Sistemi telefonici per uffici remoti: caratteristiche, costi e vantaggi

La pandemia di COVID-19 ha costretto molte aziende a lavorare da remoto. E come abbiamo scoperto, molti dipendenti semplicemente non hanno bisogno di lavorare all'interno di un edificio per uffici per essere produttivi, ma hanno bisogno dell'attrezzatura giusta per svolgere il lavoro in modo efficiente.

Ora, nell'ambiente di una persona in cerca di lavoro, molti potenziali dipendenti vogliono sapere se hai vantaggi per il lavoro da casa. Le aziende che si adattano rapidamente ai cambiamenti del mercato tendono a sovraperformare rispetto a quelle che non lo fanno. Quindi cosa puoi fare per preparare il tuo team a lavorare da casa? Una soluzione consiste nell'adottare un sistema telefonico dell'ufficio remoto in modo che il tuo team possa comunicare da qualsiasi luogo.

Il nostro recente sondaggio sulle comunicazioni aziendali rivela che oltre il 38% delle aziende ha membri del team che lavorano in remoto e, per coloro che non entrano fisicamente in ufficio , sono più inclini a comunicare con i propri capi tramite e-mail o telefono.

Quindi, è il momento di dare loro ciò che vogliono: un telefono aziendale a cui è possibile accedere da qualsiasi luogo. È ora di acquistare un sistema telefonico per ufficio remoto per il tuo team .

Analizziamo le caratteristiche, i costi e i vantaggi interessanti che puoi aspettarti da un sistema telefonico di un ufficio remoto:

• Caratteristiche indispensabili di un sistema telefonico remoto
• Costi dei sistemi telefonici remoti
• Vantaggi di un sistema telefonico remoto
  • Usa il numero di telefono dell'ufficio per lavorare da casa
  • Rimani in contatto con clienti e colleghi
  • Tutti condividono un sistema telefonico dell'ufficio
  • Disponibilità in movimento
  • Conferenze vocali e video
  • Rimani organizzato e concentrato
  • Crea autorizzazioni utente personalizzate e dettagliate
  • Approccio senza manutenzione alla sicurezza del sistema telefonico
  • Proteggi la privacy personale
• Il futuro del sistema telefonico per uffici remoti

Cosa devo cercare in un sistema telefonico di un ufficio remoto? 12 Caratteristiche indispensabili

Gli strumenti e le strategie di lavoro a distanza svolgono un ruolo significativo nel raggiungimento di una maggiore flessibilità sul posto di lavoro. Il modo migliore per creare un sistema telefonico di un ufficio remoto è iniziare con un sistema telefonico VoIP di qualità.

I sistemi telefonici VoIP forniscono agli utenti funzionalità che un tempo erano riservate ai call center avanzati. Queste caratteristiche sono ora standard per la maggior parte dei moderni sistemi telefonici per ufficio.

Ecco le 12 principali funzionalità VoIP indispensabili che dovresti cercare quando scegli un sistema telefonico per ufficio remoto:

1. Distribuzione automatica delle chiamate : se gestisci qualsiasi tipo di call center, come un call center del servizio clienti o dell'assistenza clienti, la distribuzione automatica delle chiamate (ACD) è il tuo migliore amico. Con ACD, puoi impostare regole e criteri in modo che le chiamate in arrivo vengano distribuite e indirizzate automaticamente agli interni o ai gruppi disponibili.
2. Assistente automatico - I sistemi telefonici VoIP di terze parti rendono le chiamate più efficienti e professionali con un assistente automatico. Un assistente virtuale accoglie i chiamanti con un menu e li indirizza a un interno o a un numero locale.
3. ID chiamante - Niente sul lavoro fuori sede dovrebbe comportare un gioco di indovinelli. L'ID chiamante consente agli agenti remoti di vedere chi sta chiamando anche quando sono lontani dal telefono aziendale.
4. Inoltro di chiamata : se un agente riceve una chiamata in arrivo e si trova lontano dal proprio telefono aziendale, può ricevere chiamate sul proprio cellulare. Questa funzione e il trasferimento di chiamata rendono la transizione rapida e senza interruzioni.
5. Accodamento chiamate: l'accodamento automatico delle chiamate mette i chiamanti in attesa quando il tuo team è occupato. In caso di volumi di chiamate elevati, questa funzione riduce le possibilità che i chiamanti riattacchino. È un must se il tuo sistema telefonico riceve un picco di chiamate.
6. Posta vocale visiva - I sistemi di posta vocale standard sono utili e diretti. Tuttavia, la gestione dei messaggi vocali è inefficiente. Un sistema telefonico dell'ufficio remoto consente al tuo team di ascoltare i messaggi di posta vocale sui propri computer, riprodurli utilizzando un'app mobile e occuparsene rapidamente.
7. Segreteria telefonica per e-mail : cosa c'è di più efficiente della segreteria telefonica? Un sistema che trascrive automaticamente la tua casella vocale e la consegna alla tua casella di posta. Questa funzionalità consente al tuo team di risparmiare tempo nell'ascolto dei messaggi di posta vocale e migliora i tempi di risposta. Proprio come un'e-mail, possono anche essere inoltrati.
8. Inoltro della segreteria telefonica - A volte sono le piccole cose che aumentano la concentrazione in grande stile. Considera uno scenario tipico: un membro del team riceve una chiamata ma non può rispondere immediatamente. Usa questa funzione per inoltrare un messaggio a un compagno di squadra in modo da poterti concentrare sul tuo progetto.
9. Gestione avanzata delle chiamate : i tuoi dipendenti potrebbero non essere tutti sotto lo stesso tetto, ma puoi comunque gestirli in modo ancora più efficace. Con il VoIP, accedi a funzionalità di chiamata più potenti come le chiamate N-Way, i bridge per conferenze e lo squillo simultaneo. Tutti possono essere personalizzati in base alle esigenze del tuo ufficio.
10. Analisi delle chiamate : i sistemi per ufficio basati su cloud sono ideali per aggregare incredibili quantità di dati. Quando sono gli orari di punta delle chiamate? Da dove provengono le chiamate? Tenere traccia delle prestazioni individuali e del team ti aiuta a servire meglio i tuoi clienti. L'analisi delle chiamate fornisce report oggettivi in ​​un dashboard di facile lettura. Puoi persino visualizzare metriche e KPI con il tuo team.
11. Registrazione delle chiamate: implementa la registrazione delle chiamate automatica e su richiesta per istruire i tuoi team di vendita e supporto. I leader aziendali apprezzano la maggiore responsabilità. Poiché le telefonate vengono registrate nel cloud, non hai mai bisogno di apparecchiature o cavi aggiuntivi.
12. App mobile : supera il tipico ambiente d'ufficio fornendo al tuo personale un'app mobile completa. Per un team remoto, non perde mai un colpo con un'app per iPhone o Android connessa allo stesso sistema telefonico aziendale.

Quanto costa un sistema telefonico remoto?

È una domanda giusta: cosa spenderai per un sistema telefonico di un ufficio remoto ?

Il prezzo varia (a seconda delle funzionalità di cui hai bisogno, potrebbe costare meno di $ 20 per linea), ma è quasi sempre meno costoso di una configurazione di rete fissa. Ci sono alcuni motivi per cui.

Innanzitutto, non sei legato a hardware costoso. Le applicazioni per computer prive di hardware, chiamate softphone, sono l'opzione migliore per i telefoni remoti. La sostituzione dei telefoni fissi aiuta le aziende a realizzare risparmi significativi. I tuoi dipendenti remoti possono scaricare un'app softphone su telefoni Android e Apple, nonché un programma desktop per computer Mac e Windows.

In secondo luogo, è ricco di funzionalità. Un sistema telefonico remoto offre molte più funzioni del telefono rispetto a una linea telefonica tradizionale. Poiché la maggior parte di queste funzionalità sono in genere incluse per una tariffa fissa, non vieni colpito da commissioni a sorpresa.

In terzo luogo, è più rapido ed economico aggiungere nuove linee telefoniche al sistema telefonico dell'ufficio remoto. Non sarà necessario installare linee telefoniche aggiuntive e cablaggi ai sistemi PBX tradizionali. L'aggiunta di più linee VoIP è a pochi clic di distanza.

Infine, puoi risparmiare ancora di più con un contratto annuale rispetto ai pagamenti mensili.

Quando si tratta di costi, un sistema telefonico per ufficio remoto alimentato da VoIP è il miglior investimento. Ma per quanto riguarda i vantaggi? Come si confronta con un sistema telefonico tradizionale?

Quali sono i vantaggi di un sistema telefonico remoto?

L'accesso remoto significa flessibilità e la flessibilità è la chiave per un servizio clienti di prim'ordine. Dopotutto, ci sono tante esigenze dei clienti quanti sono i clienti. E più risorse hai, meglio sarà attrezzato il tuo personale per soddisfare tali esigenze.

Ecco i principali vantaggi che la tua azienda può trarre dall'acquisto di un sistema telefonico per ufficio remoto:

1. Usa il numero di telefono dell'ufficio per lavorare da casa.

Ti chiedi come puoi utilizzare il telefono dell'ufficio da casa? VoIP e un sistema telefonico per ufficio remoto sono la soluzione di cui hai bisogno. Ora non sei più legato alla tua scrivania per rispondere a una chiamata, una linea telefonica VoIP può accettare e ricevere chiamate da qualsiasi luogo tu abbia Internet. Non c'è bisogno di inoltrare una chiamata dal tuo telefono fisso, puoi rispondere a una chiamata da un'app e lavorare da qualsiasi luogo, ovunque tu abbia Internet, cioè.

2. Rimani in contatto con clienti e colleghi

Quando sei lontano dall'ufficio, è quasi come se ti fossi preso una giornata di malattia. Quando non sei visto, è difficile per il tuo team e i tuoi clienti raggiungerti. Un sistema telefonico remoto consente al tuo team di rimanere online e accessibile ovunque lavori.

Per una connettività ancora maggiore, un sistema telefonico cloud contiene una rubrica e una rubrica gestite, quindi rimanere in contatto non è stato più facile.

3. Tutti condividono un sistema telefonico dell'ufficio

Quando si lavora da casa , può essere problematico comunicare con il resto del team. Con un sistema telefonico per ufficio remoto progettato per supportare i dipendenti remoti, non avrai questo problema.

Quando il tempo e il denaro sono in gioco, non vuoi rintracciare i cellulari personali. Con un sistema telefonico VoIP, l'inoltro di chiamata mantiene il tuo team connesso dentro e fuori dall'ufficio.

I sistemi PBX virtuali forniscono anche numeri locali e gratuiti. I sistemi PBX consentono ai dipendenti di rimanere accessibili utilizzando i loro interni dell'ufficio.

4. Disponibilità in movimento

Lavorare da casa è molto diverso dal lavorare in ufficio. I lavoratori a distanza hanno spesso un maggiore controllo sui propri orari, soprattutto se viaggiano.

Il vantaggio prevalente qui è che un sistema telefonico per ufficio non sacrifica mai le funzionalità se i dipendenti sono lontani dall'ufficio. Con un'app telefono aziendale affidabile, i dipendenti possono accedere alla propria linea telefonica da qualsiasi computer o smartphone. Tutto ciò che serve è una connessione Internet: può funzionare adeguatamente anche tramite Wi-Fi.

I dipendenti remoti non dovrebbero rischiare di perdere importanti telefonate mentre sono in movimento. La mobilità rafforza la tua attività garantendo che gli agenti siano affidabili su ogni dispositivo.

5. Conferenze vocali e video

La comunicazione è il fulcro di ogni squadra di successo. Dalla Fortune 500 ai Navy SEALS. Stabilire una cadenza regolare e la fiducia nella comunicazione del team è ciò che li rende di successo.

Non puoi lasciare le conversazioni all'interpretazione. Parlare con il tuo team dal vivo attraverso la potenza del video e offrire una presentazione dal vivo è inestimabile. Consente chiarificazioni rapide e l'espressione di tono e sfumatura. Rafforza anche il tuo team remoto in generale.

Se trovi che i membri del tuo ufficio saltano tra diverse app per parlare, è maturo per una crisi di comunicazione . Per rimanere concentrato, limita il numero di mosse necessarie per completare attività semplici come chattare con il tuo team.

Un sistema telefonico dell'ufficio remoto fornisce comunicazioni unificate che semplificano il passaggio tra voce, video, chat ed e-mail. Non importa la situazione, la tua squadra è coperta.

Cerca funzionalità video che offrano chat video one-to-one e condivisione dello schermo. Queste funzioni integrano le routine quotidiane condivise dai manager e dai loro report. Le app personali come Skype o Google Hangouts non sono adatte al business.

Alla fine della giornata, non vuoi l'incertezza. Le videoconferenze sono ideali per presentazioni, presentazioni di vendita o dimostrazioni di prodotti.

6. Rimani organizzato e concentrato

Sapevi che un sistema telefonico cloud aiuta a mantenere un ambiente di lavoro produttivo? È l'eroe sconosciuto dell'ufficio. Con un team remoto , il tuo sistema telefonico deve essere presente per aiutarli a rimanere organizzati e produttivi.

Con una directory aziendale sempre aggiornata, i dipendenti possono trovarsi e avviare una conversazione. Ciò consente di risparmiare tempo nella risoluzione delle domande dei clienti e invita a una comunicazione più diretta.

Allo stesso modo, quando è il momento di concentrarsi in profondità, il tuo sistema telefonico gestisce la tua presenza online per dire agli altri che sei in riunione, fuori o semplicemente offline.

In ogni caso, vuoi un sistema telefonico facile da usare e ampiamente adottato sin dal primo giorno.

7. Crea autorizzazioni utente personalizzate e dettagliate

Come proteggi il sistema telefonico della tua azienda da errori interni o abusi? Con un modello zero-trust, puoi assegnare le autorizzazioni per selezionare le funzionalità VoIP in base alle tue esigenze.

Le autorizzazioni specifiche per utente e posizione forniscono alle organizzazioni il controllo su chi gestisce le impostazioni di sistema. Queste impostazioni di sicurezza consentono di mantenere l'accesso alle funzionalità di comunicazione senza mettere a rischio la continuità aziendale .

I leader IT possono respirare un po' più facilmente sapendo che il loro sistema telefonico è ospitato nel cloud, rendendolo resiliente ai disastri naturali e persino ai sabotaggi.

8. Approccio senza manutenzione alla sicurezza del sistema telefonico

È fondamentale capire come i provider VoIP controllano e mantengono tutti i protocolli di sicurezza del tuo sistema telefonico. Questo concetto significa che la tua azienda non ha bisogno di mantenere l'infrastruttura di sicurezza.

Poiché il tuo sistema telefonico utilizza VoIP, ciò significa che utilizza anche SIP per stabilire ogni telefonata e messaggio. Proprio come il modo in cui i siti Web proteggono tutto il traffico tra l'utente e il server, il tuo sistema telefonico può offrire la stessa funzionalità.

Un potente sistema telefonico dell'ufficio remoto consente di attivare una maggiore sicurezza delle chiamate tra utenti. Non comporta latenza aggiuntiva e puoi stare certo che gli altri non possono intercettare la conversazione. La crittografia delle chiamate è possibile grazie a Transport Layer Security ( TLS ) e Secure Real-Time Transport Protocol (SRTP).

Contatta il tuo provider VoIP per confermare le sue impostazioni di sicurezza per la tua azienda.

9. Proteggi la privacy personale

Anche il personale in loco comunica con clienti e colleghi al di fuori dell'ufficio. Quando ciò accade, usano spesso le informazioni di contatto personali per una chiamata di lavoro.

Sfortunatamente, questo invita anche a contatti indesiderati su un canale di comunicazione che la tua azienda non gestisce. Le persone sono piuttosto protettive quando si tratta del proprio numero di cellulare personale.

Dal punto di vista aziendale, queste situazioni possono danneggiare in modo significativo la credibilità. Raggiungere un cliente tramite un cellulare personale o un numero di telefono di casa non è professionale.

Un sistema VoIP basato su cloud separa i numeri di telefono aziendali dai numeri personali.

Accedere alla tua posta elettronica da casa o da un personal computer è abbastanza semplice. Perché il tuo sistema telefonico aziendale non dovrebbe essere altrettanto flessibile? È meglio che tutte le comunicazioni aziendali siano registrate e documentate per riferimento futuro.

Correlati: pro e contro del lavoro da casa rispetto al lavoro in ufficio

Come configurare un sistema telefonico di un ufficio remoto

1. Verifica la tua connessione Internet per assicurarti che possa supportare tutte le funzionalità VoIP.

Innanzitutto, dovresti avere una connessione Internet in grado di supportare tutte le funzionalità VoIP che ti interessano. Una regola generale è che hai bisogno di circa 100 kbps di upload e download per linea.

Fai questo test di velocità VoIP per vedere se la tua connessione Internet è pronta per gestire il VoIP.

2. Scegli un provider VoIP e un piano.

Ovviamente, vogliamo che tu scelga noi - Nextiva - siamo il tuo fornitore di servizi VoIP, ma dovresti scegliere un fornitore che abbia le caratteristiche di cui la tua azienda ha bisogno.

Innanzitutto, considera le funzionalità VoIP più importanti per la tua attività. Conoscere il tuo elenco di funzionalità preferite ti aiuterà a restringere il campo del miglior provider per la tua attività.

3. Ottieni un numero di telefono aziendale.

Se si dispone già di un numero di telefono aziendale, molti provider VoIP possono utilizzare il numero di telefono esistente quando configurano il sistema telefonico dell'ufficio remoto.

Se non disponi già di un numero di telefono aziendale, molti provider VoIP includeranno un numero di telefono nel pacchetto. Tutto ciò che devi sapere per ottenere un numero di telefono aziendale è il tipo di numero che desideri: locale, gratuito, vanity o virtuale.

4. Configura il telefono dell'ufficio remoto.

Una volta che hai un provider e un hardware, è il momento di completare l'installazione nel tuo ufficio. I passaggi specifici dipendono dall'hardware e dal numero di dipendenti. Guarda questo video di Nextiva con tutti i dettagli.

Il futuro del sistema telefonico per uffici remoti

Man mano che i dipendenti diventano indipendenti dalla posizione, lo farà anche il sistema telefonico di un'azienda. I leader aziendali vedranno i comprovati vantaggi di un sistema telefonico basato su cloud .

Le aziende hanno già realizzato i vantaggi del cloud. Milioni di aziende inviano e ricevono e-mail utilizzando Google e Office 365, risparmiando loro la manutenzione di server costosi.

Il passaggio a un sistema telefonico di un ufficio remoto è la prossima grande mossa.

Le aziende continueranno ad evolvere le proprie tecnologie e piattaforme per supportare i propri dipendenti. Upwork prevede che entro il 2028 quasi i tre quarti dei datori di lavoro disporranno di un team remoto.

Un esempio di questo drammatico cambiamento è il fax. Un tempo considerato un punto fermo dell'ufficio tipico, ora è piuttosto raro. Oggi puoi inviare e ricevere fax utilizzando un servizio di fax online proprio come la posta elettronica. L'invio di fax online consente alle aziende di risparmiare hardware e toner ingombranti e migliora il flusso di lavoro interno.

Mantenere la versatilità nelle telecomunicazioni aiuta le aziende a prepararsi per circostanze impreviste. Spostare il tuo sistema telefonico nel cloud aiuterà la tua organizzazione a innovare e resistere a qualsiasi cambiamento del mercato.