La chiave per un lavoro a distanza di successo: comunicazione strategica e consapevole

Poiché la pandemia di coronavirus ha costretto aziende e dipendenti ad adottare il lavoro a distanza, sia i manager che i loro team stanno iniziando a rendersi conto di quanto sia drastico il cambiamento del telelavoro a tempo pieno.

Molte aziende hanno consentito ai dipendenti di lavorare da remoto per anni e molti dipendenti sono abituati a lavorare da casa una o due volte alla settimana. Sfortunatamente, queste pratiche non si avvicinano all'emulazione di un mandato di lavoro da casa a tempo pieno a livello aziendale.

La maggior parte di coloro che non hanno familiarità con il lavoro a distanza a tempo pieno tendono a considerare l'organizzazione e la comunicazione come sfide centrali. Puoi trovare molti contenuti online che forniscono consigli su come rimanere organizzati e motivati ​​mentre lavori da casa e il numero di articoli che discutono dell'uso efficace di Zoom, Slack e altri strumenti di comunicazione sul posto di lavoro è salito alle stelle.

Questi problemi incombono e devono essere presi in considerazione, ma le persone spesso trascurano i cambiamenti meno evidenti e spesso più fondamentali che dovranno apportare per lavorare efficacemente da casa.

Al di là delle questioni di routine e della migrazione delle riunioni alla videoconferenza, molte persone presumono che funzionalmente, non cambierà molto nel loro ruolo quando lavorano in remoto. Se i team svolgono la maggior parte del loro lavoro al computer e hanno le stesse riunioni settimanali nei loro calendari, perché dovrebbero aspettarsi che la loro strategia esistente smetta di essere efficace?

Anche se varia da ruolo a ruolo, questo presupposto di solito non è corretto: il lavoro a distanza di successo ed efficiente richiede più di un team motivato e la migrazione delle riunioni business-as-usual alla videoconferenza.

In campi come il marketing e la progettazione, il lavoro a distanza spesso richiede un ripensamento più fondamentale del modo in cui i membri del team comunicano e strutturano la loro quotidianità, poiché i risultati finali sono più astratti e soggettivi.

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I problemi più profondi che derivano dal lavoro a distanza

Sono stati necessari molti aggiustamenti quando le persone sono passate al lavoro a distanza. Ma questi sono alcuni dei problemi persistenti che causano problemi di flusso di lavoro a lungo termine se non vengono affrontati:

Colli di bottiglia della produttività  

I vantaggi della comunicazione aperta e ad hoc sono generalmente dati per scontati fino a quando non si lavora in remoto.

La prima settimana fuori dall'ufficio, molte persone inizieranno a notare piccoli colli di bottiglia che sorgono nel loro lavoro, problemi che normalmente verrebbero risolti con una conversazione rapida, ma ora richiedono uno scambio di messaggi Slack o persino la pianificazione di una breve chiamata.

Nel tempo, questi colli di bottiglia possono comportare giornate lavorative frammentate e meno produttive. Ma la preoccupazione più grande è che inevitabilmente portino a un aumento delle ipotesi fatte.

Poiché i lavoratori hanno meno opportunità di ottenere chiarimenti e stabilire un consenso di gruppo, è necessario fare più ipotesi quando si tratta di compiti ambigui che non sono abbastanza cruciali da giustificare la comunicazione. Pertanto, la coesione dei risultati che coinvolgono più persone può iniziare a soffrire leggermente, il che ci porta al nostro prossimo problema:

Quando si tratta di iniziative o progetti che coprono un arco di tempo più lungo, diventa molto più difficile allineare le aspettative tra i membri del team quando non hanno la capacità di interfacciarsi e livellare al di fuori delle riunioni programmate.

Difficoltà ad allineare le aspettative  

Allineare le aspettative tra diversi team è sempre stata una delle cose più difficili da fare quando si gestisce un progetto interfunzionale. Quando lavori da remoto, quella difficoltà inerente ai progetti interfunzionali può estendersi al tuo stesso team!

Ad esempio, uno scrittore UX e un designer UX normalmente lavorano in perfetta armonia, ma il lavoro a distanza può comportare una microcopia della bozza dello scrittore UX che non si allinea bene come di solito fa con il design del prodotto.

Una domanda irrisolta o una singola ipotesi fatta possono far deragliare i risultati finali e portare a confusione o frustrazione all'interno di una squadra quando tutti i pezzi del puzzle non si incastrano bene come sono abituati.

Anche se i livelli di motivazione e impegno rimangono gli stessi o aumentano, questi problemi non scompaiono: richiedono un cambiamento maggiore nel modo in cui individui e team comunicano e strutturano il loro lavoro quotidiano.

Ovviamente, questi problemi esistono su uno spettro basato sulla natura del ruolo e dell'industria. Tuttavia, ci sono molti team e alcune organizzazioni nel loro insieme (come Zapier) che possono prosperare durante un mandato di lavoro a distanza a livello aziendale, anche se operano in spazi in cui altre aziende sono in difficoltà.

Cosa possiamo imparare da queste organizzazioni e dalla loro cultura? In che modo queste aziende superano le sfide del lavoro a distanza?

Centrare il tuo lavoro attorno alla comunicazione consapevole e strategica

Quando osserviamo un'azienda come Zapier che ha adottato con successo il lavoro a distanza a livello aziendale per anni, possiamo vedere che la comunicazione è incorporata nel nucleo della loro cultura aziendale. Hanno persino pubblicato un intero ebook su come gestiscono la comunicazione come forza lavoro remota quasi al 100%, vale la pena leggerlo.

Le aziende e i team che passano efficacemente al lavoro a distanza di solito hanno la comunicazione come componente centrale della loro cultura. Per estensione, sono strategici e attenti quando comunicano e concentrano i loro processi e flussi di lavoro sulla comunicazione. Come puoi fare lo stesso?

Organizzare e dare priorità alle attività

Lavorare da remoto significa che dovrai essere molto più attento a come strutturi la tua giornata lavorativa. Le attività che presentano più ambiguità e parti mobili dovrebbero essere elaborate prima degli incontri con i membri del team corrispondenti in modo da poter porre domande importanti e avere conversazioni produttive.

Ciò significa anche che è necessario prendere in considerazione più considerazione per gli altri nel modo in cui organizzi e stabilisci le priorità del tuo lavoro, poiché è importante che tutti strutturino la propria quotidianità attorno alle comunicazioni cruciali in modo da evitare colli di bottiglia.

Organizzare e dare priorità alle riunioni

È fondamentale essere consapevoli e strategici durante le riunioni, anticipando problemi e punti di ambiguità in modo da poter ottenere i chiarimenti necessari per ridurre al minimo le ipotesi formulate. Tutti hanno familiarità con la sensazione di lasciare una riunione con più domande di quante ne avevi: queste riunioni possono far deragliare i progetti, soprattutto quando tutti lavorano in remoto.

Per le attività ricorrenti e le sincronizzazioni settimanali, aspettati inizialmente problemi di comunicazione e singhiozzo. Alcuni processi che coinvolgono più persone potrebbero passare perfettamente al lavoro a distanza, ma altri no.

Quando le cose non vanno come previsto, identifica le aree che hanno portato a problemi o ambiguità e apporta le modifiche in modo che tu e il tuo team troviate alla fine la cadenza, la durata e la struttura di comunicazione perfette che consenta a tutti di eseguire.

L'asporto

Alla fine, è quasi inevitabile che le persone che lavorano da casa debbano chiedere chiarimenti in modo non strutturato. La quantità di messaggi inviati su Slack e altri strumenti di produttività sul posto di lavoro aumenterà alle stelle, ma diminuirà gradualmente man mano che le persone si abitueranno al lavoro da remoto.

Anche se può sembrare inefficiente e fastidioso, non è mai sbagliato inviare a qualcuno un messaggio istantaneo se hai bisogno di chiarimenti su qualcosa. Se stai pesando se vale la pena chiedere o meno, probabilmente lo è!

Il giudizio su dove puoi fare ipotesi e dove non puoi è qualcosa che i team svilupperanno molto più velocemente quando lavorano in remoto. Se c'è un lato positivo nell'esperimento forzato del lavoro a distanza a livello aziendale prima di tornare in ufficio dopo la pandemia, è che saremo tutti costretti a imparare come diventare comunicatori migliori e più consapevoli.