Risolvere le sfide del lavoro remoto: 10 metodi supportati da dati

La popolarità del lavoro a distanza è aumentata negli ultimi dieci anni e molti dipendenti, soprattutto i più giovani, ora cercano posizioni che offrano almeno orari ibridi.

Nel 2023, il 68% degli americani preferirebbe lavorare da remoto e il 23% accetterebbe una riduzione dello stipendio per farlo. Gli studi dimostrano che almeno la metà di tutti i dipendenti statunitensi lavora da remoto, almeno a tempo parziale.

Le aziende che offrono opzioni di lavoro a distanza devono affrontare anche una serie diversa di sfide. Fortunatamente, strumenti e strategie predisposti per il lavoro remoto possono aiutare a mitigare questi ostacoli, quindi questo post discuterà delle principali sfide del lavoro remoto e di come le aziende possono superarle.

Quali sono le 10 principali sfide del lavoro remoto?

I lavoratori a distanza sperimentano quotidianamente numerosi vantaggi innegabili. Possono migliorare l’equilibrio tra lavoro e vita privata, ridurre i costi e i tempi del pendolarismo e persino prevenire il burnout.

Alla fine, però, ci sono sfide significative da considerare.

Queste sono le 10 sfide più grandi che aziende e dipendenti devono affrontare quando si parla di lavoro a distanza.

1. Ti senti isolato dalla tua squadra

Il lavoro a distanza elimina le interazioni casuali e spontanee che altrimenti si verificano quotidianamente in un ambiente di ufficio tradizionale. Non farete chiacchiere prima delle riunioni, non vi metterete in pari davanti al distributore dell'acqua o addirittura vi fermerete alle rispettive scrivanie per risolvere un problema.

Senza un contatto faccia a faccia, molti team remoti trovano più difficile costruire forti legami personali e cameratismo di squadra. Ciò potrebbe, a sua volta, rendere più difficile per i tuoi dipendenti lavorare insieme come una squadra.

Per molti adulti, il lavoro è un’attività fondamentale di socializzazione. Lavorare da casa può comportare un isolamento prolungato, che porta alla solitudine.

Nel corso del tempo, ciò può anche avere un impatto diretto sulla loro salute mentale, poiché i lavoratori che lavorano completamente da remoto hanno statisticamente maggiori probabilità di provare ansia o depressione rispetto a quelli che lavorano in modo ibrido o in ufficio.

Le soluzioni

Sebbene il lavoro a distanza elimini le interazioni faccia a faccia in ufficio, puoi comunque fare uno sforzo per promuovere le relazioni di lavoro tra i membri del team. Utilizza queste strategie:

• Organizza attività di team building online, pause caffè virtuali o happy hour: questi eventi dovrebbero essere facoltativi ma incoraggiati. Possono aiutare i membri del tuo team a costruire relazioni più forti che possono facilitare un migliore lavoro di squadra, ma forniscono anche uno sbocco sociale per coloro che ne hanno bisogno.
• Incoraggia l'uso di piattaforme come Slack o Teams per chat informali: molte aziende avranno chat dedicate ad argomenti specifici, con tag come #smalltalk, #gamingfans e #sportschat.
• Riconoscere i contributi del lavoro a distanza sui canali di comunicazione a livello aziendale: dovresti riconoscere il duro lavoro dei membri del tuo team, anche se svolto in remoto. Invia ringraziamenti quando vengono guadagnati tramite e-mail o piattaforme di comunicazione come Slack.
• Ospita eventi di persona quando necessario e invita i tuoi team remoti: gli eventi di persona possono essere complicati, soprattutto se hai assunto senza considerare la posizione geografica. Detto questo, eventi occasionali dal vivo (anche solo una volta all’anno) possono avere un impatto enorme sul livello di isolamento del tuo team.

2. Mantenere l'equilibrio tra lavoro e vita privata

In teoria, il lavoro a distanza può aiutare a promuovere un sano equilibrio tra lavoro e vita privata. I lavoratori possono trascorrere meno tempo negli spostamenti e possono avere più tempo a casa.

Alcuni lavoratori a distanza, tuttavia, hanno difficoltà a mantenere un equilibrio tra lavoro e vita privata quando lavorano da casa perché non esiste un chiaro “permesso per la giornata” come in un ufficio. E una volta che inizi a lavorare da casa, separare il lavoro dalla vita personale può essere difficile.

In molti casi, il lavoro a distanza può comportare orari più lunghi. Può anche comportare l’aspettativa che i lavoratori siano sempre disponibili, anche durante orari non convenzionali o (in alcuni casi) quando un dipendente è assente per malattia o in ferie.

Senza confini chiari, i dipendenti possono facilmente ritrovarsi esauriti dal superlavoro e dallo stress.

Le soluzioni

Queste soluzioni possono aiutare a migliorare l'equilibrio tra lavoro e vita privata dei dipendenti:

• Istruire i dipendenti sulla definizione di orari di lavoro specifici e sulla disponibilità di uno spazio di lavoro fisico: impostare orari di lavoro può aiutare a prevenire il burnout e il superlavoro. Anche incoraggiare il tuo team a lavorare in uno spazio di lavoro fisico separato dalla parte principale della casa (anche se è a una scrivania nell'angolo e non sul divano) può essere d'aiuto.
• Implementare politiche che scoraggino le comunicazioni fuori orario: sottolineare che nessuno è tenuto a restituire messaggi o rispondere alle chiamate dopo l'orario di lavoro stabilito. Ricorda al tuo team di non avviare conversazioni durante le ore non lavorative al di fuori delle emergenze.
• Promuovere brevi pause regolari per evitare il burnout: le pause possono aiutare a prevenire il burnout e sono ottime anche per la produttività. Incoraggia i membri del tuo team a fare pause di 10-15 minuti durante la giornata lavorativa.
• Consentire ai dipendenti di lavorare durante gli orari più produttivi: sebbene gli orari prestabiliti siano ottimi, gli orari flessibili sono ancora migliori. Lascia che il tuo team lavori durante gli orari migliori per loro, quando possibile. Faranno di più e dovranno trascorrere meno tempo accampati davanti a un computer.

3. Superare le distrazioni a casa

Quando si lavora da casa , le distrazioni sono un problema reale e sempre presente.

I genitori possono avere bambini piccoli a casa e i proprietari di animali domestici possono avere cani o gatti che chiedono attenzione in momenti scomodi. Anche la tentazione di fare un rapido carico di bucato o di fare un rapido pisolino può rapidamente far deragliare un pomeriggio altrimenti produttivo.

Non tutti hanno una configurazione ideale per lavorare in modo concentrato a casa e quando si deve bilanciare la famiglia o altre responsabilità personali, le distrazioni possono essere difficili .

Per questo motivo è necessaria l’autodisciplina, ma anche avere la giusta configurazione può aiutare.

Le soluzioni

Desideri aiutare i tuoi dipendenti a ridurre al minimo le distrazioni durante l'orario di lavoro? Questi suggerimenti possono aiutare:

• Offri suggerimenti su come creare un ambiente di lavoro da casa efficace: fornisci suggerimenti su come speri che siano gli ambienti di lavoro da casa dei tuoi dipendenti. Puoi chiedere loro di lavorare a porte chiuse e incoraggiarli a lavorare in un'area tranquilla e priva di distrazioni.
• Adatta gli orari di lavoro per far fronte alle responsabilità personali: i tuoi dipendenti lavoreranno meglio quando non stanno cercando di dare da mangiare ai loro animali domestici o di portare i bambini a scuola. Se puoi lasciare che i membri del team scelgano orari tranquilli e produttivi per lavorare, tanto meglio.
• Offrire seminari sulla gestione del tempo in modo efficace: mettere insieme formazione interna sulla gestione del tempo e suggerimenti per il lavoro da casa, compresi suggerimenti su come prendersi delle pause e su come organizzare le proprie giornate per bilanciare le responsabilità personali e professionali.
• Fornire risorse o assistenza per la cura dei bambini, se necessario: la cura dei bambini è spesso una delle distrazioni più significative per i membri del team. Offrire risorse o assistenza finanziaria per l’assistenza all’infanzia può ridurre tali distrazioni.

4. Superare le barriere comunicative

Quando lavori faccia a faccia, è facile comprendere le sfumature, porre domande chiarificatrici e leggere segnali non verbali durante le discussioni con i colleghi.

Nella comunicazione remota spesso mancano questi segnali non verbali. I dipendenti potrebbero ricevere un messaggio breve e frettolosamente digitato e avere la sensazione che il mittente sia stato duro; il mittente, tuttavia, potrebbe aver semplicemente digitato velocemente il testo mentre veniva distratto dal suono del campanello in sottofondo.

Senza una comunicazione regolare e chiara, i malintesi sono più probabili e possono provocare tensioni sul posto di lavoro. Può anche causare errori nei progetti o nei flussi di lavoro.

La tempestività è un’altra barriera comunicativa da considerare.

Il lavoro a distanza può portare a risposte ritardate, che possono incidere sul processo decisionale e sui progressi. Ciò è particolarmente vero quando i dipendenti lavorano a turni scaglionati o lavorano in fusi orari diversi.

Le soluzioni

Supera le barriere comunicative con queste strategie:

• Utilizza piattaforme come Nextiva, Slack o Teams per la comunicazione: Nextiva è una piattaforma di comunicazione all-in-one che include videoconferenze, messaggistica SMS e linee telefoniche VoIP . Approfitta di queste funzionalità per scegliere il metodo di comunicazione migliore per ogni conversazione.
• Stabilire linee guida per la comunicazione del team su quando utilizzare e-mail, messaggistica istantanea o chiamate: disporre di processi documentati che spieghino quando è necessaria una videochiamata o quando sarà sufficiente solo un messaggio di testo. Ciò mantiene tutti sulla stessa pagina. Non fare eccessivo affidamento sulla comunicazione asincrona .
• Pianifica riunioni di squadra giornaliere o settimanali per gli aggiornamenti: queste riunioni dovrebbero svolgersi su Zoom o tramite audioconferenza , a seconda di quale funziona meglio per il tuo team. I check-in regolari possono individuare tempestivamente i malintesi e promuovere il team building.
• Assicurati che ci siano strade per dare e ricevere feedback: dì al tuo team che sei aperto al feedback in qualsiasi momento. Dovresti anche impostare opzioni di feedback anonimo.

5. Mantenere un ambiente collaborativo

Collaborare a progetti da remoto richiede più impegno e coordinamento. Non siete semplicemente seduti a pochi metri di distanza l'uno dall'altro, quindi i team remoti fanno molto affidamento sulla tecnologia, che non è infallibile.

Il brainstorming spontaneo e la risoluzione dei problemi che avvengono naturalmente di persona sono più difficili da replicare in remoto, quindi i team devono trovare nuovi modi di adattarsi per mantenere elevata la produttività e la collaborazione.

Le soluzioni

Per promuovere la collaborazione del team, utilizzare queste strategie:

• Utilizza piattaforme come Nextiva, Asana, Trello o altri strumenti di gestione dei progetti: utilizza tutte le app di gestione e comunicazione dei progetti che possono aiutarti a mantenere il tuo team sulla buona strada. Cerca piattaforme favorevoli alla collaborazione che consentano conversazioni di gruppo e monitoraggio dei progetti.
• Tieni riunioni coerenti per discutere progetti e progressi: ospitare riunioni coerenti, sia settimanali in ufficio che regolarmente tramite videoconferenza, offre ai membri del team uno spazio per collaborare.
• Stabilisci obiettivi chiari a livello di team per promuovere un senso di unità: quando l'intero team è sulla stessa lunghezza d'onda, sarà più facile per loro lavorare verso quel singolo obiettivo finale. Spiega i tuoi obiettivi aziendali e cosa speri di realizzare con ogni progetto su cui lavora il tuo team.
• Incoraggiare l’interazione tra i dipartimenti: promuovere le conversazioni e la collaborazione tra reparti è essenziale, poiché queste spesso diminuiscono quando le aziende passano al lavoro a distanza. Chiedi ai manager di ciascun team di agevolare questo processo, prevedendo riunioni semi-regolari per discutere obiettivi condivisi.

6. Gestire una forza lavoro distribuita

Coordinare riunioni e collaborare in più fusi orari può essere difficile. Tuttavia, sta diventando sempre più una realtà poiché molti marchi assumono per la cultura aziendale piuttosto che per la posizione geografica.

Cercare di facilitare l'interazione sociale durante una chiamata dal vivo con qualcuno a New York e qualcuno in Australia può essere quasi impossibile; un membro del team termina la giornata mentre l'altro la inizia.

Le differenze di fuso orario possono portare a ritardi nella comunicazione e nell'avanzamento del progetto, anche al di fuori delle difficoltà di pianificazione delle chiamate. In alcuni casi, i dipendenti nei fusi orari più insoliti potrebbero essere costretti a lavorare in orari insoliti o indesiderabili, il che potrebbe influire sul loro equilibrio tra lavoro e vita privata o sulla loro soddisfazione lavorativa complessiva.

Le soluzioni

• Utilizzare strumenti di collaborazione come la posta elettronica o software di gestione dei progetti per la comunicazione asincrona: il software che può facilitare le conversazioni in base al progetto, indipendentemente da quando i membri del team vedono i messaggi, ha un valore inestimabile.
• Rendi disponibili le registrazioni delle riunioni per coloro che non possono partecipare: invece di richiedere a qualcuno di partecipare a una riunione fuori orario, fornisci le registrazioni delle riunioni. Idealmente, chiedi a qualcuno di prendere appunti nel caso in cui l'azienda non riesca a registrare riunioni importanti.
• Evita di pianificare riunioni al di fuori del normale orario di lavoro in ciascun fuso orario: tieni un elenco dei fusi orari in cui lavorano i membri del tuo team e il loro orario di lavoro standard. Assicurati che le riunioni programmate avvengano solo entro gli orari in cui tutti sono disponibili, almeno il più spesso possibile.

7. Monitoraggio della produttività e delle prestazioni

Svegliarsi e stilare una lista di cose da fare come prima cosa al mattino è un grande vantaggio del lavoro a distanza, ma non è sempre la realtà. Alcuni dipendenti hanno difficoltà con la produttività mentre lavorano in remoto.

Quando i team lavorano in remoto, è più difficile per i manager osservare e valutare le abitudini lavorative e vedere come influiscono sulla produttività. Ciò può comportare problemi di fiducia se i manager sono abituati a supervisionare direttamente il lavoro, in particolare quando sono poco entusiasti del cambiamento.

Anche adattare i parametri delle prestazioni al lavoro a distanza può essere impegnativo.

Detto questo, numerosi studi hanno dimostrato che la produttività generalmente aumenta in modo significativo quando i dipendenti sono in grado di lavorare in remoto e con orari flessibili. Estendere la fiducia è spesso una buona scelta ed è possibile trovare una soluzione se le prestazioni diminuiscono.

Le soluzioni

Queste strategie possono aiutare a dare priorità alla produttività e aiutare i manager a valutare i risultati:

• Enfatizzare i risultati rispetto alle ore lavorate: concentrarsi sulle tappe fondamentali del progetto e sulle attività completate invece che sul semplice numero di ore lavorate può spostare la produttività dei dipendenti.
• Utilizzare il software per tenere traccia dei progressi e gestire le attività: il software per l'elenco delle cose da fare può essere un vero toccasana in questo caso, aiutando i membri del team e i loro manager a vedere cosa viene fatto e quanto velocemente.
• Condurre valutazioni e feedback coerenti: la comunicazione aperta tra manager e dipendenti è vitale. Fornire feedback continui sulle prestazioni, valutare la produttività e offrire supporto e formazione quando necessario.
• Definire chiaramente ruoli, responsabilità e obiettivi lavorativi: è fondamentale che i dipendenti comprendano le proprie responsabilità e priorità lavorative.

8. Garantire la sicurezza e la privacy dei dati

Una delle sfide più comuni del lavoro remoto riguarda la sicurezza dei dati.

Quando i dipendenti lavorano in remoto (e potenzialmente tramite Wi-Fi domestico e personal computer), la sicurezza può diventare un problema.

Gli ambienti di lavoro remoti sono meno sicuri di un ufficio controllato. Il rischio aumenta quando i membri del tuo team lavorano in bar, aeroporti e persino spazi di coworking con connessioni Internet condivise o non sicure.

È necessario garantire il rispetto delle normative sulla protezione dei dati, che possono essere complesse e (in alcuni casi) difficili da monitorare.

Le soluzioni

• Implementa crittografia avanzata, VPN e firewall: utilizza software di sicurezza informatica e best practice per proteggere le informazioni della tua azienda.
• Conduci corsi di formazione sulla consapevolezza della sicurezza informatica e sulle migliori pratiche: istruisci il tuo team sulle migliori pratiche di sicurezza che dovrebbero rispettare, incluso l'uso di password complesse e l'autenticazione a due fattori.
• Applicare policy per password complesse e aggiornate regolarmente: creare requisiti specifici e documentati per le password, inclusa la frequenza con cui i dipendenti devono aggiornare le proprie password. Invia notifiche e promemoria durante tutto l'anno quando è il momento di cambiare password.
• Limitare l'accesso alle informazioni sensibili in base alla necessità di conoscerle: non tutti i membri del team devono conoscere tutti i segreti aziendali. L’accesso alle informazioni necessarie dovrebbe essere ridotto al minimo.
• Utilizza una piattaforma con le migliori funzionalità di sicurezza della comunicazione : Nextiva offre crittografia end-to-end, Single Sign-On e strumenti per rispettare gli standard e le normative del settore.

9. Fornire opportunità di sviluppo professionale e di crescita professionale

Sfortunatamente, i lavoratori remoti spesso ritengono che i loro risultati siano meno visibili al management. E, in alcuni casi, potrebbero avere ragione; se il management non vede il duro lavoro di persona, potrebbe trascurare i dipendenti con tratti promettenti.

Ci sono anche meno opportunità di networking informale e tutoraggio.

Tutti questi ostacoli possono rendere più difficile per i lavoratori remoti essere presi in considerazione per promozioni e altre opportunità di avanzamento di carriera .

Le soluzioni

Per facilitare la crescita professionale e lo sviluppo professionale dei lavoratori remoti, prova queste soluzioni:

• Offri corsi e workshop online per il miglioramento delle competenze: risorse gratuite e facilmente accessibili che offrono lo sviluppo delle competenze possono aiutarti a monitorare quali dipendenti desiderano crescere nella loro carriera e offrire loro l'opportunità di farlo.
• Associare i dipendenti remoti a mentori per ricevere assistenza: i programmi di tutoraggio sono spesso popolari tra i dipendenti che desiderano crescere in azienda e la guida di un mentore può migliorare la qualità del loro lavoro.
• Fornire feedback costruttivi e consigli sullo sviluppo della carriera: i manager dovrebbero svolgere un ruolo attivo nello sviluppo della carriera di ciascun dipendente. Offrire incoraggiamento e feedback non solo sul loro ruolo attuale ma anche sulla loro posizione generale all’interno dell’azienda può essere prezioso.
• Garantire che i lavoratori a distanza siano presi in considerazione per le promozioni: anche se una posizione richiederebbe che un lavoratore a distanza sia in ufficio più spesso, assicurati che abbiano la possibilità di sostenere un colloquio se sono interessati.

10. Imparare nuove tecnologie

Il lavoro a distanza spesso significa fare molto affidamento sulle nuove tecnologie per facilitare la collaborazione e la gestione dei progetti, e ciò significa imparare a utilizzare la tecnologia.

I membri del team hanno diversi livelli di comfort e abilità quando si tratta di adottare nuove tecnologie. Vale anche la pena considerare che non tutti i dipendenti hanno accesso a una connessione Internet stabile ad alta velocità.

Sebbene l'implementazione di nuove tecnologie sia una parte inevitabile del lavoro remoto, è importante scegliere la tecnologia che soddisfi le tue esigenze e sia sufficientemente intuitiva da consentire a tutti di imparare a utilizzarla.

Le soluzioni

Per facilitare l'adozione di nuove tecnologie, utilizzare queste soluzioni:

• Offrire assistenza finanziaria per le attrezzature necessarie: coprire il costo della connessione Internet ad alta velocità di un dipendente o di un computer aggiornato può influire sulla possibilità di lavorare in remoto.
• Disporre di un help desk IT accessibile e reattivo: avere membri del team dedicati ad aiutare il personale quando si verificano problemi IT può mantenere produttivo il team. I membri del team dell'help desk IT dovrebbero essere in grado di risolvere problemi quali l'hardware del computer e la tecnologia utilizzata dal team.
• Assicurati che le configurazioni tecnologiche dei dipendenti (sia hardware che software) siano aggiornate e funzionali: puoi distribuire hardware e software se necessario o offrire stipendi o rimborsi se i dipendenti hanno bisogno di aggiornare le loro attrezzature.
• Fornire formazione completa e onboarding su tutti gli strumenti: ogni volta che viene adottato un nuovo strumento, assicurati che l'intero team comprenda come navigare e utilizzare il software. Idealmente, fornire video di formazione a cui è possibile accedere in qualsiasi momento.

Affronta le tue sfide con Nextiva

La piattaforma all-in-one di Nextiva è perfettamente adatta per il lavoro remoto , offrendo funzionalità di comunicazione unificata, tra cui videoconferenze, conferenze telefoniche, messaggistica SMS e altro ancora.

La diversità delle piattaforme di comunicazione può aiutare il tuo team a comunicare in modo efficace e a utilizzare il mezzo giusto al momento giusto. Le videochiamate, ad esempio, possono aiutare a chiarire le idee sbagliate e sono un'ottima soluzione per happy hour o sessioni di team building progettate per mantenere le connessioni del team e ridurre l'isolamento.

Le funzionalità di messaggistica istantanea, chat e condivisione di file possono semplificare la collaborazione e ridurre incomprensioni o ritardi nella comunicazione del team.

Gli stati personalizzabili e le funzionalità voicemail-to-email rispettano il tempo personale, riducono la necessità di essere costantemente online e consentono al tuo team di rimanere aggiornato ogni volta che sceglie di lavorare.

Tutte le funzionalità di comunicazione di Nextiva soddisfano e superano gli standard del settore per garantire una gestione sicura e privata dei dati. Puoi avere fiducia che il tuo team possa comunicare in modo sicuro ed efficace.

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