dall'inizio di questo post sul blog. Accanto a ciascuna attività scrivi una delle seguenti lettere:

A – compiti con la massima priorità. Sono i più importanti e avranno le conseguenze più grandi se non li realizzi o il premio più grande se li realizzi.
Puoi avere fino a tre attività A e devi anche dare loro la priorità: contrassegnarle come A1, A2 e A3.

B – compiti importanti, ma non tanto quanto quelli A; le ricompense e le conseguenze negative sono minori. Le attività B dovrebbero essere eseguite quando tutte le attività A sono state completate.

C – Compiti piacevoli. Se non li fai, non ci sarebbero conseguenze. Non cambierai il mondo completando i compiti C, ma puoi farli se hai ancora tempo ed energia rimasti dopo i compiti A e B.

D – D sta per Delegato. Questi sono i compiti che possono essere svolti da qualcun altro, quindi puoi concentrarti sui compiti A.

E – E come Elimina. Le attività E sono quelle che non sono importanti e non dovrebbero occupare spazio nella tua lista di cose da fare.

Il metodo Ivy Lee

Nel 1918, Charles M. Schwab, presidente della Bethlehem Steel Corporation, era un uomo d'affari di incredibile successo: era uno degli uomini più ricchi del mondo.

Quando ha deciso di aumentare l'efficienza del suo team e fare le cose meglio e più velocemente, ha assunto Ivy Lee, una nota consulente di produttività. Lee ha chiesto 15 minuti con ciascuno dei dirigenti dell'azienda, quando ha spiegato loro il metodo seguente.

1. Alla fine di ogni giornata lavorativa, annota 6 attività che devi svolgere domani. Possono esserci meno di 6 attività, ma non di più.
2. Organizzali in base alla loro vera importanza. Puoi utilizzare metriche aggiuntive come il valore finanziario per determinare il loro ordine.
3. Quando arrivi al lavoro, concentrati sul primo compito. Lavora fino al termine dell'attività, quindi passa alla seconda.
4. Risolvi il resto della tua lista allo stesso modo. Se non riesci a completarle tutte, sposta le attività non completate nell'elenco di domani.
5. Ripetere.

I risultati sono stati così soddisfacenti che Lee è stato pagato a sei cifre (in denaro di oggi).

Il vantaggio principale di questo metodo è che facilita l'avviamento (che spesso è la parte più difficile). Riduce l'affaticamento decisionale: ti impedisce di avere troppe cose sul piatto e di lavorare troppo. Ti costringe anche a essere intenzionale con il tuo tempo e la tua energia, che è probabilmente il motivo per cui è così semplice, ma efficace.

MIT (compiti più importanti)

Non tutti sono d'accordo con Ivy Lee: alcune persone pensano che 6 compiti al giorno siano troppi e che non dovresti scegliere più di 3 priorità quotidiane.

La strategia del MIT si basa sulla premessa che tutti noi abbiamo tempo ed energia limitati per ogni giorno, quindi dobbiamo scegliere fino a tre MIT (compiti più importanti) a cui dedicheremo la nostra giornata. I MIT sono compiti critici che faranno la differenza più grande e ti porteranno il più lontano nel perseguimento dei tuoi obiettivi. Se hai dei dubbi, pensa a quale compito ti rende più a disagio e ansioso: quello che temi di più è probabilmente quello che dovresti fare per primo.

Dovresti fare i tuoi 2-3 MIT all'inizio della tua giornata lavorativa, quando la tua mente è ancora fresca e concentrata. Se sospetti che li finirai presto, puoi aggiungere un paio di cose da fare, qualcosa che sarebbe bello finire ma non è così importante.

Assegnazione delle priorità alle singole attività

Se le cose si fanno difficili, potresti dover accorciare la tua lista di cose da fare ancora più spietatamente. Questa può essere una soluzione a breve termine per alcuni e una buona opzione quotidiana per altri, a seconda del tipo di lavoro che stai facendo.

In sostanza, scegli un compito più grande o un tema che si riferisce a più compiti e ti concentri su di esso per l'intera giornata. Ad esempio, la mia priorità durante la mia giornata lavorativa è scrivere un post sul blog. Questa è l'unica cosa su cui mi concentro, ma contiene alcune attività correlate, come la ricerca, la scrittura (che ironicamente richiede il minor tempo possibile) e l'editing.

matrice di Eisenhower

La matrice di Eisenhower prende il nome da Dwight D. Eisenhower. Era un generale a cinque stelle durante la seconda guerra mondiale, il 34° presidente degli Stati Uniti e il fondatore della DARPA e della NASA (tra molte altre cose), quindi penso che sia sicuro dire che era un ragazzo piuttosto produttivo.

La matrice Eisenhower ti fa dividere i tuoi compiti in base alla loro importanza e urgenza.

• Importante e urgente : compiti che dovrebbero essere eseguiti per primi.
• Importante ma non urgente : attività che dovrebbero essere pianificate per essere eseguite in seguito. Cose come l'esercizio o la creazione di una strategia aziendale a lungo termine possono rientrare in questa categoria.
• Urgenti ma non importanti : compiti che dovresti delegare in modo da poterti concentrare sui tuoi compiti più importanti. In questo contesto, "non importante" significa che non deve essere necessariamente fatto da te, può essere fatto anche da qualcun altro. Esempi di queste attività potrebbero essere la risposta a determinate e-mail, il caricamento di post di blog o la pianificazione di riunioni.
• Non importante e non urgente : attività che dovresti eliminare dalla tua lista di cose da fare.

A volte può essere difficile determinare tra urgenza e importanza. I compiti urgenti sono sensibili al fattore tempo, mentre quelli importanti contribuiscono ai nostri obiettivi e alla nostra missione a lungo termine.

Principio di Pareto

Un giorno, mentre passeggiava nel suo giardino, l'economista italiano Vilfredo Pareto notò che il 20% delle sue piante di piselli producevano l'80% dei piselli. Ciò ha portato a ulteriori conclusioni: in molti settori e aziende, il 20% della parte più produttiva è responsabile dell'80% della produzione. Il 20% della popolazione detiene l'80% della ricchezza. Il 20% dei clienti realizza l'80% delle entrate.

Questo in seguito divenne noto come il principio di Pareto. Come si afferma, il 20% delle nostre azioni porta l'80% dei nostri risultati. Ciò significa che scoprire quale 20% dei tuoi compiti porta all'80% dei risultati e concentrarti su di essi è un'ottima tecnica di definizione delle priorità. Se non sei sicuro di quali siano il tuo 20%, prova a capire quali dei tuoi compiti fanno la differenza più grande e facilitano maggiormente il raggiungimento dei tuoi obiettivi.

Metodo MoSCoW

Prima di chiedere – no, non è legato alla capitale della Russia. È l'acronimo MSCW (must, should, Could, Would) con due "o" aggiunte per una pronuncia più semplice.

È una tecnica popolare per la gestione dei requisiti. Li divide in 4 categorie:

• M (deve avere) – requisiti non negoziabili senza i quali un progetto fallirà.
• S (dovrebbe avere) – cose importanti che non sono obbligatorie, ma aggiungono molto valore.
• C (potrebbe avere) – requisiti desiderabili, ma non necessari; se lasciati fuori, avrebbero un impatto minimo o nullo.
• W (non avrà) – non è una priorità; potrebbero essere utili da includere in futuro.

Conclusione

Padroneggiare l'arte della (ri)priorizzazione è importante nel mondo di oggi, dove i confini tra lavoro e vita personale sono spesso labili e le malattie causate dallo stress peggiorano ogni giorno. Se devi assolutamente stressarti, è importante essere consapevole che non tutte le attività meritano di essere sottolineate, ed è a questo che serve la definizione delle priorità. Prendi la tua lista di cose da fare e inizia a pensare a ciò che è veramente importante per te.