8 suggerimenti per la collaborazione remota per massimizzare la produttività

Per i lavoratori, la collaborazione remota è la nuova norma. Ma molte organizzazioni stanno lottando per raggiungere livelli di produttività pre-remoti.

È previsto. Quando i dipendenti sono abituati a riunioni di persona o semplicemente a passare da un'altra scrivania per parlare di un problema, anche le piccole attività possono trasformarsi in lunghe catene di e-mail, scadenze mancate e messaggi istantanei dimenticati quando richiedono la collaborazione remota.

Ma non è necessario che sia così. Ecco 8 suggerimenti per aiutarti a migliorare la collaborazione remota.

8 Suggerimenti per la collaborazione remota

1. Ridurre la distanza di affinità

Per chiunque, la distanza può isolare, ma questo è particolarmente vero per i membri del team remoti. Oltre alla semplice distanza fisica, ci sono altri due tipi che i team devono superare per lavorare in modo efficiente:

• Distanza operativa (dimensioni del team, larghezza di banda e livelli di abilità)
• Distanza di affinità (valori, fiducia e interdipendenza)

Secondo un articolo di HBR di Erica Dhawan e Tomas Chamorro-Premuzic, i team remoti sono maggiormente influenzati dalla distanza di affinità. Senza un'interazione faccia a faccia coerente e un lavoro di squadra per creare fiducia, i dipendenti remoti possono sentirsi meno parte di un team e più come persone che interagiscono con avatar di posta elettronica. La mancanza di linguaggio del corpo, il testo ambiguo e il confine sempre più stretto tra lavoro e casa rappresentano tutte minacce alla collaborazione remota.

Ma anche se non puoi eliminare la distanza di affinità, Dhawan e Chamorro-Premuzic suggeriscono che ci sono modi semplici per ridurla:

Prova a passare la maggior parte delle comunicazioni remote alle normali videochiamate, che sono un veicolo molto migliore per stabilire un rapporto e creare empatia rispetto alle e-mail o alle chiamate vocali. E progettare rituali di team building virtuali che consentano alle persone di interagire regolarmente e sperimentare le proprie capacità di collaborazione in azione.

La chat video è facile da inserire nei tuoi canali di comunicazione. Per quanto riguarda il team building, non mancano le idee per incontri virtuali incentrati su giornate a tema o esercizi divertenti.

Più lavori per combattere l'isolamento intrinseco del lavoro a distanza, minore è la distanza di affinità che avrà un impatto negativo sul tuo team.

2. Stabilisci dei limiti e rispettali

Per i team remoti, il lavoro non inizia quasi mai alle 9:00 o finisce alle 17:00, anche se una volta accadeva in ufficio. Quando il tuo spazio vitale è lo stesso del tuo spazio di lavoro, i confini non sono evidenti, ma sono fondamentali da stabilire. Dhawan e Chamorro-Premuzic presentano due scenari che mostrano perché:

Alle 22:00, un avvocato aziendale riceve un messaggio da un collega e si chiede (non per la prima volta) se esiste un protocollo sui messaggi relativi al lavoro dopo una certa ora.

Dopo una lunga e liquida cena con un cliente, un dirigente pubblicitario apre un'e-mail del suo capo che gli ricorda di presentare le spese in tempo. Infastidito da questa microgestione, risponde immediatamente con i suoi pensieri senza censura.

È facile capire perché entrambe queste interazioni potrebbero turbare il dipendente remoto. È anche facile capire che il capo di un dirigente pubblicitario non ha modo di sapere che è a cena e il capo di un avvocato aziendale potrebbe perdere la cognizione del tempo o presumere che tutti i suoi colleghi siano maniaci del lavoro.

Ecco perché i confini sono così importanti per i team remoti. Riducono la probabilità di supposizioni e problemi di comunicazione che possono interrompere la relazione di squadra. Non sorprende che un sondaggio di FYI mostri che due dei maggiori problemi che i lavoratori remoti devono affrontare sono legati alla comunicazione e alla definizione dei confini:

Come impostare i confini

Due modi importanti per impostare questi limiti sono con il tempo e il tipo di comunicazione:

• Orario : se l'orario in cui hai operato in ufficio è dalle 9 alle 5, assicurati che il tuo team remoto sappia che qualsiasi comunicazione dopo le 5 potrebbe non ricevere risposta fino alle 9:00 del giorno successivo. Anche se questa non era una politica quando eri in ufficio, qualcosa di simile è importante da impostare quando i dipendenti remoti si sentono già come se fossero sempre al lavoro. Garantirà inoltre che non si verifichino scenari come quelli sopra.
• Tipo : se un collega invia un'e-mail, non ti sembrerà di dover rispondere immediatamente. Se inviano un messaggio Slack, d'altra parte, è probabile che tu risponda un po' più velocemente. Che lo riconosciamo o no, i tipi di comunicazione hanno un livello di urgenza collegato a loro.

Di quelli che usiamo quotidianamente, l'e-mail ha la priorità più bassa, la messaggistica istantanea è un po' più alta, i messaggi di testo un po' più alti e una telefonata è la più alta. Ognuno dovrebbe essere usato di conseguenza. Non chiamare per qualcosa che non è urgente e, allo stesso modo, non inviare e-mail per qualcosa di importante.

Se sei il tipo da raggiungere su più piattaforme, questa gerarchia di comunicazione è per te. I messaggi di testo e le telefonate dovrebbero essere riservati a questioni urgenti e non devono essere abusati. Fai lo sforzo di mantenere tutte le comunicazioni aziendali entro l'orario lavorativo, a meno che non si tratti di qualcosa di abbastanza critico da giustificare un messaggio o una chiamata.

Quando il lavoro e la casa sono spesso lo stesso posto, i dipendenti remoti hanno bisogno di tempo e spazio per staccare la spina e ricaricarsi, sia che si trovino sul divano da soli o al ristorante con gli amici. Senza confini chiari, i team remoti non sapranno quando il lavoro sarà terminato e i manager non sapranno quando avranno oltrepassato il limite.

3. Costruisci in tempo per glitch

Microsoft Teams si guasta, Hangouts non supporta la condivisione dello schermo, un ladro bombarda la tua riunione Zoom...

Tutti abbiamo riscontrato difficoltà tecniche con gli strumenti di collaborazione remota, quindi ormai dovremmo essere preparati ad affrontarle. Tuttavia, alcuni team remoti non lo sono. E risolverli spesso comporta armeggiare sulla piattaforma, passare a un'altra, posticipare altri eventi programmati o addirittura sospenderli fino a una data successiva.

Quindi come li pianifichi? Secondo Bob Sutton, esperto di comportamento organizzativo, dovresti aspettarti che le presentazioni virtuali durino il 25% in più rispetto alle presentazioni di persona se il contenuto è simile. In altre parole, per ogni ora che prevedi di durare la riunione, aggiungi 15 minuti al tempo di esecuzione. Se è programmato per mezz'ora, aspettati circa 40 minuti. È meno probabile che ti ritrovi disorganizzato o in preda al panico per correggere i problemi al volo.

4. Rendere i dati accessibili all'organizzazione

Uno dei maggiori problemi con la collaborazione da remoto è che la distanza crea intrinsecamente dei silos. Non è così facile ottenere informazioni dalle persone quando non sono tutte in un unico luogo.

Se il tuo designer non risponde alle e-mail e a Slack, ad esempio, e hai bisogno di un file di immagine che si trova sul suo disco rigido, non puoi camminare lungo il corridoio fino al suo ufficio. Sei costretto ad aspettare.

Quando lo scrittore ha bisogno dell'immagine per scrivere il titolo, lo sviluppatore ha bisogno del wireframe per far funzionare la pagina e il cliente sta aspettando che il manager approvi il prodotto finito, è facile vedere come un solo ostacolo può rallentare un intero progetto in modo significativo.

Per garantire che ciò non accada, le informazioni dovrebbero fluire liberamente attraverso l'organizzazione.

• Archivia i dati online in una posizione centrale accessibile a tutti.
• Consenti ai reparti di accedere a file e cartelle pertinenti.
• Condividi gli orari tra i dipendenti in modo che abbiano un'idea della disponibilità.

Sebbene molte organizzazioni abbiano già apportato questi cambiamenti, alcune di quelle tradizionali sono riuscite a farla franca operando alla vecchia maniera. Ma ora che la maggior parte lavora in remoto se l'accesso alle informazioni non è prioritario, la collaborazione remota ne risentirà sicuramente.

5. Non lesinare sulla gestione del progetto

Gestire il lavoro a distanza non è la stessa cosa che gestire il lavoro di persona. Mentre potresti essere in grado di operare senza uno strumento di gestione del progetto quando il tuo team è in ufficio, diventerà evidente molto rapidamente che non puoi farlo da remoto.

Per lo stesso motivo, le aziende remote devono organizzare i dati in modo accessibile; non dovresti lesinare sul software di gestione dei progetti. Strumenti come Trello e Asana aiutano i team a rispettare le scadenze responsabilizzando i membri e consentendo ai manager di organizzare un progetto in attività individuali più piccole. Queste attività sono scritte in dettaglio e assegnate a un membro specifico del team:

Se il team nell'esempio sopra utilizzava Trello, il manager potrebbe specificare che il designer carica il suo file sul software o su una piattaforma di condivisione file come Dropbox entro una data specifica. In questo modo, una volta terminato il progetto, il progettista saprebbe che il suo compito non è stato completato fino a quando non ha caricato il file in una cartella condivisa. Il designer può contrassegnare l'attività come completata e il software informerà il copywriter di iniziare a scrivere il titolo della pagina. Il processo riduce al minimo i check-in tramite messaggistica istantanea e videochiamate più lunghe, liberando tempo per concentrarsi sul progetto.

Può sembrare semplice, ma i blocchi stradali che si concludono con scadenze non rispettate non richiedono una soluzione complicata. Hanno bisogno di una soluzione organizzata. Quando ogni lavoratore remoto ha i propri strumenti e flussi di lavoro, fusi orari diversi, le soluzioni di gestione delle attività sono un must per tenere sotto controllo i team remoti.

6. Investire in strumenti di collaborazione remota

Da quando hanno iniziato a lavorare da casa, quasi due terzi dei lavoratori della conoscenza hanno aumentato l'uso degli strumenti di collaborazione. Ma trovare il giusto software di collaborazione per il lavoro non è sempre facile.

Esempio

Nei reparti che richiedono riunioni faccia a faccia approfondite, ha senso investire in una soluzione di videoconferenza ad alta potenza come Zoom. Per quelli che si affidano maggiormente ai contenuti, sono più utili strumenti simili a Google Documenti che consentono di commentare e modificare i gruppi.

Ma che dire dei dipartimenti pubblicitari focalizzati sul design, in cui è richiesto il contributo di scrittori, designer, sviluppatori, strateghi e persino manager per completare un progetto?

Di solito, la collaborazione del team sui design delle pagine può significare catene di e-mail disordinate e schermate contrassegnate. Non con Instapage.

Quando devi creare pagine di destinazione post-clic con un team, la soluzione di collaborazione Instapage consente a ogni membro di lavorare sulla stessa pagina in tempo reale. Progetta gli elementi della pagina, scrivi una copia, modifica il codice, lascia commenti e invia per l'approvazione a un manager. Scopri di più qui su come la soluzione di collaborazione Instapage può aumentare immediatamente la tua produttività.

7. Rivaluta il tuo standard di produttività

L'attuale ambiente di lavoro a distanza è il risultato di un fenomeno particolare a cui nessuno era preparato. I team non sono stati formati per il lavoro a distanza, i sistemi non sono stati messi in atto. E per questo motivo, non è realistico pensare che la produttività di un team remoto raggiungerà i livelli che aveva prima della transizione. Almeno nel breve periodo.

Compensare questo divario di produttività con il lavoro eccessivo dei team avrà l'effetto opposto. Ciò che è più probabile che accada è che li brucerai o creerai un ambiente di lavoro ostile. Gli attuali livelli di produttività non sono sempre facili da migliorare. Un manager farebbe meglio a rivalutare la propria attuale misura di produttività e lavorare per supportare i dipendenti remoti con ciò di cui hanno bisogno per svolgere il lavoro.

8. Chiedi ai tuoi dipendenti di cosa hanno bisogno da te

Le aspettative di un responsabile dei dipendenti remoti sono molto diverse rispetto al responsabile medio dell'ufficio. Essendo una posizione orientata alle persone, un manager può avere difficoltà a passare a un ambiente isolato dove la comunicazione non è facile e raramente faccia a faccia.

Se ti ritrovi a dirigere un nuovo team remoto e non sei sicuro di come supportarlo, la cosa peggiore che puoi fare è fingere di sapere cosa stai facendo o presumere di sapere cosa vogliono i tuoi dipendenti. Ogni attività è diversa.

Laddove uno potrebbe trarre vantaggio dal nuovo software, un altro potrebbe aver bisogno di limiti più rigidi per ricaricarsi una volta terminata la giornata lavorativa. Non c'è niente di sbagliato nel non sapere esattamente di cosa ha bisogno la tua squadra. Chiedere loro è meglio che sprecare risorse su una soluzione che non sposta l'ago verso una migliore collaborazione remota.

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Uno dei modi più efficaci per supportare i team remoti è assicurarsi di disporre degli strumenti di collaborazione remota giusti. Instapage è dotato di una soluzione di collaborazione integrata per abbattere i silos causati da tutti e tre i tipi di distanza. Scopri come portare tutto il tuo team sulla stessa pagina, creando pagine di destinazione post-clic più velocemente che mai, richiedendo una demo aziendale gratuita.