Come creare un programma di lavoro a distanza (con modelli)

Nel momento in cui scrivo questa frase, verso mezzogiorno, sono già nel bel mezzo della mia giornata lavorativa. Lavoro da casa e tendo a seguire quasi la stessa routine lavorativa ogni giorno. Quindi, la mia giornata lavorativa inizia intorno alle 8:00 o alle 9:00, quindi finisco intorno alle 16:00 o alle 17:00. E quando si tratta di questi compiti di lavoro profondi, come scrivere questo post sul blog, preferisco occuparmi di questi compiti durante le ore mattutine e prima della pausa pranzo.

Ora, se sei anche un lavoratore remoto, assicurati che aggiungere struttura alle tue giornate lavorative aiuti molto. Con un programma di lavoro a distanza adeguato alle tue esigenze, avrai maggiori probabilità di completare tutte le tue attività in tempo. In questo articolo tratteremo:

• i fattori che dovresti tenere a mente quando fai un programma,
• preziosi suggerimenti su come creare una pianificazione remota efficace e
• modelli per i dipendenti con orario flessibile e quelli con orario fisso.

Cosa considerare prima di fare un programma

Una volta creato un piano per il tuo lavoro di telelavoro, avrai un'idea più chiara di quanto tempo hai bisogno per le attività quotidiane e come dare la priorità a quelle più significative. Pertanto, sarai più realistico su ciò che sei in grado di completare durante il giorno. Inoltre, potrai dedicare del tempo alla tua famiglia e ai tuoi amici, il che migliorerà il tuo equilibrio tra lavoro e vita privata.

Ecco cosa dovresti chiederti prima di iniziare a fare un programma di lavoro a distanza:

A che ora lavori meglio?

Alcune persone prosperano durante le ore del mattino mentre altre prosperano la sera. Va benissimo perché non siamo tutti uguali. I nostri orologi biologici funzionano in modo diverso, ecco perché alcuni di noi sperimentano cali di produttività dopo pranzo e altri al mattino.

Se sei in grado di riorganizzare le tue attività come preferisci, tieni sempre in considerazione questo fattore. Ad esempio, se ti alzi facilmente la mattina e ti senti riposato e pronto per il lavoro, usa questo tempo per svolgere i tuoi compiti più importanti. Una volta che i livelli di energia iniziano a diminuire verso le 14:00 o le 15:00, affronta compiti meno vitali. La stessa regola vale per coloro che amano dormire e iniziare la giornata lavorativa un po' più tardi. Se non sei un'allodola mattutina, non sentirti obbligato a svegliarti molto presto solo perché alcuni uomini d'affari di successo suggeriscono di farlo. Segui i tuoi ritmi e otterrai risultati migliori.

Dove lavori meglio?

Se trovi più facile concentrarti sui tuoi compiti quando lavori da casa, allora sarai più produttivo anche lì. In tal caso, decidi dove si svolgerà il tuo ufficio a casa. Avere un'intera stanza per questo scopo sarebbe l'ideale. Ma, se ciò non è possibile, opta per un angolo tranquillo di una stanza. Se hai bisogno di maggiori dettagli sull'attrezzatura per il tuo ufficio a casa, abbiamo un blog sulle cose di cui avrai bisogno quando lavori da casa.

D'altra parte, se sei una farfalla sociale e non ti piace lavorare da solo, puoi sempre andare in uno spazio di coworking. Questo è un luogo perfetto per incontrare altri dipendenti remoti mentre svolgono il lavoro. Oppure puoi spostarti dal tuo ufficio a casa a un bar nelle vicinanze. Tieni presente che un ambiente così rumoroso potrebbe non essere adatto ai momenti in cui hai chiamate o quando devi rispettare la scadenza.

Hai familiari o animali domestici di cui devi prenderti cura?

Un altro punto da tenere in considerazione è se devi prenderti cura dei tuoi figli, dei membri anziani della famiglia o dei tuoi animali domestici. Ad esempio, se devi accompagnare i tuoi figli a scuola alle 8:00, programma l'orario di lavoro dalle 9:00. Oppure, se hai orari di lavoro rigidi, alzati un po' prima e fallo prima del lavoro.

Una volta che hai tutte queste risposte, creare un programma di lavoro a distanza sarà molto più semplice. Quindi, se scegli di svolgere il tuo lavoro in uno spazio di coworking, tieni presente che avrai bisogno di un po' di tempo anche per il pendolarismo. Oppure, se decidi di lavorare da casa, ricordati di informare la tua famiglia o il tuo partner sull'orario di lavoro. Inoltre, compiti come portare a spasso il cane o portare i bambini a scuola si svolgeranno prima o dopo il lavoro.

Diamo un'occhiata ad alcuni suggerimenti utili su come rendere questo programma più conveniente per te.

Come creare un programma di lavoro a distanza efficace

Alcuni lavoratori a distanza hanno orari di lavoro flessibili, mentre altri devono seguire un programma rigoroso. Pertanto, il modo in cui strutturi la tua giornata lavorativa dipenderà dal fatto che l'orario di lavoro sia fisso.

Ad ogni modo, abbiamo preziosi suggerimenti per creare una routine di lavoro a distanza indipendentemente dall'orario di lavoro.

Imposta intervalli di tempo per le tue attività personali e gli orari extra lavorativi

Se hai la flessibilità di scegliere l'orario di lavoro, puoi analizzare gli incarichi di lavoro in diversi periodi di lavoro con un paio d'ore di pausa intermedie. Ora, durante queste pause, puoi occuparti delle tue attività personali, come portare a spasso il cane, accompagnare i bambini a scuola o fare esercizio. Se hai un programma fisso, sarai in grado di svolgere queste commissioni prima o dopo il lavoro.

Per assicurarti che i tuoi colleghi e clienti non ti disturbino quando sei lontano da un computer, aggiungi questi orari al tuo programma e annotali come attività personali/ore non lavorative. In questo modo potrai goderti il ​​tuo tempo libero e occuparti delle commissioni. Inoltre, farai sapere ai tuoi colleghi e clienti quando non sei disponibile per chiamate e riunioni. Inoltre, queste attività ti aiuteranno a rilassarti e ad essere più produttivo sul lavoro.

Inoltre, questo pratico trucco ti assicurerà di mantenere un corretto equilibrio tra lavoro e vita privata. A proposito, ecco come Matthew Paxton, il lavoratore a distanza e fondatore di Hypernia, ha descritto l'importanza di conciliare lavoro e vita:

fitting work in our lives, not fitting our lives with work “ Mi sono reso conto che dovremmo adattare il lavoro alle nostre vite, non adattare le nostre vite al lavoro Ecco perché ho preso l'abitudine di confinare tutto ciò che riguarda il lavoro nel mio ufficio a casa. Non dovrai più controllare la posta elettronica per prima cosa al mattino o portare il mio laptop con me al tavolo da pranzo. I nostri hobby, passioni, relazioni e il tempo che dedichiamo a prenderci cura di noi stessi sono tutti elementi fondamentali per assicurarci di essere le versioni più produttive di noi stessi. "

Lavora prima sui compiti prioritari

Quando si inizia la giornata di lavoro a distanza, è logico mettere da parte le prime ore di lavoro per le attività prioritarie. Quindi, dopo aver finito con le tue attività personali e aver controllato un'e-mail per eventuali emergenze, assicurati di gestire tutti gli incarichi cruciali per almeno due ore.

Ancora meglio, alla fine di ogni giornata, annota i tuoi compiti prioritari per domani. Ecco come Reuben Yonatan, uno dei fondatori di GetVoIP, decide cosa è importante:

“ Assegno priorità in base a A, B e C elencano le priorità. Le attività dell'elenco A sono "necessita di essere eseguite" e fisserò una scadenza per quelle, nonché il tempo per eseguirle. L'elenco B sono elementi importanti ma possono essere spinti se necessario, quindi ho un po' più di flessibilità. Gli oggetti C devono essere completati ad un certo punto, ma verranno inseriti quando sarà possibile. Costruisco il mio calendario in questo modo e vedo cosa si adatta. A volte devi fare dei tagli, ma la definizione delle priorità è la vera chiave. "

Pertanto, al mattino, dovrai prima affrontare i tuoi compiti A, quindi i tuoi compiti B.

Se ti capita di avere una riunione quotidiana in piedi durante la mattina, puoi iniziare con le tue attività prioritarie non appena la riunione è terminata.

Un altro modo pratico per imparare a definire meglio le priorità è la matrice di Eisenhower. Questo metodo ti insegnerà a riconoscere ciò che è importante e migliorerà la tua gestione del tempo.

Lavora su compiti meno importanti in seguito

Hai completato i tuoi compiti prioritari e ora è il momento di iniziare a lavorare su altri incarichi che hai regolarmente nel tuo piatto. A seconda di ciò che fai, queste possono essere attività ricorrenti che svolgi quotidianamente o una volta alla settimana.

Lascia un po' di tempo per un lavoro profondo

Cal Newport, autore di molti libri sulla tecnologia e la cultura, afferma che ci sono due tipi di compiti quando si tratta di lavoro sulla conoscenza. Quindi, abbiamo:

1. Compiti principali : grazie a questi incarichi, dimostrerai quanto sei bravo in quello che fai. Esempio: qualsiasi attività per cui il tuo cliente ti paga.
2. Compiti periferici : quei compiti che devi svolgere, ma non danno alcun senso del tuo successo sul lavoro. Esempio: rispondere alle e-mail.

Sebbene i compiti periferici siano importanti, i compiti principali sono il cuore e l'anima del tuo lavoro. E qual è il modo migliore per completare queste attività principali? Bene, devi svolgere un lavoro profondo, alias attività che implicano l'uso delle tue capacità cognitive. È fondamentale non distrarsi mentre si abbraccia il lavoro profondo. Pertanto, le cuffie con cancellazione del rumore sono le tue migliori amiche durante questo lasso di tempo.

Dovresti pianificare un paio d'ore durante il giorno per attività di lavoro approfondite. Idealmente, vorresti fare il tuo lavoro profondo durante il momento più produttivo della giornata. Se trovi più facile concentrarti sul lavoro nel pomeriggio, allora dedica del tempo per un lavoro profondo, diciamo, dalle 16:00 alle 18:00.

Prenota i tuoi incontri entro uno o due giorni

Secondo Flexjobs, la pianificazione di tutte le riunioni e le chiamate insieme, entro uno o due giorni alla settimana, favorisce il tempo ininterrotto per il lavoro e migliora la produttività dei dipendenti. Se prenoti le tue riunioni in questo modo, avrai il resto della settimana per altre attività. Inoltre, dal momento che avrai giorni di non riunione, sarai in grado di lavorare senza distrazioni e concentrarti anche sul lavoro profondo.

Lascia lacune nel programma per le attività non pianificate

Non puoi pianificare ogni secondo della settimana in anticipo. A volte, avrai un compito inaspettato o qualcosa di urgente di cui occuparti. O forse dovrai andare dal dentista o portare il tuo cane dal veterinario.

Per prepararti a queste situazioni, blocca almeno un'ora di apertura al giorno. Naturalmente, se la tua giornata va secondo i piani e non c'è un'emergenza, puoi utilizzare questo periodo per fare un lavoro approfondito o fare piani per la settimana successiva.

Prendi in considerazione un rituale di fine giornata lavorativa

I dipendenti remoti a volte hanno difficoltà a staccare la spina dopo il lavoro. Dal momento che non svolgono il loro lavoro in ufficio, i confini tra lavoro e vita personale possono essere sfocati. Ciò è particolarmente vero per chi lavora da casa.

Dovresti essere consapevole del fatto che rilassarti e non pensare a un lavoro quando non sei in servizio sono passaggi cruciali per prevenire il burnout. Quindi, come fai a spegnere la tua mente dalla modalità di lavoro e iniziare a rilassarti? Un modo per farlo è incorporare un rituale di fine giornata lavorativa.

Quali attività include questo rituale? Bene, puoi usare la tua ultima ora di lavoro per controllare la tua posta elettronica e rispondere a qualsiasi domanda. Inoltre, puoi far sapere ai tuoi colleghi remoti che uscirai presto, nel caso abbiano bisogno di qualcos'altro da te. Inoltre, scrivi una lista di cose da fare per domani.

Un modello di orario di lavoro a distanza per orari di lavoro flessibili

Ora che hai visto cosa incorporare nel tuo programma di lavoro a distanza, ti mostreremo come potrebbe essere il tuo piano di lavoro quando hai orari di lavoro flessibili.

Scarica Orario di lavoro a distanza flessibile

Nello screenshot sopra, noterai che le attività lavorative quotidiane vengono analizzate in diverse sezioni. Prima e dopo queste sessioni di lavoro, ci sono periodi di tempo chiamati Attività personali/ore non lavorative. Quindi, se hai la possibilità di organizzare il tuo orario di lavoro come preferisci, puoi utilizzare questi periodi di tempo libero per le tue commissioni private, come portare a spasso il cane, fare la spesa, fare esercizio fisico, preparare la cena e altro. L'aggiunta di questi campi al tuo piano remoto è fondamentale nel caso in cui desideri condividere il tuo programma con altri colleghi o clienti. Pertanto, sapranno di non prenotare nessun incontro con te durante queste ore.

Parlando di riunioni, noterai che in questo piano, le riunioni e le chiamate sono programmate solo il lunedì e il martedì. Poiché non ci sono riunioni durante gli altri tre giorni della settimana, c'è più spazio per il lavoro approfondito. Inoltre, ogni giorno include sessioni come attività prioritarie ed e-mail e attività regolari.

Come accennato in precedenza, dovresti sempre lasciare del tempo libero per compiti imprevisti o emergenze personali. Quindi, questo è anche trattato nel modello, come il campo Tempo di apertura.

Infine, abbiamo incorporato anche qui un blocco che ha un rituale di chiusura. In questo modo, ti verrà ricordato quando è ora di uscire.

Ricorda che puoi utilizzare questo modello nel modo che preferisci. Ad esempio, invece del nome Attività prioritarie, puoi inserire il nome delle attività più importanti per ogni giorno. Meglio ancora, crea il tuo piano settimanale personalizzando questo modello.

Un modello di pianificazione del lavoro a distanza per orari di lavoro fissi

Se il tuo lavoro a distanza è composto da orari fissi, avrai un programma abbastanza vario. Invece di occuparti delle tue attività personali durante il giorno, le farai prima o dopo il lavoro. Ma, una volta terminata la giornata lavorativa, potrai rilassarti e avere un intero pomeriggio per il tuo tempo libero.

Scarica Orario di lavoro a distanza fisso

In questo caso, abbiamo realizzato un modello per un dipendente che lavora dalle 9:00 alle 17:00. Come puoi vedere, qui gli orari di lavoro sono raggruppati, mentre le attività personali si svolgono al mattino, al pomeriggio e alla sera.

La differenza tra il primo e questo modello è che il Programma di lavoro a distanza fisso contiene un campo denominato Orario aperto più una pausa pranzo. Questo è il tuo promemoria per fare una pausa e pranzare durante un'ora non programmata.

Gli altri intervalli di tempo sono gli stessi, quindi hai attività prioritarie, gestione delle e-mail e attività regolari, quindi riunione e chiamate il lunedì e il martedì. Dal mercoledì al venerdì, dovresti evitare le riunioni e concentrarti sul lavoro approfondito. Poiché le ore sono fisse, un rituale di chiusura avviene ogni giorno alla stessa ora. Ciò garantisce che finirai la tua giornata lavorativa correttamente, in tempo, quindi entrerai in modalità off.

Proprio come con il programma di lavoro a distanza flessibile, sentiti libero di personalizzare questo modello come desideri.

Conclusione

Il telelavoro ti offre molta flessibilità. Puoi svolgere attività dal tuo ufficio di casa, da un parco o da uno spazio di coworking. Per alcuni dipendenti lavorare da remoto significa anche poter scegliere l'orario di lavoro, mentre per altri l'orario è fisso. In entrambi i casi, avere una sorta di struttura settimanale farà miracoli per la tua produttività. Seguendo un programma di lavoro a distanza, finirai i tuoi incarichi di lavoro in tempo e ti occuperai delle tue commissioni personali quotidiane. Inoltre, potrai trascorrere del tempo con la tua famiglia e i tuoi amici, il che svolge un ruolo significativo nel mantenere l'equilibrio tra lavoro e vita privata.