Risparmia denaro rinegoziando i contratti software della tua azienda

Le piccole imprese possono rivedere i loro attuali contratti Software-as-a-Service (SaaS) e rinegoziare i termini per risparmiare denaro alla luce della crisi COVID-19.

NOTA: questo articolo ha lo scopo di informare i nostri lettori su problemi di natura commerciale negli Stati Uniti. Non è in alcun modo inteso fornire consulenza legale o avallare una specifica linea di condotta. Per consigli sulla tua situazione specifica, consulta il tuo consulente legale.

Per la fotografa di matrimoni e ritratti Alana Lindenfeld, la decisione di rinegoziare i suoi contratti SaaS è stata facile. L'epidemia di COVID-19 ha interrotto i normali processi aziendali e Lindenfeld aveva bisogno di tagliare i costi per rimanere a galla.

"Ho dovuto eseguire il downgrade di alcuni software per ridurre i costi in un periodo in cui non sono legalmente autorizzato a girare sessioni o matrimoni", ha affermato Lindenfeld.

È stata in grado di risparmiare sui suoi abbonamenti Adobe e Pixieset contattando entrambi i fornitori e incoraggiando altre piccole imprese a fare lo stesso:

Le piccole imprese possono rinegoziare i contratti SaaS per risparmiare denaro durante questa recessione economica. Secondo Gartner, il 36% delle aziende ha negoziato o prevede di negoziare nuovi termini con fornitori e venditori (ricerca completa a disposizione dei clienti).

Ecco una ripartizione di come puoi fare lo stesso e come funziona il processo di rinegoziazione.

5 passaggi per rinegoziare i tuoi contratti software.

1. Rivaluta le tue esigenze software

Il COVID-19 ha cambiato il modo in cui operano le aziende, costringendo molti a passare rapidamente da una cultura del lavoro in ufficio a una remota. Anche le esigenze software di queste aziende sono cambiate.

Girdharee Saran, responsabile marketing di SurveySensum, si è resa conto che era giunto il momento di rivalutare i contratti software dell'azienda dopo aver calcolato le perdite indotte dal COVID-19:

Per avviare questo processo, Saran e il suo team hanno creato un elenco di tutti gli abbonamenti software attivi e li hanno suddivisi in tre categorie:

1. Deve continuare : software fondamentale per il processo aziendale, anche se il provider non offrirà uno sconto.
2. Può sopravvivere senza : questi abbonamenti mensili sono belli da avere ma non del tutto necessari.
3. Nuove esigenze : questa categoria è emersa dalla transizione del lavoro a distanza dell'azienda e dalla necessità di un software per facilitare la collaborazione e la comunicazione a distanza con altri membri del team e clienti.

2. Leggi il tuo contratto, compresa la stampa fine

Una volta identificati i contratti che desideri rinegoziare, è importante leggere il contratto e comprenderne i termini prima di contattare il fornitore del software.

Maria Veronica Saladino, un avvocato aziendale che attualmente aiuta le aziende con la rinegoziazione dei contratti software, suggerisce alle aziende di rispondere alle seguenti domande per il software che hanno designato per la rinegoziazione nel passaggio uno:

• Cosa prevede attualmente il contratto in essere?
• A quali condizioni il contratto si concluderà?
• Il contratto prevede una clausola di rinegoziazione in caso di crisi o recessione economica?
• Cosa considererebbe una violazione il contratto esistente?
• Quali azioni intraprenderebbe il venditore se non fossi in grado di effettuare pagamenti?
• Esiste una clausola di forza maggiore che ti libererebbe dal contratto di fronte a circostanze al di fuori del tuo controllo (come una pandemia)?

Cos'è la forza maggiore?

Una clausola di forza maggiore esonera le parti dal contratto in caso di circostanze indipendenti dalla loro volontà che possano rendere irragionevole o impossibile aspettarsi che la parte adempia agli obblighi contrattuali.

Queste circostanze possono includere guerre, disastri naturali, scioperi o leggi impreviste e, di solito, pandemie.

Secondo Gartner, il 18% delle organizzazioni ha già invocato clausole contrattuali di forza maggiore a causa del COVID-19 e il 37% lo sta prendendo in considerazione (ricerca completa a disposizione dei clienti).

La decisione di invocare una clausola di forza maggiore non dovrebbe essere presa alla leggera e dovresti considerare come ciò influirà sulla tua relazione a lungo termine con il venditore.

"Uno svantaggio del tentativo di innescare una forza maggiore è che potresti avvelenare l'acqua in una relazione che vorresti avere con questo fornitore per gli anni a venire", ha affermato Eric Talley della Columbia Law in un'intervista con Gartner (ricerca completa disponibile per clienti).

Le clausole di forza maggiore sono progettate per proteggere le aziende ma possono anche danneggiare i rapporti con i fornitori. Prima di invocare questa clausola, dovresti cercare un consiglio esterno.

3. Scopri cosa sta già facendo il tuo provider SaaS per soddisfare i clienti

Prima di contattare i fornitori di software, Lindenfeld ha studiato cosa stavano già facendo questi fornitori per i clienti:

"Avevo sentito da altri fotografi che [Adobe Suite] offrivano alcuni mesi gratuiti o accreditati sul tuo account, quindi sapevo cosa aspettarmi".

Molti provider SaaS stanno già fornendo accesso gratuito o scontato a strumenti per aiutare le aziende a rimanere a galla.

Ad esempio, HubSpot offre la sua suite per le piccole imprese a un prezzo ridotto e limiti crescenti per i clienti esistenti e Adzooma offre l'intera piattaforma gratuitamente fino al 1 giugno 2020.

Questi fornitori SaaS e molti altri stanno già offrendo accesso gratuito o scontato alle loro piattaforme per fare eco al sentimento "siamo in questo insieme" e mostrare il loro sostegno alla comunità imprenditoriale.

4. Decidi cosa vuoi ottenere dalla rinegoziazione

Scopri cosa vuoi ottenere dalle negoziazioni prima di contattare il tuo fornitore di software. Neil Andrew, fondatore di PPC Protect, ha dichiarato:

Alcune aziende potrebbero aver bisogno o voler annullare il proprio contratto, mentre altre cercano di sospendere o ritardare i pagamenti, applicare sconti, ridurre la funzionalità per risparmiare denaro o aumentare temporaneamente la funzionalità per soddisfare le nuove esigenze della propria attività.

Pensa a cosa vuoi ottenere dalla rinegoziazione e su cosa sei disposto a scendere a compromessi. Alcuni fornitori SaaS potrebbero non essere disposti ad annullare del tutto il contratto, ma potrebbero ridurre il costo dell'abbonamento riducendo la funzionalità o il numero di licenze.

"I fornitori SaaS preferirebbero assicurarsi di ottenere almeno un flusso di cassa piuttosto che nessun flusso di cassa", ha affermato Andrew. "I buoni fornitori SaaS cercheranno di fornire una preziosa relazione a lungo termine offrendo quanta più assistenza possibile".

5. Sii trasparente ed empatico e abbi un piano di riserva

Le aziende dovrebbero essere trasparenti sulla propria situazione finanziaria ed essere empatiche nei confronti dei fornitori di software.

"Siamo solidali con i nostri clienti e non vogliamo mai che si sentano sopra la testa", ha affermato Josh Sanders, project manager di Alpha Bravo Development. "Se un'azienda descrive come sta andando male la sua attività, qualcosa può essere risolto".

Girdharee Saran ha contattato il provider CRM della sua azienda e ha spiegato chiaramente la loro situazione finanziaria: il loro pagamento per utilizzare la piattaforma era ora uno sforzo finanziario alla luce delle perdite di entrate dovute al COVID-19. Di conseguenza, sono stati in grado di elaborare un accordo.

Sii trasparente nella conversazione con il fornitore del software, ma non dimenticare di essere anche empatico. Questo è un momento stressante per tutti.

Sean McDermott, fondatore di RedMonocle e Windward Consulting Group, ha voluto ricordare alle aziende che anche i fornitori di software sono in difficoltà in questo momento:

I fornitori SaaS dipendono fortemente dalle entrate degli abbonamenti e, sebbene potrebbero non essere in grado di rinunciare del tutto a un contratto, potrebbero essere disposti ad aiutare i clienti a trovare una soluzione ragionevole. In caso contrario, prendere in considerazione soluzioni software alternative.

Saran ha avuto un'esperienza positiva nel raggiungere una soluzione reciprocamente vantaggiosa con la sua piattaforma CRM, ma non è stato in grado di raggiungere una soluzione simile con i suoi fornitori di software per videoconferenze e webinar.

Prima del COVID-19, la sua azienda pagava un piano da 100 partecipanti. Man mano che i team si spostavano in remoto, la domanda di comunicazioni remote è aumentata. Saran voleva aggiornare temporaneamente il proprio piano per ospitare fino a 500 partecipanti, ma non poteva permettersi l'aumento dei costi. Ha tentato senza successo di negoziare con il fornitore, ma alla fine è passato a una soluzione alternativa e comparabile con un costo inferiore e una maggiore funzionalità.

"Le funzionalità possono essere sostituite, un buon servizio clienti non può esserlo", ha affermato Ethan Taub, fondatore di Goalry, che ha anche optato per soluzioni alternative dopo che un'azienda ha rifiutato di scendere a compromessi sui termini del contratto.

La rinegoziazione dei contratti software durante le crisi può aiutare le piccole imprese a risparmiare denaro

Tagliare i costi durante una crisi può aiutare le piccole imprese a rimanere a galla ed evitare licenziamenti, e un posto dove le aziende possono guardare sono i loro contratti SaaS.

Il COVID-19 ha messo a dura prova ogni settore, rendendo la flessibilità tra le aziende una necessità per resistere a questa tempesta economica. Collaborare per trovare soluzioni reciprocamente vantaggiose e prestare attenzione alle sfide di altre aziende.

NOTA: le applicazioni selezionate in questo articolo sono esempi e non sono intese come conferme o raccomandazioni.